‍Was bedeutet Vertragsperformance?

Vertragsperformance (oft auch als Vertragsleistung oder Vertragseffizienz bezeichnet) beschreibt, wie effektiv und effizient ein Unternehmen seine Verträge verwaltet und die daraus resultierenden Verpflichtungen erfüllt. Dabei geht es um die Performance von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Vertragserstellung und -verhandlung bis zur Umsetzung aller Vereinbarungen. Eine hohe Vertragsperformance bedeutet, dass Verträge reibungslos erstellt, zügig abgeschlossen und anschließend konsequent eingehalten werden. Klingt erst einmal trocken? Weit gefehlt! Tatsächlich ist die Leistungsfähigkeit im Vertragsmanagement heute ein strategischer Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse im Griff haben, können Deals schneller abschließen, Risiken minimieren und Vertragspotenziale voll ausschöpfen. In einer Zeit, in der jede Verzögerung Wettbewerb nachteilhaft sein kann, entscheidet die Vertragseffizienz mit über den Geschäftserfolg.

Warum ist das so? Verträge sind mehr als bloße Formalitäten – sie bilden das Fundament für Umsätze, Partnerschaften und Compliance. Eine exzellente Vertragsperformance sorgt dafür, dass keine Geschäftschance im Papierstau steckenbleibt und dass alle Vertragsparteien zufrieden sind. Unternehmen, die hier glänzen, verwandeln den vermeintlich staubigen Vertrag in einen echten Werttreiber. Im folgenden Artikel erfahren Sie, warum die Performance von Verträgen entscheidend ist, welche Faktoren sie beeinflussen und wie Sie Ihre Vertragsleistung optimieren können.

Warum Vertragsperformance für Unternehmen entscheidend ist

Eine hohe Vertragsperformance wirkt sich direkt positiv auf zentrale Unternehmensziele aus – von Umsatz und Kostenkontrolle bis hin zur Rechtssicherheit. Zum einen ermöglicht effizientes Vertragsmanagement, dass Umsätze schneller realisiert werden: Wenn Verträge rasch verhandelt und unterschrieben werden (Stichwort Time-to-Sign), können Projekte früher starten und Erlöse eher verbucht werden. Zum anderen trägt eine gute Vertragseffizienz zur Kostensenkung bei, weil weniger manueller Aufwand entsteht und teure Fehler vermieden werden.

Mindestens ebenso wichtig ist der Compliance-Aspekt: Verträge enthalten oft kritische Fristen und Bedingungen, die unbedingt eingehalten werden müssen. Schlechte Vertragsperformance – etwa unübersichtliche Ablagen oder fehlende Überwachung – führt dazu, dass Fristen verpasst oder Pflichten übersehen werden. Die Risiken hierbei sind erheblich: Vertragsrisiken wie verpasste Kündigungstermine, ungeprüfte Klauseln oder nicht erfüllte Leistungsversprechen können sowohl rechtliche Probleme als auch finanzielle Verluste nach sich ziehen. So warnt eine Quelle, dass fehlendes oder ineffizientes Vertragsmanagement dazu führt, dass wichtige Vertragsdaten übersehen und Fristen verpasst werden – mit teuren rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.

Die Folgen einer mangelhaften Vertragsperformance zeigen sich unmittelbar in der Unternehmensbilanz. Studien schätzen, dass im Durchschnitt rund 9% des Vertragswerts über den Lebenszyklus verloren gehen, weil Verträge schlecht gemanagt werden. Das ist ein alarmierender Wert: Fast ein Zehntel des potenziellen Umsatzes löst sich in Luft auf, wenn Vertragsprozesse holprig sind. Hinzu kommen Kosten durch Ineffizienzen – manuelle Nacharbeit, interne Abstimmungsschleifen, langwierige Freigaben – all das frisst Ressourcen. Und als ob das nicht genug wäre, drohen im Worst-Case Szenario Vertragsstrafen oder Rechtsstreitigkeiten, wenn Vereinbarungen nicht eingehalten werden.

