Die EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen stellt eine qualifizierte elektronische Signatur in der Rechtswirkung der handschriftliche Unterschrift gleich. Damit ist der Startschuss für die Vereinfachung viele Prozesse gefallen, und das schon im Jahr 2016. Vier Jahre später hadert die deutsche Wirtschaft noch mit der digitalen Transformation. Dieser Artikel möchte einige der vielen Vorteile der elektronischen Signatur im Vergleich zum herkömmlichen Papierversand für Unternehmen aufzeigen.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur bietet eine Reihe von Vorteilen:
Der Einsatz der digitalen Signatur ist überall dort von Vorteil, wo die Transportkosten, in der Regel Porto- oder Speditionskosten, von unterschriebenen Dokumenten reduziert werden bzw. wo unterschriebene Dokumente langfristig archiviert werden sollen.
Geht man von unterschriebenen Papierdokument aus, so müssen für die langfristige Archivierung im schlimmsten Fall besondere Räume geschaffen werden Insbesondere dann, wenn ein Unternehmen viele Verträge eingeht. Diese müssen dann in immer größer werdenden Dokumentenarchiven abgelegt und verwahrt werden. Neben den Kosten für die Verwahrung sind auch die Kosten des Transports der Dokumente zu beachten. Dabei spielen neben den tatsächlichen Porto- und Speditionskosten auch die Opportunitätskosten bis zum rechtssicheren Vertragsabschluss eine große Rolle.
Wenn eine elektronische Archivierung Anwendung findet, müssen besondere Sicherheitsmaßnahmen gegen Änderung und Austausch der Dokumente oder von Dokumententeilen ergriffen werden. Zusätzlich sind hohe Infrastrukturkosten notwendig, da aufwendige Brandschutzmaßnahmen, Einbruchs- und Zugangskontrollen notwendig werden. Auch bei der Verwahrung von Papierdokumenten werden diese Investitionen in der Regel notwendig.
Bei elektronischen Signaturen fallen diese Kosten für die Aufbewahrung fast komplett weg. Hier ist der Schutz gegen Veränderung des Dokuments nicht notwendig, da nachträgliche Veränderung über einen einzigartigen Dokumenten-Hash für einen Prüfer sofort ersichtlich sind. Transport fallen faktisch keine an, da der Versand ausschließlich über elektronische Medien erfolgt.
Mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird eine höhere Verbindlichkeit von Vereinbarungen geschaffen, als das mit der einfachen elektronischen Signatur, oder mit per E-Mail ausgetauschten Dokumenten möglich ist. Anders als beim Einsatz des etablierten Verfahren der einfachen elektronische Signatur, wird im Rahmen der fortgeschrittenen elektronische Signatur der Unterzeichner eindeutig mit der Signatur verknüpft und eine nachträgliche Veränderung der unterzeichneten Dokumente kann erkannt werden. Damit ergibt sich im Vergleich zur einfachen elektronischen Signatur eine höhere rechtliche Verbindlichkeit.
Mithilfe der fortgeschrittenen elektronischen Signatur lassen sich Prozessabläufe signifikant beschleunigen, weil das Dokument elektronisch und daher unmittelbar dem Empfänger zugestellt werden kann und das bislang übliche Ausdrucken und erneute Einscannen der Dokumente wegfällt. Erfahrungsgemäß werden damit Verträge auch mit einer größeren Wahrscheinlichkeit unterzeichnet, da die Zeit für das Auftreten mögliche Bedenken extrem verkürzt wird.
Und letztlich lassen sich natürlich gegenüber dem traditionellen Vorgehen – in zweifacher Ausfertigung ausdrucken, unterzeichnen, scannen, per Post versenden – die Papierkosten auf das gesamte Unternehmen bezogen deutlich senken.
Weiters erleichtert ein elektronisch übermitteltes Dokument die Weiterverarbeitung, z.B. die Übernahme von Rechnungslegungsdaten in die eigene Buchhaltung. Bei international tätigen Unternehmen sogar bei Unternehmen mit mehreren Standorten ist der Vorteil noch offensichtlicher. Der Zugriff auf Verträge in der Schriftform ist teilweise sogar unmöglich, da Dokumente in der Regel nur an einem Ort physisch gelagert werden können. Greift man auf Dokumente mit einer einfachen elektronischen Signatur zu, bzw. Auf Dokumente ohne Unterschrift zu, ist dem Verarbeitung im Zweifelsfall nicht ersichtlich, ob die Vertragsdaten dem finalen Stand entsprechen, oder ob sich die Vertragslage in weiteren Verhandlungsrunden geändert hat.
Die Unterzeichnung von Verträgen und Dokumente ist ein wichtiger Teil des geschäftlichen Alltags. Der Einsatz der elektronischen Signatur kann dabei ein wichtiger Schritt zu einem papierlosen Büro sein und als Leuchtturmprojekt mit hoher Strahlkraft fungieren, das den eigenen Mitarbeitern und Kollegen die Digitalisierung im Büroalltag nahe bringt, ohne dabei zusätzliche Kosten für Mitarbeiterschulungen und Infrastruktur schultern zu müssen.
Bei top.legal sprechen wir täglich mit internen Anwälten und anderen Geschäftsführern. Was wir dabei festgestellt haben, ist, dass interne Rechtsabteilungen im Austausch mit Sales und anderen Abteilungen sich regelmäßig mit den gleichen Problemen und immer wieder mit den gleichen Herausforderungen im Rahmen des Vertragsprozesses konfrontiert sehen.
Folgendes Beispiel: Das eigene Unternehmen hat einen erfolgreichen Artikel im Angebot, der zwar nicht technisch innovativ oder gar eine Erfindung ist, aber aufgrund seines Designs einen guten Absatz findet. In unserem Beispiel ist diese Gestaltung nicht als Design im (deutschen oder europäischen) Register eingetragen worden. Sie finden plötzlich heraus, dass dieses Produkt von Konkurrenten kopiert wurde und auf diversen Plattformen deutlich günstiger zum Verkauf angeboten wird, weil es qualitativ minderwertiger gefertigt wurde.
Benutzen Sie immer noch Microsoft Word für wichtige Geschäftsdokumente so wie für die Erstellung von Angeboten und Verträgen? Wenn ja, ein Wort des Trostes, Sie sind nicht alleine. Sie verpassen allerdings damit eine Menge großartiger Funktionen, die Ihnen Zeit sparen und Ihre Dokumente besser machen könnten.
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