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Vertragsautomatisierung

Vertragsmanager: Stellenbeschreibung, Qualifikationen, Aufgaben und Gehalt

Apr 6, 2022
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7
min Lesezeit

Um in jeder Funktion erfolgreich zu sein, muss man über vielfältige zwischenmenschliche und fachliche Fähigkeiten sowie über ein solides Fundament an einschlägigem Fachwissen und bestimmte angeborene persönliche Eigenschaften verfügen.

Um Ihnen bei der Suche nach guten Vertragsmanagerkandidaten zu helfen und die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen, haben wir in diesem Artikel die wichtigsten Eigenschaften, Fähigkeiten und Interessenbereiche beschrieben, die für eine erfolgreiche Tätigkeit im Vertragsmanagement erforderlich sind.

Was macht man als Vertragsmanager?

Vertragsmanager sind für die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Vertrags zuständig. Sie sind an der Erstellung, Ausarbeitung und Änderung von Verträgen beteiligt, verfolgen den Prozess und beaufsichtigen dessen Ausführung. Das übergeordnete Ziel eines Vertragsmanagers ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen aus jedem Vertrag im Portfolio die bestmöglichen Ergebnisse erzielt.

Einfach ausgedrückt, stellt ein Vertragsmanager sicher, dass jeder Vertrag, den Ihr Unternehmen unterzeichnet hat, Ihre Geschäftsziele in vollem Umfang unterstützt und die Bedingungen und Verpflichtungen einhält, die die Parteien vereinbart haben.

Warum sind sie für Kanzleien notwendig?

Vertragsmanager sind in einer Vielzahl von Branchen tätig, aber in Anwaltskanzleien werden sie am häufigsten benötigt. Warum? Jede Anwaltskanzlei hat tagtäglich mit Verträgen zu tun. Verträge sind einfach Teil ihres Geschäftsmodells.

Jedes Unternehmen schließt eine Vielzahl von Verträgen und Vereinbarungen mit seinen Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Investoren ab, von Arbeitsverträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen bis hin zu Vertriebs- und Beschaffungsverträgen. Jeder dieser Verträge erfordert die Erstellung und Verwaltung von Vertragsfristen, Unterzeichnern, Zahlungs-/Identifizierungs-/Firmenangaben, Budgets, Nachträgen, Vertragsänderungen, Vertragsverletzungen und -ergebnissen. Dies ist jedoch nur ein kleiner Teil der Aufgabenbeschreibung für Vertragsmanager.

Was sind die täglichen Aufgaben eines Vertragsmanagers?

Vertragsmanager fungieren als Bindeglied zwischen allen Parteien, die an der Ausführung einer neuen rechtlichen Vereinbarung beteiligt sind, einschließlich Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeitern. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für alle am Prozess beteiligten Parteien und sind letztlich dafür verantwortlich, die rechtzeitige Ausführung, die Einhaltung aller Vorschriften und die sichere Aufbewahrung aller Verträge im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Während die täglichen Aufgaben eines Vertragsmanagers je nach Branche und Größe des Unternehmens sehr unterschiedlich sind, finden Sie im Folgenden eine Übersicht über die Standardaufgaben, die mit dieser Position verbunden sind:

  • Erfassen von Geschäftsanforderungen für neue Verträge
  • Direktes Aushandeln von Preisen oder Versicherungsanforderungen
  • Verwalten der Vertragsbibliothek - sicheres Speichern, Organisieren und Abrufen aller Verträge
  • Überprüfung und Austausch von Redlines zwischen beiden Parteien bei gleichzeitiger Verwaltung von Entwurfsversionen
  • Definition der Genehmigungskette und Dokumentation der Genehmigungen der einzelnen internen Beteiligten
  • Verfolgen von Verlängerungs- und Verfallsdaten
  • Erleichterung rechtlicher Diskussionen über ungelöste Vertragsfragen
  • Versenden des fertiggestellten Vertrags zur Unterzeichnung
  • Sicherstellung der Einhaltung der wichtigsten Termine und Bedingungen

Über welche Qualifikationen sollte ein Vertragsmanager verfügen?

