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Vertragsmanager: Stellenbeschreibung, Aufgaben und Gehalt

  • Um in jeder Funktion innerhalb eines Vertragsprozesses erfolgreich zu sein, muss man als Vertragsmanager über vielfältige zwischenmenschliche und fachliche Fähigkeiten sowie über ein solides Fundament an einschlägigem Fachwissen und bestimmte angeborene persönliche Eigenschaften verfügen.

Um Ihnen bei der Suche nach guten Vertragsmanagerkandidaten zu helfen und die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen, haben wir in diesem Artikel die wichtigsten Eigenschaften, Fähigkeiten und Interessenbereiche beschrieben, die für eine erfolgreiche Tätigkeit im Vertragsmanagement erforderlich sind.

Was macht man als Vertragsmanager?

Vertragsmanager sind für die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Vertrags zuständig. Sie sind an der Erstellung, Ausarbeitung und Änderung von Verträgen beteiligt, verfolgen den Prozess und beaufsichtigen dessen Ausführung. Das übergeordnete Ziel eines Vertragsmanagers ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen aus jedem Vertrag im Portfolio die bestmöglichen Ergebnisse erzielt.

Einfach ausgedrückt, stellt ein Vertragsmanager sicher, dass jeder Vertrag, den Ihr Unternehmen unterzeichnet hat, Ihre Geschäftsziele in vollem Umfang unterstützt und die Bedingungen und Verpflichtungen einhält, die die Parteien vereinbart haben.

Warum sind Vertragsmanager für Kanzleien notwendig?

Vertragsmanager sind in einer Vielzahl von Branchen tätig, aber in Anwaltskanzleien werden sie am häufigsten benötigt. Warum? Jede Anwaltskanzlei hat tagtäglich mit Verträgen zu tun. Verträge sind einfach Teil ihres Geschäftsmodells.

Jedes Unternehmen schließt eine Vielzahl von Verträgen und Vereinbarungen mit seinen Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Investoren ab, von Arbeitsverträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen bis hin zu Vertriebs- und Beschaffungsverträgen. Jeder dieser Verträge erfordert die Erstellung und Verwaltung von Vertragsfristen, Unterzeichnern, Zahlungs-/Identifizierungs-/Firmenangaben, Budgets, Nachträgen, Vertragsänderungen, Vertragsverletzungen und -ergebnissen. Dies ist jedoch nur ein kleiner Teil der Aufgabenbeschreibung für Vertragsmanager.

Was fällt unter Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement umfasst verschiedene Aspekte und Funktionen. Es beinhaltet das Entwerfen, Aushandeln und Überprüfen von Verträgen, um Klarheit und Rechtskonformität zu gewährleisten. Darüber hinaus umfassen sie die Überwachung der vertraglichen Verpflichtungen, die Leistungsverfolgung und die Behandlung aller Probleme, die während der Laufzeit des Vertrags auftreten können. Eine weitere wichtige Aufgabe in diesem Bereich ist die rechtzeitige Erneuerung oder Kündigung von Verträgen.

Was sind die täglichen Aufgaben eines Vertragsmanagers?

Vertragsmanager fungieren als Bindeglied zwischen allen Parteien, die an der Ausführung einer neuen rechtlichen Vereinbarung beteiligt sind, einschließlich Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeitern. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für alle am Prozess beteiligten Parteien und sind letztlich dafür verantwortlich, die rechtzeitige Ausführung, die Einhaltung aller Vorschriften und die sichere Aufbewahrung aller Verträge im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Während die täglichen Aufgaben eines Vertragsmanagers je nach Branche und Größe des Unternehmens sehr unterschiedlich sind, finden Sie im Folgenden eine Übersicht über die Standardaufgaben, die mit dieser Position verbunden sind:

  • Erfassen von Geschäftsanforderungen für neue Verträge
  • Direktes Aushandeln von Preisen oder Versicherungsanforderungen
  • Verwalten der Vertragsbibliothek - sicheres Speichern, Organisieren und Abrufen aller Verträge
  • Überprüfung und Austausch von Redlines zwischen beiden Parteien bei gleichzeitiger Verwaltung von Entwurfsversionen
  • Definition der Genehmigungskette und Dokumentation der Genehmigungen der einzelnen internen Beteiligten
  • Verfolgen von Verlängerungs- und Verfallsdaten
  • Erleichterung rechtlicher Diskussionen über ungelöste Vertragsfragen
  • Versenden des fertiggestellten Vertrags zur Unterzeichnung
  • Sicherstellung der Einhaltung der wichtigsten Termine und Bedingungen

Über welche Qualifikationen sollte ein Vertragsmanager verfügen?

