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Was ist Vertragsverwaltung? Definition, Zweck & Mehr

Vertragsmanagement wirkt sich auf jeden Aspekt der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens und dessen Abläufe aus. Ein konsistenter und effizienter Vertragsverwaltungsprozess steuert und rationalisiert die Verwaltung jedes einzelnen Vertrags in allen Phasen, von der Erstellung über die Aushandlung der Bedingungen und die Genehmigung bis hin zur Ausführung, Erfüllung und Einhaltung von Leistungen und Fristen.

Mit der Vertragsverwaltung steht und fällt eine gute Organisation und Betreuung der Kunden und nimmt somit einen bedeutenden Stellplatz im heutigen Unternehmensumfeld ein. Kein Unternehmen sollte deshalb sein Vertragsverwaltungssystem vernachlässigen.

Was ist Vertragsverwaltung?

Vertragsverwaltung umfasst alle Schritte der Vertragsabwicklung innerhalb eines Unterhmens. Anfangen tut dies bereits zum Zeitpunkt der Vertragsverhandlungen. Anschließend geht es weiter mit der ersten Erarbeitung des Vertragsentwurfs, bis hin zu notwendigen Anpassungen, der Unterzeichnung und schließlich der nachträglichen Verwaltung des Vertrages. 

Der Sinn und Zweck der Vertragsverwaltung ist es letztendlich einen Überblick über alle Vertragsdokumente zu verschaffen, die ein Unternehmen unterzeichnet hat oder wird. 

Verträge sind die rechtliche Bindung zwischen zwei Parteien und im Geschäftsverkehr unerlässlich, was wiederum bedeutet, dass man als erfolgreicher Unternehmer eine große Anzahl an Verträgen unterzeichnen muss. Damit ist es selbstverständlich nicht getan, denn erst nach der Unterschrift folgt ein wesentlicher Aspekt der Vertragsverwaltung: Die Verträge müssen strukturiert archiviert, beaufsichtigt und analysiert werden um von den Vorteilen des effektiven Vertragsmanagement Gebrauch zu machen.

Dabei geht es vor allem darum, darüber informiert zu sein, mit wem, wann, welcher Vertrag abgeschlossen wurde. Zudem gilt es auch die wesentlichen Fristen zu beachten: Wie lange läuft die Vertragsbeziehung? Wann muss diese erneuert werden und wie lauten die entsprechenden Vertragspflichten und Gegenleistungspflichten? 

Somit lässt sich schnell erkennen, dass die Vertragsverwaltung umfasst deutlich mehr Aufgaben und Funktionen als man zuerst annehmen könnte. 

Vertragscontrolling

Ein weiterer Aspekt der Vertragsverwaltung ist das sogenannte Vertragscontrolling. Hierbei geht es darum, die Vertragsbestandteile von einem anderen Blickwinkel aus zu überwachen. Es handelt sich um das Risikomanagement und die Bewertung der aus dem Vertrag entstehenden Risiken. Konkrete Fragen wie, welche Pflichten könnte das Unternehmen verletzen könnte, oder was passiert, wenn der Vertragspartner dessen Leistungspflicht nicht erfüllt, werden hier erörtert. 

Somit ist das Vertragscontrolling wohl einer der wichtigsten Parameter einer gelungenen Vertragsverwaltung und rückt dennoch  oft in den Hintergrund. 

Mithilfe des Vertragscontrollings kann ein Unternehmen durch zuverlässige Vorbereitung auf potentielle Ausfälle oder Sonstige Schwierigkeiten wappnen und dadurch schließlich hohen Umsatzeinbußen entgegen wirken.

Die typischen Aufgaben der Vertragsverwaltung

Einige Aufgaben, die bei der Vertragsverwaltung von Bedeutung sind, umfassen:

  • Den Vergleich der Angebote aus den Vertragsverhandlungen
  • Die Erstellung von Vertragsvorlagen auf Grundlage vorheriger abgeschlossener Deals
  • Die Intensive Prüfung der Verträge
  • Eine Überwachung und Einhaltung der Vertragspflichten
  • Die Strukturierung der Vertragsbestandteile und Bereitstellung einer anschaulichen Übersicht für alle Abteilungen, die an dem jeweiligen Vertrag mitarbeiten
  • Termin- und Fristenkontrollen
  • Die Aufbewahrung und Archivierung der Vertragsdokumente

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Warum ist Vertragsverwaltung wichtig?

