In der sich schnell entwickelnden Welt des modernen Geschäftslebens sind die Nachteile traditioneller Methoden für das Vertragsmanagement unübersehbar geworden. Diese älteren Ansätze beinhalten eine Reihe manueller Schritte, wie z. B. das physische Ausdrucken von Verträgen, das Einholen der Unterschriften der betroffenen Parteien, das Einscannen in ein digitales Format und das anschließende Versenden per Post oder E-Mail. Leider ist dieser manuelle Prozess nicht nur zeitaufwändig, sondern birgt auch die Gefahr von Fehlern, Ungenauigkeiten und der Gefahr, dass Verträge verloren gehen oder verlegt werden.
Da Unternehmen den dringenden Bedarf an einer effektiveren Lösung erkannt haben, wenden sie sich an Vertragsmanagement-Tools, um ihre Vertragsmanagementprozesse zu revolutionieren.
Was ist ein Vertragsmanagement-Tool?
Ein Vertragsmanagement-Tool ist eine digitale Lösung zur Automatisierung und Rationalisierung des gesamten Vertragslebenszyklus. Sie ermöglicht es Unternehmen, Verträge elektronisch zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern. Vertragsverwaltungssoftware umfasst in der Regel Funktionen für Online-Verhandlungen und elektronische Unterschriften, die eine schnellere und bequemere Einigung ermöglichen. Die Vertragsdaten werden in einem zentralen digitalen Repository gespeichert, so dass sie leicht zu durchsuchen, abzurufen und zu analysieren sind. Benachrichtigungen und Erinnerungen helfen dabei, wichtige Vertragstermine und -verpflichtungen zu verfolgen, wodurch das Risiko, Fristen zu versäumen, verringert wird.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Das Vertragsmanagement ist ein entscheidender Aspekt für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens. Es umfasst die Überwachung und Abwicklung aller Vereinbarungen und Verpflichtungen, die Ihr Unternehmen mit anderen Personen, Unternehmen oder Organisationen eingeht. Hier ist, warum es so wichtig ist:
- Minimierung des Risikos: In Verträgen werden die Bedingungen einer Geschäftsbeziehung festgelegt. Ein effektives Vertragsmanagement hilft dabei, potenzielle Risiken zu erkennen und zu mindern, damit Sie nicht von unerwarteten Problemen überrascht werden.
- Einhaltung von Verpflichtungen: Wenn Personen oder Einrichtungen einen Vertrag abschließen, verpflichten sie sich zu bestimmten Verantwortlichkeiten und Pflichten. Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass sich alle Beteiligten an diese Verpflichtungen halten. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen und die Verantwortlichkeit zwischen den Parteien aufrechtzuerhalten.
- Effizienz: Eine ordnungsgemäße Vertragsverwaltung strafft die Prozesse. Es erleichtert das Erstellen, Aushandeln und Genehmigen von Verträgen. Durch diese Effizienz kann Ihr Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, so dass Sie sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.
- Effektivität: Wenn ein Vertrag gut gehandhabt wird, ist es wahrscheinlicher, dass er seine Ziele erreicht. Ganz gleich, ob es sich um eine Partnerschaft, einen Kauf oder einen Dienstleistungsvertrag handelt: Wenn die Bedingungen klar sind und beide Parteien sie verstehen, ist der Erfolg wahrscheinlicher.
- Transparenz: Gutes Vertragsmanagement bedeutet, offen und klar zu sein. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten die Vertragsbedingungen einsehen können und wissen, was sie zu tun haben. Diese Ehrlichkeit hilft, Verwirrung und Streit zu vermeiden.
- Einhaltung der Vorschriften: Verträge enthalten oft rechtliche und regulatorische Anforderungen. Ein effektives Vertragsmanagement trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen diese Vorschriften einhält und das Risiko rechtlicher Probleme oder Geldbußen verringert.
Welche Funktionen sollte eine Vertragsmanagement-Software abdecken?
