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Vertragsautomatisierung

6 Gründe, warum Sie Verträge nicht in Word bearbeiten sollten

Jun 19, 2020
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6
min Lesezeit

Benutzen Sie immer noch Microsoft Word für wichtige Geschäftsdokumente so wie für die Erstellung von Angeboten und Verträgen? Falls doch, sind Sie nicht alleine. Sie verpassen allerdings damit eine Menge großartiger Funktionen, die Ihnen Zeit sparen und Ihre Dokumente besser machen könnten.

In diesem Beitrag wollen wir einige der Probleme von Microsoft Word aufzeigen und Tools unter die Lupe nehmen, die Sie stattdessen verwenden können und die Ihnen weitaus bessere Ergebnisse liefern werden.

Ein Rückblick auf die Geschichte von Microsoft Word

Microsoft Word wurde bereits 1983 entwickelt, also vor ungefähr 40 Jahren. Leider hat sich seitdem nicht viel verändert. 

Im Grunde hat sich seit der ursprünglichen Version, abgesehen von Farben und einer aufwendigeren graphischen Oberfläche nur wenig geändert. Microsoft Word ist immer noch ein Stück digitales Papier auf einem Bildschirm mit einigen grundlegenden Schreibwerkzeugen. Allerdings wurde das Programm mit Zunahme der graphischen Details und ein schöneren, wenngleich auch komplizierten Oberfläche, immer Speicherhungriger, was das Programm bei der Bearbeitung größerer Dokumente regelmäßig auch zum Abstürzen bringt.


Und obwohl wir von .doc zu .docx gewechselt haben, hat sich auch die Ausgabe des Texts nicht wirklich verändert. Alles wurde komplizierter und unübersichtlicher und statt der in den 80er-Jahren üblichen zwei Toolbars wurde es immer mehr, sodass auf kleineren Bildschirmen nur noch wenig Text übrig blieb. Am Ende des Tages aber produzierte Word auch trotz modernerer Oberfläche immer noch ein digitales Blatt Papier mit statischem Text und Grafiken darauf. Während das Anfang der 90er Jahre noch ein perfektes Ergebnis war, hat sich die Welt seitdem sehr verändert. 

Tablets und Mobiltelefone sind heute die wichtigsten Geräte, mit denen wir uns verbinden, es werden mehr E-Mails auf mobilen Geräten geöffnet als auf Desktops, und allein auf YouTube konsumieren wir täglich über eine Milliarde Stunden Online-Videoinhalte.

Noch viel wichtiger ist allerdings, dass sich die Anzahl der Menschen auf diesem Planeten seit den 80 Jahren fast verdoppelt hat. Damit einhergehend hat sich auch die Art und Weise geändert wie wir miteinander arbeiten. Inhalte sind komplizierte geworden und auch der Prozess wie wir Wissen erleben ist dynamisch geworden. Ebenso haben sich die Qualität vieler Geschäftsbeziehungen geändert. Während man in der Vergangenheit eine Geschäftsbeziehung zu Beginn in einer Urkunde festgehalten werden konnte, die danach Jahrzehnte im Stahlschrank vor sich hin schlummert, sind heutige Geschäftsbeziehungen mit der Verkürzung von Innovationszyklen auch wesentlich schneller überholt. Statischer Text auf weißen Hintergrund ist damit völlig ungenügend geworden.

Diese bedeutenden Veränderungen in unserer Arbeitsweise in Verbindung mit der Tatsache, dass sich Word in den letzten 35 Jahren nicht wirklich viel verändert hat, bedeutet, dass es heutzutage wirklich nicht mehr das beste Werkzeug für jede Aufgabe ist.

Hier sind nur einige Beispiele dafür, wo Word bei der Erstellung und Bearbeitung von Verträgen versagt:

1. Word-Dokumente sind nicht interaktiv

Word-Dokumente sind statische Dokumente mit Bildern und Text. Im Gegensatz zu Web-Applikation oder Webseiten können Sie hier keine interaktiven Inhalte einbetten. Die auf den Text und Inhalt beschränkte Interaktion mit Mitarbeiter oder Kunden ist nur dann möglich, wenn Sie das gesamte Dokument übergeben. Eine einfache Anbindung digitaler Prozesse, wie sie für interne Bereiche von Unternehmen notwendig wäre, ist aktuell nicht vorgesehen. Ebenso schwierig gestaltet sich die Möglichkeit, Dokumente von Kunden oder Vorgesetzten unterzeichnen zu lassen. 

