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Vertragsreporting

Checkliste: 7 Dinge zur Bewertung von Vertragsrisiken

Je mehr Verträge Ihr Unternehmen aushandelt, desto höher ist auch das Risiko, Verluste zu erleiden. Um potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Verträgen zu minimieren, ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, mit denen sich Vertragsrisiken wirksam verwalten lassen. Das Vertragsrisikomanagement spielt bei der Erreichung dieses Ziels eine entscheidende Rolle.

Was ist Risikobewertung im Vertragsmanagement?

Bei der Risikobewertung im Vertragsmanagement geht es darum, die mit einem Vertrag verbundenen potenziellen Risiken zu ermitteln und deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu bewerten. Dieser Prozess ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über den Abschluss eines Vertrags zu treffen, seine Bedingungen auszuhandeln und die Risiken während der gesamten Laufzeit zu verwalten.

Durch die strategische Implementierung von Praktiken für das Vertragsrisikomanagement können Unternehmen eine Kultur kultivieren, die ein rationalisiertes Vertragsmanagement in den Vordergrund stellt und interne Teams in die Lage versetzt, ihre Aufgaben effizient und vertrauensvoll zu erfüllen.

Was sind die größten Vertragsrisiken?

Im Folgenden sind die wichtigsten Vertragsrisiken aufgeführt, die Unternehmen beachten müssen

1. Finanzielle Risiken

Finanzielle Risiken beziehen sich auf vertragsbezogene Bedrohungen, die zu finanziellen Verlusten führen können, unabhängig von ihren Auswirkungen auf die Einnahmen oder Ausgaben Ihres Unternehmens. Im Vertragsmanagement können finanzielle Risiken durch verschiedene Faktoren entstehen, z. B. durch versäumte Fristen, die zu Geschäftseinbußen führen, durch automatische Vertragsverlängerung, Vertragskündigung oder Entschädigungen für nicht eingehaltene Meilensteine, Gewährleistungsansprüche oder verspätete Lieferungen.

2. Rechtliche Risiken

Bei der Bewertung rechtlicher Risiken muss unbedingt die Möglichkeit von Vertragsverletzungen berücksichtigt werden, die zu rechtlichen Schritten führen können. Solche Situationen können entstehen, wenn vertragliche Verpflichtungen nicht eingehalten werden und Vertragsstrafenklauseln ausgelöst werden. Darüber hinaus stellt auch die Vertragsgestaltung selbst ein rechtliches Risiko dar, insbesondere wenn sie mangelhaft ist, da sie zu Ungenauigkeiten führen kann, die Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen. Schlecht formulierte Verträge können kritische Fehler enthalten, insbesondere in Bezug auf Klauseln über geistiges Eigentum und Vertraulichkeit, was schwerwiegende Folgen haben kann.

3. Sicherheitsrisiken

Sicherheitsrisiken können beträchtliche und nachteilige Folgen für Unternehmen haben, die oft schwerwiegende rechtliche, finanzielle und rufschädigende Auswirkungen nach sich ziehen. Im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung können Sicherheitsrisiken dadurch entstehen, dass Verträge an unsicheren Orten gespeichert werden, dass allen Benutzern einheitliche Zugriffsrechte gewährt werden und dass vertrauliche Vertragsdaten nicht verschlüsselt werden. Auch die Verwendung von E-Mails zur Übermittlung sensibler Informationen stellt ein Sicherheitsrisiko dar, das sorgfältig bedacht und gesteuert werden sollte.

4. Risiken der Marke

Das Risiko, das mit einer negativen Wahrnehmung durch die Verbraucher und die Öffentlichkeit sowie einer schlechten Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbunden ist, wird gemeinhin als Markenrisiko bezeichnet. Es ist ein ständiges Problem, selbst wenn Sicherheits-, Rechts- und Finanzrisiken berücksichtigt werden. In der heutigen digitalen Welt, in der sich negative Nachrichten schnell verbreiten, ist die Minderung des Markenrisikos wichtiger als je zuvor. Ein geschädigter Markenruf kann sich erheblich auf die finanzielle Leistung auswirken und so einen Kreislauf negativer Ergebnisse in Gang setzen.

