Vertragsmanagement Software & DSGVO: So wählen Sie eine datenschutzkonforme Lösung

Haben Sie sich schon einmal gefragt: “Ist unsere Vertragssoftware eigentlich DSGVO-konform?” – Mit dieser Unsicherheit sind Sie nicht allein. Vertrags- und Contract Lifecycle Management (CLM)-Software verarbeitet eine Menge sensibler Daten: Von Ansprechpartnern über Unterschriften bis hin zu Zahlungs- und Leistungsdaten. Gerade deshalb ist der Datenschutz im Vertragsmanagement so wichtig. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es ankommt, um eine Vertragsmanagement Software datenschutzkonform auszuwählen. Wir liefern Ihnen die wichtigsten Anforderungen, Praxisbeispiele aus dem Vertragsalltag und sogar eine Checkliste zum Abhaken. So finden Sie eine Lösung, die DSGVO-Compliance mit effizientem Vertragsmanagement vereint – und Ihr Team muss sich nicht im Bürokratie-Dschungel verirren.

Was bedeutet „DSGVO-konform“ bei Vertragsmanagement Software?

DSGVO-konform heißt mehr als nur „sicher“: Es umfasst rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen. Eine Vertragsmanagement-Software muss so gestaltet und betrieben werden, dass alle relevanten Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Nur weil ein Anbieter behauptet, “wir sind sicher”, ist nicht automatisch alles im grünen Bereich – Sie als Unternehmen tragen weiterhin Verantwortung. Wichtig ist, dass Verantwortlichkeiten klar sind: In der Regel bleibt Ihr Unternehmen der Verantwortliche (Data Controller), während der Software-Anbieter als Auftragsverarbeiter (Processor) fungiert. Das bedeutet, Sie brauchen mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), in dem die Verarbeitung Ihrer Vertragsdaten geregelt wird (Pflichten, Umfang, Dauer etc.).

Datenschutz-Prinzipien beachten: Auch im Vertragsmanagement gelten die Grundprinzipien der DSGVO. Dazu zählen Zweckbindung (personenbezogene Vertragsdaten nur für definierte Zwecke verwenden), Datenminimierung (nur wirklich notwendige Informationen erfassen), Integrität und Vertraulichkeit (Daten technisch und organisatorisch schützen) sowie Speicherbegrenzung (Daten nicht länger aufbewahren als nötig). Eine Software ist nur dann DSGVO-konform, wenn sie diese Prinzipien unterstützt – z.B. durch Funktionen, die unnötige Daten erst gar nicht erheben oder alte Daten fristgerecht löschen.

Welche personenbezogenen Daten stecken in Verträgen – und warum ist das relevant?

Verträge ohne personenbezogene Daten gibt es kaum. Typische Beispiele für persönliche Informationen in Verträgen sind etwa:

• Kontaktdaten von Ansprechpartnern: Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen, Telefonnummern
  
  
• Signaturen: Unterschriften von Vertragspartnern (handschriftlich oder elektronisch)
  
  
• Bank- und Zahlungsdaten: Kontoverbindungen bei Verträgen mit Zahlungsbezug
  
  
• Leistungsdaten: Angaben zu individuellen Leistungen oder Erfolgszahlen (z.B. bei provisionsbasierten Verträgen)
  
  
• Gehalts- oder Provisionsklauseln: In Arbeits- oder Vertriebspartnerverträgen finden sich oft personenbezogene Vergütungsdetails
  
  

Selbst scheinbar rein geschäftliche Angaben – etwa die Signatur eines Geschäftsführers – gelten als personenbezogen und sind damit schützenswert. In seltenen Fällen können Verträge sogar besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten, z.B. Gesundheitsdaten in arbeitsmedizinischen Vereinbarungen. Solche sensiblen Daten sind besonders kritisch und unterliegen strengen Voraussetzungen.

Warum ist das relevant? Weil all diese Daten unter den Datenschutz fallen. Im Vertragslebenszyklus durchlaufen sie viele Stationen: vom Upload eines Vertragsdokuments in die Software, über die Extraktion von Vertragsinhalten (z.B. automatisches Auslesen von Namen oder Terminen), die Suche und interne Bearbeitung, über Freigabe-Workflows und digitale Signatur bis hin zur Archivierung. In jeder dieser Phasen müssen personenbezogene Daten geschützt werden. Eine gute CLM-Software unterstützt Sie dabei, indem sie Datenflüsse transparent macht und an jeder Stelle Sicherheitsmechanismen bietet.