Kurz gesagt: Schlechte Vertragsperformance tut weh – sie schmälert Umsätze, treibt Kosten hoch und erhöht das Compliance-Risiko. Gute Vertragsperformance dagegen ist ein echter Game-Changer: Sie steigert Umsatz und Gewinn, hält Ihr Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite und verbessert die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten. Wer Verträge im Griff hat, hat das Geschäft im Griff – deshalb ist die Optimierung der Vertragsoptimierung (sprich: bessere Prozesse und KPIs im Vertragsmanagement) längst Chefsache.

Die wichtigsten Faktoren, die die Vertragsperformance beeinflussen

Was bestimmt nun, ob die Vertragsperformance Ihres Unternehmens top oder flop ist? Im Wesentlichen sind es drei Bereiche, in denen die Musik spielt: Prozesse, Daten und Erfüllung/Tracking. Im Detail:

Prozessqualität im Vertragsmanagement

Ein großer Hebel für Vertragsperformance liegt in der Qualität der Vertragsmanagement-Prozesse. Sind die Abläufe klar definiert und effizient? Oder regiert das Chaos aus E-Mails und Telefonaten? Automatisierung spielt hier eine Schlüsselrolle: Durch digitale Workflows – z.B. automatische Freigaben, Vorlagen für Standardverträge und elektronische Signaturen – lässt sich der Vertragsprozess enorm beschleunigen. Ein durchdachter Workflow stellt sicher, dass jeder Vertrag den gleichen stringenten Pfad durchläuft, ohne unnötige Wartezeiten oder Medienbrüche.

Auch die Kollaboration zwischen Abteilungen beeinflusst die Prozessqualität. Vertrieb, Recht, Einkauf, Finanzen – sie alle haben mit Verträgen zu tun. Wenn diese Silos nicht miteinander reden, entstehen Verzögerungen und Missverständnisse. Eine gute Vertragsperformance setzt daher abteilungsübergreifende Zusammenarbeit voraus. Moderne Tools (mehr dazu später) erlauben etwa gleichzeitig gemeinsame Bearbeitung eines Vertragsentwurfs oder transparentes Tracking des Freigabestatus. Das Ergebnis: Weniger Hin und Her, mehr Tempo und Klarheit.

Zusammengefasst: Klare Prozesse + Automatisierung + Teamwork = bessere Vertragseffizienz. Unternehmen sollten ihre Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand stellen: Wo können wir automatisieren? Wo hakt die Abstimmung? Hier steckt meist enormes Potenzial, um die Performance von Verträgen zu steigern.

Datenqualität & Transparenz

Vertragsdaten sind Gold wert, aber nur, wenn man sie auch heben kann. Ein oft unterschätzter Faktor für Vertragsperformance ist die Qualität und Transparenz der zugrundeliegenden Daten. Stellen Sie sich eine zentrale, gut gepflegte Vertragsdatenbank vor: Alle Verträge sind einheitlich erfasst, wichtige Felder (Laufzeiten, Kündigungsfristen, Werte, Ansprechpartner etc.) sind strukturiert hinterlegt, und jeder berechtigte Mitarbeiter hat schnellen Zugriff. In so einem Szenario weiß das Unternehmen jederzeit, welche Verträge es hat, mit wem, bis wann und zu welchen Konditionen.

In der Realität sieht es aber oft anders aus: Informationen liegen verstreut in E-Mails, Excel-Listen oder Aktenschränken. Solche Informationssilos bremsen die Vertragsperformance massiv. Fristen werden übersehen, Rabatte verfallen ungenutzt, oder man verhandelt einen Deal, den es quasi schon gibt – alles wegen mangelnder Transparenz. Einheitliche Datenmodelle und konsequente Datenpflege sind daher essenziell. Nur wenn die Datenqualität stimmt, können Sie verlässliche Berichte und Reporting-Fähigkeiten aufbauen: z.B. Übersichten aller Verträge, die im nächsten Quartal auslaufen, oder Auswertungen über durchschnittliche Vertragslaufzeiten. Diese Transparenz erlaubt es, Engpässe und Risiken früh zu erkennen und gegenzusteuern.

Kurzum: Ohne saubere Vertragsdaten keine hohe Vertragsperformance. Investieren Sie in die zentrale Ablage und Pflege aller Vertragsinformationen – es zahlt sich aus. Denn Vertragsdaten-Transparenz bedeutet, jederzeit informierte Entscheidungen treffen zu können und keine bösen Überraschungen zu erleben.