Lassen Sie uns einen Blick auf die wesentlichen Komponenten werfen, die Vertragsmanagement-Software zu einem wertvollen Gut für Unternehmen machen.
1. Erstellung und Verfassen von Verträgen
Diese Funktion ist sehr wichtig, da sie die Erstellung von Verträgen erleichtert. Eine gute Vertragsverwaltungssoftware sollte vorgefertigte Vorlagen und Werkzeuge für die Erstellung von Verträgen bieten. Diese Werkzeuge unterstützen die Benutzer bei der Erstellung von Verträgen von Anfang an oder bei der Anpassung vorhandener Vorlagen an ihre Anforderungen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Inhalt der Verträge konsistent und korrekt bleibt.
2. Automatisierte Arbeitsabläufe
Die Automatisierung ist ein großer Fortschritt bei der Verwaltung von Verträgen. Das bedeutet, dass voreingestellte Prozesse erstellt werden, die automatisch Verträge zur Prüfung, Genehmigung und Unterzeichnung versenden. Automatisierte Arbeitsabläufe können auch Erinnerungen versenden und Aufgaben zuweisen, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Genehmigung von Verträgen verringert. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren.
3. Zentralisierte Speicherung
Die Speicherung aller Verträge in einem sicheren digitalen Repository ist unerlässlich. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, physische Akten zu durchsuchen, und es wird sichergestellt, dass die Verträge bei Bedarf leicht auffindbar und abrufbar sind. Diese Zentralisierung verbessert die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften durch die Kontrolle des Zugriffs und der Versionskontrolle.
4. Vertragliche Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn mehrere Interessengruppen an einem Vertragsprozess beteiligt sind. Vertragsmanagement-Software sollte es Teammitgliedern ermöglichen, gleichzeitig an Verträgen zu arbeiten. Außerdem sollte sie die von verschiedenen Benutzern vorgenommenen Änderungen verfolgen und so für Transparenz und Verantwortlichkeit im Bearbeitungs- und Verhandlungsprozess sorgen.
5. Warnungen und Benachrichtigungen
Rechtzeitige Erinnerungen spielen beim Vertragsmanagement eine entscheidende Rolle. Die Software für das Vertragsmanagement sollte Warnmeldungen bei Vertragsablauf, Vertragsverlängerungen und wichtigen Meilensteinen versenden. Diese Benachrichtigungen tragen dazu bei, das Übersehen von Fristen, Verlängerungen und Gelegenheiten zu verhindern und so das Risiko finanzieller Verluste und rechtlicher Komplikationen zu verringern.
6. E-Signatur
Elektronische Signaturen oder E-Signaturen sind aufgrund ihrer Effizienz und Sicherheit zu einem festen Bestandteil moderner Vertragsmanagement-Software geworden. Sie rationalisieren den Prozess der Vertragsunterzeichnung, machen ihn schneller und bequemer und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
7. Berechtigungskontrollen
Über die Berechtigungssteuerung können Administratoren einzelnen Benutzern oder Gruppen innerhalb des Unternehmens bestimmte Rollen und Berechtigungen zuweisen. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Mitarbeiter Verträge und zugehörige Dokumente anzeigen, bearbeiten oder löschen können. So können z. B. die Rechtsabteilung volle Zugriffs- und Bearbeitungsrechte haben, während andere Abteilungen wie Vertrieb oder Marketing nur Lesezugriff auf bestimmte Vertragsdetails haben.
8. Analytik und Berichterstattung
Erweiterte Berichtsfunktionen sind wertvoll, um einen Einblick in die Leistung Ihres Vertragsportfolios zu erhalten. Analysen können Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung von Verträgen zu verfolgen, die Leistung von Lieferanten oder Kunden zu bewerten und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Robuste Berichtsfunktionen ermöglichen eine bessere Vertragsmanagementstrategie und Risikominderung.