Die wichtigsten DSGVO-Anforderungen an Vertragsmanagement Software

Worauf sollten Sie nun bei der Auswahl einer Vertragsmanagement-Lösung achten? 

Im Folgenden finden Sie eine Kriterienliste der wichtigsten DSGVO-Anforderungen, die eine Software erfüllen sollte:

Auftragsverarbeitung & AVV (Art. 28 DSGVO)

Wenn Sie eine Cloud-Software für Verträge nutzen, verarbeitet der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag – ein klassischer Fall von Auftragsverarbeitung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter ist Pflicht und sollte vor Einsatz der Software abgeschlossen werden. Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen solchen Vertrag anbietet und dass er alle vorgeschriebenen Punkte enthält (z.B. Zweck und Dauer der Verarbeitung, Art der Daten, Pflichten des Auftragsverarbeiters inkl. Unterauftragsverarbeiter). Im AVV muss u.a. geregelt sein, welche Unterauftragnehmer (Subprozessoren) der Anbieter einsetzt, dass Sie Audit- und Informationsrechte haben und dass der Dienstleister nur auf Ihre Weisung handelt. Kurz: Transparenz und klare Regeln sind die Basis der DSGVO-Konformität.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Der Datenschutz steht und fällt mit der IT-Sicherheit. Laut DSGVO müssen „angemessene technische und organisatorische Maßnahmen“ getroffen werden (Art. 32 DSGVO). Übersetzt heißt das: Die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Vertragsdaten muss jederzeit gewahrt sein. Dazu gehört Verschlüsselung der Daten – sowohl beim Transfer (TLS-Verschlüsselung für Datenübertragungen) als auch at rest (verschlüsselte Speicherung in der Datenbank). Fragen Sie nach dem Schlüsselmanagement: Werden z.B. Datenbank-Schlüssel sicher verwaltet oder sogar kundenseitig kontrolliert? Ebenso wichtig sind sichere Backups (verschlüsselte und regelmäßig getestete Datensicherungen, um Verlust vorzubeugen). Gerade bei Cloud-Anwendungen mit Multi-Tenancy (mehrere Kunden teilen sich dieselbe Plattform) muss eine strikte Mandantentrennung garantiert sein, damit Ihre Daten logisch und technisch von denen anderer Kunden isoliert bleiben. Eine gute CLM-Software wird Ihnen eine Dokumentation dieser Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) bereitstellen. So können Sie prüfen, ob z.B. Verschlüsselungsstandards eingehalten werden und wie Ausfallsicherheit gewährleistet ist. Im Idealfall sind all diese Maßnahmen zertifiziert (etwa nach ISO 27001).

Zugriffskontrollen & Berechtigungskonzept

Nicht jeder darf alles sehen – das sollte die Software von Haus aus sicherstellen. Suchen Sie nach einem feingranularen Berechtigungskonzept: Rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC), mit der Sie genau festlegen können, welcher Nutzer welche Verträge oder Ordner sehen und bearbeiten darf (Prinzip der Need-to-know). Idealerweise lassen sich Teams oder Abteilungen abbilden, sodass z.B. HR nur auf Mitarbeiterverträge zugreift, während Vertrieb nur Verträge mit Kunden sieht. Single Sign-On (SSO) sollte unterstützt werden, damit sich Nutzer bequem und sicher über das bestehende Unternehmens-Login anmelden können. Kombiniert mit Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ergibt das einen starken Schutz gegen unbefugten Zugang. Auch Session-Management spielt eine Rolle – z.B. automatische Sitzungs-Timeouts oder IP-Beschränkungen, um Risiko zu minimieren. Insgesamt gilt: Die Software muss Ihnen ermöglichen, jedem Nutzer nur die minimal nötigen Rechte zu geben.