Vertragsmanager müssen über ein breites Spektrum an Fähigkeiten verfügen, da sie direkt mit vielen verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Ein gründliches Verständnis der Bereiche Wirtschaft, Finanzen, Recht, Vertrieb, Beschaffung und Einkauf ist von Vorteil, aber es gibt auch bestimmte Eigenschaften, die dazu beitragen können, dass sich jemand in dieser Position auszeichnet:

Technische Fertigkeiten

  • Die Fähigkeit eines Vertragsmanagers, Technologie zu verstehen und sich an sie anzupassen, wird die Qualität der Vertragsprozesse verbessern. Vertragsmanager, die in der Lage sind, den technologischen Fortschritt voranzutreiben, können sicherstellen, dass Prozesse und Verwaltungsaufgaben ständig verbessert werden. Sie können Teams motivieren, indem sie Veränderungen einführen, manuelle Arbeit durch Automatisierung und Digitalisierung von Verträgen reduzieren und ihre Abteilung auf Augenhöhe mit anderen Abteilungen im Unternehmen halten.

Kommunikationsfähigkeiten

  • Das Aushandeln von Bedingungen, das Dirigiern anderer und das Verwalten von Arbeitsabläufen erfordern starke zwischenmenschliche Fähigkeiten. Ein Vertragsmanager muss überzeugend, motivierend und ansprechbar sein. Er muss in der Lage sein, mit jedem zu kommunizieren, von Vertriebsmitarbeitern bis hin zu Führungskräften auf C-Level, und er muss unter Druck abliefern können.

Aufmerksamkeit für Details

  • Verträge sind nicht einfach zu lesen, und jeder, der schon einmal einen Vertrag geprüft hat, weiß, wie wichtig es ist, auf Details zu achten. Vertragsmanager müssen die nötige Konzentration, Geduld und ein gutes Auge haben, um ein komplettes juristisches Dokument von Anfang bis Ende gründlich zu prüfen und die in der Vereinbarung festgelegten Bedingungen vollständig zu verstehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass man in der Lage ist, Fehler oder unerwünschte Bestimmungen zu erkennen.

Organisationstalent

  • Der Vertragsmanager ist nicht nur für neue Verträge, sondern auch für die Erneuerung bestehender Verträge zuständig. Dies führt zu einer enormen Arbeitsbelastung, die jedes Jahr zunimmt. Um Verträge erfolgreich zu verwalten, ohne überfordert zu sein, sind organisatorische Fähigkeiten erforderlich, um mit Dutzenden, wenn nicht Hunderten von Verträgen in verschiedenen Phasen des Vertragslebenszyklus zu jonglieren. Sie müssen in der Lage sein, Verträge schnell zu finden, wichtige Termine vorauszuplanen und die Verhandlungs- und Ausführungsschritte auf Kurs zu halten.

Lösung von Konflikten

  • Vertragsverhandlungen können sich über Monate oder sogar Jahre hinziehen, und wenn große Summen auf dem Spiel stehen, können die Gedanken und Gefühle der verschiedenen Beteiligten überhandnehmen. Vertragsmanager müssen sowohl emotional intelligent als auch logisch und vernünftig sein. Sie können auch einem erheblichen internen Druck ausgesetzt sein, Verträge schnell abzuschließen, und sie müssen häufig schnelle Entscheidungen treffen und dabei ein Gleichgewicht zwischen Risikomanagement und Markteinführungszeit finden.

Risikomanagement

  • Vertragsmanager sind die erste Verteidigungslinie, wenn es darum geht, ein Unternehmen gegen rechtliche Risiken zu verteidigen. Vertragsmanager müssen die Risikotoleranz des Unternehmens genau kennen und sicherstellen, dass diese in allen Rechtsdokumenten korrekt wiedergegeben wird. Vertragsmanager müssen in der Lage sein, Risiken im Namen des Unternehmens zu managen, sei es bei der Sicherstellung endgültiger Genehmigungen, bei der Aushandlung spezifischer Versicherungsanforderungen oder einfach beim Verständnis des Rufs eines Unternehmens.

