Warum elektronische Signaturen im Vertragsmanagement zählen

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Sie senkt die Transport- und Aufbewahrungkosten signifikant, da die Lagerung von Papier wegfällt
• Sie erhöht die rechtliche Vebindlichkeit gegenüber der einfachen Willenserklärung und der eingescannten Unterschrift
• Prozesse zur Vertragsabwicklung werden beschleunigt, da das sonst übliche Drucken, Scannen und Versenden wegfällt.
• Die Weiterverarbeitung wird erleichtert, da der letzte Stand der Verhandlungen mühelos in anschließende Prozesse eingebracht werden kann
• Elektronische Unterschriften machen die Digitalisierung erlebbar.

Die 5 Vorteile der Verwendung elektronischen Signaturen

1. Kosten senken und Ersparnisse erhöhen

Der offensichtlichste Vorteil der Einführung elektronischer Signaturen besteht darin, dass die mit herkömmlichen Signaturen verbundenen Kosten langfristig erheblich gesenkt werden können. Ausgehend von Marktforschungsberichten von Technavio können Unternehmen mit einer Steigerung ihrer Gesamteinsparungen um bis zu 78,62 % rechnen, wenn sie auf ein eSignatur-Verfahren umsteigen.

Der Einsatz der digitalen Signatur ist überall dort von Vorteil, wo die Transportkosten, in der Regel Porto- oder Speditionskosten, von unterschriebenen Dokumenten reduziert werden bzw. wo unterschriebene Dokumente langfristig archiviert werden sollen.

Geht man von unterschriebenen Papierdokument aus, so müssen für die langfristige Archivierung im schlimmsten Fall besondere Räume geschaffen werden Insbesondere dann, wenn ein Unternehmen viele Verträge eingeht. Diese müssen dann in immer größer werdenden Dokumentenarchiven abgelegt und verwahrt werden. Neben den Kosten für die Verwahrung sind auch die Kosten des Transports der Dokumente zu beachten. Dabei spielen neben den tatsächlichen Porto- und Speditionskosten auch die Opportunitätskosten bis zum rechtssicheren Vertragsabschluss eine große Rolle. 

Wenn eine elektronische Archivierung Anwendung findet, müssen besondere Sicherheitsmaßnahmen gegen Änderung und Austausch der Dokumente oder von Dokumententeilen ergriffen werden. Zusätzlich sind hohe Infrastrukturkosten notwendig, da aufwendige Brandschutzmaßnahmen, Einbruchs- und Zugangskontrollen notwendig werden. Auch bei der Verwahrung von Papierdokumenten werden diese Investitionen in der Regel notwendig.

Bei elektronischen Signaturen fallen diese Kosten für die Aufbewahrung fast komplett weg. Hier ist der Schutz gegen Veränderung des Dokuments nicht notwendig, da nachträgliche Veränderung über einen einzigartigen Dokumenten-Hash für einen Prüfer sofort ersichtlich sind. Transport fallen faktisch keine an, da der Versand ausschließlich über elektronische Medien erfolgt. 

2. Rechtliche Verbindlichkeit erhöhen

Mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird eine höhere Verbindlichkeit von Vereinbarungen geschaffen, als das mit der einfachen elektronischen Signatur, oder mit per E-Mail ausgetauschten Dokumenten möglich ist. Anders als beim Einsatz des etablierten Verfahren der einfachen elektronische Signatur, wird im Rahmen der fortgeschrittenen elektronische Signatur der Unterzeichner eindeutig mit der Signatur verknüpft und eine nachträgliche Veränderung der unterzeichneten Dokumente kann erkannt werden. Damit ergibt sich im Vergleich zur einfachen elektronischen Signatur eine höhere rechtliche Verbindlichkeit.

3. Prozesse beschleunigen

Laut Statista und verschiedenen anderen Quellen nehmen die weltweiten Transaktionen mit elektronischen Signaturen rasant zu, und es wird erwartet, dass dies auch weiterhin der Fall sein wird.

Die Gründe dafür stellen keine Überraschung dar: Mithilfe der fortgeschrittenen elektronischen Signatur lassen sich Prozessabläufe signifikant beschleunigen, weil das Dokument elektronisch und daher unmittelbar dem Empfänger zugestellt werden kann und das bislang übliche Ausdrucken und erneute Einscannen der Dokumente wegfällt. Erfahrungsgemäß werden damit Verträge auch mit einer größeren Wahrscheinlichkeit unterzeichnet, da die Zeit für das Auftreten mögliche Bedenken extrem verkürzt wird. 

Und letztlich lassen sich natürlich gegenüber dem traditionellen Vorgehen – in zweifacher Ausfertigung ausdrucken, unterzeichnen, scannen, per Post versenden – die Papierkosten auf das gesamte Unternehmen bezogen deutlich senken.

4. Weiterverarbeitung erleichtern

Weiters erleichtert ein elektronisch übermitteltes Dokument die Weiterverarbeitung, z.B. die Übernahme von Rechnungslegungsdaten in die eigene Buchhaltung. Bei international tätigen Unternehmen sogar bei Unternehmen mit mehreren Standorten ist der Vorteil noch offensichtlicher. Der Zugriff auf Verträge in der Schriftform ist teilweise sogar unmöglich, da Dokumente in der Regel nur an einem Ort physisch gelagert werden können. Greift man auf Dokumente mit einer einfachen elektronischen Signatur zu, bzw. Auf Dokumente ohne Unterschrift zu, ist dem Verarbeitung im Zweifelsfall nicht ersichtlich, ob die Vertragsdaten dem finalen Stand entsprechen, oder ob sich die Vertragslage in weiteren Verhandlungsrunden geändert hat. 

5. Digitalisierung erleben

Die Unterzeichnung von Verträgen und Dokumente ist ein wichtiger Teil des geschäftlichen Alltags. Der Einsatz der elektronischen Signatur kann dabei ein wichtiger Schritt zu einem papierlosen Büro sein und als Leuchtturmprojekt mit hoher Strahlkraft fungieren, das den eigenen Mitarbeitern und Kollegen die Digitalisierung im Büroalltag nahe bringt, ohne dabei zusätzliche Kosten für Mitarbeiterschulungen und Infrastruktur schultern zu müssen.

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Gibt es auch Nachteile bei der elektronischen Signatur?

Eine ordnungsgemäße und sichere eSignatur-Implementierung gibt es nicht zum Nulltarif. Unternehmen benötigen in der Regel eine Vertragsmanagementlösung, die auch sichere elektronische Signaturen unterstützt. Der Weg zur Auswahl der am besten geeigneten Lösung und deren Integration in einen bestehenden Geschäftsprozess ist mit einigem Aufwand und Kosten verbunden.

Wenn man jedoch die Zeit und das Geld, die für eine geeignete eSignatur-Lösung aufgewendet werden, gegen die erheblichen Vorteile abwägt, die damit einhergehen, ist es sehr schwierig, gegen den Einsatz elektronischer Signaturen in Ihrem Vertragslebenszyklus zu argumentieren.

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