Vertragserfüllung & Nachverfolgung

Der beste Vertrag nützt wenig, wenn er nach Unterzeichnung im Schrank verschwindet. Vertragserfüllung und Tracking sind deshalb der dritte entscheidende Faktor. Hier geht es darum, was nach der Unterschrift passiert: Werden die vereinbarten Leistungen und Pflichten auch tatsächlich erfüllt? Werden Fristen überwacht und eingehalten? Gibt es ein Monitoring der Vertragsbeziehung über die Laufzeit?

Eine hohe Vertragsperformance zeigt sich daran, dass Verträge lebendig gemanagt werden. Das heißt: Es gibt klare Verantwortlichkeiten, wer den Vertrag nachverfolgt. Leistungsüberwachung (z.B. bei Service-Verträgen die Einhaltung von SLAs) ist etabliert. Fristen, wie Kündigungs- oder Verlängerungsstichtage, sind im System eingetragen und Erinnerungen sind automatisiert. Man behält vertragsabhängige KPIs wie z.B. Umsätze oder Kosten aus dem Vertrag im Blick.

Wenn ein Vertrag hingegen sich selbst überlassen wird, entstehen Risiken: Leistungen könnten nicht erbracht oder abgenommen werden, Verlängerungen laufen automatisch weiter zu schlechten Konditionen, oder es kommt zu Vertragsbrüchen, ohne dass jemand es bemerkt. Nachverfolgung bedeutet, aus jedem Vertrag das Maximum herauszuholen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die andere Seite ebenfalls ihren Pflichten nachkommt.

In der Praxis kann das bedeuten, regelmäßige Vertrags-Reviews anzusetzen, KPIs für jede wichtige Vereinbarung zu definieren und Abweichungen zu melden. Unternehmen mit hoher Vertragsperformance betrachten Verträge als lebende Projekte, nicht als abgeschlossene Akten. So stellen sie sicher, dass Vertragserfüllungsgrad und Contract KPIs stimmen – und letztlich die erwarteten Vorteile aus dem Vertrag tatsächlich realisiert werden.

Wichtige KPIs zur Messung der Vertragsperformance

Wie lässt sich Vertragsperformance messen? Hier kommen KPIs im Vertragsmanagement ins Spiel – konkrete Kennzahlen, die Fortschritte und Schwachstellen quantifizierbar machen. 

Einige der wichtigsten KPIs sind:

• Durchlaufzeiten (Time-to-Sign): Damit ist die Vertragsdurchlaufzeit gemeint – die Zeitspanne vom ersten Vertragsentwurf bis zur finalen Unterzeichnung. Dieser KPI misst, wie effizient der Vertragsprozess abläuft. Lange Durchlaufzeiten können auf Abstimmungsprobleme oder Bürokratie hindeuten, kurze Zeiten sprechen für Agilität. (Beispiel: Eine Studie definiert die Vertragsdurchlaufzeit klar als Zeitraum vom Entwurf bis zur Unterschrift.) Ziel sollte es sein, diese Vertragsabwicklungsdauer möglichst gering zu halten, ohne an Sorgfalt einzubüßen.
  
  
• Kosten pro Vertrag: Hierbei werden alle Aufwendungen betrachtet, die im Laufe eines Vertrags anfallen – von Erstellung und Prüfung über Verhandlungen bis zur Verwaltung. Dieser KPI zeigt, wie ressourceneffizient das Vertragsmanagement ist. Je niedriger die Kosten pro Vertrag, desto besser die Prozesskosten-Effizienz. Die Kosten pro Vertrag umfassen sämtliche internen und externen Kosten entlang des Vertragslebenszyklus. Durch Automatisierung und Standardisierung lässt sich dieser Wert meist deutlich senken.
  
  
• Vertragserfüllungsquote (Compliance-Rate): Diese Kennzahl drückt aus, wie viele Verträge ohne Abweichungen oder Verstöße erfüllt werden. Mit anderen Worten: Bei wie viel Prozent der Verträge werden alle vertraglichen Pflichten eingehalten? Eine hohe Vertragserfüllungsquote – oft auch Einhaltungsquote genannt – bedeutet, dass Vertragsbedingungen konsequent erfüllt und Compliance-Vorgaben eingehalten werden. Dieser KPI ist ein Gradmesser für die Qualität der Vertragserfüllung und zeigt, ob es in der Praxis zu Leistungsstörungen kommt. Ist die Quote niedrig, besteht Handlungsbedarf, um Vertragsbrüche oder Nichterfüllung zu reduzieren.
  
