Leitfaden zur Vertragserstellung für Rechts- und Vertriebsteams

Was ist ein Vertragsprozess?

Ein Vertragsprozess umfasst alle Schritte von der Erstellung über interne Abstimmung und externe Verhandlung bis zur Unterzeichnung. Ein strukturierter Prozess mit Vorlagen, Freigabe-Workflows und Versionierung reduziert Vertragslaufzeiten typischerweise um 30 bis 60 Prozent gegenüber Ad-hoc-Ansätzen.

Unter einem funktionierenden Vertragsprozess versteht man die Abfolge von der Erstellung des juristischen Dokuments über die interne Abstimmung und externe Verhandlung bis zur Unterzeichnung.

An einem Vertragsprozess sind oft mehrere Abteilungen beteiligt – auch wenn die Rechtsabteilung meist das letzte Wort hat. Damit Verträge das Geschäft voranbringen und nicht ausbremsen, muss das Einholen von Input und Freigaben reibungslos ablaufen.

Die folgenden neun Schritte zeigen, wie Sie Ihren Vertrags-Workflow optimieren und verhindern, dass Verträge interne Prozesse blockieren.

Kann ich einen Vertrag selbst erstellen?

Ja. Aufgrund der Vertragsfreiheit im deutschen Zivilrecht dürfen Sie Verträge grundsätzlich selbst formulieren – eine anwaltliche Mitwirkung ist in den meisten Geschäftsfällen keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Viele Unternehmen überlassen die Vertragserstellung dennoch reflexartig externen Juristen und tragen dafür hohe Beratungskosten, gerade kleinere Firmen ohne eigene Rechtsabteilung.

Der entscheidende Punkt: Wer einen Vertrag selbst schreiben will, muss die allgemeinen und vertragstypspezifischen Voraussetzungen kennen – ein fehlerhafter oder mehrdeutiger Inhalt kann einzelne Klauseln oder den gesamten Vertrag unwirksam machen. Genau hier setzen geprüfte Vorlagen und eine Software zur Vertragsautomatisierung an: Sie liefern eine fortlaufend aktualisierte Grundlage, die die wesentlichen Anforderungen des jeweiligen Vertragstyps bereits erfüllt. Das Team konzentriert sich dann nur noch auf die eigentlichen Verhandlungspunkte, und der Bedarf an Rechtsberatung sinkt auf ein Minimum – oder entfällt bei Standardverträgen ganz.

Welche Pflichtbestandteile ein rechtssicherer Vertrag enthalten muss und wie Sie einzelne Klauseln formulieren, vertiefen wir im Leitfaden zur Vertragsgestaltung; wie der Prozess konkret mit einem Tool abläuft, zeigt unser Leitfaden zur Vertragserstellung mit Software. Die folgenden neun Schritte zeigen, wie Sie den Erstellungsprozess selbst – ob in Word oder per Software – sauber aufsetzen.

1. Verantwortlichkeiten und Rollen klar verteilen

Ob Sie bereits eine spezielle Software zur Vertragsautomatisierung nutzen oder weiterhin auf bewährte Werkzeuge wie Google Docs oder Microsoft Excel setzen: Entscheidend für einen funktionierenden Prozess ist eine eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Rollen. Jede beteiligte Person sollte wissen, welche Rechte sie hat und was der nächste Schritt ist.

Fehlende Prozesse führen hingegen sehr häufig dazu, dass Verträge liegen bleiben, Personen Maßnahmen ergreifen und dabei ihre Kompetenzen überschreiten. All das führt zu oft unnötigen Reibungsverlusten.

Folgende Fragen sollten Sie beantworten können, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten. In Kursiv haben wir die typischen Antworten aus unserem Alltag für Sie angeführt:

• Wem gehören die Vertragsvorlagen? Der Rechtsabteilung
• Wer erstellt Verträge aus diesen Vorlagen? Das Vertriebsteam
• Wer genehmigt die Verträge, bevor sie verschickt werden? Die Vertriebsabteilung und/oder die Rechtsabteilung
• Wer verhandelt die Verträge? Der Vertrieb bei kleineren Beträgen, die Rechts- und die Vertriebsleitung bei höheren Beträgen
• Wer unterschreibt Verträge und wann sollte die Person eingebunden werden? Vorstand/Geschäftsführer sind oft autorisierte Unterzeichner

2. Eine gute Vertragsvorlage ist bereits die halbe Miete

Ein zweiter wichtiger Schritt ist die sorgsame Vorbereitung Ihrer Vertragsvorlagen. Wenn Sie Ihren Vertragsprozess auf Geschwindigkeit optimieren wollen, sollten Sie Ihre Vorlagen regelbasiert anlegen. In der Praxis bietet es sich an, verschiedene Szenarien farblich zu kennzeichnen und mit passenden Erklärungen in der Vorlage zu hinterlegen. Vergessen Sie nicht, den Schreibschutz zu aktivieren, damit Ihre Vorlage nicht in der Hitze des Gefechts überschrieben wird.

