Wie Sie Anforderungen für Ihr Vertragsmanagement festlegen

Erstellen und erfüllen Sie Ihre Verträge immer noch auf die altmodische Weise? Vielleicht bewahren Sie diese Verträge immer noch in gemeinsamen Dateien oder sogar in Aktenschränken auf, um sie zu speichern und zu organisieren. Wenn das der Fall ist, sollten Sie über die Einführung einer Vertragsmanagement-Software nachdenken.

Aber seien wir ehrlich: In der modernen Geschäftswelt kann es eine Herausforderung sein, das richtige Vertragsmanagementsystem für Ihr Unternehmen zu finden. Es kann mühsam sein, sich mit den neuesten Funktionen zu befassen, vor allem, wenn man täglich mit der Arbeit beschäftigt ist.

Um Ihnen zu helfen, den Markt für Vertragsmanagement besser zu verstehen, haben wir einen endgültigen Leitfaden mit allem, was Sie zu diesem Thema wissen müssen, erstellt. Die nachstehende Checkliste wird Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung über die beste Vertragsmanagement-Software für Ihre Bedürfnisse zu treffen.

Wie Sie Ihre eigene Checkliste der Anforderungen erstellen

Definieren Sie Ihre Ziele und Erwartungen

Bei der Suche nach der idealen CLM-Lösung für Ihr Unternehmen ist es wichtig, zwei oder drei Hauptziele festzulegen, die Sie erreichen wollen. Das können Ihre größten Schwächen sein, die Bereiche, in denen Sie am meisten erreichen wollen, um sich von der Konkurrenz abzuheben, oder eine Kombination aus beidem.

Wenn Sie Ihre obersten Prioritäten festgelegt haben, ist es wichtig, die Einzelheiten Ihrer Prozesse zu besprechen. Worum handelt es sich bei dem Prozess? Welche Vorgänge sollten beibehalten, welche verbessert oder abgeschafft werden?

Bewerten Sie Ihren bestehenden Vertragsmanagementprozess

Durch die Einführung eines Vertragsmanagementsystems können Sie die Systeme und Verfahren, die mit Verträgen zu tun haben, neu strukturieren und optimieren. Zuvor sollten Sie jedoch die Prozesse, die Sie bereits anwenden, schriftlich festhalten. Diese Prozesse umfassen unter anderem Folgendes:

• Die Bandbreite der betroffenen Dokumente
• Aktuelle Probleme mit Ihrem Vertragsprozess
• Rollen und Beteiligte
• Einhaltung von Compliance- und Regulierungsanforderungen

Da Sie dies nun wissen, können Sie Ihre Suche nach einem zuverlässigen Anbieter von Software für das Vertragsmanagement, der sich um die Lösung aller Probleme bemüht die Sie möglicherweise mit Ihren derzeitigen Vertragsvergabeverfahren haben.

Identifizieren Sie die Interessengruppen

Es ist wichtig, genau zu ermitteln, wer an der Ausführung jedes Vertrags beteiligt ist, wobei alle Prozesse und Aktivitäten im Lebenszyklus des Vertrags zu berücksichtigen sind. So sind beispielsweise an jedem Vertrag verschiedene Abteilungen Ihres Unternehmens beteiligt, die Sie während des gesamten Vertragszyklus unterstützen und ihr Fachwissen zur Verfügung stellen. Diese Abteilungen können aus folgenden Bereichen bestehen: 

• Rechtliches
• FInanzierung
• Personalwesen
• Beschaffung

Bestimmen Sie die Bereiche, in denen Bedarf besteht, auf der Grundlage des Inputs aus jeder Abteilung, bevor Sie die Spezifikationen für Ihr neues System festlegen. Ermitteln Sie im weiteren Verlauf die Bereiche, in denen die Funktionen der Vertragsmanagement-Software optimiert werden könnten, indem Sie Ihre Mitarbeiter abteilungsübergreifend nach ihren Gedanken und Vorschlägen fragen.

Checkliste: 6 Schlüsselfunktionen, die jede CLM-Software haben sollte

Wenn Sie sich für ein Vertragsmanagementsystem entscheiden, sollten Sie die Ziele Ihres Unternehmens im Auge behalten. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir eine Liste mit den sechs wichtigsten Funktionen zusammengestellt, die ein Vertragsmanagementsystem haben muss, um gut zu funktionieren. 

• Zentralisierte Vertragsablage: Alle Dokumente sollten zentral an einem sicheren Ort innerhalb des Systems zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus gespeichert werden, um einen kontinuierlichen Zugriff zu ermöglichen und Datenwirrwarr zu vermeiden. Ähnlich wie bei der Erstellung verschiedener Versionen desselben Dokuments oder der Verwechslung der Phasen des Vertragslebenszyklus.

• Vertragseditor: Es kostet Zeit, Dokumente von Grund auf zu erstellen. Um sicherzugehen, dass Sie keine Fehler oder Probleme in den Verträgen übersehen haben, müssen Sie sie sorgfältig durchgehen. Ihr Unternehmen sollte sich daher nach einem Vertragsverwaltungssystem umsehen, das Ihnen diese Arbeit abnehmen kann. Ihr Unternehmen kann sehr von einem Vertragssystem profitieren, das die Erstellung und Verwendung von Vertragsvorlagen vereinfacht.

• Benachrichtigungen und Warnungen: Sie und Ihr Team müssen über alle wichtigen Änderungen an Ihren Verträgen informiert sein. Dazu gehören wichtige Details wie Verpflichtungen oder Ablauftermine. Daher ist es wichtig, dass Sie ein Vertragsmanagementsystem finden, das Ihre Benutzer über wichtige Zeiten und Daten informiert. Auf diese Weise verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften bekommen, weil Sie entweder eine Pflicht nicht erfüllen oder nicht vorbereitet sind, bevor ein Vertrag ausläuft.

• Zusammenarbeit: Der Prozess der Vertragsverhandlung und -prüfung muss durch gut funktionierende Systeme für das Management des Vertragslebenszyklus rationalisiert werden. Was die Funktionen betrifft, so sollte das System über umfassende Überwachungs- und Freigabefunktionen, automatisierte Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge wie Kommentare und Chats sowie die Möglichkeit verfügen, Dokumente sowohl innerhalb als auch außerhalb des Systems gemeinsam zu nutzen.

• Sicherheit: Achten Sie auf die Anpassung des Systems für Sicherheitsaufgaben. Es ist viel sicherer, die Sicherheit auf der Grundlage Ihrer Organisationsstruktur zu implementieren und Benutzerbeschränkungen auf der Grundlage der Verantwortlichkeit der einzelnen Benutzer für bestimmte Verträge zu verhängen.

• Elektronische Unterschriften: Die herkömmliche Art und Weise der Einholung von Genehmigungen und Unterschriften ist ineffizient. Sie brauchen ein System, mit dem CEOs und Führungskräfte Verträge und wichtige Papiere einfach unterschreiben können. Da elektronische Unterschriften das Drucken, physische Unterschreiben und Scannen von Papieren überflüssig machen und nur einen Klick erfordern, spart Ihr Unternehmen Geld und Zeit.