Vertragsmanager: Stellenbeschreibung, Aufgaben und Gehalt

Ein Vertragsmanager (auch Contract Manager oder Vertragsverwalter/Vertragsverwalterin) ist dafür verantwortlich, Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu steuern – von der Erstellung und Verhandlung über die Unterzeichnung bis zur Verlängerung oder Kündigung. Ziel ist es sicherzustellen, dass jeder Vertrag die Geschäftsziele des Unternehmens unterstützt, rechtlich einwandfrei ist und Risiken minimiert.

Um Ihnen bei der Suche nach guten Kandidatinnen und Kandidaten zu helfen und die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen, beschreiben wir in diesem Artikel die wichtigsten Aufgaben, Qualifikationen und Gehaltsspannen sowie die Eigenschaften, die eine erfolgreiche Tätigkeit im Vertragsmanagement ausmachen.

Was macht man als Vertragsmanager?

Vertragsmanager sind für die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Vertrags zuständig. Sie sind an der Erstellung, Ausarbeitung und Änderung von Verträgen beteiligt, verfolgen den Prozess und beaufsichtigen dessen Ausführung. Das übergeordnete Ziel: sicherzustellen, dass das Unternehmen aus jedem Vertrag im Portfolio die bestmöglichen Ergebnisse erzielt.

Einfach ausgedrückt sorgt ein Vertragsmanager dafür, dass jeder Vertrag, den Ihr Unternehmen unterzeichnet, Ihre Geschäftsziele in vollem Umfang unterstützt. Er wacht darüber, dass die Bedingungen und Verpflichtungen eingehalten werden, die die Parteien vereinbart haben.

In welchen Branchen arbeiten Vertragsmanager?

Vertragsmanager sind in einer Vielzahl von Branchen tätig – überall dort, wo regelmäßig Verträge geschlossen werden. Besonders gefragt sind sie in Anwaltskanzleien, im Einkauf und in der Beschaffung, im Vertrieb sowie in stark regulierten Branchen wie dem Bauwesen, der IT oder dem Gesundheitswesen. Der Grund ist einfach: Wo täglich mit Verträgen gearbeitet wird, sind Verträge Teil des Geschäftsmodells.

Jedes Unternehmen schließt eine Vielzahl von Verträgen und Vereinbarungen mit seinen Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Investoren ab – von Arbeitsverträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen bis hin zu Vertriebs- und Beschaffungsverträgen. Jeder dieser Verträge erfordert die Erstellung und Verwaltung von Vertragsfristen, Unterzeichnern, Zahlungs- und Firmenangaben, Budgets, Nachträgen, Vertragsänderungen und Vertragsverletzungen. Und das ist nur ein kleiner Teil der Aufgabenbeschreibung eines Vertragsmanagers.

Was fällt unter Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement umfasst verschiedene Aspekte und Funktionen. Dazu gehört das Entwerfen, Aushandeln und Überprüfen von Verträgen, um Klarheit und Rechtskonformität zu gewährleisten. Darüber hinaus deckt es die Überwachung der vertraglichen Verpflichtungen, die Leistungsverfolgung und die Behandlung aller Probleme ab, die während der Laufzeit auftreten können. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die rechtzeitige Verlängerung oder Kündigung von Verträgen.

Was sind die täglichen Aufgaben eines Vertragsmanagers?

Vertragsmanager fungieren als Bindeglied zwischen allen Parteien, die an der Ausführung einer neuen rechtlichen Vereinbarung beteiligt sind, einschließlich Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeitern. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für alle am Prozess beteiligten Parteien und sind letztlich dafür verantwortlich, die rechtzeitige Ausführung, die Einhaltung aller Vorschriften und die sichere Aufbewahrung aller Verträge im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Während die täglichen Aufgaben eines Vertragsmanagers je nach Branche und Größe des Unternehmens sehr unterschiedlich sind, finden Sie im Folgenden eine Übersicht über die Standardaufgaben, die mit dieser Position verbunden sind:

• Erfassen von Geschäftsanforderungen für neue Verträge
• Direktes Aushandeln von Preisen oder Versicherungsanforderungen
• Verwalten der Vertragsbibliothek - sicheres Speichern, Organisieren und Abrufen aller Verträge
• Überprüfung und Austausch von Redlines zwischen beiden Parteien bei gleichzeitiger Verwaltung von Entwurfsversionen
• Definition der Genehmigungskette und Dokumentation der Genehmigungen der einzelnen internen Beteiligten
• Verfolgen von Verlängerungs- und Verfallsdaten
• Erleichterung rechtlicher Diskussionen über ungelöste Vertragsfragen
• Versenden des fertiggestellten Vertrags zur Unterzeichnung
• Sicherstellung der Einhaltung der wichtigsten Termine und Bedingungen

Über welche Qualifikationen sollte ein Vertragsmanager verfügen?

