Wie Sie Anforderungen für Ihr Vertragsmanagement festlegen

Die Wahl der richtigen Vertragsmanagement-Software beginnt nicht mit einer Anbieterliste, sondern mit Ihren eigenen Anforderungen. Wer klar definiert, welche Funktionen unverzichtbar (Pflicht) und welche wünschenswert (Kann) sind, trifft eine fundierte Entscheidung – statt sich von den Feature-Listen der Anbieter leiten zu lassen.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen in drei Schritten, wie Sie eine belastbare Anforderungs-Checkliste erstellen, und fasst anschließend die sechs Kernfunktionen zusammen, die jede moderne CLM-Software abdecken sollte. Am Ende finden Sie die wichtigsten Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten, bevor Sie sich festlegen.

Wie erstellen Sie Ihre eigene Anforderungs-Checkliste?

Eine CLM-Anforderungs-Checkliste entsteht in drei Schritten: aktuelle Vertragsprozesse analysieren (Schwachstellen, Pain-Points), zwei bis drei strategische Ziele definieren (Zeit-, Compliance- oder Skalierungs-Ziel) und daraus konkrete Pflicht- und Kann-Anforderungen für die Anbieter-Auswahl ableiten.

Definieren Sie Ihre Ziele und Erwartungen

Bei der Suche nach der idealen CLM-Lösung für Ihr Unternehmen ist es wichtig, zwei oder drei Hauptziele festzulegen, die Sie erreichen wollen. Das können Ihre größten Schwächen sein, die Bereiche, in denen Sie am meisten erreichen wollen, um sich von der Konkurrenz abzuheben, oder eine Kombination aus beidem.

Wenn Sie Ihre obersten Prioritäten festgelegt haben, ist es wichtig, die Einzelheiten Ihrer Prozesse zu besprechen. Worum handelt es sich bei dem Prozess? Welche Vorgänge sollten beibehalten, welche verbessert oder abgeschafft werden?

Bewerten Sie Ihren bestehenden Vertragsmanagementprozess

Durch die Einführung eines Vertragsmanagementsystems können Sie die Systeme und Verfahren, die mit Verträgen zu tun haben, neu strukturieren und optimieren. Zuvor sollten Sie jedoch die Prozesse, die Sie bereits anwenden, schriftlich festhalten. Diese Prozesse umfassen unter anderem Folgendes:

• Die Bandbreite der betroffenen Dokumente
• Aktuelle Probleme mit Ihrem Vertragsprozess
• Rollen und Beteiligte
• Einhaltung von Compliance- und Regulierungsanforderungen

Da Sie dies nun wissen, können Sie Ihre Suche nach einem zuverlässigen Anbieter von Software für das Vertragsmanagement, der sich um die Lösung aller Probleme bemüht die Sie möglicherweise mit Ihren derzeitigen Vertragsvergabeverfahren haben.

Identifizieren Sie die Interessengruppen

Es ist wichtig, genau zu ermitteln, wer an der Ausführung jedes Vertrags beteiligt ist, wobei alle Prozesse und Aktivitäten im Lebenszyklus des Vertrags zu berücksichtigen sind. So sind beispielsweise an jedem Vertrag verschiedene Abteilungen Ihres Unternehmens beteiligt, die Sie während des gesamten Vertragszyklus unterstützen und ihr Fachwissen zur Verfügung stellen. Diese Abteilungen können aus folgenden Bereichen bestehen:

• Recht
• Finanzen
• Personalwesen
• Einkauf und Beschaffung

Bestimmen Sie die Bereiche, in denen Bedarf besteht, auf der Grundlage des Inputs aus jeder Abteilung, bevor Sie die Spezifikationen für Ihr neues System festlegen. Ermitteln Sie im weiteren Verlauf die Bereiche, in denen die Funktionen der Vertragsmanagement-Software optimiert werden könnten, indem Sie Ihre Mitarbeiter abteilungsübergreifend nach ihren Gedanken und Vorschlägen fragen.

Checkliste: 6 Schlüsselfunktionen, die jede CLM-Software haben sollte

Wenn Sie sich für ein Vertragsmanagementsystem entscheiden, sollten Sie die Ziele Ihres Unternehmens im Auge behalten. Die folgenden sechs Funktionen sollte jede leistungsfähige CLM-Software abdecken – sie bilden den Kern jeder soliden Anforderungs-Checkliste.

• Zentralisierte Vertragsablage: Alle Dokumente sollten zentral an einem sicheren Ort innerhalb des Systems zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus gespeichert werden, um einen kontinuierlichen Zugriff zu ermöglichen und Datenwirrwarr zu vermeiden. Ähnlich wie bei der Erstellung verschiedener Versionen desselben Dokuments oder der Verwechslung der Phasen des Vertragslebenszyklus.

