Vertragsparameter: Alles, was Sie wissen müssen

Unternehmen, die den Wert von Vertragsparametern vernachlässigen, ihn nicht richtig erfassen oder sich nicht um größere Lücken kümmern, werden nie das volle Potenzial ihres Vertragsportfolios ausschöpfen können.

In diesem Artikel werden wir erörtern, was Vertragsparameter sind, warum sie wichtig sind und wie sie Unternehmen dabei helfen können, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Was sind Vertragsparameter?

Vertragsparameter sind die spezifischen Details und Bedingungen, die in einem Vertrag festgelegt sind und die Rechte und Pflichten der beteiligten Parteien bestimmen. Diese Parameter können verschiedene Elemente wie den Umfang der zu erbringenden Arbeiten oder Dienstleistungen, Zahlungsbedingungen, Fristen, Garantien, Kündigungsklauseln und andere wichtige Details umfassen, die die Erwartungen und Verantwortlichkeiten jeder Partei festlegen.

Vor der Unterzeichnung eines Vertrags führen die beteiligten Parteien in der Regel Verhandlungen, um die Vertragsparameter festzulegen und zu ratifizieren. Vertragsparameter können daher als fundamentale Basis von Klauseln betrachtet werden, um die Einhaltung der gegenseitig vereinbarten Bedingungen zu gewährleisten.

Beispiele für Vertragsparameter

Da Verträge als rechtsverbindliche Vereinbarungen zwischen mehreren Parteien dienen, ist ein hohes Maß an Detailgenauigkeit und Spezifikation erforderlich. Aus diesem Grund kann es eine breite Palette unterschiedlicher Vertragsparameter geben. Hier sind ein paar gängige Beispiele:

• Vertragsart (NDA, MSA, SLA usw.): Die Vertragsbedingungen, die Einzelheiten der Vergütung, die Bedingungen für die rechtliche Durchsetzbarkeit oder die damit verbundenen Gefahren können alle als Vertragsart bezeichnet werden.

• Informationen zu Kunden- und Lieferantenverträgen: Eine zweiseitige Vereinbarung, die eine Organisation und einen Lieferanten rechtlich verpflichtet, bestimmte Aufgaben zu übernehmen. Jede der Vertragsparteien ist rechtlich verpflichtet, die im Vertrag beschriebenen Aufgaben auszuführen.

• Liefertermine sind alle festgelegten Termine, die der Auftragnehmer einhalten muss, um seine Verpflichtungen aus dem Vertrag zu erfüllen.

• ‍Produkt- oder Dienstleistungsspezifikationen sind "Bedarfserklärungen oder Anforderungen". Sie enthalten eine genaue Aufschlüsselung der Produkte oder Dienstleistungen, die ein Anbieter während der Vertragslaufzeit zu liefern hat.

• ‍Preis- oder Gebührenparameter geben die Kosten der Produkte oder Dienstleistungen an, die im Rahmen des Vertrags zu erhalten sind.‍

• Vertragsablauf oder -verlängerung: Der Zeitpunkt während der Laufzeit eines Vertrags, an dem er ausläuft.

Dies sind nur einige Beispiele für Vertragsparameter; die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Aber beachten Sie: All diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf Verlängerungen, Streitigkeiten und Leistungsberichte. Deshalb ist es wichtig, alle Nummern, Daten, Namen, Adressen und spezifischen Parameter in jedem Vertrag zu notieren. 

Warum sind Vertragsparameter wichtig?

Verträge sind oft eine Fundgrube an Informationen. Sie bieten einen Zeitplan und dienen als Aufzeichnung der Vorgänge innerhalb des Unternehmens. Unternehmen, die Vertragsparameter analysieren, können nicht nur bessere und fundiertere Entscheidungen treffen, sondern haben auch die Möglichkeit, Ineffizienzen in ihrem Vertragsprozess zu erkennen.