Erklärungen zu den einzelnen Klauseln sollten Sie ebenfalls hinterlassen – entweder über eckige Klammern oder Fußnoten im Dokument –, damit auch juristisch nicht geschulte Mitarbeitende Verträge erstellen können.

Wenn Sie bereits eine Software zur Vertragsautomatisierung nutzen, etwa die von top.legal, können Sie auch mit eingebetteten Platzhaltern arbeiten. Darüber lassen sich freie Eingaben der Mitarbeitenden an den vorgesehenen Stellen direkt im Vertrag hinterlegen. Eine darüber hinausgehende Anpassung des Vertrags ist allerdings in der Regel nicht möglich.

Zusätzlich bietet moderne Software die Möglichkeit, alternative Klauseln für die Verhandlungssituation im Vertrag zu hinterlegen. Das geschieht in der Regel auch so, dass die nicht benötigten Klauseln nicht erst wieder vor einer weiteren Nutzung gelöscht werden müssen. Ebenso können multiple Abhängigkeiten mit einem Klick im Vertrag berücksichtigt werden.

3. Vorlagen verständlich erläutern

Sobald Sie Ihre Vorlagen soweit vorbereitet haben, dass Sie verschiedene Szenarien damit einfangen können, sollten Sie daran gehen, die Vorlage für Ihre internen Nutzer bzw. Ihre externen Kunden zu erläutern.

Geben Sie Ihrer Vertragspartei die Möglichkeit den Vertrag direkt beim Lesen zu verstehen. Dadurch spart sich nicht nur die Vertragspartei Frust und Irritation, sondern Sie sparen sich gleichzeitig Nachfragen, die oftmals nur aufhalten.

Moderne Software-Tools können in der Regel Erläuterungen beim Erstellen des Vertrags anzeigen - damit werden die Vertragsoptionen transparenter - und verfügen zudem über die Möglichkeit, dem externen Kontrahenten zusätzliche Informationen in nicht technischer Sprache anzubieten. Damit fällt es externen Vertragsparteien häufig einfacher, Verträge zu unterschreiben.

Auch wenn Sie nur auf herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen zurückgreifen, so sollten Sie die Kommentarfunktion nutzen, um der Gegenseite den Zugang zum Vertrag zu erleichtern.

4. Aktuelle Vorlagen müssen einfach zu finden sein

Ihr Vertrieb sollte jederzeit Zugriff auf die aktuellen Vorlagen haben – idealerweise nur ein paar Klicks entfernt. Machen Sie es dem Vertrieb unnötig schwer, die passenden Vorlagen zu finden, greifen die Mitarbeitenden auf die zuletzt genutzte – und damit womöglich veraltete – Vorlage zurück.

5. Setzen Sie einen klaren Prozess zur finalen Freigabe auf

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Ein schneller Weg, dies in Ihrem Vertragsprozess zu erreichen, ist die Errichtung eines klaren Genehmigungsprozesses. Seien Sie bei der Freigabe so granular wie möglich, ohne den Prozess unnötig zu verkomplizieren.

So sollte die Fachabteilung bzw. die Geschäftsleitung zum Beispiel die Hoheit über die wirtschaftlichen Bedingungen haben und diese am Ende auch freigeben. Die Rechtsabteilung sollte im Gegenzug dann für die Prüfung und Freigabe der rechtlichen Parameter verantwortlich sein. Damit ist immer sichergestellt, wer am Ende die Verantwortung trägt und wichtige Punkte fallen nicht unter den Tisch.

Damit Ihr Vertragsprozess auch stets gut geölt funktioniert, sollten Sie zudem alle Beteiligten informieren, wo der Vertrag im Prozess steht. Somit können alle Personen Ihre Ressourcen effizienter planen, und für Zeiten mit hoher Belastung weitere Kapazitäten vorhalten.

Für diesen Punkt ist es allerdings nicht praktikabel, ständig alle Personen per Email informiert zu halten. Nach einigen Tagen der Email-Flut werden Sie eine Abstumpfung sämtlicher Beteiligter erfahren, sodass wichtige Verträge untergehen.

Einfache Kanban-Systeme eignen sich dafür deutlich besser. Jeder Vertrag ist dabei eine Kachel im Board, sodass Verantwortliche und Abteilungsleiter sehen, wie viele Verträge sich gerade an welcher Stelle befinden. Viele CRM-Systeme bieten bereits gute und vielseitige Kanban-Boards. Alternativ können Sie kostenlose Tools wie Trello oder Notion nutzen.

Ein klarer Vorteil der Kanban-Systeme gegenüber den Email-basierten Prozessen ist, ein ausbleiben der Email-Flut und eine gute Übersichtlichkeit, die eine Planung möglich macht. Zudem können Sie Verträge offiziell an den nächsten Verantwortlichen weiterreichen und Aufgaben im Prozess verteilen.