“Der übliche 5-Kampf im Büro: Ausdrucken, Unterzeichnen, Einscannen, PDF erstellen, per Email versenden.”

Das bedeutet, wenn Sie Zusammenarbeit mit Kollegen oder Kunden zulassen möchten, müssen Sie die Hoheit über das gesamte Dokument weiterreichen. Die eigentlich so einfache Unterzeichnung von Dokumenten funktioniert auch nur über einen Prozess, der seit mehr als 30 Jahren unverändert geblieben ist. Sie müssen ein PDF erstellen, wenn Sie die Gestaltungshoheit nicht abgeben wollen, dann ausdrucken, unterzeichnen, einscannen und per E-Mail wieder zurückschicken. Untersuchungen haben ergeben, dass sich dadurch die Bearbeitungszeit für Dokumente um 80% verlangsamt

2. Word-Dokumente lassen sich schwer gemeinsam bearbeiten

Mussten Sie schon einmal durch die Hölle gehen und mit anderen Personen an einem Microsoft Word-Dokument gemeinsam zusammenarbeiten? Dabei hat man sich bislang damit geholfen, Dokumente über den altbekannten, aber unsicheren Kanal E-Mail auszutauschen. Dabei entstehen teilweise verrückte und sinnlose Dateinamen wie 'Präsentation_final_final_v22', um im Chaos der Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden nicht den Überblick zu verlieren, welches Dokument die letzte Version ist. 

Oder man hat man sich in der Vergangenheit auch damit geholfen, dass man Abschnitte des zu erstellenden Dokuments in verschiedene Datei aufgegliedert hat, die dann separat bearbeitet werden konnten. Spätestens nach der Integration der einzelnen Abschnitte war man dann wieder im Versionschaos angekommen. 

Offensichtlich helfen diese Systeme nur bedingt festzustellen, welche die neueste Version ist, und führt oft dazu, dass sich die Menschen sich gegenseitig die Arbeit überschreiben oder widersprüchliche Versionen erstellen. Wie Sie sehen, werden in diesem Prozess viele wertvolle Stunden Ihrer Mitarbeiter oftmals völlig unnötig verschwendet. 

Als Einwand muss man sich natürlich gefallen lassen, dass es vernünftige Software zu Versionskontrolle gibt, die insbesondere in Anwaltskanzleien eingesetzt werden. Leider gibt es diese Erweiterungen nicht vor alle. Diese sinnvolle Erweiterung muss für zusätzliches Geld gekauft werden, und spätestens beim ersten Projekt mit verschiedenen Anwaltskanzleien und mehreren Unternehmen ergeben sich wieder neue Stilblüten der Dateibenennung. Dieses Mal aber erweitert um die Versionierungssystematik der Software der Anwaltskanzlei. Das geht dann ungefähr so: #23223av20200307#2324v2020_final_Anmerkung_final_final_14.docx. Herzlichen Glückwunsch. 

“Der heutigen Herausforderungen eines Büroangestellten mit Microsoft Word: #23223av20200307#2324v2020_final_Anmerkung_final_final_14.docx”

Zugegeben mit dem Einsatz von Sharepoint und Microsoft 365 konnte man einiger dieser Probleme in den Griff bekommen. Aber spätestens wenn einer der Beteiligten an dieser Lösung, aus teilweise berechtigten Sicherheitsbedenken nicht teilnehmen konnte, war man wieder in der Versionierungshölle angelangt. 

3. Word-Dokumente sind schlecht auszuwerten

Obwohl einige E-Mail-Tools eine Methode zur Nachverfolgung bieten, wenn jemand eine E-Mail öffnet, ist es weiterhin nicht einfach zu wissen, ob das angehängte Word-Dokument dann auch wirklich geöffnet wurde. 

