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Vertragsautomatisierung

Vertragsmanagement-Software: Der ultimative Leitfaden [+10 Lösungen]

May 10, 2022
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10
min Lesezeit

Es ist nicht neu, zu behaupten, dass Verträge das Lebenselixier aller mittleren und großen Unternehmen sind. Anbieter, Lieferanten, Vertriebspartner, Berater, Kunden und sogar Mitarbeiter benötigen alle vertragliche Vereinbarungen. Nach Angaben von World Commerce & Contracting hat ein durchschnittliches Fortune-1000-Unternehmen zwischen 20.000 und 40.000 aktive Verträge.

Bei einer so großen Anzahl von Verträgen besteht kein Zweifel, dass standardisierte Vertragsvergabeverfahren - oder mit anderen Worten: Vertragsmanagement - erforderlich sind.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement bezieht sich auf die Geschäftsverfahren, die die Erstellung, Umsetzung und Bewertung von Verträgen überwachen, um die Unternehmensleistung zu verbessern und Risiken zu verringern.

Vertragsmanagement ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da Verträge als rechtsverbindliche Dokumente die Beziehungen zwischen den Beteiligten, die Preisgestaltung, den Arbeitsumfang, die Rechte und Pflichten, die Projektzeitpläne, die Garantiebedingungen usw. regeln. Angesichts der Bedeutung von Verträgen kann ein gutes Vertragsmanagement die Unternehmensleistung erheblich verbessern. Ebenso setzt ein unstrukturiertes Vertragsmanagement Ihr Unternehmen einer Vielzahl von betrieblichen und finanziellen Risiken aus.

Auch die Funktion des Vertragsmanagements entwickelt sich weiter. Das Vertragsmanagement erfordert ein Verständnis aller Facetten des Lebenszyklus eines Vertrags, um nützliche Datenerkenntnisse abzuleiten. Unternehmen setzen das Vertragsmanagement ein, um ihre Leistung zu verbessern und zu ermitteln, wie sie ihre Ziele besser erreichen können. 

Einem Bericht von Gartner zufolge "entwickelt sich CLM von einem operativen Aufzeichnungssystem zu einem Kernsystem auf Unternehmensebene, das Geschäftsrisiken, Ausgaben und Umsatzmaximierung berücksichtigt". 

Die Nachteile des traditionellen Vertragsmanagements

Es gibt entscheidende Aspekte, die das herkömmliche Vertragsmanagement nicht bieten kann. Das herkömmliche Vertragsmanagement hat eine Reihe von Nachteilen, weshalb sich Unternehmen an innovative Plattformen wie top.legal wenden:

Manuelle Verfahren: Die Vertragsverwaltung ist häufig ineffizient und fehleranfällig, wenn sie manuell erfolgt. Durch manuelle Verfahren geht bei der Erstellung neuer Verträge Zeit verloren, da ein erheblicher manueller Aufwand für Redlining, rechtliche Prüfung und Statusverfolgung erforderlich ist. Die manuelle Vertragsverwaltung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch unglaublich kostspielig. Bei manuellen Vorgängen müssen Sie die damit verbundenen Arbeits- und Gemeinkosten berücksichtigen.

Die Zusammenarbeit ist begrenzt: Vertragsverhandlungen sind von Natur aus kollaborativ; sie erfordern eine umfassende Koordination und ein internes Engagement mit anderen Unternehmensfunktionen, die von dem Vertrag betroffen sind. Aufgrund der inhärenten Silo-Struktur von Unternehmensteams ist es äußerst schwierig, diese Zusammenarbeit mit Standard-Vertragsverwaltungssystemen zu gewährleisten.

Das Risiko ist durch fehlende Standardisierung vorhanden: Dem traditionellen Vertragsmanagement fehlt es an Risikokontrollen, um die Einhaltung der Vertragsprozesse durchzusetzen und zu gewährleisten. Die Verwendung mehrerer Systeme durch die Parteien und der Austausch von Informationen über Tabellenkalkulationen oder einmalige Papiere birgt ein hohes Fehlerrisiko.