  
• Nutzung von rechtlichen Standardklauseln: Dieser eher interne Effizienz-KPI misst, wie häufig vorgegebene Standardklauseln oder -templates in Verträgen genutzt werden. Eine hohe Nutzung zeigt, dass das Unternehmen auf bewährte, juristisch geprüfte Klauseln zurückgreift, anstatt jedes Mal das Rad neu zu erfinden. Das steigert nicht nur die Rechtssicherheit, sondern verkürzt auch Verhandlungszeiten. Wenn Ihre Verträge zu 90% aus Standardbausteinen bestehen, die nur an wenigen Stellen angepasst werden, haben Sie eine hohe Standardisierungsquote – und damit eine bessere Vertragsperformance, weil weniger Abstimmung mit Legal nötig ist.
  
  
• Renewal-Rate & Kündigungsquote: Diese beiden KPIs beleuchten die Vertragslaufzeit und Fortführung. Die Renewal-Rate (Verlängerungsrate) gibt an, wie viele Verträge nach Ablauf verlängert oder erneuert werden. Eine hohe Quote signalisiert zufriedene Vertragsparteien und lohnende Geschäftsbeziehungen – man möchte weiter zusammenarbeiten. Die Kündigungsquote dagegen zeigt, wie viele Verträge vorzeitig oder zum regulären Ende gekündigt werden. Eine hohe Kündigungsquote kann ein Warnsignal sein (Unzufriedenheit, Marktveränderungen, etc.). Zusammen liefern diese Kennzahlen Einblick in die Qualität langfristiger Vertragsbeziehungen und Kundenloyalität. Ziel ist natürlich, wünschenswerte Verträge zu erhalten (hohe Renewal-Rate) und problematische rechtzeitig zu beenden oder zu verbessern.
  
  

Tipp: All diese KPIs lassen sich heute bequem in Dashboards visualisieren. Ein guter CLM-Report zeigt z.B. auf einen Blick die durchschnittliche Time-to-Sign der letzten Monate, die Anzahl der abgeschlossenen Verträge, anstehende Fristen sowie Quoten für Verlängerungen oder Vertragsabweichungen. Dadurch erkennen Sie Trends und Erfolge schneller – zum Beispiel, ob die Vertragsoptimierung-Maßnahmen greifen, weil die Durchlaufzeiten um 20% gesunken sind oder die Vertragserfüllungsquote nahe 100% liegt. Wichtig ist, regelmäßig zu messen und die Erkenntnisse in Verbesserungen umzusetzen.

Typische Herausforderungen bei der Verbesserung der Vertragsperformance

Wenn die Verbesserung der Vertragsperformance so vorteilhaft ist, warum tun sich viele Unternehmen damit schwer? 

Leider gibt es einige typische Stolpersteine auf dem Weg zu effizienteren Vertragsprozessen. Hier die häufigsten Herausforderungen – und weshalb sie adressiert werden müssen:

• Manuelle Prozesse: In vielen Firmen werden Verträge immer noch manuell bearbeitet – vom Copy-Paste in Word bis zur physischen Unterschriftenmappe. Solche manuellen Prozessschritte sind fehleranfällig, langsam und skalieren schlecht. Jede händische Eingabe birgt das Risiko von Tippfehlern, jede Papier-Unterschrift kostet Tage mit Postwegen. Die Abhängigkeit von manueller Arbeit bremst die Vertragsperformance massiv. Unternehmen müssen erkennen: Ohne Automatisierung stößt man hier schnell an Grenzen.
  