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Wie hoch ist die Gehaltsspanne für einen Vertragsmanager?

Das Gehalt eines Vertragsmanagers hängt von einer Reihe von Faktoren ab, darunter Erfahrung, Ausbildung, Zertifizierung, Fähigkeiten, Verhandlungsgeschick und Referenzen. Das Gehalt eines Vertragsmanagers wird auch durch das Land oder den Staat beeinflusst, in dem er sich auf die Stelle bewirbt.

Laut SalaryExpert beträgt das durchschnittliche Vertragsmanager-Bruttogehalt in Deutschland 92.235 € oder 44 € pro Stunde. Sie erhalten außerdem einen durchschnittlichen Bonus von 7.351 €. Das Durchschnittsgehalt für einen Vertragsmanager der Einstiegsebene (1-3 Jahre Erfahrung) beträgt 64.275 €. Ein leitender Vertragsmanager (8+ Jahre Berufserfahrung) verdient dagegen durchschnittlich 114.664 €. Die Stelle ist mit Zusatzleistungen und Prämien verbunden, die je nach Arbeitgeber unterschiedlich sind.

Quelle: SalaryExpert

Was ist der Unterschied zwischen Vertragsmanager und Projektmanager?

Vertragsmanager und Projektmanager spielen beide eine wichtige Rolle in Unternehmen, die Projekte für Kunden durchführen. Vertragsmanager und Projektmanager haben zwar einige Gemeinsamkeiten, aber diese beiden Berufsgruppen haben unterschiedliche Aufgaben und benötigen unterschiedliche Fähigkeiten und Schulungen, um erfolgreich zu sein. 

Wenn Sie erwägen, eine Stelle im Vertrags- oder im Projektmanagement anzunehmen, sollten Sie die Unterschiede zwischen den beiden Bereichen kennen, um eine Entscheidung treffen zu können.

Vertragsmanager

Vertragsmanager sind für die Unterstützung der Kunden beim Verständnis der Vertragssprache zuständig. Sie können sogar mit den Rechts- und Finanzabteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Verträge auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Vertragsmanager können auch neue Verträge entwerfen und die Rechtmäßigkeit bestehender Verträge prüfen. Wenn sie Teil eines Projektteams sind, sind sie auch für die Budgetierung und die Einstellung von Mitarbeitern oder Materialien zuständig, die für den Vertrag erforderlich sind.

Projektleiter 

Der erste Schritt des Projektmanagements besteht darin, sich mit dem Kunden zu treffen und gemeinsam mit ihm einen Plan zu entwickeln. Dazu gehören Informationen darüber, wo man die besten Rohstoffe zum günstigsten Preis bekommt, das Budget, der Zeitplan und die Produktspezifikationen. Das Projekt wird dann von einem Projektleiter überwacht, der entweder ein Team zusammenstellt oder ein bereits bestehendes Team beaufsichtigt, um das Projekt zu Ende zu führen. Während des gesamten Projekts wird der Projektleiter den Projektfortschritt bewerten, Probleme beheben und alle Beteiligten regelmäßig auf dem Laufenden halten.

Fazit

Vertragsmanager sind für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da sie die Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus überwachen und steuern. Durch die Einstellung eines erfahrenen und sachkundigen Vertragsmanagers wird sichergestellt, dass alle Verträge Ihres Unternehmens fristgerecht abgeschlossen werden. Die Hauptaufgabe eines guten Vertragsmanagers besteht darin, sich bei der Ausarbeitung des Vertrags an die Vertragsbedingungen zu halten und alle ungünstigen Klauseln durch günstige zu ersetzen.

Wir hoffen, dass Sie nun ein besseres Verständnis für die wichtigsten Eigenschaften und Wissensgebiete haben, die für eine erfolgreiche Einstellung eines Vertragsmanagers erforderlich sind. 

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