Vertragsmanager müssen über ein breites Spektrum an Fähigkeiten verfügen, da sie direkt mit vielen verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Ein gründliches Verständnis der Bereiche Wirtschaft, Finanzen, Recht, Vertrieb, Beschaffung und Einkauf ist von Vorteil, aber es gibt auch bestimmte Eigenschaften, die dazu beitragen können, dass sich jemand in dieser Position auszeichnet:

Fortgeschrittene Technische Fertigkeiten

Die Fähigkeit eines Vertragsmanagers, Technologie zu verstehen und sich an sie anzupassen, wird die Qualität der Vertragsprozesse verbessern. Vertragsmanager, die in der Lage sind, den technologischen Fortschritt voranzutreiben, können sicherstellen, dass Prozesse und Verwaltungsaufgaben ständig verbessert werden. Sie können Teams motivieren, indem sie Veränderungen einführen, manuelle Arbeit durch Automatisierung und Digitalisierung von Verträgen reduzieren und ihre Abteilung auf Augenhöhe mit anderen Abteilungen im Unternehmen halten.

Kommunikationsfähigkeiten

Vertragsmanager sind, wie bereits erwähnt, unter anderem für das Aushandeln und Aufsetzen von Verträgen verantwortlich, was bedeutet, dass sie den verschiedenen Parteien die Bedingungen und Konditionen klar vermitteln müssen. Dies erfordert eine gute Beherrschung der schriftlichen Kommunikation, um sicherzustellen, dass Klauseln, Verpflichtungen und Erwartungen korrekt übermittelt werden und kein Raum für Fehlinterpretationen bleibt.

Außerdem fungieren Vertragsmanager oft als Vermittler zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen. Sie müssen Informationen zwischen den Beteiligten effizient weitergeben und Lücken überbrücken, die durch unterschiedliche Sichtweisen, Prioritäten oder sogar Sprachbarrieren entstehen können. Starke verbale Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen es ihnen, komplexe Ideen prägnant zu formulieren, ohne die Kernaussagen zu verwässern.

Das Aushandeln von Bedingungen, das Leiten anderer und das Verwalten von Arbeitsabläufen erfordern starke zwischenmenschliche Fähigkeiten. Ein Vertragsmanager muss überzeugend, motivierend und ansprechbar sein. Sie muss in der Lage sein, mit jedem zu kommunizieren, vom Vertriebsmitarbeiter bis zur Führungsebene, und sie müssen in der Lage sein, unter Druck zu liefern.

Aufmerksamkeit für Details

Verträge sind nicht einfach zu lesen, und jeder, der schon einmal einen Vertrag geprüft hat, weiß, wie wichtig es ist, auf Details zu achten. Vertragsmanager müssen die nötige Konzentration, Geduld und ein gutes Auge haben, um ein komplettes juristisches Dokument von Anfang bis Ende gründlich zu prüfen und die in der Vereinbarung festgelegten Bedingungen vollständig zu verstehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass man in der Lage ist, Fehler oder unerwünschte Bestimmungen zu erkennen.

Organisationfähigkeit

Ein Vertragsmanager ist nicht nur für neue Verträge, sondern auch für die Erneuerung bestehender Verträge zuständig. Dies führt zu einer enormen Arbeitsbelastung, die jedes Jahr zunimmt. Um Verträge erfolgreich zu verwalten, ohne überfordert zu sein, sind organisatorische Fähigkeiten erforderlich, um mit Dutzenden, wenn nicht Hunderten von Verträgen in verschiedenen Phasen des Vertragslebenszyklus zu jonglieren. Vertragsmanager sollten dazu in der Lage sein, Verträge schnell zu finden, wichtige Termine vorauszuplanen und die Verhandlungs- und Ausführungsschritte auf Kurs zu halten.

Lösung von Konflikten

  • Vertragsverhandlungen können sich über Monate oder sogar Jahre hinziehen, und wenn große Summen auf dem Spiel stehen, können die Gedanken und Gefühle der verschiedenen Beteiligten überhandnehmen. Vertragsmanager müssen sowohl emotional intelligent als auch logisch und vernünftig sein. Sie können auch einem erheblichen internen Druck ausgesetzt sein, Verträge schnell abzuschließen, und sie müssen häufig schnelle Entscheidungen treffen und dabei ein Gleichgewicht zwischen Risikomanagement und Markteinführungszeit finden.