• Vertragseditor: Es kostet Zeit, Dokumente von Grund auf zu erstellen. Um sicherzugehen, dass Sie keine Fehler oder Probleme in den Verträgen übersehen haben, müssen Sie sie sorgfältig durchgehen. Ihr Unternehmen sollte sich daher nach einem Vertragsverwaltungssystem umsehen, das Ihnen diese Arbeit abnehmen kann. Ihr Unternehmen kann sehr von einem Vertragssystem profitieren, das die Erstellung und Verwendung von Vertragsvorlagen vereinfacht.

• Benachrichtigungen und Warnungen: Sie und Ihr Team müssen über alle wichtigen Änderungen an Ihren Verträgen informiert sein. Dazu gehören wichtige Details wie Verpflichtungen oder Ablauftermine. Daher ist es wichtig, dass Sie ein Vertragsmanagementsystem finden, das Ihre Benutzer über wichtige Zeiten und Daten informiert. Auf diese Weise verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften bekommen, weil Sie entweder eine Pflicht nicht erfüllen oder nicht vorbereitet sind, bevor ein Vertrag ausläuft.

• Zusammenarbeit: Der Prozess der Vertragsverhandlung und -prüfung muss durch gut funktionierende Systeme für das Management des Vertragslebenszyklus rationalisiert werden. Was die Funktionen betrifft, so sollte das System über umfassende Überwachungs- und Freigabefunktionen, automatisierte Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge wie Kommentare und Chats sowie die Möglichkeit verfügen, Dokumente sowohl innerhalb als auch außerhalb des Systems gemeinsam zu nutzen.

• Sicherheit: Achten Sie auf die Anpassung des Systems für Sicherheitsaufgaben. Es ist viel sicherer, die Sicherheit auf der Grundlage Ihrer Organisationsstruktur zu implementieren und Benutzerbeschränkungen auf der Grundlage der Verantwortlichkeit der einzelnen Benutzer für bestimmte Verträge zu verhängen.

• Elektronische Unterschriften: Die herkömmliche Art und Weise der Einholung von Genehmigungen und Unterschriften ist ineffizient. Sie brauchen ein System, mit dem CEOs und Führungskräfte Verträge und wichtige Papiere einfach unterschreiben können. Da elektronische Unterschriften das Drucken, physische Unterschreiben und Scannen von Papieren überflüssig machen und nur einen Klick erfordern, spart Ihr Unternehmen Geld und Zeit.

Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, klären Sie sechs Punkte: Datensicherheit und DSGVO-Konformität, die Migration bestehender Verträge, Skalierbarkeit, Onboarding und Support, vorhandene Integrationen sowie den konkreten Nutzen (ROI). Die Antworten trennen die passende Software schnell von der ungeeigneten.

Die Funktionsliste sagt Ihnen, was ein System kann. Ob es zu Ihrer Organisation passt, entscheidet sich an den Details. Nehmen Sie diese Fragen mit in jedes Anbietergespräch:

• Datensicherheit und Datenschutz: Wo werden Ihre Vertragsdaten gespeichert, und ist die Software DSGVO-konform? Fragen Sie nach Backups, Wiederherstellungsverfahren und einer garantierten Verfügbarkeit (Uptime) von mindestens 99 %.
• Datenmigration: Lassen sich Ihre bestehenden Verträge, Vorlagen und Entwürfe reibungslos in die neue Vertragsdatenbank übernehmen – oder müssen Sie bei null anfangen?
• Skalierbarkeit: Wächst die Lösung mit Ihrem Unternehmen? Zusätzliche Nutzer und Abteilungen sollten sich ohne Aufwand hinzufügen lassen.
• Onboarding und Support: Wie läuft die Einführung ab, werden bestehende Verträge für Sie aufgesetzt, und gibt es auch nach dem Onboarding verlässliche Hilfe?
• Integrationen: Ersetzt die Software bestehende Insellösungen wie Word, Excel, eSignatur oder Ihr CRM – oder kommt sie nur als weiteres Tool hinzu, das alle erst erlernen müssen?
• Nutzen und ROI: Welchen konkreten Mehrwert erhalten Sie im Gegenzug – gespartes Zeitbudget, geringeres Risiko, bessere Compliance? Lassen Sie sich den Return on Investment vorrechnen.

Wenn Sie diese Punkte geklärt haben, hilft ein strukturierter Vergleich der Vertragsmanagement-Lösungen dabei, die Anbieter anhand Ihrer eigenen Anforderungen gegenüberzustellen.