Nach der Vertragsunterzeichnung mangelt es an Transparenz und Berichterstattung: Menschliche Fehler und fehlerhafte Daten/Metadaten sind möglich, da die Möglichkeit, Verträge mit Hilfe veralteter Methoden wie Tabellenkalkulationen zu analysieren, eingeschränkt ist. Außerdem erschweren alte Systeme das Auffinden und Abrufen von Verträgen, und es geht Zeit verloren, wenn man in ungeordneten Aktenschränken/Offline-Archiven nach den relevanten Informationen sucht. Letztendlich führen diese Engpässe und die mangelnde Transparenz zu verpassten Terminen und Lieferungen.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Im Durchschnitt gehen fast 40 % des Wertes eines Geschäftsabschlusses durch eine unzureichende Vertragsgestaltung verloren. Die Hauptidee einer Vertragsmanagement-Software sollte darin bestehen, einen iterativen Prozess bereitzustellen, der im Laufe der Zeit Fortschritte macht, 

Es ist zwar üblich, Verträge manuell in Ordnern und Aktenschränken aufzubewahren, aber diese Methode ist mit Ineffizienzen behaftet, die der Gesamtproduktivität eines Unternehmens schaden können.

Vertragsmanagement-Software ist nicht nur deshalb wichtig, weil sie eine elektronische Lösung für diese Probleme bietet, sondern auch, weil sie die Organisation aller Vertragsdokumente mit Hilfe automatisierter und effizienter Softwareprozesse ermöglicht. Darüber hinaus kann sie Ihnen helfen, die Ressourcen für das Vertragsmanagement zu verfolgen und zuzuweisen, indem sie die Unterzeichnung und Erneuerung von Verträgen in einen leicht zu verwaltenden elektronischen Kalender einträgt.

Durch die Integration eines automatisierten Vertragsmanagement-Tools lassen sich unzählige Arbeitsstunden einsparen und unzählige Vorgänge im Vertragsmanagement automatisieren, was zu einer Wertsteigerung für Ihr Unternehmen führt.

Der Lebenszyklus des Vertragsmanagements

Schauen wir uns die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Vertrags genauer an:

1. Vertragsanfrage

In dieser Phase wird der Prozess des Vertragslebenszyklus eingeleitet. Ein Vertragsantrag wird in das System eingegeben, in dem sowohl der Verkäufer als auch der Käufer ihre Erwartungen genau definieren.

 Der Kern der Vertragserstellung basiert auf diesem allerersten Schritt. Vergewissern Sie sich, dass keine Lücken bestehen und dass alle wichtigen Informationen, einschließlich der definierten Anforderungen des Partners, der erwarteten Ziele, der zu verstehenden Bedingungen, der relevanten Dokumente und der unterstützenden Daten, verfügbar sind. 

2. Vertragserstellung

Nachdem in der vorangegangenen Phase der Ton geschaffen wurde, ist es nun an der Zeit, den Vertrag zu erstellen. In dieser Phase werden die Vertragsbedingungen für neue Verträge geschrieben oder für gewöhnliche Verträge angepasst.

Dies ist auch die Phase, in der Vorlagen und eine Klauselbibliothek erstellt werden. Auf diese Weise können Unternehmensteams je nach Vertragstyp die am besten geeigneten Vertragsvorlagen auswählen.

3. Vertragsverhandlung und -prüfung

Hier verhandeln die Parteien die in der Erstellungsphase festgelegten Bedingungen und überarbeiten das Dokument. Diese Phase schafft Klarheit, indem sie beide Seiten auf ein gemeinsames Verständnis bringt und die entsprechenden Erwartungen festlegt.

Auch die Versionskontrolle wird durch Vertragsmanagement-Software erleichtert. Wenn ein Dokument bearbeitet wird, wird automatisch eine neue Version erstellt. So kann das Team das aktuellste Dokument finden und bearbeiten. 

