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Viele Teams verwalten Verträge immer noch über E-Mail-Anhänge und verstreute PDF-Dateien.
Anfänglich mag dieser Ansatz überschaubar erscheinen - Sie senden einen Entwurf, erhalten Kommentare, überarbeiten ihn und leiten ihn weiter. Aber nach ein paar Wiederholungen wird es zu einem Albtraum der Versionsverwaltung. Die falsche Kopie wird unterschrieben. Fristen werden übersehen. Und was eigentlich eine klare Vereinbarung sein sollte, wird zu einer Quelle der Verwirrung.
Das ist nicht auf Nachlässigkeit zurückzuführen. Es liegt daran, dass die Tools, auf die wir uns verlassen, nie für eine Zusammenarbeit in diesem Umfang konzipiert wurden, insbesondere nicht für die Geschwindigkeit und Komplexität, die heutige Unternehmen benötigen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein spezielles Vertragsmanagement-Tool Ihre Prozesse straffen, Fehler reduzieren und Effizienz gewährleisten kann. Außerdem erfahren Sie, wie Sie es kostenlos ausprobieren und aus erster Hand erfahren können, was es für Ihre Vertragsabläufe bedeuten kann.
Was ist ein Vertragsmanagement-Tool?
Ein Vertragsmanagement-Tool ist eine digitale Lösung zur Automatisierung und Rationalisierung der Prozesse, die mit der Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung und Verfolgung von Verträgen verbunden sind. Es ermöglicht den Teams:
- Entwerfen von Verträgen mit anpassbaren Vorlagen
- Zusammenarbeit mit den Beteiligten in Echtzeit
- Verträge elektronisch unterzeichnen
- Speichern von Verträgen in einem sicheren, leicht durchsuchbaren Repository
- Verfolgung von Verpflichtungen, Fristen und Verlängerungen mit automatischen Erinnerungen
Mit einem Vertragsmanagement-Tool entfällt die Notwendigkeit, E-Mail-Threads oder Desktop-Ordner zu durchforsten. Alle Dokumente sind organisiert und leicht zugänglich - jederzeit und von überall.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Das Vertragsmanagement ist für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen und effektiven Geschäftsbetriebs unerlässlich. Es umfasst die Überwachung von Vereinbarungen und die Sicherstellung, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum Vertragsmanagement wichtig ist:
- Risikominderung: Verträge legen die Bedingungen für Geschäftsbeziehungen fest, und eine effiziente Verwaltung hilft, potenzielle Risiken zu erkennen und zu mindern, damit Sie nicht von unvorhergesehenen Problemen überrascht werden.
- Gesteigerte Effizienz: Die Straffung der Erstellungs-, Verhandlungs- und Genehmigungsprozesse spart Zeit und Ressourcen, so dass sich Ihr Team auf andere strategische Prioritäten konzentrieren kann.
- Erreichen von Zielen: Bei gut geführten Verträgen ist es wahrscheinlicher, dass die angestrebten Ziele erreicht werden, egal ob es sich um Partnerschaften, Käufe oder Dienstleistungsvereinbarungen handelt.
- Klarheit und Transparenz: Ein solides Vertragsmanagement sorgt für ein klares Verständnis bei allen Parteien, wodurch Verwirrung minimiert und Streitigkeiten vermieden werden.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Verträge enthalten oft rechtliche Anforderungen, und eine ordnungsgemäße Verwaltung gewährleistet die Einhaltung dieser Vorschriften und verringert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten oder Geldbußen.
Welche Funktionen sollte eine Vertragsmanagement-Software abdecken?
Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen, die Vertragsmanagement-Software zu einem unschätzbaren Wert für Unternehmen machen:
- Erstellen und Entwerfen von Verträgen
Ein wesentliches Merkmal von Vertragsmanagement-Software ist die Möglichkeit, Verträge einfach zu erstellen und zu entwerfen. Die Software sollte vorgefertigte Vorlagen und Anpassungswerkzeuge bieten, die es den Benutzern ermöglichen, Verträge schnell an ihre Bedürfnisse anzupassen und gleichzeitig die Konsistenz und Genauigkeit aller Dokumente zu gewährleisten. - Automatisierte Arbeitsabläufe
Automatisierung ist ein entscheidender Faktor bei der Vertragsverwaltung. Die Software sollte es Unternehmen ermöglichen, vordefinierte Workflows einzurichten, die Verträge automatisch durch die Phasen der Prüfung, Genehmigung und Unterzeichnung leiten. Durch die Automatisierung dieser Prozesse sparen Unternehmen Zeit, reduzieren manuelle Fehler und straffen die Vertragsgenehmigungszyklen. - Zentralisierte digitale Speicherung
Eine sichere, zentralisierte Speicherlösung sorgt dafür, dass Verträge leicht zugänglich sind und das Durchsuchen physischer Dateien entfällt. Sie erhöht die Sicherheit, unterstützt die Einhaltung von Vorschriften durch Zugriffskontrolle und verfolgt den Versionsverlauf. Außerdem können Sie Dateien direkt aus Google Drive und SharePoint importieren und so nahtlos integrieren. - Kollaboratives Contracting
Tools für die Zusammenarbeit sind unverzichtbar, wenn mehrere Beteiligte in den Vertragsprozess eingebunden werden müssen. Vertragsmanagement-Software sollte eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen, damit Teammitglieder gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können. Sie sollte auch die von verschiedenen Nutzern vorgenommenen Änderungen nachverfolgen und so für Transparenz und Verantwortlichkeit bei Verhandlungen und Bearbeitungen sorgen. - Mahnungen und Benachrichtigungen
Rechtzeitige Erinnerungen sind der Schlüssel zur Vermeidung von verpassten Fristen und wichtigen Vertragsmeilensteinen. Die Software für das Vertragsmanagement sollte automatische Benachrichtigungen bei Vertragsverlängerungen, Auslaufen von Verträgen und anderen wichtigen Terminen senden, damit Unternehmen den Überblick über wichtige Aufgaben behalten und kostspielige Verzögerungen oder verpasste Chancen vermeiden. - Integration der elektronischen Unterschrift
E-Signaturen sind heute eine Standardfunktion in Vertragsmanagement-Software, die den Unterzeichnungsprozess rationalisiert und die Effizienz steigert. Mit den integrierten E-Signatur-Funktionen können Verträge schnell und sicher unterzeichnet werden, wodurch die gesetzlichen Vorschriften eingehalten und kürzere Bearbeitungszeiten gewährleistet werden. - Zugriffskontrolle und Berechtigungen
Autorisierungs- und Berechtigungskontrollen sind für den Schutz sensibler Vertragsdaten von entscheidender Bedeutung. Administratoren sollten in der Lage sein, verschiedenen Benutzern oder Teams innerhalb des Unternehmens bestimmte Rollen und Berechtigungen zuzuweisen. So könnte beispielsweise die Rechtsabteilung vollen Zugriff auf die Vertragsbearbeitung haben, während die Vertriebs- und Marketingteams nur Lesezugriff auf Vertragsdetails haben. - Analytik und Berichterstattung
Robuste Analyse- und Berichtsfunktionen ermöglichen es Unternehmen, die Leistung ihrer Verträge im Laufe der Zeit zu verfolgen. Mit leistungsstarken Reporting-Tools können Unternehmen die Einhaltung von Verträgen bewerten, die Leistung von Lieferanten oder Kunden messen und potenzielle Risiken erkennen. Datengestützte Erkenntnisse aus Berichten helfen Unternehmen, ihre Vertragsmanagementstrategien zu optimieren und Risiken zu mindern.