Vertragsmanager müssen über ein breites Spektrum an Fähigkeiten verfügen, da sie direkt mit vielen verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Ein gründliches Verständnis der Bereiche Wirtschaft, Finanzen, Recht, Vertrieb, Beschaffung und Einkauf ist von Vorteil, aber es gibt auch bestimmte Eigenschaften, die dazu beitragen können, dass sich jemand in dieser Position auszeichnet:

Technisches Verständnis

Die Fähigkeit eines Vertragsmanagers, Technologie zu verstehen und sich an sie anzupassen, wird die Qualität der Vertragsprozesse verbessern. Vertragsmanager, die in der Lage sind, den technologischen Fortschritt voranzutreiben, können sicherstellen, dass Prozesse und Verwaltungsaufgaben ständig verbessert werden. Sie können Teams motivieren, indem sie Veränderungen einführen, manuelle Arbeit durch Automatisierung und Digitalisierung von Verträgen reduzieren und ihre Abteilung auf Augenhöhe mit anderen Abteilungen im Unternehmen halten.

Kommunikationsfähigkeiten

Vertragsmanager sind, wie bereits erwähnt, unter anderem für das Aushandeln und Aufsetzen von Verträgen verantwortlich, was bedeutet, dass sie den verschiedenen Parteien die Bedingungen und Konditionen klar vermitteln müssen. Dies erfordert eine gute Beherrschung der schriftlichen Kommunikation, um sicherzustellen, dass Klauseln, Verpflichtungen und Erwartungen korrekt übermittelt werden und kein Raum für Fehlinterpretationen bleibt.

Außerdem fungieren Vertragsmanager oft als Vermittler zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen. Sie müssen Informationen zwischen den Beteiligten effizient weitergeben und Lücken überbrücken, die durch unterschiedliche Sichtweisen, Prioritäten oder sogar Sprachbarrieren entstehen können. Starke verbale Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen es ihnen, komplexe Ideen prägnant zu formulieren, ohne die Kernaussagen zu verwässern.

Das Aushandeln von Bedingungen, das Leiten anderer und das Verwalten von Arbeitsabläufen erfordern starke zwischenmenschliche Fähigkeiten. Ein Vertragsmanager muss überzeugend, motivierend und ansprechbar sein. Sie muss in der Lage sein, mit jedem zu kommunizieren, vom Vertriebsmitarbeiter bis zur Führungsebene, und sie müssen in der Lage sein, unter Druck zu liefern.

Aufmerksamkeit für Details

Verträge sind nicht einfach zu lesen, und jeder, der schon einmal einen Vertrag geprüft hat, weiß, wie wichtig es ist, auf Details zu achten. Vertragsmanager müssen die nötige Konzentration, Geduld und ein gutes Auge haben, um ein komplettes juristisches Dokument von Anfang bis Ende gründlich zu prüfen und die in der Vereinbarung festgelegten Bedingungen vollständig zu verstehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass man in der Lage ist, Fehler oder unerwünschte Bestimmungen zu erkennen.

Organisationstalent

Ein Vertragsmanager ist nicht nur für neue Verträge, sondern auch für die Erneuerung bestehender Verträge zuständig. Dies führt zu einer enormen Arbeitsbelastung, die jedes Jahr zunimmt. Um Verträge erfolgreich zu verwalten, ohne überfordert zu sein, sind organisatorische Fähigkeiten erforderlich, um mit Dutzenden, wenn nicht Hunderten von Verträgen in verschiedenen Phasen des Vertragslebenszyklus zu jonglieren. Vertragsmanager sollten dazu in der Lage sein, Verträge schnell zu finden, wichtige Termine vorauszuplanen und die Verhandlungs- und Ausführungsschritte auf Kurs zu halten.

Konfliktlösung

Vertragsverhandlungen können sich über Monate oder sogar Jahre hinziehen. Stehen große Summen auf dem Spiel, können die Interessen und Emotionen der verschiedenen Beteiligten schnell überhandnehmen. Vertragsmanager müssen daher sowohl emotional intelligent als auch logisch und sachlich agieren. Häufig sind sie zudem erheblichem internem Druck ausgesetzt, Verträge schnell abzuschließen – und müssen dabei die Balance zwischen Risikomanagement und Time-to-Market finden.