5. Operationelle Risiken

Das operationelle Risiko beim Vertragsrisikomanagement bezieht sich auf die Risiken, die sich aus den täglichen operationellen Aktivitäten bei der Vertragsverwaltung ergeben. Zu diesen Risiken gehören Fehler und Auslassungen bei der Dateneingabe, unwirksame oder unzureichende Vertragsverwaltungsprozesse, unzureichende Überwachung der Vertragserfüllung und die Nichterfüllung vertraglicher Verpflichtungen aufgrund von Problemen wie unzureichenden Ressourcen oder Kommunikationslücken.

Wie führt man eine Risikobewertung von Verträgen durch?

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Im Folgenden wird erläutert, wie eine Risikobewertung für Verträge durchgeführt wird:

  • Identifizieren Sie Vertragsarten: Beginnen Sie den Prozess der Risikobewertung von Verträgen, indem Sie die verschiedenen Arten von Verträgen in Ihrem Unternehmen identifizieren, z. B. Kundenverträge, Lieferantenverträge, Mitarbeiterverträge, Partnerschaftsvereinbarungen und andere rechtliche Dokumente. Dieser erste Schritt ermöglicht es Ihnen, spezifische Risikobereiche zu identifizieren und die potenziellen Auswirkungen dieser Risiken auf Ihr Unternehmen zu bestimmen.

  • Prüfen Sie die Vertragsklauseln und -bedingungen: Es ist von entscheidender Bedeutung, die Vertragsbedingungen sorgfältig zu prüfen und zu analysieren. Suchen Sie unbedingt nach genauen Klauseln zu Haftung, Garantien, Entschädigung, Kündigung und Streitbeilegung. Darüber hinaus ist es wichtig, alle fehlenden Klauseln aufzuspüren, die Ihr Unternehmen gefährden könnten.
  • Bewertung der Vertragsparteien: Die Bewertung der am Vertrag beteiligten Parteien, einschließlich ihres Rufs, ihrer finanziellen Stabilität und der Einhaltung von Rechtsvorschriften, ist ebenfalls erforderlich. Diese Bewertung wird dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu ermitteln, dass die Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen, und die mit ihnen verbundenen potenziellen Risiken zu identifizieren.
  • Bestimmen Sie die Wahrscheinlichkeit und den Schweregrad von Risiken: Dabei werden die Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos, seine potenziellen Auswirkungen auf das Unternehmen und die Wirksamkeit der vorhandenen Kontrollen zur Risikominderung berücksichtigt. Risikobewertungsinstrumente wie Risikomatrizen, Heatmaps oder Vertragssoftware können zur Visualisierung und Priorisierung von Risiken verwendet werden.

  • Abschwächen von Risiken: Sobald Sie die Risiken bewertet haben, müssen Sie Strategien entwickeln, um sie zu mindern oder zu bewältigen. Dies kann die Aushandlung besserer Vertragsbedingungen, die Implementierung von Kontrollen wie Versicherungen oder Garantien oder die Erstellung von Notfallplänen zur Bewältigung potenzieller Risiken beinhalten. Um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden, ist es wichtig, die relevanten Interessengruppen wie die Rechts-, Finanz- und Betriebsteams in diesen Prozess einzubeziehen.

  • Überwachung und Überprüfung: Es ist von entscheidender Bedeutung, den Vertrag regelmäßig zu überwachen und zu analysieren, um zu überprüfen, ob die Risiken angemessen gehandhabt werden, und um neue Risiken zu ermitteln, die möglicherweise auftreten. Dazu könnte die Einrichtung einer Risikomanagementstruktur gehören, die eine häufige Berichterstattung, die Verfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren und wirksame Kommunikationswege für die Beteiligten vorsieht.