Wie man eine geeignete Vertragsmanagementlösung auswählt
Die Wahl der richtigen Vertragsmanagementlösung kann überwältigend sein, aber eine gut informierte Entscheidung kann Ihrem Unternehmen große Vorteile bringen:
1. Definieren Sie Ihre Ziele und Anforderungen
Bevor Sie sich mit verschiedenen Lösungen befassen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre spezifischen Bedürfnisse zu ermitteln. Ermitteln Sie zunächst das Volumen der Verträge, die Ihr Unternehmen regelmäßig bearbeitet. Handelt es sich nur um ein paar Dutzend Verträge pro Jahr oder verwalten Sie Hunderte oder gar Tausende?
Ermitteln Sie als Nächstes den Bedarf Ihres Vertragsverwaltungsteams. Welche Funktionen sind für eine effiziente Arbeit entscheidend? Benötigen sie Tools für die Zusammenarbeit, automatische Benachrichtigungen oder anpassbare Vorlagen? Das Verstehen Ihrer Anforderungen ist der erste Schritt auf der Suche nach der richtigen Lösung.
2. Ein Budget festlegen
Bei der Auswahl einer Vertragsmanagementlösung ist die Festlegung eines Budgets ein entscheidender Schritt im Entscheidungsprozess. Es geht nicht nur darum, ein System auszuwählen, das attraktiv erscheint. Vielmehr muss sichergestellt werden, dass die Lösung harmonisch mit Ihren finanziellen Ressourcen und langfristigen finanziellen Zielen zusammenpasst.
Um Ihr Budget effektiv festzulegen, müssen Sie sowohl die Anfangskosten als auch die laufenden Ausgaben für die Vertragsmanagementlösung berücksichtigen. Die Anfangskosten umfassen in der Regel Ausgaben wie Softwarelizenzen und Implementierungsgebühren. Dies sind die Vorabinvestitionen, die erforderlich sind, um das System in Ihrem Unternehmen zum Laufen zu bringen.
3. Skalierbarkeit
Bei der Skalierbarkeit geht es darum, Ihr Vertragsmanagementsystem zukunftssicher zu machen. Sie stellt sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung bei einem Wachstum Ihres Unternehmens mühelos mehr Verträge und Benutzer verarbeiten kann, wodurch die Effizienz erhalten bleibt und kostspielige Unterbrechungen vermieden werden. Im Wesentlichen handelt es sich um eine strategische Investition, die Ihr Unternehmen in die Lage versetzt, in einer sich ständig verändernden Geschäftslandschaft anpassungsfähig und wettbewerbsfähig zu bleiben.
4. Benutzerfreundliche Software
Benutzerfreundlichkeit ist nicht nur eine wünschenswerte Eigenschaft, sondern ein entscheidender Faktor, der die erfolgreiche Einführung eines neuen Systems maßgeblich beeinflusst. Eine benutzerfreundliche Oberfläche bedeutet, dass die Vertragsverwaltungslösung mit Blick auf die Endbenutzer entwickelt wurde, um sicherzustellen, dass sie intuitiv und einfach zu bedienen ist und die Lernkurve möglichst kurz ist. Dieses Attribut ist wichtig, denn in der Praxis kann ein benutzerfreundliches System den Unterschied zwischen einem nahtlosen Übergang und einem mühsamen Einführungsprozess ausmachen.
5. Integrationsfähigkeit
In der heutigen vernetzten digitalen Landschaft verlassen sich Unternehmen auf eine Reihe von Softwaresystemen, um verschiedene Aspekte ihrer Tätigkeiten zu verwalten, vom Customer Relationship Management (CRM) bis hin zum Enterprise Resource Planning (ERP).
Wenn Ihre Vertragsverwaltungssoftware harmonisch mit Ihrer CRM- und ERP-Software zusammenarbeiten kann, werden Datensilos beseitigt - jene frustrierenden Situationen, in denen Informationen innerhalb bestimmter Systeme isoliert und für andere unzugänglich sind. Stattdessen sorgt die Integration dafür, dass alle relevanten Daten mühelos zwischen den Systemen fließen und eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Abläufe entsteht.