  
• Informationssilos zwischen Legal, Sales und Procurement: Häufig existiert kein einheitliches Vertragsmanagement, sondern jede Abteilung kocht ihr eigenes Süppchen. Vertrieb hat seine Vertragsvorlagen, Legal ihre Klausel-Bibliothek, Einkauf wieder andere Ablagen. Diese Silos führen dazu, dass Informationen nicht fließen. Angebote werden rausgeschickt ohne finale rechtliche Prüfung, oder Legal erfährt von einem Vertrag erst, wenn er schon abgeschlossen ist. Das Resultat sind Ineffizienzen und Risiken. Eine zentrale Plattform und klar definierte Schnittstellen zwischen den Bereichen sind nötig, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
  
  
• Fehlende Standardisierung: Wenn jeder Vertrag bei Null beginnt, dauert es natürlich länger. Viele Unternehmen haben keine Standard-Templates oder -Klauseln, die sie konsequent nutzen. Stattdessen wird jeder Vertrag individuell formuliert. Das führt zu Wildwuchs und Intransparenz. Fehlende Standardisierung erschwert auch das Auswerten von Vertragsdaten, weil Begriffe und Klauseln nicht einheitlich sind. Ein Mangel an Standards ist somit ein Performance-Killer. Abhilfe: Entwicklung von Musterverträgen, Clause Libraries und Richtlinien, welche Formulierungen genutzt werden sollen.
  
  
• Schlechte Datenqualität: Wie oben erwähnt, sind veraltete oder unvollständige Vertragsdaten ein Kernproblem. Wenn Vertragslisten nicht gepflegt werden, Mitarbeiter keine Disziplin in der Dokumentation haben oder es kein sauberes System gibt, ist Garbage in, Garbage out. Schlechte Datenqualität führt zu Fehlentscheidungen – man verlässt sich auf falsche Infos oder übersieht wichtige Fakten. Um die Vertragsperformance zu steigern, muss zuerst die Datenhygiene stimmen: Doppelten Datensätzen, fehlenden Einträgen und unsauberen Excel-Listen den Kampf ansagen!
  
  
• Fehlende Priorisierung im Unternehmen: Last but not least scheitern Verbesserungen oft an der Kultur und Prioritätensetzung. Vertragsmanagement fristet in manchen Organisationen ein Nischendasein – es wird als lästige Verwaltung gesehen, nicht als strategisches Thema. Ohne Rückendeckung vom Management und genügend Ressourcen bleiben Initiativen zur Prozessoptimierung stecken. Change Management ist hier gefragt: Allen Beteiligten muss klar sein, dass Vertragsperformance wichtig ist und aktive Unterstützung braucht (Budgets für Tools, Zeit für Trainings etc.). Ansonsten laufen Verbesserungsprojekte ins Leere.
  
  

Es lohnt sich, diese Herausforderungen offen anzusprechen und gezielt anzugehen. Jedes identifizierte Hindernis ist zugleich eine Chance: Wer manuelle Arbeit durch Automation ersetzt, Silos durch Transparenz aufbricht, Standards einführt, Daten pflegt und dem Thema Priorität gibt, wird rasch Fortschritte sehen.

Wie digitale Tools & Automatisierung die Vertragsperformance steigern

Zum Glück leben wir in einer Zeit, in der es technische Helfer gibt, um die genannten Herausforderungen zu meistern. Digitale Tools und Automatisierung sind die Geheimwaffen für bessere Vertragsperformance. Zwei Ansätze stehen hier besonders im Fokus: Contract Lifecycle Management (CLM) Systeme und KI-gestützte Vertragsanalyse.

CLM-Systeme (Contract Lifecycle Management)

Ein CLM-System ist im Grunde eine umfassende Vertragsmanagement-Software, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt. Stellen Sie sich ein CLM als das digitale Herzstück Ihrer Vertragsverwaltung vor: Alle Verträge liegen in einer zentralen Datenbank, jeder Schritt im Prozess wird darin abgebildet, und zahlreiche Aufgaben laufen automatisiert ab.

Was bringt ein CLM konkret für die Vertragsperformance? Hier einige Highlights:

• Automatisierte Workflows: Ein gutes CLM-Tool bietet konfigurierbare Workflows für Erstellungs-, Prüf- und Freigabeprozesse. Das heißt, wenn der Vertrieb einen Vertragsentwurf erstellt, wird automatisch Legal zur Prüfung benachrichtigt, danach vielleicht der Chef zur Genehmigung, und schließlich geht eine automatische E-Mail mit einem E-Signatur-Link an den Kunden. Nichts bleibt liegen, nichts gerät in Vergessenheit – das System erinnert und schubst die Beteiligten. Ergebnis: deutlich schnellere Durchlaufzeiten.
  