Wie man eine geeignete Vertragsmanagementlösung auswählt
Die Wahl der richtigen Vertragsmanagementlösung kann überwältigend sein, aber eine gut informierte Entscheidung kann Ihrem Unternehmen große Vorteile bringen:
Die besten Vertragsmanagement-Lösungen
Wenn es um die Wahl der richtigen Vertragsmanagementlösung geht, sollten Sie die folgenden fünf Optionen in Betracht ziehen:
1. top.legal
Mit top.legal bieten wir eine moderne, cloud-basierte Lösung, die das Vertragsmanagement und die Vertragsverhandlungen rationalisiert. Unsere Plattform dient als zentraler Arbeitsbereich, in dem alle Parteien nahtlos zusammenarbeiten können. Im Verhandlungsraum können Sie direkt auf einer einzigen Seite verhandeln, Dokumente bearbeiten, kommentieren und unterzeichnen und dabei leicht verfolgen, wer an der Reihe ist.
Sie können auch unser KI-Tool verwenden, um automatisch wichtige Bedingungen, Fristen und andere wichtige Details aus Verträgen zu extrahieren und so die Überprüfung und Verwaltung Ihrer Vereinbarungen zu erleichtern. Darüber hinaus hilft Ihnen das Insights-Dashboard, den Überblick über Ihre Verträge zu behalten, indem es anzeigt, welche Verträge überprüft werden müssen, demnächst auslaufen oder erneuert werden sollen. So behalten Sie die Kontrolle und verwalten Ihren Vertragslebenszyklus proaktiv, effizient und übersichtlich.
Testen Sie es noch heute kostenlos!
2. ContractWorks
ContractWorks bietet eine benutzerfreundliche und kostengünstige Lösung für das Vertragsmanagement, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten ist. Die Plattform konzentriert sich auf Einfachheit und ist damit ideal für alle, die einen intuitiven und unkomplizierten Ansatz für die Verwaltung ihrer Verträge suchen.
Die Stärke von ContractWorks liegt in seiner übersichtlichen, leicht zu bedienenden Oberfläche. Sie wurde entwickelt, um das Vertragsmanagement effizient und ohne unnötige Komplexität zu gestalten. Diese Lösung eignet sich besonders gut für kleine Unternehmen und Start-ups, die eine praktische Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Verträge benötigen, ohne sich mit komplizierten Funktionen auseinandersetzen zu müssen.
3. Contracts365
Contracts 365 ist eine Vertragsmanagementlösung, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die Microsoft 365 nutzen. Sie lässt sich direkt in vertraute Tools wie SharePoint und Outlook integrieren, was sie zu einer praktischen Wahl für Teams macht, die bereits in dieser Umgebung arbeiten. Die Plattform unterstützt Unternehmen bei der konsistenten und transparenten Verwaltung von Vertragsanfragen, Genehmigungen, Unterschriften und Verlängerungen. Durch die strukturierten Workflows und Berechtigungen eignet sie sich besonders für Unternehmen mit klar definierten Compliance- oder Genehmigungsprozessen.
4. Concord
Concord verfolgt einen kundenorientierten Ansatz und bietet eine Vielzahl von Funktionen für alle Preismodelle, darunter unbegrenzte Verträge, Viewer, elektronische Unterschriften und Speicherplatz. Die Plattform ermöglicht auch den Massen-Upload von Verträgen und erleichtert so das Auffüllen Ihrer Vertragsbibliothek. Concord wurde mit Blick auf die Bedürfnisse großer Unternehmen entwickelt und bietet umfassenden Onboarding-Support sowie Funktionen auf Unternehmensebene, die auf die Komplexität größerer Organisationen zugeschnitten sind.
5. Ironclad
Ironclad ist eine webbasierte Plattform, die den Umgang von Unternehmen mit Verträgen und Vereinbarungen vereinfachen und verbessern soll. Ihr Hauptziel ist es, Unternehmen bei der nahtlosen Erstellung, Automatisierung und Verwaltung der komplexen Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit diesen wichtigen Dokumenten zu unterstützen. Ironclad dient als digitale Brücke, die Unternehmen mit einem effizienten Vertragsmanagement verbindet.
Eine der wichtigsten Funktionen von Ironclad ist das Self-Service-Portal, das es den Nutzern ermöglicht, Vorlagen zu entwerfen und anzupassen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese Vorlagen dienen als Bausteine für die schnelle Erstellung einer breiten Palette von Vertragstypen.