4. Vertragsgenehmigung

Nachdem der Vertrag geändert wurde, um die neuen Vereinbarungen und ausgehandelten Bedingungen widerzuspiegeln, wird er zur internen oder externen Genehmigung übermittelt. 

5. Vertragsdurchführung

In dieser Phase wird das Geschäft abgeschlossen, und der Vertrag tritt in Kraft, nachdem beide Parteien ihn unterzeichnet haben. 

6. Vertragsarchivierung

Verträge müssen auch irgendwo gespeichert und in einem Vertragsspeicher verwaltet werden, damit sie leicht gesucht, verfolgt und abgerufen werden können.

Die Software für die Vertragsverwaltung umfasst elektronische Aktenschränke für die Speicherung und Organisation von Verträgen. Sie indexiert Dokumente mit den zugehörigen Metadaten, um das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern.

Außerdem kann es PDFs mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) in Rich-Text-Dokumente umwandeln.

7. Verwaltung der Verpflichtungen und Gewährleistung der Konformität

Die Einhaltung der Vorschriften setzt voraus, dass die Parteien alle im Vertrag festgelegten Bedingungen sowie die von der Regierung, Branchenverbänden und anderen Behörden aufgestellten Normen und Richtlinien befolgen.

8. Berichterstattung und Prüfung

Eine Vertragsverwaltungssoftware führt einen Prüfpfad und speichert alle vertragsbezogenen Informationen, z. B. wer wann auf die Dokumente zugegriffen hat, wer Änderungen vorgenommen hat und so weiter. Diese Daten helfen bei der Ermittlung von Engpässen und Compliance-Problemen sowie bei der Einleitung von Maßnahmen, wenn ein Vertrag angefochten wird.

 Vor allem aber stellt es sicher, dass die Unternehmen ständig auf Prüfungen vorbereitet sind.

9. Änderungen und Überarbeitungen

In diesem Schritt werden Berichte ausgewertet, um den Status eines Vertrags zu bestimmen und festzustellen, ob er überarbeitet werden muss. Es ist von Vorteil, proaktiv an den Anpassungen zu arbeiten und rechtzeitig vor dem Datum der Vertragsverlängerung fundierte Entscheidungen zu treffen. 

10.  Vertragsverlängerungen

Dies ist die letzte Phase des Vertragslebenszyklus, in der über das weitere Vorgehen für den Vertrag entschieden wird - ob er gekündigt, verlängert oder ein neuer Vertrag geschlossen werden soll. Eine Vertragsverwaltungssoftware informiert die Nutzer durch automatische Benachrichtigungen rechtzeitig über Fristen und Verlängerungsdaten. 

Vorteile der Verwendung von Vertragsmanagement-Software 

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie von einer Vertragsmanagement-Software profitieren können.

Standardisieren Sie Ihre Vertragsprozesse

Mit einer Softwarelösung für die Vertragsverwaltung können Sie aus einer Bibliothek von Vorlagen und Klauseln auswählen, um einen einheitlichen Vertragstext und einheitliche Klauseln im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Sie können nun den sechs verschiedenen Kopien von NDAs, die im Unternehmen verstreut sind, ein Ende setzen.

Überwachen und verfolgen Sie Vertragsänderungen auf einfache Weise

Über die Versionskontrolle müssen Sie sich keine Gedanken machen. Alle Textänderungen, ob intern oder extern, werden automatisch redlined und können leicht genehmigt oder abgelehnt werden.

Verbessern Sie die Effizienz Ihres Vertragsgenehmigungsprozesses

Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, herauszufinden, wer einen Vertrag prüfen muss, und diese Person dann zu verfolgen. Der Genehmigungs-Workflow stellt sicher, dass die entsprechenden Posten rechtzeitig von den zuständigen Mitarbeitern genehmigt und dokumentiert werden.