Protokollierung & Nachvollziehbarkeit (Audit Logs)

Wer hat wann was mit einem Vertrag gemacht? Eine datenschutzkonforme Vertragssoftware beantwortet diese Frage lückenlos. Audit-Logs protokollieren wichtige Aktionen im System: vom Anzeigen und Öffnen eines Vertrags, über Änderungen und Kommentare bis hin zum Export oder der Löschung. Diese Protokollierung dient mehreren Zwecken: Zum einen erfüllen Sie damit die Rechenschaftspflicht (Accountability) der DSGVO, da Sie im Falle einer Prüfung nachweisen können, wie mit den Daten umgegangen wurde. Zum anderen erhöhen Audit-Logs die Sicherheit, weil auffällige Aktivitäten erkennbar werden (Stichwort: „Wer hat diese Datei heruntergeladen?“). Achten Sie darauf, dass die Logs unveränderbar gespeichert werden und Ihnen bei Bedarf für Audits oder interne Kontrollen exportiert werden können. Wichtig ist auch, dass die Software ein gesundes Maß wahrt: Protokolle sollten zweckgebunden sein – also zur Sicherheit und Compliance dienen, nicht zur heimlichen Leistungskontrolle der Mitarbeitenden.

Löschkonzept & Aufbewahrungsfristen

Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, wenn der Zweck entfällt – gleichzeitig zwingen Gesetze (z.B. Handels- und Steuerrecht) dazu, bestimmte Verträge x Jahre aufzubewahren. Eine Vertragsmanagement-Software sollte daher flexible Lösch- und Aufbewahrungsregeln bieten. Im Idealfall können Sie Aufbewahrungsfristen je Vertragsart konfigurieren – etwa dass Verträge aus dem Finanzbereich 10 Jahre ab Vertragsende archiviert bleiben (vgl. §257 HGB, §147 AO), während Verträge ohne gesetzliche Pflicht vielleicht nach 3 Jahren gelöscht werden. Die Software muss ein Löschkonzept unterstützen: z.B. automatische Löschung oder Anonymisierung von Vertragsdaten nach Fristablauf. Gleichzeitig sollte es Optionen für eine revisionssichere Archivierung geben, damit während der Aufbewahrungsdauer nichts verändert werden kann. Gute Lösungen ermöglichen auch einen Legal Hold – also das Aussetzen der Löschroutine für bestimmte Dokumente, wenn z.B. ein Rechtsstreit anhängig ist und man die Verträge länger aufbewahren muss. Insgesamt gilt: Recht auf Löschung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten lassen sich mit den richtigen Software-Regeln in Einklang bringen.

Datenstandort & Hosting (EU/EWR)

Wo die Vertragsdaten liegen, ist ein entscheidender Faktor für die DSGVO-Konformität. Optimal ist ein Anbieter, der Hosting innerhalb der EU/EWR garantiert. Warum? Weil bei Speicherung in Europa automatisch das hohe Schutzniveau der DSGVO gilt und keine Daten in unsichere Drittländer fließen. Nach dem Wegfall des EU-US Privacy Shield (Stichwort Schrems II) ist jede Übertragung personenbezogener Daten in die USA oder andere Drittstaaten ein Risiko, sofern nicht sehr aufwändige Zusatzmaßnahmen getroffen werden. Setzen Sie also auf einen Anbieter, der entweder komplett in der EU hostet oder – falls das nicht möglich ist – transparente Lösungen bietet (z.B. Standardvertragsklauseln und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für etwaige Drittländer-Zugriffe). Prüfen Sie auch die Subunternehmer-Liste: Idealerweise sind alle Rechenzentren und Dienstleister in Ländern mit angemessenem Datenschutz. Kurzum, mit einem EU-Hosting sind Sie auf der sicheren Seite und vermeiden komplizierte Transfer-Folgenabschätzungen.

Datenschutz durch Technikgestaltung (Privacy by Design/Default)

Ein wirklich datenschutzfreundliches Vertragsmanagement erkennt man daran, wie es gestaltet ist. Privacy by Design bedeutet, dass der Datenschutz bereits in der Software-Architektur eingebaut ist. Zum Beispiel: Voreinstellungen sind datensparsam – neue Nutzer erhalten standardmäßig nur minimale Rechte (Privacy by Default), und nur bei Bedarf werden weitere Datenfelder ausgefüllt. Die Software sollte keine überflüssigen personenbezogenen Felder erzwingen. Zudem sind Mechanismen wie Maskierung sensibler Daten wünschenswert: Etwa könnten bestimmte personenbezogene Informationen in Verträgen für die meisten Nutzer ausgeblendet oder anonymisiert dargestellt werden, solange sie nicht benötigt werden. 