Risikomanagement

  • Vertragsmanager sind die erste Verteidigungslinie, wenn es darum geht, ein Unternehmen gegen rechtliche Risiken zu verteidigen. Vertragsmanager müssen die Risikotoleranz des Unternehmens genau kennen und sicherstellen, dass diese in allen Rechtsdokumenten korrekt wiedergegeben wird. Vertragsmanager müssen in der Lage sein, Risiken im Namen des Unternehmens zu managen, sei es bei der Sicherstellung endgültiger Genehmigungen, bei der Aushandlung spezifischer Versicherungsanforderungen oder einfach beim Verständnis des Rufs eines Unternehmens.

Wie hoch ist die Gehaltsspanne für einen Vertragsmanager?

Das Gehalt eines Vertragsmanagers hängt von einer Reihe von Faktoren ab, darunter Erfahrung, Ausbildung, Zertifizierung, Fähigkeiten, Verhandlungsgeschick und Referenzen. Das Gehalt eines Vertragsmanagers wird auch durch das Land oder den Staat beeinflusst, in dem er sich auf die Stelle bewirbt.

Laut SalaryExpert beträgt das durchschnittliche Vertragsmanager-Bruttogehalt in Deutschland 92.235 € oder 44 € pro Stunde. Sie erhalten außerdem einen durchschnittlichen Bonus von 7.351 €. Das Durchschnittsgehalt für einen Vertragsmanager der Einstiegsebene (1-3 Jahre Erfahrung) beträgt 64.275 €. Ein leitender Vertragsmanager (8+ Jahre Berufserfahrung) verdient dagegen durchschnittlich 114.664 €. Die Stelle ist mit Zusatzleistungen und Prämien verbunden, die je nach Arbeitgeber unterschiedlich sind.

Quelle: SalaryExpert

Was ist der Unterschied zwischen Vertragsmanager und Projektmanager?

Vertragsmanager und Projektmanager haben zwar einige Gemeinsamkeiten, dennoch unterscheiden sich die Aufgaben beider Berufe und erfordern unterschiedliche Fähigkeiten und Ausbildungen, um erfolgreich zu sein.

Projektmanager konzentrieren sich in erster Linie auf die Planungs-, Durchführungs- und Abschlussphasen der ihnen zugewiesenen Projekte. Sie sind bestrebt, vorgegebene Ziele zu erreichen und dabei die zugewiesenen Ressourcen, Budgetgrenzen und Zeitvorgaben einzuhalten. Im Wesentlichen arbeiten diese Fachleute an der Schnittstelle der Aktivitätskoordinierung, um eine nahtlose Teamarbeit zu gewährleisten und gleichzeitig die Produktivität mithilfe von Instrumenten wie Gantt-Diagrammen und der Analyse des kritischen Pfades zu optimieren.

Im Gegenzug konzentrieren die Vertragsmanager ihre Arbeit auf die Beziehungen innerhalb der Wertschöpfungskette. Ihre Rolle, die eher fortlaufend als durch Projektfristen begrenzt ist, umfasst die Verwaltung und Durchsetzung von Vertragsbedingungen zwischen einer Organisation und ihren Lieferanten/Händlern/Kunden. Sie müssen neben der Einhaltung von Gesetzen auch finanzielle Vorsicht walten lassen, was ein ausgezeichnetes Verhandlungsgeschick und ein Auge für Details erfordert, insbesondere wenn es um Klauseln im Zusammenhang mit Risikominderung, Umfangsänderungen oder Streitbeilegungsmechanismen geht.

Während Projektmanager mehrere Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt überwachen können, von denen jedes seine eigenen Meilensteine und Leistungen hat, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, bauen Vertragsmanager symbiotische Allianzen auf, die oft tadellose Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen erfordern.

Es ist jedoch wichtig anzumerken, dass in einigen Fällen beide Funktionen miteinander verschmelzen können, insbesondere wenn eine Person über interdisziplinäre Fähigkeiten verfügt und zu einem so genannten "hybriden Manager" wird. Solche Fachleute verfügen über ein breit gefächertes Fachwissen, das Elemente aus beiden Bereichen kombiniert und ganzheitliche Unterstützung für organisatorische Initiativen sowohl auf taktischer als auch auf strategischer Ebene bietet.

Fazit

Vertragsmanager sind für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da sie die Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus überwachen und steuern. Durch die Einstellung eines erfahrenen und sachkundigen Vertragsmanagers wird sichergestellt, dass alle Verträge Ihres Unternehmens fristgerecht abgeschlossen werden. Die Hauptaufgabe eines guten Vertragsmanagers besteht darin, sich bei der Ausarbeitung des Vertrags an die Vertragsbedingungen zu halten und alle ungünstigen Klauseln durch günstige zu ersetzen.

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