  
• Zentrale Ablage & Suche: Alle Verträge (ob PDFs, Word, Scans) sind im CLM zentral gespeichert und verschlagwortet. Vertragsdaten können strukturiert erfasst werden. Dadurch hat man jederzeit den Überblick – kein lästiges Suchen in Ordnern mehr. Fristen-Reminder sind integriert: Das CLM meldet z.B. automatisch, wenn ein Vertrag in 60 Tagen ausläuft, und zeigt Optionen (verlängern oder kündigen). Diese Transparenz reduziert das Risiko verpasster Termine auf ein Minimum.
  
  
• Intelligente Vertragserstellung: Viele CLMs ermöglichen die Nutzung von Templates und Klauselbibliotheken. Mitarbeiter können Verträge aus vorgefertigten Bausteinen zusammensetzen, was schneller geht und weniger Fehler produziert. Zudem lassen sich rechtliche Standardklauseln hinterlegen, die das System automatisch einfügt. So wird die Qualität der Verträge verbessert, während die Erstellung beschleunigt wird.
  
  
• Reporting und KPI-Tracking: Moderne CLM-Systeme haben Dashboards, in denen die oben genannten KPIs (Durchlaufzeit, Anzahl Verträge, Kündigungsquote etc.) in Echtzeit aufbereitet sind. So messen Sie laufend die Vertragsperformance und erkennen Verbesserungen oder Probleme frühzeitig.
  
  

Zusammengefasst: Ein CLM-System ist wie ein Turbo für Ihr Vertragsmanagement. Es macht Schluss mit Papierkram und Intransparenz und schafft Vertragsautomatisierung dort, wo bisher Handarbeit war. Die Investition in eine gute CLM-Software lohnt sich meist sehr schnell – allein schon, weil man keine Fristen mehr verpasst und Verträge schneller ins Ziel bringt. Viele Unternehmen berichten, dass sie durch ein CLM z.B. die Vertragsdurchlaufzeiten um zweistellige Prozentwerte reduzieren konnten und der Kosten pro Vertrag spürbar sank. Kurzum: Digitale Vertragsmanagement-Tools sind ein Muss, wenn Sie Ihre Vertragsperformance ernsthaft steigern wollen.

KI-gestützte Vertragsanalyse

Ein weiterer Technologie-Trend, der die Vertragsperformance auf das nächste Level heben kann, ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Vertragsmanagement. Speziell die Vertragsanalyse und -auswertung profitiert enorm von KI-Techniken. Was bedeutet das? Im Grunde, dass intelligente Algorithmen Verträge lesen und verstehen können – fast wie ein sehr schneller und unermüdlicher Jurist.

Automatische Klausel- und Datenextraktion: KI-gestützte Software kann Vertragsdokumente in großen Mengen durchforsten und wichtige Informationen herausziehen. Zum Beispiel identifiziert sie innerhalb von Sekunden Klauseln wie Zahlungsziele, Haftungsbegrenzungen oder Kündigungsfristen, die man früher mühsam per Hand suchen musste. Unternehmen sind dadurch in der Lage, tausende Verträge in Stunden zu analysieren, statt in Monaten – und relevante Vertragsdaten wie Fristen oder kritische Klauseln in Sekundenschnelle zu extrahieren. Laut Studien kann KI die Effizienz der Vertragsanalyse drastisch erhöhen. Eine McKinsey-Untersuchung beziffert den Effizienzgewinn gar auf bis zu 90% – das heißt, Aufgaben, die früher Tage dauerten, erledigt eine KI in Minuten, mit gleichzeitig weniger Fehlern.

Performance-Tracking & Risikoerkennung: KI kann nicht nur Daten auslesen, sondern auch interpretieren. Zum Beispiel können KI-Analysetools Verträge nach Risikofaktoren scannen – etwa ungewöhnliche Klauseln entdecken, Abweichungen von Standardbedingungen markieren oder Verträge mit hohem finanziellem Volumen besonders kennzeichnen. So hilft KI, potenzielle Vertragsrisiken automatisch zu flaggen. Ebenso lässt sich die Performance einzelner Verträge tracken: Erfüllt der Lieferant alle vereinbarten KPIs? Weichen Ist-Werte vom Vertragssoll ab? KI-Systeme können solche Fragen beantworten, indem sie Vertragsinhalte mit externen Daten (z.B. Liefersystemen) abgleichen.