Ein Beispiel: In einem Vertragssystem könnten Details wie Gehaltssummen oder private Adressen erst sichtbar werden, wenn man bewusst darauf klickt und die Berechtigung dafür hat. Auch Logging und Einstellungen sollten so voreingestellt sein, dass möglichst wenig in die Privatsphäre eingegriffen wird (z.B. keine unnötig langen Aufbewahrungen von alten Versionen oder Logins). Privacy by Design ist letztlich eine Philosophie: Die Software stellt den Schutz der Betroffenen in den Vordergrund, ohne dass der Nutzer extra daran denken muss.

Datenportabilität & Exporte

Die DSGVO räumt Betroffenen das Recht ein, ihre Daten mitzunehmen (Datenportabilität, Art. 20 DSGVO). Übertragen auf Vertragsmanagement bedeutet das zweierlei: Erstens sollten Sie als Kunde in der Lage sein, sämtliche Vertragsdaten aus der Software zu exportieren – z.B. wenn Sie den Anbieter wechseln möchten oder für Auswertungen. Zweitens muss auch im Falle eines Auskunftsersuchens eine schnelle Sammlung aller relevanten personenbezogenen Vertragsdaten möglich sein. Achten Sie darauf, dass die Software Export-Funktionen bietet: Verträge als PDF exportieren, Vertragslisten als CSV/Excel ziehen, idealerweise sogar strukturierte Daten zu Vertragspartnern. Wichtig ist auch, wie Exporte bereitgestellt werden: Optimal sind sichere Download-Links oder geschützte Exporte, die nur berechtigte Personen abrufen können – und das auch nur zeitlich begrenzt (etwa ein Link, der nach 7 Tagen verfällt). So stellen Sie sicher, dass bei einem Export nicht neue Datenschutzrisiken entstehen.

Incident Response & Support-Prozesse

Trotz aller Prävention: Was passiert, wenn doch einmal eine Datenpanne auftritt oder Sie eine sicherheitsrelevante Frage haben? Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Ein seriöser CLM-Anbieter hat einen klar definierten Incident-Response-Plan. Das bedeutet: Es gibt einen festgelegten Prozess und Meldewege, damit Sicherheitsvorfälle unverzüglich intern behandelt und an Sie gemeldet werden (als Verantwortlicher sind Sie ja verpflichtet, bestimmte Vorfälle ggf. der Aufsichtsbehörde zu melden). Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen 24/7-Sicherheitskontakt oder zumindest schnelle Reaktionszeiten im Verdachtsfall anbietet. Fragen Sie nach, ob es Notfall-Prozeduren gibt und wie Sie informiert werden. Ebenso wichtig: Der generelle Support. Gibt es klare SLAs (Service Level Agreements) für Support-Anfragen, insbesondere zu Datenschutz/Sicherheit? Ein Anbieter, der auf Datenschutz Wert legt, wird Ihnen z.B. innerhalb von 24 Stunden (oder schneller) antworten, falls Sie ein sicherheitskritisches Anliegen haben. Außerdem sollte der Anbieter im AVV zusichern, Sie bei der Untersuchung und Bewältigung von Datenschutzvorfällen zu unterstützen. Kurz gesagt: Eine Software ist nur so gut wie der Prozess dahinter – auch im Krisenfall.

DSGVO-Checkliste für die Auswahl einer Vertragsmanagement Software

Zum Abschluss der Kriterien hier eine praktische Checkliste.

Mit diesen Fragen können Sie schnell prüfen, ob eine Lösung alle wichtigen Datenschutz-Kriterien erfüllt:

• AVV vorhanden und vollständig? – Bietet der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO an, der alle Pflichtpunkte abdeckt?
  
  
• EU/EWR-Hosting mit Subprozessorliste? – Werden alle Daten in der EU/EWR gespeichert und gibt es Transparenz über etwaige Unterauftragsverarbeiter?
  
  
• Verschlüsselung in Transit und at Rest? – Sind Daten beim Transfer und bei der Speicherung verschlüsselt?
  
  
• SSO/MFA und granulare Rollenrechte? – Unterstützt die Software Single Sign-On, Multi-Faktor-Auth. und ein feingliedriges Rollen- und Rechtesystem?
  
  
• Audit-Logs vorhanden & exportierbar? – Gibt es Protokolle aller Aktionen und können diese für Audits heruntergeladen werden?
  
  
• Lösch- und Retention-Regeln konfigurierbar? – Lassen sich Aufbewahrungsfristen einstellen und automatisierte Löschungen vornehmen?
  
  
• Backup- & Wiederherstellungskonzept dokumentiert? – Verfügt der Anbieter über regelmäßige Backups und einen Disaster-Recovery-Plan, der einsehbar ist?
  