Behalten Sie alle Ihre Verträge an einem Ort und finden Sie Ihre Verträge schneller

Verabschieden Sie sich von der manuellen Nachverfolgung von Verträgen. Eine CLM-Technologie (Contract Lifecycle Management) mit einem Vertragsspeicher ist eine praktische Möglichkeit, Verträge und zugehörige Dokumente so zu speichern, dass die Beteiligten sicher und bequem darauf zugreifen können - von überall.

Nutzen Sie die elektronische Signaturen

Machen Sie sich keinen Stress mehr damit, die entscheidende Person für die Unterschrift zu finden. Nutzen Sie stattdessen die elektronische Unterschrift: Sie dauert nur ein paar Minuten und funktioniert ähnlich wie eine physische Unterschrift.

 

Sparen Sie Kosten, Zeit und Mühe

Verträge mit unzureichender Transparenz können zu ungewollten Vertragsauflösungen und -verlängerungen führen. Eine Vertragsmanagement-Software automatisiert Geschäftsprozesse und ermöglicht es Unternehmen, Verträge rechtzeitig und zuverlässig zu erstellen, zu überarbeiten oder zu verlängern.

Wer kann von Vertragsmanagement-Software profitieren?

Unternehmen benötigen täglich viele verschiedene Arten von Verträgen aus unterschiedlichen Gründen. Die Merkmale und die benutzerfreundliche Funktionalität der Vertragsverwaltungssoftware machen sie zu einem idealen Partner für die meisten Geschäftsfunktionsteams in einem Unternehmen.

Rechtsabteilungen

Verträge sind für Rechtsteams oder Rechtsabteilungen unvermeidlich, da sie eine wichtige Rolle beim Risikomanagement und bei der Sicherstellung der Konformität spielen. Die Rechtsabteilungen sind an allen Phasen des Prozesses beteiligt, von den Gesprächen über die Ausarbeitung bis hin zur Genehmigung.

Mit gebrauchsfertigen Vertragsvorlagen und einer Klauselbibliothek hilft die Vertragsmanagement-Software den Rechtsteams, den Prozess der Vertragserstellung zu beschleunigen. Sie liefert Echtzeitinformationen, um den Vertragsfortschritt zu verfolgen und bei Bedarf zu reagieren. 

Vertrieb

Vertriebsmitarbeiter sind ständig auf der Suche nach neuen Kunden oder Projekten. Verträge sind Rechtsdokumente, die für den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung unerlässlich sind. Auf diese Weise schließen die Vertriebsmitarbeiter das Geschäft ab. Jeder Stolperstein im Vertragsabschlussverfahren könnte sie daran hindern, ihr Verkaufsziel zu erreichen.

Sie können Vertragsmanagement-Software einsetzen, um den Zyklus der Vertragserstellung zu verkürzen, mit Kunden in Echtzeit zu kommunizieren, um Bedenken auszuräumen, und die rechtlichen Unterzeichnungs- und Abschlussprozesse zu beschleunigen. Dank der Verbindung der Software mit anderen CRM-Lösungen wie Salesforce, HubSpot und anderen können sie den gesamten Vertriebsprozess von Anfang bis Ende verwalten.

Personalabteilung

Durch die Zentralisierung und Verfolgung aller Einstellungsunterlagen und -aktivitäten beschleunigt die Vertragsmanagement-Software den Einstellungsprozess. Senden Sie Angebotsschreiben, Verträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen und andere Einstellungsunterlagen sicher an neue Mitarbeiter. Überprüfen Sie den Status von Verträgen auf einen Blick und senden Sie bei Bedarf Unterschriftserinnerungen.

Finanzen

Finanzteams können Vertragsmanagement-Software einsetzen, um die Rentabilität zu steigern, indem sie entgangene Einnahmen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufdecken, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und Bedingungen und Verpflichtungen abstimmen und durchsetzen. 

Die Auswahl der besten Vertragsmanagement-Lösungen

Vertragsmanagement-Software ist eine kostengünstige und effiziente Lösung, um das Vertragsmanagement zu rationalisieren und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen. Aber woher wissen Sie bei der großen Auswahl an Anbietern von Vertragsmanagement-Software, welche für Sie geeignet ist?