Checkliste: 7 Dinge, die bei der Bewertung von Vertragsrisiken zu beachten sind

1. Klausel- und Vorlagenbibliotheken verwenden

Die Nichteinhaltung von Vorschriften ist eine große Risikoquelle für Unternehmen, und unkorrekte Formulierungen in Verträgen sind ein häufiger Grund für Compliance-Probleme. Glücklicherweise kann die Erstellung einer Bibliothek mit Vertragsklauseln und -vorlagen dazu beitragen, dieses Risiko zu mindern. Durch die Verwendung von Formulierungen, die zuvor von der Rechtsabteilung und dem General Counsel genehmigt wurden, können die Verfasser von Verträgen sicher sein, dass ihre Formulierungen ordnungsgemäß geprüft worden sind. Dies verringert nicht nur das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, sondern trägt auch dazu bei, dass die Formulierungen in allen Verträgen einheitlich sind.

2. Vertragssicherheit mit rollenbasiertem Zugriff

Bei der Vertragsverwaltung ist die Kontrolle des Zugriffs auf sensible Informationen von entscheidender Bedeutung. Rollenbasierte Berechtigungen können die notwendige Kontrolle bieten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente oder Vertragsarten zugreifen oder diese bearbeiten können. Durch die Beschränkung des Zugriffs auf vertrauliche und geschützte Informationen kann das Risiko eines unbefugten Zugriffs und der Weitergabe sensibler Daten erheblich verringert werden.

3. Vertragsdaten zum Schutz verschlüsseln

Bei Vertragsverwaltungssystemen gelten die im System gespeicherten Daten als "in Ruhe". Um einen unerwünschten Zugriff auf diese Daten zu verhindern, sollte eine Verschlüsselung vorgenommen werden. Auch alle Daten, die nach außen zu oder von Nutzern oder Anwendungen übertragen werden, gelten als "im Transit". Um die Gefahr von Datenschutzverletzungen zu verringern, sollten die Daten auch während der Übertragung verschlüsselt werden.

4. Sicherstellung der Vertragserfüllung durch automatische Benachrichtigungen und Warnungen

Der Einsatz einer Vertragsmanagementlösung mit automatisierten Warn- und Erinnerungsfunktionen kann das Risiko verpasster Meilensteine und Verpflichtungen verringern. Es können Warnmeldungen eingerichtet werden, um die entsprechenden Parteien zu benachrichtigen, wenn ein Meilenstein erreicht wird oder ein Vertrag zur Verlängerung ansteht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Parteien über kritische Fristen informiert sind und geeignete Maßnahmen ergreifen können, um sie einzuhalten.

5. Vertragsversionskontrolle für eine effektive Zusammenarbeit

Während des Verhandlungsprozesses ist es von entscheidender Bedeutung, die Kontrolle über die Vertragsversionen zu behalten, um sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien Zugriff auf die neuesten und genauesten Informationen haben. Dies kann durch den Einsatz eines Vertragsmanagementsystems erreicht werden, das eine Zusammenarbeit in Echtzeit und eine Versionskontrolle ermöglicht.

6. Sichere Genehmigungen mit e-Signatur

Elektronische Signaturen verhindern die Manipulation von Vertragsgenehmigungen und verringern das Risiko, dass ein Papierausdruck verlegt wird. Sie bieten auch eine verbesserte Erfahrung für die Genehmigenden und ermöglichen Mobilität, da Verträge auf jedem Gerät und überall unterzeichnet werden können.

7. Automatisierte Arbeitsabläufe ausnutzen

Die manuelle Verfolgung und Erleichterung der einzelnen Schritte im Vertragslebenszyklus kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Automatisierte Workflows bieten einen rationalisierten und effizienten Ansatz für die Vertragsverwaltung und gewährleisten die Einhaltung der organisatorischen Prozesse. Durch die Implementierung automatisierter Workflows können Unternehmen ihre Vertragsverwaltungsfähigkeiten verbessern und im Falle einer Prüfung die Einhaltung von Verträgen nachweisen.

Fazit

Ein Unternehmen kann finanzielle und betriebliche Risiken durch den Einsatz wirksamer Risikomanagementverfahren verringern, was letztlich zu einer höheren Rentabilität führt. Schlechte Risikomanagementtechniken hingegen können die Organisation zusätzlichen Ausgaben, geringeren Einnahmen und sogar rechtlichen Schritten von Interessengruppen aussetzen.

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