Risikomanagement

Vertragsmanager sind die erste Verteidigungslinie, wenn es darum geht, ein Unternehmen gegen rechtliche Risiken abzusichern. Sie müssen die Risikotoleranz des Unternehmens genau kennen und sicherstellen, dass diese in allen Rechtsdokumenten korrekt abgebildet ist. Ob bei der Einholung finaler Genehmigungen, der Aushandlung spezifischer Versicherungsanforderungen oder der Einschätzung der Reputation eines Vertragspartners: Ein guter Vertragsmanager managt Risiken stets im Sinne des Unternehmens.

Wie hoch ist das Gehalt eines Vertragsmanagers?

Das Gehalt eines Vertragsmanagers hängt von einer Reihe von Faktoren ab, darunter Erfahrung, Ausbildung, Zertifizierung, Fähigkeiten, Verhandlungsgeschick und Referenzen. Das Gehalt eines Vertragsmanagers wird auch durch das Land oder den Staat beeinflusst, in dem er sich auf die Stelle bewirbt.

Laut SalaryExpert beträgt das durchschnittliche Bruttogehalt eines Vertragsmanagers in Deutschland rund 92.235 € pro Jahr oder etwa 44 € pro Stunde – zuzüglich eines durchschnittlichen Bonus von 7.351 €. Zur Einordnung:

• Einstiegsebene (1–3 Jahre Erfahrung): rund 64.275 € pro Jahr
• Durchschnitt über alle Erfahrungsstufen: rund 92.235 € pro Jahr
• Leitende Position (8+ Jahre Erfahrung): rund 114.664 € pro Jahr

Hinzu kommen Zusatzleistungen und Prämien, die je nach Arbeitgeber und Branche variieren.

Quelle: SalaryExpert

Was ist der Unterschied zwischen Vertragsmanager und Projektmanager?

Vertragsmanager und Projektmanager haben zwar einige Gemeinsamkeiten, dennoch unterscheiden sich die Aufgaben beider Berufe und erfordern unterschiedliche Fähigkeiten und Ausbildungen, um erfolgreich zu sein.

Projektmanager konzentrieren sich in erster Linie auf die Planungs-, Durchführungs- und Abschlussphasen der ihnen zugewiesenen Projekte. Sie sind bestrebt, vorgegebene Ziele zu erreichen und dabei die zugewiesenen Ressourcen, Budgetgrenzen und Zeitvorgaben einzuhalten. Im Wesentlichen arbeiten diese Fachleute an der Schnittstelle der Aktivitätskoordinierung, um eine nahtlose Teamarbeit zu gewährleisten und gleichzeitig die Produktivität mithilfe von Instrumenten wie Gantt-Diagrammen und der Analyse des kritischen Pfades zu optimieren.

Im Gegenzug konzentrieren die Vertragsmanager ihre Arbeit auf die Beziehungen innerhalb der Wertschöpfungskette. Ihre Rolle, die eher fortlaufend als durch Projektfristen begrenzt ist, umfasst die Verwaltung und Durchsetzung von Vertragsbedingungen zwischen einer Organisation und ihren Lieferanten/Händlern/Kunden. Sie müssen neben der Einhaltung von Gesetzen auch finanzielle Vorsicht walten lassen, was ein ausgezeichnetes Verhandlungsgeschick und ein Auge für Details erfordert, insbesondere wenn es um Klauseln im Zusammenhang mit Risikominderung, Umfangsänderungen oder Streitbeilegungsmechanismen geht.

Während Projektmanager mehrere Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt überwachen können, von denen jedes seine eigenen Meilensteine und Leistungen hat, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, bauen Vertragsmanager symbiotische Allianzen auf, die oft tadellose Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen erfordern.

Es ist jedoch wichtig anzumerken, dass in einigen Fällen beide Funktionen miteinander verschmelzen können, insbesondere wenn eine Person über interdisziplinäre Fähigkeiten verfügt und zu einem so genannten "hybriden Manager" wird. Solche Fachleute verfügen über ein breit gefächertes Fachwissen, das Elemente aus beiden Bereichen kombiniert und ganzheitliche Unterstützung für organisatorische Initiativen sowohl auf taktischer als auch auf strategischer Ebene bietet.