Vertragsautomatisierung

Sie müssen nicht Jurist sein, um einen professionellen Vertragsprozess zu meistern

Nov 11, 2021
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In der Praxis ist es Gang und Gäbe, dass sich Gesetze und Verträge aus hochkomplizierten Strukturen zusammensetzen, vor allem was den Wortlaut anbelangt. Diesem Umstand ist es geschuldet, dass nur Menschen mit einer bestimmten Ausbildung, beispielsweise Juristen, diese Texte verstehen und diskutieren können. Dies führt automatisch zu einer Abgrenzung, die bestimmte Menschengruppen außen vor lässt, was sich letztlich aber auch auf die Vertragsprozesse selbst auswirkt, insbesondere wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt, das die Kosten, die durch die Rechtsberatung im Rahmen einer Vertragsverhandlung und der Vertragserstellung entstehen, nicht tragen kann.

Nun führen hohe Kosten bei der Rechtsberatung in der Regel zur Suche nach kosteneffizienteren Lösungen, wie beispielsweise dem Einsatz von Vertragssoftware. Im Folgenden werden wir uns deshalb mit der Frage befassen, wie eine Vertragssoftware durch die Erleichterung des Vertragsprozesses Unternehmen aller Art Zugang zur Vertragsverhandlungsarena verschafft und es vermag, eine mühsame Verhandlung zu einem angenehmen Erlebnis zu machen.

I. Die Erstellung der Verträge kann eine Software vereinfachen

a) Womit sollten Sie anfangen?

Bei der Erstellung der Verträge, egal ob es sich um einen Mietvertrag oder einen Arbeitsvertrag handelt, muss man allgemeine und spezifische Voraussetzungen berücksichtigen. Schließlich kann ein nicht ordnungsgemäßer Inhalt eines Vertrags zu anderen als den gewünschten Wirkungen führen. Es kann sogar passieren, dass der Vertrag unwirksam wird. Da die bereits angesprochenen Voraussetzungen in der Regel nur im Rahmen einer juristischen Ausbildung genau erläutert werden, besteht die Möglichkeit, dass ein Unternehmen, auch in dieser vorvertraglichen Phase, einer Rechtsberatung bedarf. 

Nun haben Unternehmen mit einer Vertragssoftware bereits eine häufig überprüfte und aktualisierte Vorlage vorliegen, welche die vom ausgewählten Vertrag wesentlichen Voraussetzungen erfüllt. Dadurch wird die Voraussetzung dafür geschaffen, dass ein Unternehmen die wichtigsten Verhandlungspunkte, sprich eigene Wünsche und Interessen, in den Blick nehmen kann, und eine Rechtsberatung nur minimal benötigt wird oder, im Idealfall, ganz wegfallen kann. Dies ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die über keine Rechtsabteilung verfügen, daher immer Dritte mit ihren rechtlichen Belangen beauftragen müssen. 

b) Warum kann die Automatisierung der Vertragsstellung für Unternehmen erheblich sein?

Je nach Art des Unternehmens kann es vorkommen, dass bestimmte Verträge oft aufgesetzt werden müssen. Ein zum Thema passendes Beispiel ist die Einräumung der Lizenzen von urheberrechtlich geschützten Werken. So wird eine Agentur von Fotografen und Fotografinnen häufig Lizenzen für die Nutzung der Lichtbildwerke abschließen. Dazu wird in der Regel eine bereits im Voraus angefertigte Vorlage verwendet, die nur im Hinblick auf die Dauer und/oder die Art der Lizenz verändert wird. Die allgemeinen Klauseln werden jedoch nur variieren, wenn spezielle Umstände vorliegen. Darüber hinaus kann die Erstellung einer Vorlage einem Unternehmen überaus wichtig sein, vor allem wenn der Abschluss solcher Lizenzen die Haupteinnahmequelle des Unternehmens darstellt. 

II. Verhandlung über eine Software schafft einen Rahmen und vermeidet Versionschaos

Das Phänomen der digitalen Revolution hat sich in vielerlei Hinsicht auf unser alltägliches Leben ausgewirkt, unter anderem auch auf die Art und Weise, wie wir mit anderen Menschen in Kontakt treten. Doch nicht nur zwischenmenschliche Beziehungen sind davon betroffen, auch die Vertragsverhandlungen werden von diesem Ereignis beeinflusst, weshalb Plattformen, wie die Vertragssoftware, geschaffen wurden, die als Brücke zwischen den Verhandlungsparteien fungieren sollen. So kann eine Vertragssoftware zur Schaffung eines Szenarios der gütlichen Verhandlung beitragen, da ein Unternehmen, unabhängig von seiner Größe oder Erfahrung, mit seinen Kunden und Partnern gleichgestellt wird. 

Mit der Angebotserstellung beginnt in den meisten Fällen eine Verhandlung, deren Ziel es ist, eine Übereinkunft zu treffen, die den Interessen der Verhandlungsparteien entspricht, was normalerweise durch die Erstellung einer Vorlage erreicht werden kann. Wie in den vorherigen Artikeln beschrieben, kann eine traditionelle Verhandlung zu Missverständnissen oder einer riesigen Anhäufung an Dokumenten führen, die nichts anderes als verschiedene Versionen desselben Vertrags sind.

Eine Vertragssoftware bietet durch die verfügbaren Tools, wie Kommentare, Analysen und Mark-ups, einen Raum, an dem die Verhandlungsparteien ihre Gedanken, Vorschläge und gegebenenfalls Bedenken einander unverzüglich und ohne Weiteres mitteilen und kommunizieren können. Da es dabei nur eine einzige Version des Vertrags gibt, wird die weiter oben beschriebene Anhäufung von Dokumenten verhindert, was wiederum bedeutet, dass der Fokus ganz auf den Konfliktpunkten liegt und der allgemeine Vertragsprozess beschleunigt wird. 

Abschließend lässt sich also festhalten, dass nicht nur die Unternehmen von der Vertragssoftware profitieren, sondern auch ihre Kunden und Partner, da diese bestärkt durch die angenehme Vertragsprozesserfahrung offener für andere Verhandlungen sind.

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Wie Unternehmen Vertragssoftware kaufen sollten

Bevor ein Unternehmen die Absicht Software zu kaufen, liegt in der Regel ein internes Ereignis vor, das den Prozess auslöst. Häufig handelt es sich dabei um administrative Engpässe oder einen nicht funktionierenden Arbeitsprozess, der über kurz oder lang zu einer Überlastung bzw. zu einer Frustration der Mitarbeiter führt.

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