6. Sicherheit und Konformität
Verträge enthalten oft sensible und vertrauliche Informationen. Diese Daten können alles umfassen, von finanziellen Details und Rechten an geistigem Eigentum bis hin zu persönlich identifizierbaren Informationen. Die Folgen einer Datenpanne oder eines unbefugten Zugriffs auf diese Informationen können katastrophal sein, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf den Ruf. Die von Ihnen gewählte Lösung muss daher hervorragende Datenschutzmaßnahmen bieten. Dazu gehören in der Regel Verschlüsselung, Zugangskontrollen und sichere Datenspeicherprotokolle.
Die Verschlüsselung stellt sicher, dass die Daten, selbst wenn sie abgefangen werden, für Unbefugte unverständlich bleiben. Zugriffskontrollen schränken ein, wer Vertragsdaten einsehen, ändern oder löschen kann, und stellen sicher, dass dies nur Personen mit den entsprechenden Berechtigungen tun können. Sichere Datenspeicherung bedeutet, dass Verträge so gesichert werden, dass sie vor physischen und digitalen Bedrohungen wie Diebstahl oder Cyberangriffen geschützt sind.
7. Anpassungsoption
Einer der überzeugendsten Aspekte der Anpassung ist die Fähigkeit, eine Einheitslösung in ein maßgeschneidertes Tool zu verwandeln, das speziell auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. So kann Ihr Unternehmen beispielsweise über spezielle Vertragsvorlagen, Genehmigungsworkflows oder Datenfelder verfügen, die für Ihre Abläufe unerlässlich sind. Mithilfe von Anpassungsoptionen können Sie diese Elemente in das Vertragsverwaltungssystem integrieren und so sicherstellen, dass es die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe nicht nur erfüllt, sondern sogar noch steigert.
Darüber hinaus geht die Anpassungsfähigkeit, die die Individualisierung bietet, über die anfängliche Einrichtung hinaus. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, können auch Ihre Vertragsmanagementprozesse angepasst werden. Mit einer flexiblen und anpassbaren Lösung sind Sie in der Lage, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um auf veränderte Bedürfnisse, Branchentrends oder gesetzliche Anforderungen zu reagieren.
8. Erreichbarkeit
Fernzugriff, einer der wichtigsten Aspekte der Erreichbarkeit, ist in der heutigen globalisierten Geschäftswelt zu einer nicht verhandelbaren Anforderung geworden. Unabhängig davon, ob Ihr Team über verschiedene geografische Standorte verteilt ist oder von zu Hause aus arbeitet, muss es die Möglichkeit haben, von praktisch überall aus auf Verträge zuzugreifen und diese zu verwalten.
Eine Vertragsverwaltungssoftware, die den Fernzugriff unterstützt, gibt Ihrem Team die Freiheit, von unterwegs, auf Geschäftsreisen oder sogar von zu Hause aus an Verträgen zu arbeiten. Dieses Maß an Zugänglichkeit erhöht nicht nur die Flexibilität, sondern fördert auch die ununterbrochene Produktivität, da die Teammitglieder vertragsbezogene Aufgaben erledigen können, wann und wo immer dies erforderlich ist.
9. Ruf des Anbieters
Eine der wichtigsten Möglichkeiten, den Ruf eines Anbieters zu beurteilen, ist die Einsicht in Bewertungen und Erfahrungsberichte seiner Kunden. Im heutigen digitalen Zeitalter sind Online-Plattformen und -Foren voll von wertvollen Einblicken und offenem Feedback zu verschiedenen Anbietern. Diese Bewertungen geben oft einen Einblick in die realen Erfahrungen von Unternehmen und Fachleuten, die die Dienste des Anbieters in Anspruch genommen haben.
Anhand dieser Berichte können Sie sich ein Bild von den Stärken und potenziellen Schwächen des Anbieters sowie von der allgemeinen Zufriedenheit seiner Kunden machen. Positive Bewertungen sind ein Hinweis darauf, dass der Anbieter seine Versprechen einhält, während negative Bewertungen ein Warnsignal darstellen, das eine sorgfältige Prüfung erfordert.
