Übersicht bestehende Automatisierungsmethoden 

Statische Codierung 

Grundsätzlich steht natürlich auch jedem Unternehmen offen, das gesamte Dokument als ein feststehendes Werk zu codieren. Damit wäre jeder Vertrag eine eigene Software, die sich zwar nach den Bedürfnissen und Vorgaben des Unternehmens bzw. der Kanzlei anpassen ließe, aber damit nicht von den Best-Practices aus den Erfahrungen mit vielen Kunden profitiert.  Klingt nach einer Menge Arbeit? Ist es auch - wir sprechen aus Erfahrungen. Im Grunde bedeutet dies für die meisten Unternehmen, dass sie interne oder externe Experten einstellen müssen, um die Arbeit zu erledigen. Oftmals bleiben solche Insellösungen ungeliebte Kinder, die von niemanden wirklich einsetzt werden, weil Funktionalität und User Experience oftmals nicht dem aktuellen Standard entsprechen, den Nutzer von andere Software gewohnt sind. 

Vorproduzierte Entscheidungsbäume

Eine logische Weiterentwicklung der statischen Vertragsautomatisierung ist die Berücksichtigung von flexiblen Entscheidungsbäumen. Das Modell ist auf dem Markt immer noch recht beliebt. Damit lassen sich anders als bei statischer Codierung, verschiedene Verträge in der selben Software abbilden. Zuerst legen Sie die Logiken nach einem Expertensystem fest, und dann wird der Entscheidungsbaum mit verschiedenen Textstellen des Dokuments fest verknüpft. Für jeden weiteren Vertrag müssen weiterhin sämtliche Entscheidungslogiken und Textstellen des Vertrags verbunden werden, was in der Regel nur über weiteren Entwicklungsaufwand möglich. Ändert sich die Logiken oder Abschnitte im Vertrag, so muss das in der Regel auch jedes Mal im Quellcode angepasst werden. Auf diese Weise kommen Sie schließlich zum gleichen Ergebnis wie bei top.legal, allerdings ist auch hier eine große Menge an Entwicklungsarbeit notwendig.

Eckige Klammern oder sonstige Tags

Diese Methodik erinnert sehr stark an die Mail Merge Methodik von Microsoft Word. Sie müssen Ihren Vertrag zunächst vollständig mit eckigen Klammern und Fußnoten versehen, um Platzhalter und optionale Texte zu berücksichtigen. Eine sehr zeitaufwändige Übung, die das ursprüngliche Dokumente zu einem Chaos aus Einschüben und Fußnoten macht. Das so überarbeitete Dokumente kann dann genutzt werden, um über eine Automatisierungssoftware Eingaben aus anderen Dokumente bzw. CRM-Systemen in der Vorlage zu berücksichtigen. Hierzu wird in der Regel auch eine eigene Software-Lösung notwendig, die mühsam von teuren IT-Experten entwickelt werden muss.

Die meisten der oben genannten Methoden umfassen verschiedene Phasen der Herausgabe des fertigen Dokuments: Sie müssen die Logik des Dokuments in einer anderen Phase aufbauen und in einer zweiten Phase testen, wobei in beiden Phasen viel geklickt und das Ergebnis Ihrer Arbeit überprüft werden muss. Fast immer ist fachkundige Hilfe, entweder durch interne oder externe Experten, notwendig, um die Automatisierungen zu bewerkstelligen, und wir alle wissen, dass das die Kosten in die Höhe treibt.

Wie geht es einfacher?

Bei der visuellen Automatisierung geschieht alles auf dem Dokument in Echtzeit und spiegelt jede Änderung oder Automatisierung wieder, die Sie erstellen. Sie können dem Dokument jederzeit und überall automatisierte Fragen sowie die Antworten hinzufügen, im Dokument an eine andere Stelle ziehen und ablegen und entfernen, alles in derselben Ansicht in Ihrem Browser. 

Da Sie höchstwahrscheinlich mit dem Dokument, das Sie automatisieren, vertraut sind, können Sie sofort mit der Arbeit an den Automatisierungen beginnen, ohne vorher eine weitere Phase des Automatisierungsaufbaus ausführen zu müssen. Es wird auch kein weitere Programmieraufwand notwendig, wenn sich Teile eines Dokument ändern sollten oder auch einfach Logiken verschieben oder ändern. 

Sie laden einfach das Dokument in top.legal hoch und beginnen damit, das Dokument durchzugehen, die benötigten Automatisierungen an der richtigen Stelle hinzuzufügen und das Ergebnis auf derselben Ansicht zu sehen, alles in Echtzeit. Unsere KI schlägt bereits im ersten Schritt nützliche Platzhalter für das Dokument vor, die Sie natürlich auch wieder jederzeit entfernen können.

Wie wichtig ist es, Ihren Vertrag zu überarbeiten, nachdem die Automatisierung abgeschlossen ist? 

Mit einem Klick können Sie die Vorschau des Dokuments sehen und es wie jeder Endbenutzer testen. Mit anderen Worten, das Dokument kann jederzeit überprüft werden, und es spiegelt Änderungen und Antworten auf die automatisierten Fragen entsprechend wider. Alles in Echtzeit und ohne Entwicklungsaufwand.

Kurz gesagt, darum geht es bei der Automatisierung visueller Dokumente: Benutzerfreundlichkeit, Geschwindigkeit und Leistung.