Hier sind drei Dinge, die Sie verbessern können, wenn Sie damitbeginnen, die Parameter Ihrer Verträge zu analysieren und zu verstehen: 

1. Schnellere Entscheidungsfindung

• Wenn Ihre Vertragsparameter ordnungsgemäß verwaltet und überwacht werden, sind Sie in der Lage, die Leistung jedes einzelnen Vertrags zu beurteilen und künftige Verträge zu planen, die noch besser abschneiden werden.
  

2. Effizientere Vertragsprozesse

• Sie werden in der Lage sein, die Verträge zu identifizieren, deren Aushandlung lange gedauert hat, und die Gründe dafür zu ermitteln, wenn Sie Ihre Vertragsparameter besser bewerten und verstehen. Mithilfe all dieser Erkenntnisse werden Ihre Vertragszykluszeiten beschleunigt und vereinfacht.
  

3. Verbesserte Geschäftsbeziehungen

• Die Informationen in den Vertragsparametern sind das, was Sie brauchen, um Ihre Interaktionen mit Lieferanten und anderen Partnern weniger stressig zu gestalten. Indem Sie sich auf die Parameter konzentrieren, die Ihre Gegenpartei am meisten schätzt, können Sie die wichtigsten Prioritäten während der Verhandlung vermitteln. 

Wenn Sie die Ergebnisse früherer Vertragsverhandlungen analysieren, können Sie mögliche Streitpunkte vorhersehen und Lösungen vorschlagen, die für beide Seiten annehmbar sein dürften.

Wie Sie Vertragsparameter nutzen können

Mehr denn je nutzen viele Unternehmen Vertragsinformationen, um ihr Geschäft voranzutreiben, indem sie Vertragsparameter mithilfe von Vertragsmanagement-software extrahieren, verstehen und analysieren. Hier sind die verschiedenen Gründe, warum eine spezielle Vertragsmanagementlösung Ihnen helfen wird, Ihre Vertragsparameter besser zu verstehen. 

1. Zugang zu Vertragsinformationen in Echtzeit

• Die wichtigsten Vertragsparameter sind mit einer Vertragsverwaltungssoftware nicht nur zentral gelegen, sondern auch leicht zugänglich. Sie können eine Echtzeitsuche durchführen und die benötigten Informationen in Sekundenschnelle abrufen, anstatt Stunden oder Tage mit dem Durchsuchen von physischen Dokumenten in Aktenschränken zu verbringen.
  

2. Verbesserter Arbeitsablauf

• In einem typischen Geschäftsumfeld ist es schwierig, den Status eines bestimmten Vertrags herauszufinden. Um festzustellen, wer was hat und wann die nächsten Schritte stattfinden, müssen Sie E-Mails, Nachrichten und Telefonkonferenzen durchgehen. Mit einer Vertragsverwaltungssoftware können alle Informationen gesammelt, analysiert und in einem strukturierten Bericht oder Dashboard visuell dargestellt werden. So können Sie schnell feststellen, wo sich ein Vertrag im Workflow-Prozess befindet und welche Maßnahmen als nächstes ergriffen werden müssen. 

3. Verringert die Anzahl der verpassten Termine

• Die Einführung einer Vertragsverwaltungssoftware hat viele Vorteile, einer davon ist die einfache Verfolgung von Aktualisierungen und Fortschritten bei Verträgen. Die Extraktion von Vertragsparametern ist unerlässlich, um alle Beteiligten über die Schritte zu informieren, die zur Einhaltung der Fristen durchgeführt werden müssen, indem wichtige Zeitpläne für Ereignisse, Ablaufdaten und Verlängerungsdaten aufgezeichnet werden.
  

4. Bestimmen Sie den Grad der Einhaltung

• Die Einhaltung von Vorschriften ist für mehrere Branchen essenziell. Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind, müssen sich Ihre Vertragslieferanten an bestimmte Regeln halten. Für Unternehmen, die eine Vielzahl von Verträgen verwalten, kann es recht schwierig sein, wichtige Parameter aus zahlreichen Verträgen herauszufinden. Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software wird diese Arbeit jedoch erheblich vereinfacht.