Minimierung von Routineaufgaben: Ein großer Vorteil von KI liegt auch darin, Routinearbeiten abzunehmen. Das Prüfen, ob bestimmte Standardklauseln enthalten sind, oder das Vergleichen von Vertragsversionen, um Änderungen herauszufiltern – all das kann KI automatisiert erledigen. Dadurch haben Jurist:innen und Vertragsmanager mehr Zeit für komplexe Fälle und strategische Aufgaben, anstatt in administrativen Checks zu versinken. Die KI im Vertragsmanagement wirkt somit wie ein Produktivitäts-Booster und Qualitätsmanager zugleich.

Wichtig ist jedoch: KI-Tools arbeiten am besten Hand in Hand mit Menschen. Sie liefern die Analysen in Lichtgeschwindigkeit, aber den kontextuellen Feinschliff (z.B. ob ein identifiziertes Risiko wirklich kritisch ist) übernimmt weiterhin der menschliche Experte. In Kombination erzielt man jedoch beeindruckende Resultate: Risiken werden früher erkannt, Verträge sind lückenlos erfasst, und das Unternehmen trifft Entscheidungen auf Basis von Daten, nicht Bauchgefühl.

Best Practices zur nachhaltigen Steigerung der Vertragsperformance

Die Theorie klingt gut – aber wie setzt man das praktisch um? Zum Abschluss daher einige erprobte Best Practices, mit denen Sie die Vertragsperformance Ihres Unternehmens nachhaltig verbessern können:

• Klare Verantwortlichkeiten einführen: Definieren Sie eindeutig, wer im Unternehmen für welche Phase des Vertrags zuständig ist. Beispielsweise könnte es Contract Manager geben, die den Überblick behalten, während Fachabteilungen für Inhaltliches zuständig sind. Wichtig ist, dass niemand denkt "der andere wird sich schon kümmern". Klare Rollen verhindern, dass Verträge zwischen Stühlen fallen.
  
  
• Standardisierung von Templates: Entwickeln Sie Standardvertragsvorlagen und genehmigte Klauselsets für wiederkehrende Vertragstypen (Kaufvertrag, NDA, Dienstleistungsvertrag etc.). Je mehr Sie auf Vorlagen zurückgreifen können, desto schneller geht die Vertragserstellung und desto weniger Fehler passieren. Aktualisieren Sie die Templates regelmäßig mit Best Practices und rechtlichen Änderungen, damit immer die neueste Vertragsversion genutzt wird.
  
  
• Kontinuierliche Datenpflege: Machen Sie Datenhygiene zur Routine. Jeder neue Vertrag muss in der Vertragsdatenbank erfasst werden – vollständig und korrekt. Verantwortliche sollten bestehende Datensätze regelmäßig prüfen und veraltete Infos (z.B. nicht mehr gültige Ansprechpersonen) aktualisieren. Nur mit gepflegten Daten behalten Sie den Überblick und können die oben genannten KPIs verlässlich messen.
  
  
• Monitoring und Reporting etablieren: Führen Sie regelmäßige Vertrags-Reviews und KPI-Reports ein. Beispielsweise könnte einmal im Monat ein Report an die Führungskräfte gehen mit Kennzahlen zur Vertragsperformance (Anzahl neu abgeschlossener Verträge, Ø Durchlaufzeit, anstehende wichtige Fristen etc.). Durch dieses kontinuierliche Monitoring wird das Thema präsent gehalten und Probleme werden früh erkannt. Idealerweise richten Sie ein Dashboard ein, das jederzeit abrufbar ist – Transparenz schafft Motivation und Handlungsdruck.
  