6. Gestalten Sie den Vertragsabschluss so reibungslos wie möglich

Viele Unternehmen setzen weiterhin auf die handschriftliche Unterschrift, obwohl diese – spätestens seit der EU-weiten eIDAS-Verordnung vom Juli 2014 – längst nicht mehr für jedes Dokument erforderlich ist.

Eine handschriftliche Unterschrift ist aufwendig und kostet im Vergleich zur elektronischen Signatur deutlich mehr Zeit: Der Vertrag muss gedruckt, unterschrieben und per Post versandt werden. Wer abkürzt und das unterschriebene Dokument einscannt, um es per E-Mail zu verschicken, macht aus der rechtssicheren handschriftlichen Unterschrift eine unsichere einfache elektronische Unterschrift – und das Drucken und Unterschreiben bleibt trotzdem aufwendig.

Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich. Warten Sie nicht bis der Kunde es sich anders überlegt, und nutzen Sie die Gunst der Stunde. Geben Sie Ihrem Kunden die Möglichkeit den Vertrag dann zu unterschreiben, wenn er oder sie es für richtig hält. Nutzen Sie dazu die elektronische Unterschrift auf Mobiltelefonen oder anderen tragbaren elektronischen Geräten.

7. Fristen und Verlängerungen früh einplanen

Verlängerungen sind grundsätzlich eine Aktivität nach der Unterzeichnung und daher eher eine Angelegenheit des Vertragsmanagements als des Vertragsprozesses. Dennoch sind alle wichtigen Fristen bereits vor der Leistung der Unterschrift bekannt und sollten daher auch gleich berücksichtigt werden.

Das Vergessen von Fristen oder einer Klausel zur automatischen Vertragsverlängerung kann bedeutsame Folgen haben. So können für Ihr Unternehmen große Beträge verloren gehen, wenn die zugesicherten Dienstleistungen oder Produkte nicht rechtzeitig geliefert werden. Halten Sie deshalb bereits im Vertragsprozess fest, dass die Fristen aus einem unterzeichneten Vertrag in einem zentralen Kalender erfasst werden und die beteiligten Abteilungen rechtzeitig an Lieferung oder Leistungserbringung erinnert werden.

Legen Sie am besten gleich im Workflow-Diagramm Ihres Vertragsprozesses fest, wer für das Vermerken der Fristen verantwortlich ist.

Verfügt Ihr Unternehmen bereits über eine Vertragssoftware, so können die Erinnerungen an wichtige Vertragsfristen in der Regel automatisch durch die Software übernommen werden. So erhalten alle Beteiligten eine E-Mail Notifizierung, um wichtige Termine zu verfolgen.

8. Arbeiten Sie laufend an der Verbesserung Ihrer Vertragsprozesse

Selbstverständlich kann es auch noch bei einem sorgfältig eingerichteten und eingespielten Vertragsprozess zu Komplikationen mit dem Vertrag selbst oder der Gegenpartei kommen. Möglicherweise sitzt ein Team tagelang auf Verträgen, ohne sich diese anzuschauen, oder eine Vorlage wird immer wieder an derselben Stelle verhandelt, sodass sich der Prozess unnötig in die Länge zieht.

In diesen oder ähnlichen Fällen sollten Sie rasch handeln und den Prozess überarbeiten, denn Sie lassen Geld auf der Straße liegen. Achten Sie daher regelmäßig darauf, welche Probleme immer wiederkehren und entschärfen Sie diese rechtzeitig.

Eine Software zur Vertragsautomatisierung kann Ihnen bei dieser Analyse helfen, aber auch bereits ein einfaches Kanban-Board kann Ihnen offenbaren, an welcher Stelle Ihr Vertragsprozess viele Ressourcen verschlingt. Gehen Sie der Sache auf den Grund.

9. Machen Sie die ersten Schritte

Schon mit wenigen einfachen Änderungen, oftmals reicht eine einfache Zuteilung der Verantwortlichkeiten, werden Sie deutliche Verbesserungen in Ihren Vertragszyklen feststellen.

FAQ zur Vertragserstellung

Wie lange dauert ein durchschnittlicher Vertragsprozess? Bei klassischen B2B-Verträgen typischerweise zwei bis sechs Wochen, je nach Komplexität und Anzahl der Verhandlungsrunden. Mit standardisierten Vorlagen und digitalen Workflows lassen sich diese Zeiten auf fünf bis zehn Tage reduzieren.

Wer sollte am Vertragsprozess beteiligt sein? Mindestens drei Rollen: ein fachlich Verantwortlicher (Vertrieb oder Einkauf), ein juristischer Prüfer (intern oder extern) und ein Freigeber mit Unterschriftsbefugnis. Bei größeren Verträgen kommen Compliance, Finance und Geschäftsleitung dazu.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Vertragserstellung? Unklare Vorlagen, fehlende Versionskontrolle, Ad-hoc-Freigabewege per E-Mail und keine zentrale Ablage der unterzeichneten Verträge. Diese vier Punkte verursachen die meisten Verzögerungen und Compliance-Risiken.