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Fragen, die Sie sich vor der Auswahl stellen sollten.

✔️ Lässt es sich einfach in Ihre bestehenden Systeme integrieren?

✔️ Ist sie anpassungsfähig genug, um Ihre Anforderungen zu erfüllen?

✔️ Ist es einfach zu bedienen und zu erlernen?

✔️ Möchten Sie ein Support-Team kontaktieren können?

✔️ Ist die Plattform sicher, und wie leistungsfähig sind die analytischen Möglichkeiten?

Die 10 besten Vertragsmanagement-Lösungen

Wir haben für Sie eine Liste der besten Vertragsmanagement-Software zusammengestellt, damit Sie sich schnell einen Überblick über den aktuellen Markt der verschiedenen Anbieter

top.legal 

Über top.legal

top.legal ist eine cloudbasierte Lösung für Vertragsmanagement und -automatisierung. Sie wurde mit einem dedizierten digitalen Arbeitsbereich entwickelt, in dem alle Parteien Verträge zentral verwalten, Echtzeit-Einblicke in Vereinbarungen erhalten und die Dokumentenerstellung, den Vertrags-Workflow und die Kommunikation an einem Ort optimieren können. top.legal ermöglicht es Anwendern, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Pflege und Verwaltung aller Verträge erheblich zu minimieren. 

Die Software für Contract Lifecycle Management (CLM) unterstützt die Benutzer bei der Verwaltung, Verfolgung und Automatisierung jeder Phase des Vertragslebenszyklus, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen handelt.

ContractWorks

Über ContractWorks

Eine Verwaltungslösung für Unternehmen aller Größen und Branchen. Wie die meisten Vertragsmanagement-Technologien erleichtert ContractWorks den Unternehmen die Ausführung, Speicherung und Nachverfolgung aller Unternehmensvereinbarungen, so dass sie sich auf die Beziehungen konzentrieren können, die von diesen Vereinbarungen abgedeckt werden. 

Zusätzlich zu diesen Funktionen ist ContractWorks stolz darauf, seinen Kunden ein Team von Support-Experten zur Verfügung zu stellen, die Unternehmen dabei helfen, das Beste aus ihrer Lösung herauszuholen.

PandaDoc

Über PandaDoc

Eine Vertragsverwaltungssoftware, die sich auf die Verwaltung des Arbeitsablaufs aller Verkaufsgeschäfte konzentriert, wichtige Informationen sammelt und Ihren Kunden ein großartiges Einkaufserlebnis bietet. Benutzer müssen sich nicht um die Erstellung, Genehmigung oder Unterzeichnung von Vorschlägen, Angeboten oder Verträgen kümmern, da dieses Produkt eine All-in-One-Software zur Dokumentenautomatisierung ist.

Outlaw

Über Outlaw

Eine Vertragsverwaltungssoftware, die sich darauf konzentriert, die komplexe Welt der rechtlichen Vereinbarungen einfacher und verständlicher zu machen. Die Benutzeroberfläche ist so konzipiert, dass sie für jedes Team einfach zu bedienen und einzurichten ist, auch für Teams mit externen Mitarbeitern. 

Outlaw kann auch in Ihre bestehenden Geschäftswerkzeuge, Arbeitsabläufe und Systeme integriert werden. Automatisierung, Erstellung von Entwürfen, Zusammenarbeit mit Kunden und Teams, Funktionen für elektronische Unterschriften, Verfolgung des Fortschritts, Speicherung und Verwaltung von Verträgen sind alles Funktionen dieses Vertragsmanagementsystems.

Concord

Über Concord

Concord ist eine Vertragssoftware, die die Automatisierung der Dokumentenerstellung und der Genehmigungsprozesse der Benutzer unterstützt. Benutzer können das fortschrittliche Vertragsmanagement-Tool in Echtzeit nutzen, um Verträge zu schreiben, zu verhandeln und mit anderen Parteien zusammenzuarbeiten. 