  
• Betroffenenrechte umsetzbar? – Kann die Software Auskunfts- oder Löschersuchen unterstützen (z.B. Datenexport aller Infos zu einer Person, Selektives Löschen)?
  
  
• Pen-Tests/Zertifizierungen vorhanden? – Sind regelmäßige Sicherheitstests oder Zertifikate (ISO 27001, SOC 2 etc.) vorhanden, die Vertrauen schaffen?
  
  
• Support- und Incident-Prozess mit SLAs? – Gibt es einen definierten Supportprozess für Sicherheitsfragen, inkl. garantierter Reaktionszeiten?
  
  

Nutzen Sie diese Checkliste intern, um Angebote zu vergleichen – oder fragen Sie direkt den Anbieter danach. Ein seriöser Anbieter wird auf all diese Punkte schlüssige Antworten und Nachweise liefern können.

Typische DSGVO-Risiken im Vertragsmanagement – und wie Software sie reduziert

Ohne die richtige Software schleichen sich im Alltag schnell Datenschutzrisiken ein.

Hier vier typische Problemfelder – und wie eine gute Vertragsmanagement-Lösung Abhilfe schafft:

Risiko 1 – Zu breite Zugriffsrechte

Problem: In vielen Unternehmen haben viel zu viele Personen Zugriff auf Vertragsordner oder -laufwerke. So können Mitarbeitende auf Daten zugreifen, die sie eigentlich nichts angehen – etwa Gehaltsdetails in Arbeitsverträgen oder vertrauliche Kundenvereinbarungen. Das verletzt das Need-to-know-Prinzip und erhöht die Gefahr von Datenlecks.

Lösung: Eine professionelle CLM-Software erzwingt ein striktes Rechtemanagement. Nur berechtigte Personen sehen die ihnen zugewiesenen Verträge. Team- und Projektbereiche lassen sich trennen, und sensible Vertragskategorien können zusätzlich geschützt werden. Durch Freigabe-Workflows wird sichergestellt, dass z.B. ein Vertragsdokument erst dann für den Vertrieb sichtbar wird, wenn die Rechtsabteilung es final freigegeben hat. So bleibt der Kreis der Zugriffsberechtigten klein und kontrolliert.

Risiko 2 – Wildwuchs durch E-Mail, Excel & Netzlaufwerke

Problem: Ohne zentrales System landen Verträge überall: als E-Mail-Anhang in diversen Postfächern, als Excel-Liste auf dem Desktop oder zig Kopien auf dem Netzlaufwerk. Dieser Wildwuchs führt dazu, dass niemand den Überblick hat, wo personenbezogene Vertragsdaten überall schlummern. Zudem besteht die Gefahr, dass veraltete Versionen in Umlauf geraten oder unbefugte Personen durch einen falschen Mail-Verteiler Einblick bekommen.

Lösung: Die Einführung einer zentralen Vertragsplattform stoppt den Wildwuchs. Alle Verträge liegen an einem Ort, was Versionierung und Konsistenz sicherstellt – es gibt nur noch “Single Source of Truth”. Exporte von Vertragsdaten können kontrolliert und protokolliert werden, statt dass Mitarbeiter eigenmächtig Daten in Excel kopieren. Außerdem erleichtert eine zentrale Ablage die Suche bei Auskunftsersuchen: Statt alle Laufwerke zu durchsuchen, finden Sie personenbezogene Daten gebündelt im CLM. Das reduziert deutlich das Risiko von unentdeckten Datensilos und Datenpannen durch “Verstreute Dateien”.

Risiko 3 – Unklare Löschung & Aufbewahrung

Problem: Ohne klare Regeln werden Verträge oft entweder zu lange aufbewahrt (weil niemand sich ums Löschen kümmert) oder zu früh gelöscht (weil jemand Platz schafft, obwohl die Aufbewahrungsfrist noch lief). Beide Extreme sind problematisch: Entweder verletzt man den DSGVO-Grundsatz der Speicherbegrenzung, oder man verstößt gegen Aufbewahrungspflichten und verliert wichtige Dokumente. Gerade bei Mitarbeiterwechseln geht Wissen über solche Fristen schnell verloren.