  
• Geschäftseinheiten einbinden (Sales, Procurement, Legal, Finance): Die Verbesserung der Vertragsperformance ist eine Teamaufgabe. Beziehen Sie alle relevanten Abteilungen mit ein. Holen Sie Feedback vom Vertrieb, wo es bei Vertragsabschlüssen hakt. Arbeiten Sie mit Legal zusammen, um Klausel-Sets zu optimieren. Schulen Sie das Procurement-Team im Umgang mit dem CLM-Tool. Wenn alle an einem Strang ziehen und den Nutzen erkennen, wird die Umsetzung der Maßnahmen viel erfolgreicher sein. Kommunizieren Sie Erfolge bereichsübergreifend – z.B. „Dank eurer Mithilfe haben wir die durchschnittliche Vertragsabschlusszeit um 20% reduziert!“ – das schafft weitere Begeisterung.
  
  

Jede dieser Best Practices zahlt darauf ein, die Vertragsperformance-Kultur im Unternehmen zu verankern. Es geht darum, Verträge proaktiv zu managen, anstatt nur auf Probleme zu reagieren. Durch klare Zuständigkeiten, gute Werkzeuge und regelmäßige Erfolgskontrolle wird Vertragsmanagement vom lästigen Verwaltungsakt zum strategischen Instrument.

Praxisbeispiel: Wie Unternehmen durch bessere Vertragsperformance messbare Erfolge erzielen

Theorie ist das eine – aber funktioniert das auch in der Praxis? Ja, und wie! Schauen wir uns ein fiktives, aber typischens Fallbeispiel an:

Die ACME GmbH, ein mittelständischer Maschinenbauer, stellte fest, dass Vertragsabschlüsse oft ewig dauerten und wichtige Vertragsverlängerungen übersehen wurden. Die durchschnittliche Vertragsdurchlaufzeit vom Angebot bis zur Unterschrift lag bei 45 Tagen, häufig verpasste man Kündigungsfristen bei Lieferantenverträgen, was zu ungeplanten Verlängerungen führte. Die Geschäftsführung entschied sich, die Vertragsperformance gezielt anzugehen.

Maßnahmen: Zunächst wurde ein kleines Projektteam aus Sales, Legal und Einkauf gebildet, um die größten Pain Points zu identifizieren. Man führte ein CLM-System ein und definierte neue Workflows: Angebote werden nun automatisch an Legal zur Prüfung weitergeleitet, Standardklauseln wurden im System hinterlegt, und Freigaben erfolgen digital. Parallel dazu schulte ACME die Mitarbeiter in der Nutzung des Tools und machte klar, dass Vertragsdaten vollständig im System zu pflegen sind. Außerdem richtete man monatliche Reports ein, die an alle Abteilungsleiter gehen.

Ergebnisse nach 6 Monaten: Die Verbesserungen waren deutlich spürbar. Die durchschnittliche Durchlaufzeit sank von 45 auf 30 Tage – eine Reduktion um rund 30%, sodass Deals nun deutlich schneller zustande kamen. Dadurch konnte ACME im letzten Quartal zusätzliche Aufträge im Wert von 500.000 € früher realisieren, was direkt dem Umsatz half. Zudem zeigte das neue Dashboard an, wann Verträge auslaufen; das führte dazu, dass keine Verlängerungsfrist mehr verpasst wurde. ACME konnte rechtzeitig neu verhandeln oder kündigen und schätzt, allein im ersten Jahr durch vermiedene automatische Verlängerungen ca. 100.000 € eingespart zu haben.

Auch weiche Faktoren verbesserten sich: Die Mitarbeiter waren zufriedener, weil das nervige Hin und Her per E-Mail wegfiel. Das Vertriebs-Team lobte, dass es dank Standardverträgen weniger auf Legal warten muss. Und die Rechtsabteilung freute sich, dass durch das Monitoring die Vertragserfüllungsquote stieg – es gab weniger Fälle, in denen Kunden ihre Pflichten vergaßen, weil ACME sie proaktiv erinnerte (z.B. Wartungsnachweise einzureichen).

Dieses Beispiel steht stellvertretend für viele Unternehmen, die mit etwas Aufwand messbare Erfolge erzielen. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Hebel anzusetzen (Prozesse, Daten, Tools) und alle Beteiligten mitzunehmen. Ob es nun exakt 30% kürzere Durchlaufzeiten sind oder andere Kennzahlen – bessere Vertragsperformance macht sich in harten Zahlen und zufriedenen Gesichtern bemerkbar.