Nachdem sie sich auf einen Vertrag geeinigt und ihn geschrieben haben, können sie ihn mit einem modernen E-Signatur-Tool genehmigen, was den Genehmigungsprozess vereinfacht. Concord ist ein Software-as-a-Service (SaaS) Angebot mit mobilen Apps für iOS und Android.

Juro

Über Juro

Die Plattform speichert alle Vertragsdateien und -daten in einem einzigen Arbeitsbereich, damit sie bequem abgerufen und gespeichert werden können. Sie versucht, das typische Problem des Vorschiebens von Verträgen zu lindern. Was früher viele Werkzeuge erforderte, um Verträge von der Verwaltung zu den Rechts-, Geschäfts- und anderen Unternehmensbereichen zu transportieren, wird nun darauf reduziert, dass alle wichtigen Beteiligten Juro Workspace zur Verwaltung von Verträgen nutzen.

Conga

Über Conga

Conga Contracts ist eine Vertragssoftware, die Funktionen zur Rationalisierung der Dokumentenerstellung und der Genehmigungsprozesse enthält. Diese Anwendung reduziert die Arbeitsbelastung durch realistische KI-Hilfe, die viele sich wiederholende Aktivitäten übernimmt. Sie umfasst auch Funktionen für rechtskonforme elektronische Signaturen und eine Reihe von externen Softwarekonnektoren für einen einheitlicheren Workflow.

Contractbook

Über Contractbook

Contractbook ist ein cloudbasiertes Vertragsmanagement-Tool, das Unternehmen jeder Größe bei der Erstellung, Freigabe und Speicherung von Rechtsdokumenten und Verträgen unterstützt. Zu den wichtigsten Funktionen gehören konfigurierbare Workflows zur Dokumentengenehmigung, Vorlagen, Meilensteinverfolgung und Versionskontrolle. 

Es bietet Nutzern vorgefertigte Vorlagen, die es ihnen ermöglichen, Verträge innerhalb der Website zu erstellen und sie mit rechtsverbindlichen digitalen Signaturen an einzelne oder mehrere Empfänger zu versenden.

Icertis

Über Icertis

Icertis ist ein Vertragsmanagement-Tool, das cloudbasiert ist und ein anpassbares Dashboard hat. Nutzer können über das Dashboard Echtzeit-Statistiken zu Workflows, Compliance und Nutzeraktionen einsehen, um einen umfassenden Überblick über ihren Vertragslebenszyklus zu erhalten. Die Plattform ist in Microsoft Office integriert, so dass der Benutzer mit Hilfe der Klauselbibliothek von Icertis Vertragsvorlagen erstellen kann.

Ironclad

Über Ironclad

Iconclad ist eine webbasierte Plattform, die Unternehmen beim Erstellen, Automatisieren und Verwalten von Verträgen und Vereinbarungen unterstützt. Sie bietet eine Selbstbedienungsplattform, auf der Kunden Vorlagen entwerfen und ändern können, um auf einfache Weise jede Art von Vertrag zu erstellen. Ironclad verfügt über wichtige Funktionen wie einen Prüfpfad, eine Rotlinienvorschau, automatische Unterschriften, durchsuchbare Vertragsunterlagen und eine Workflow-Engine. 

Es ermöglicht Unternehmen, juristische Dokumente oder Vereinbarungen anonym zu bewerten, vor der Genehmigung zu konsultieren und Prüfpfade zu erstellen, um Änderungen zu verfolgen.

Fazit

Software für das Vertragsmanagement kann Ihnen das Leben leichter machen, Geld sparen und Einblicke in Bereiche bieten, die Sie bisher vielleicht nicht bedacht haben. Jetzt ist es an der Zeit, die beste Vertragsverwaltungssoftware für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu finden und einzusetzen.

Falls Sie Unterstützung bei der Verwaltung und Automatisierung von Verträgen benötigen, wenden Sie sich an uns, damit wir Ihnen den Einstieg erleichtern können.

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