10. Probezeit
Während der Testphase schlüpft Ihr Unternehmen quasi in die Rolle eines Early Adopters. Auf diese Weise werden nicht nur die Stärken der Software aufgedeckt, sondern auch mögliche Schwachstellen, die aus einer bloßen Funktionsliste nicht ersichtlich sind. Sie haben die Möglichkeit, die Software auf Herz und Nieren zu prüfen und zu untersuchen, wie sie die Feinheiten Ihrer Vertragsverwaltungsprozesse handhabt, von der Dokumentenerstellung über Genehmigungsworkflows bis hin zu Erinnerungen an die Vertragsverlängerung.
Darüber hinaus fördert die Testphase eine ganzheitliche Bewertung der Kompatibilität der Software mit dem Arbeitsstil und den Präferenzen Ihres Teams. Sie gibt Ihrem Team die Möglichkeit, Feedback zu geben, Probleme aufzuzeigen und Bereiche zu identifizieren, in denen sich die Software auszeichnet. Diese Zusammenarbeit fördert ein tieferes Verständnis und mehr Eigenverantwortung und stellt sicher, dass die endgültige Entscheidung auf den Erkenntnissen derer beruht, die direkt mit der Software arbeiten.
11. Vertragsabruf und Prüfpfad
Vertragsabrufe und Prüfpfade sind zentrale Bestandteile einer Vertragsmanagement-Software. Die Möglichkeit, schnell auf Verträge zuzugreifen und eine umfassende Aufzeichnung der Änderungen und der Historie zu erhalten, ist von immenser Bedeutung für Audits und rechtliche Anforderungen. Diese Funktionen sorgen für Transparenz, Konformität und die Möglichkeit, Risiken effektiv zu minimieren.
12. Analytik und Berichterstattung
Analysen und Berichte sind mehr als bloße Datenwerkzeuge; sie dienen als strategische Hilfsmittel, die das gesamte Potenzial Ihres Vertragsmanagements freisetzen. Sie fungieren als Linsen, durch die sich Verträge in Quellen verwertbarer Informationen verwandeln, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und die Leistung optimieren. Wenn Sie bei der Auswahl einer Vertragsmanagement-Software diese Funktionen in den Vordergrund stellen, erhält Ihr Unternehmen die notwendigen Werkzeuge, um Verträge mit Einsicht, Voraussicht und einem datengesteuerten Ansatz zu verwalten und Ihr Vertragsmanagement von der Routine zur Strategie zu machen.
Die besten Vertragsmanagement-Lösungen
Wenn es um die Wahl der richtigen Vertragsmanagementlösung geht, sollten Sie die folgenden fünf Optionen in Betracht ziehen:
1. top.legal
Mit top.legal bieten wir ein modernes, cloudbasiertes Tool, das die Vertragsverwaltung und -verhandlung effizienter macht. Stellen Sie es sich als Ihren digitalen Arbeitsbereich vor, einen zentralen Knotenpunkt, an dem alle Beteiligten nahtlos zusammenarbeiten können. Dieses Tool vereinfacht das Vertragsmanagement, gibt Ihnen Echtzeit-Einblicke in Vereinbarungen und macht die Erstellung von Dokumenten und Arbeitsabläufen zum Kinderspiel - alles in einer benutzerfreundlichen Plattform.
Wenn Sie sich für top.legal entscheiden, werden Sie bei der Abwicklung von Verträgen und Verhandlungen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen. Unsere Contract Lifecycle Management (CLM) Software ist unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens anpassbar und hilft Ihnen, alle Aspekte Ihrer Verträge effektiv zu verwalten, zu verfolgen und zu automatisieren.