Lösung: Eine CLM-Software mit eingebautem Retention-Management nimmt Ihnen diese Last ab. Sie können pro Vertragstyp einstellen, wie lange er aufbewahrt werden soll. Nach Ablauf der Frist wird der Vertrag automatisch zur Löschung vorgemerkt oder gelöscht – natürlich mit vorheriger Info, falls eine manuelle Verlängerung nötig ist (Stichwort Legal Hold bei Rechtsstreitigkeiten). Solange Verträge aufbewahrt werden müssen, lagern sie im Archivmodus: für normale Nutzer nicht sichtbar oder schreibgeschützt, aber noch vorhanden für Prüfzwecke. So verpassen Sie keine Löschtermine mehr und bleiben dennoch compliant mit den gesetzlichen Vorgaben.

Risiko 4 – Drittland-Transfers durch Tools und Integrationen

Problem: Im Vertragsprozess werden oft diverse Tools kombiniert – z.B. ein US-Cloudspeicher hier, ein E-Signatur-Tool dort, Kommunikation via amerikanischem E-Mail-Provider. Dabei werden personenbezogene Vertragsdaten unbemerkt in Drittstaaten übertragen (z.B. USA), wo kein vergleichbares Datenschutzniveau herrscht. Nach Schrems II kann so etwas schnell zum DSGVO-Verstoß werden, wenn keine zusätzlichen Schutzmaßnahmen bestehen. Außerdem geht bei vielen Einzellösungen der Überblick verloren, welches Tool welche Daten erhält.

Lösung: Transparenz über Integrationen ist das A und O. Eine gute Vertragsmanagement-Software bietet Schnittstellen zu gängigen Tools, ohne selbst zum Datenschleuder zu werden. Idealerweise können Sie wählen, europäische Dienste einzubinden (z.B. EU-basierte E-Signaturanbieter) oder zumindest sicherstellen, dass Daten nur über konforme Wege fließen. Der CLM-Anbieter sollte offenlegen, welche Integrationen mit welchen Daten verbunden sind. Zudem ermöglicht ein zentralisiertes System eine bessere Kontrolle: Wenn Verträge z.B. aus dem CLM per API ans CRM geschickt werden, lässt sich dieser Prozess dokumentieren und absichern (etwa durch Verschlüsselung oder Pseudonymisierung bei der Übertragung). So reduzieren Sie das Risiko, dass Daten unkontrolliert in Drittstaaten abfließen – oder Sie entscheiden sich gleich für einen Anbieter, der weitgehend “All-in-One” ist, damit möglichst wenige externe Tools nötig sind.

Praxis: So prüfen Sie DSGVO-Konformität in 30 Minuten (Mini-Audit)

Sie haben einen Kandidaten für eine Vertragsmanagement-Software ins Auge gefasst und wollen flott herausfinden, wie es um dessen Datenschutz bestellt ist? Mit einem kleinen 30-Minuten-Audit können Sie schon viel Klarheit gewinnen. Bereiten Sie hierfür gezielte Fragen vor und lassen Sie sich vom Anbieter die wichtigsten Unterlagen zeigen.

Beispiel-Fragen an den Anbieter: Stellen Sie dem Software-Anbieter ruhig konkrete Fragen. Zum Beispiel:

1. Wo werden unsere Vertragsdaten gespeichert? (Rechenzentrums-Standort, Cloud-Anbieter, ggf. Zertifizierungen des Rechenzentrums)
   
   
2. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)? (Können wir den Entwurf einsehen und sind alle Unterauftragsverarbeiter aufgeführt?)
   
   
3. Wie sind die Daten geschützt? (Welche Verschlüsselung wird bei Übertragung und Speicherung eingesetzt? Wie werden Verschlüsselungs-Schlüssel verwaltet?)
   
   
4. Wie funktioniert das Berechtigungskonzept? (Unterstützt die Software Rollen und Rechte, SSO, MFA? Wie wird sichergestellt, dass nur Berechtigte Zugriff haben?)
   
   
5. Werden Aktivitäten protokolliert? (Gibt es Audit-Logs darüber, wer einen Vertrag einsehen, ändern oder exportieren konnte? Kann unser Administrator diese einsehen/exportieren?)
   
   
6. Wie läuft das Löschen von Daten? (Können wir Aufbewahrungsfristen konfigurieren? Wie unterstützen Sie uns bei der endgültigen Löschung von Daten bzw. bei Löschanfragen?)
   