Mithilfe von effizienter Vertragsverwaltung kommt es zu einer immensen Zeitersparnis und Steigerung der Organisation von Verträgen. Durch die Archivierung von Verträgen lässt sich eine effiziente Strukturierung von Daten etablieren, aus welcher sich zahlreiche wertvolle Informationen gewinnen lassen.

Bessere Zusammenarbeit

Vor allem aber generiert die Vertragsverwaltung ein hohes Maß an Transparenz im Unternehmen, welche damit zu einer besseren Kooperation innerhalb eines Teams und auch abteilungsübergreifend beträgt. 

Sobald ein funktionierendes Vertragsverwaltungssystem ins Unternehmen integriert wurde, ist jeder Mitarbeiter, der an dem bestimmten Vertrag beteiligt ist, idealerweise auf dem aktuellen Stand der Entwicklung und kann angemessen und zeitnah auf etwaige Veränderungen oder zu erfüllenden Aufgaben reagieren. 

Oftmals arbeiten verschiedene Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen (Legal, Sales, Compliance, …) gemeinsam an einem Vertragsentwurf. Sobald ein zuverlässiges Vertragsverwaltungssystem etabliert wurde, welches alle beteiligten Personen zu jeder Zeit umfassend informiert, kann hier das Risiko von Missverständnisses, Engpässen und Frustrationen eingespart  und folglich eine allgemeine Produktivitätssteigerung erzielt werden.

Produktivitätssteigerung

Vertragsverwaltung hängt eng zusammen mit einer Steigerung der betrieblichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und einer parallelen Senkung des finanziellen Risikos. Unternehmen stehen unter zunehmendem Druck immer mehr Kosten einzusparen und gleichzeitig aber ihre Produktivität zu steigern. 

Ein Punkt der erheblichen Einfluss auf den Erfolg hat, ist die richtige Verwaltung von Verträgen. Bei vielen Unternehmen liegt genau dort das Potenzial zur erheblichen Verbesserung. Da Vertragsverwaltung eine sehr zeitintensive Aufgabe ist, bietet es sich genau bei dem Prozess an, auf eine effiziente und automatisierte Vertragsverwaltungssoftware zurückzugreifen, um unzählige Personalstunden einzusparen und repetitive Prozesse zu automatisieren. 

Reduzierung von Chaos und Verwirrung

Durch die Einführung einer funktionierenden Vertragsverwaltung wird üblicherweise viel Unordnung beseitigt. Es ist nicht mehr nötig durch unmengen an E-mail-Anhängen zu schauen, um ein bestimmtes Dokument zu finden, wobei somit die Arbeitszeit für andere qualitativer Leistungen verwendet werden kann. Auch fällt das Risiko weg, dass wichtige Fristen vergessen oder verpasst werden, um Verträge zu kündigen, zu verlängern oder eventuell neu auszuhandeln.

Das Ziel der Vertragsverwaltung

Das letztendliche Ziel der zweckmäßigen Vertragsverwaltung ist eine Steigerung des betriebswirtschaftlichen Handelns und folglich die Maximierung des Profits. Durch das wirtschaftlichere Arbeiten lässt sich enorme Mengen an Zeit und Kosten einsparen, was einen großer Schritt in Richtung des angestrebten Zieles bedeutet. Daneben fördert eine strukturierte und frustrations-einsparende Arbeitsweise die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit und eine effektivere Zusammenarbeit unter den Abteilungen. 

Fazit 

Abschließend kann festgehalten werden, dass in den häufigsten Fällen keine guten Gründe dafür vorliegen, sich nicht um ein effizientes Vertragsverwatlungssystems innerhalb des Unternehmens zu kümmern. Neben dem der Vertragsverwaltung gibt es neuerdings auch das softwarebasierte Vertragsmanagement, welches weitaus mehr Vorteile mit sich bringt, die durch die Digitalisierung und Automatisierung der Verträge einhergehen. 

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