Was top.legal wirklich auszeichnet, ist unser unerschütterliches Engagement, unseren Kunden dabei zu helfen, bessere Verträge schneller abzuschließen. Unsere Plattform stellt nicht nur die Einhaltung von Verträgen sicher, sondern liefert auch hervorragende Ergebnisse, die letztlich den Erfolg Ihrer Verhandlungen beschleunigen und verbessern.
2. ContractWorks
ContractWorks ist eine praktische und budgetfreundliche Lösung für das Vertragsmanagement, bei der die Einfachheit im Vordergrund steht. Es wurde speziell für kleine Unternehmen entwickelt und ist die ideale Wahl für alle, die einen intuitiven und unkomplizierten Ansatz für die Vertragsverwaltung suchen.
Die Hauptstärke von ContractWorks liegt in der benutzerfreundlichen Oberfläche und der einfachen Bedienung. Diese Plattform wurde entwickelt, um die Verwaltung von Verträgen so unkompliziert wie möglich zu gestalten und richtet sich an Unternehmen, die keine ausgefeilten oder komplexen Funktionalitäten benötigen. ContractWorks ist eine hervorragende Option für Start-ups und kleine Unternehmen, die ihre Verträge effizient verwalten möchten, ohne sich durch komplizierte Funktionen navigieren zu müssen.
3. Gatekeeper
Gatekeeper zeichnet sich als umfassende Vendor and Contract Lifecycle Management (VCLM)-Plattform aus, die Unternehmen eine bessere Kontrolle und einen besseren Einblick in ihre Lieferanten- und Vertragsportfolios ermöglicht. Gatekeeper bietet einen klaren und ganzheitlichen Überblick über diese kritischen Aspekte des Geschäftsbetriebs und erleichtert damit nicht nur die effektive Verwaltung, sondern zeigt auch wertvolle Möglichkeiten zur Kostenoptimierung und strategischen Planung auf.
Gatekeeper stellt sich einer grundlegenden Herausforderung für Unternehmen: dem Bedürfnis nach Transparenz bei der Verwaltung von Anbietern und Verträgen. Diese Plattform zeichnet sich durch eine konsolidierte Ansicht der Lieferantenbeziehungen und Vertragsverpflichtungen aus. Diese neu gewonnene Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Bereiche zu identifizieren, in denen eine Kostenkonsolidierung möglich ist, und so die Ressourcenzuweisung und Ausgaben zu optimieren.
4. Concord
Concord verfolgt einen kundenorientierten Ansatz und bietet in allen Tarifen eine Reihe großzügiger Funktionen, die eine unbegrenzte Anzahl von Verträgen, Viewern, elektronischen Unterschriften und Speicherplatz gewährleisten. Die Plattform bietet außerdem die Möglichkeit, große Mengen an Verträgen hochzuladen, was das Auffüllen Ihrer Vertragsbibliothek vereinfacht.
Concord wurde speziell für die Bedürfnisse von Großunternehmen entwickelt. Es geht über das Gewöhnliche hinaus, indem es umfassenden Onboarding-Support bietet und Funktionen auf Unternehmensebene bereitstellt, die auf die Feinheiten größerer Unternehmen abgestimmt sind.
5. Ironclad
Ironclad ist eine webbasierte Plattform, die entwickelt wurde, um den Umgang von Unternehmen mit Verträgen und Vereinbarungen zu vereinfachen und zu verbessern. Ihr Hauptziel ist es, Unternehmen in die Lage zu versetzen, die komplizierten Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit diesen wichtigen Dokumenten nahtlos zu erstellen, zu automatisieren und zu verwalten. Ironclad stellt eine digitale Brücke dar, die Unternehmen mit einem effizienten Vertragsmanagement verbindet.
Eines der herausragenden Merkmale von Ironclad ist seine Fähigkeit, ein Selbstbedienungsportal bereitzustellen. Dieses Portal ist für die Benutzer von entscheidender Bedeutung, denn es bietet ihnen die Möglichkeit, auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnittene Vorlagen zu entwerfen und anzupassen. Diese Vorlagen dienen als Grundbausteine für die schnelle Erstellung einer breiten Palette von Vertragstypen.