   
7. Wie ist das Backup- und Notfallkonzept? (Werden Backups verschlüsselt? Wie oft werden sie gemacht und getestet? Wie schnell kann im Ernstfall ein Restore erfolgen?)
   
   
8. Gibt es Sicherheits-Zertifikate oder Tests? (Ist der Anbieter ISO 27001 zertifiziert? Wurden externe Penetrationstests durchgeführt und können Ergebnisse bereitgestellt werden?)
   
   
9. Was passiert im Falle einer Datenpanne? (Wie und innerhalb welcher Frist informiert uns der Anbieter? Gibt es einen Incident Response Plan und einen festen Ansprechpartner?)
   
   
10. Wie können wir unsere Daten exportieren, falls nötig? (Bietet die Software Exportfunktionen, um alle Verträge und Metadaten in einem gängigen Format herunterzuladen, z.B. für einen Wechsel oder eine DSGVO-Datenanfrage?)
    
    

Notieren Sie sich die Antworten oder bitten Sie um schriftliche Stellungnahmen – ein seriöser Anbieter wird hier zuverlässig Auskunft geben.

Wichtige Unterlagen anfordern: Zusätzlich zu den Q&A sollten Sie sich einige Dokumente zeigen lassen, unter anderem:

• Technische-und-organisatorische-Maßnahmen (TOMs): Ein Dokument, das die Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters beschreibt (Verschlüsselung, Zugriffsmanagement, Infrastruktur etc.).
  
  
• Muster-AVV: Den Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie abschließen würden – so können Sie prüfen, ob er Ihren Anforderungen genügt.
  
  
• Subprozessoren-Liste: Eine Liste aller Drittanbieter/Dienstleister, die der Anbieter einsetzt (Hosting, E-Mail-Service, Support-Dienstleister etc.), idealerweise mit Standortangaben.
  
  
• Sicherheits-Whitepaper: Viele SaaS-Anbieter haben ein Security-Whitepaper oder -Konzept, das Sicherheitsarchitektur, Verfahren bei Datenschutz, Zertifizierungen und Ähnliches erläutert.
  
  

Interner DSGVO-Check: Schließlich schadet ein kurzer Blick nach innen nicht, bevor Sie eine neue Software einführen. Machen Sie sich klar, welche Datentypen in Ihren Verträgen vorkommen (z.B. Kundendaten, Beschäftigtendaten), welche Nutzergruppen mit der Software arbeiten werden und welche Berechtigungen sie wirklich brauchen. Legen Sie auch fest, wie lange Sie welche Verträge aufbewahren wollen (Ihre Aufbewahrungsfristen), damit Sie diese im Tool konfigurieren können. Und prüfen Sie, welche Integrationen Sie planen (z.B. mit CRM, ERP, E-Signatur) – so können Sie beim Anbieter gezielt nachfragen, wie diese Schnittstellen datenschutzkonform umgesetzt sind. Mit dieser Vorbereitung im Gepäck wird das Gespräch mit dem Anbieter effektiv und Sie erkennen schnell, ob die Software zu Ihren Compliance-Anforderungen passt.

FAQ – Häufige Fragen zur Vertragssoftware und DSGVO

Ist Vertragsmanagement-Software per se DSGVO-konform?
Nein, eine Software ist nicht automatisch DSGVO-konform, nur weil sie für Verträge gedacht ist. Per se bedeutet das erstmal gar nichts – entscheidend sind die Funktionen und Einstellungen sowie der Betrieb der Software. Eine Vertragsmanagement-Software kann DSGVO-konformes Arbeiten ermöglichen, indem sie z.B. Rechteverwaltung, Verschlüsselung, Löschfunktionen etc. bietet. Aber ob Sie als Unternehmen DSGVO-konform arbeiten, hängt davon ab, wie Sie diese Software einsetzen und konfigurieren. Beispiel: Wenn Sie trotz Software weiterhin jeder Person Vollzugriff geben, bleibt es unsicher. Fazit: Prüfen Sie jede Lösung auf die oben genannten Kriterien. Mit der richtigen Software haben Sie ein mächtiges Werkzeug, doch die Compliance-Verantwortung bleibt eine gemeinsame Aufgabe von Anbieter und Anwender.

Brauche ich einen AVV mit dem Anbieter?
Ja, unbedingt. Sobald ein externer Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, schreibt die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vor. Bei Vertragsmanagement-Tools ist das nahezu immer der Fall (schon allein, weil Namen, Unterschriften usw. verarbeitet werden). Sie müssen also mit dem Anbieter einen AVV abschließen, bevor Sie personenbezogene Vertragsdaten hochladen. Ein guter Anbieter stellt Ihnen proaktiv einen solchen Vertrag zur Verfügung. Prüfen Sie diesen AVV genau – er sollte klar regeln, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, welche Sicherheitsmaßnahmen gelten und dass der Anbieter keine weiteren Subunternehmer ohne Ihre Zustimmung einsetzt. Kurz gesagt: Ohne AVV kein datenschutzkonformer Einsatz der Software.

Muss die Vertragsmanagement-Software in der EU gehostet sein?
Streng genommen muss sie nicht in der EU sein – aber es ist dringend zu empfehlen. Hosting außerhalb der EU ist datenschutzrechtlich nur erlaubt, wenn besondere Bedingungen erfüllt sind (z.B. ein angemessenes Datenschutzniveau im Zielland oder zusätzliche Schutzmaßnahmen durch Standardvertragsklauseln). Seit dem Schrems II-Urteil ist das jedoch kompliziert und riskant geworden, insbesondere für US-Dienstleister. Sie machen es sich deutlich einfacher, wenn Sie auf einen EU- oder EWR-Hosting-Anbieter setzen: Damit umgehen Sie die ganze Problematik des Drittlandtransfers weitgehend. Zusätzlich erwarten viele Kunden und Aufsichtsbehörden heute de facto, dass sensible Daten wie Verträge in Europa bleiben. Fazit: EU-Hosting ist kein absolutes Muss laut Gesetz, aber es ist der Goldstandard für DSGVO-Konformität und oft ein entscheidendes Auswahlkriterium.

Wie setze ich Löschung trotz Aufbewahrungspflichten um?
Der Schlüssel liegt in einem cleveren Löschkonzept. Zunächst sollten Sie die Aufbewahrungsfristen festlegen, die für Ihre Verträge gelten – z.B. 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen (nach HGB/AO), unbegrenzt für Grundstückskaufverträge etc. Eine Vertragsmanagement-Software kann Ihnen dann helfen, beides unter einen Hut zu bringen: Sie richten in der Software die entsprechenden Fristen ein. Verträge werden nach Vertragsende zunächst archiviert und für die festgelegte Dauer aufbewahrt (während dieser Zeit schützt die Software die Dokumente vor Löschung oder Veränderung). Sobald die Frist abläuft, werden die Verträge automatisch gelöscht – oder zur Löschung vorgeschlagen, falls eine manuelle Freigabe vorgesehen ist. So erfüllen Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ohne gegen Aufbewahrungspflichten zu verstoßen. Wichtig: Während der Aufbewahrungszeit sollten die Daten möglichst nur für Zwecke verwendet werden, die mit der gesetzlichen Pflicht vereinbar sind – das heißt, der Zugriff könnte z.B. auf Admins oder Read-Only-Benutzer beschränkt werden. Mit so einem Konzept können Sie Betroffenen gegenüber glaubhaft versichern, dass ihre Daten nach Zweckfortfall nicht ewig herumliegen, sondern vorschriftsmäßig entsorgt werden.

Welche Sicherheitsfeatures sind „Must-have“ (SSO, MFA, Audit Logs)?
Im Jahr 2026 sollten bestimmte Sicherheitsfunktionen Standard bei jeder ernstzunehmenden Vertragsmanagement-Software sein. Dazu zählen vor allem SSO (Single Sign-On) – damit Ihre Mitarbeiter sich über die zentrale Firmen-Authentifizierung anmelden können, statt neue Passwörter zu pflegen – und MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung), um den Login zusätzlich abzusichern (kein Zugang ohne z.B. zweiten Faktor auf dem Handy). Ebenso ein Muss: Audit Logs, die nachverfolgen, wer was getan hat. Diese Logs schaffen Transparenz und dienen als Sicherheitsnetz, falls doch mal etwas Ungewöhnliches passiert. Neben diesen drei genannten sollten Sie unbedingt auch Datenverschlüsselung erwarten (sowohl während der Übertragung als auch im Speicher) und ein Rollenkonzept, damit nicht jeder alles sieht. Auch regelmäßige Backups und Schutz vor Datenverlust gehören zu den Basics. Kurz gesagt: Setzen Sie bei der Software-Auswahl den Haken bei allen diesen Features – fehlen welche, sollten Sie skeptisch werden.