"Ich wollte nur überprüfen, ob Sie das Dokument, das ich Ihnen geschickt habe, auch erhalten haben"

Aber stellen Sie sich vor, Sie könnten benachrichtigt werden, wenn jemand Ihr Dokument liest, und stellen Sie sich weiter vor, Sie könnten genau sehen, mit welchen Abschnitten des Dokuments der Kunde interagiert hat oder wie lange der jeweilige Abschnitt gelesen wurde. Damit wäre es ohne größeren Aufwand möglich, weitergehende E-Mails oder Anrufe zeitlich perfekt zu planen oder zumindest sinnlose E-Mails zu vermeiden. Damit wären E-Mails der Sorte "Ich wollte nur überprüfen, ob Sie das Dokument, das ich Ihnen geschickt habe, auch erhalten haben" ein Ding der Vergangenheit.

Leider haben Word-Dokumente, anders als moderne Datenräume oder Webseiten, keine Möglichkeit, die Lesezeit oder Interaktionen zu verfolgen, so dass diese Art von fortgeschrittenen Erkenntnissen darüber, wann die Leute Ihre Dokumente ansehen und mit welchen Inhalten sie sich beschäftigen, Ihnen in Word nicht zur Verfügung steht. Das einzige was Ihnen an dieser Stelle übrig bleibt ist die Anzahl der verwendeten Zeichen und Wörter zu zählen und das schon seit 1983.

4. Word-Dokumente sind nicht sicher

Sobald Sie ein Word-Dokument per E-Mail an eine weitere Partei senden, ist das Dokument samt Inhalt für immer an diese Person weitergegeben. Es kann weitergeleitet, mit anderen geteilt, veröffentlicht, gedruckt, im Büro oder Meeting zurückgelassen werden. Sie geben auf einem Mal die Hoheit an Ihrem Dokument ab, inklusive Versionierungsnummer. Zugegeben, Sie können ein Word-Dokument mit einem Passwort schützen, aber das Passwort kann leicht zusammen mit dem Dokument an Dritte weitergegeben oder von jedem, der das Passwort hat, vollständig entfernt werden.

Dies kann in einem Unternehmen auf unterschiedliche Weise problematisch sein:

5. Vertrauliche Informationen werden beim Versand nicht mehr vertraulich

Im Vertrieb

Ein Angebot das Sie einmal in die Welt über ein Word-Dokument in die Welt geschickt haben kann nicht mehr zurückgenommen werden. Sämtliche Preisinformation können einfach an die Konkurrenz gelangen, inklusive Ihres im Word stundenlang eingearbeiteten Corporate Designs, um ein Gegenangebot zu erhalten. Verabschieden Sie sich am besten gleich beim Versand eines Word-Dokuments von Ihrer Marge. 

Im Personalbereich:

Heiß umkämpfte Arbeitskräfte haben können Ihr mehrseitiges Angebot ohne Verzögerung an den eigenen Arbeitgeber schicken, um das aktuelle Gehalt noch einmal nach oben zu ziehen. Sie haben die Wahl in einen Bieterkrieg einzusteigen, oder lieber doch auf die nächstbeste Arbeitskraft zurück zu greifen, die Sie sich leisten können.

Im juristischen Bereich:

Im juristischen Bereich ist das Problem besonders eklatant. In der Regel wollen Unternehmen nicht, dass ausgehandelte Transaktionen und die darin enthaltenen streng vertraulichen Details bei der Konkurrenz oder in der Öffentlichkeit landen. Dies ist aber beim Versand von Word-Dokumenten nicht auszuschließen.

Oftmals reicht es, wenn der ausgehandelte Vertrag als Vorlage für die nächste Transaktion genutzt wird, damit sämtliche Details - oftmals einfach auch nur ungewollt - beim nächsten Übernahmekandidaten landen, und somit gut gehütete Verhandlungsstrategien schnell unbrauchbar werden. 

6. Word ist ein sehr generisches Werkzeug

Ein Schweizer Offiziersmesser ist ein denkbar generisches Werkzeug. Es lässt sich auf viele Arten einsetzen und löst kleine und schnelle Arbeiten sehr zuverlässig. Wenn Sie jedoch auf die Idee kämen mit Ihrem Taschenmesser einen Baum zu fällen, würden Sie vermutlich zwar nach mehreren Tag Erfolg verzeichnen können, aber das Gefühl des Erfolgs würde sich in Anblick des abgenutzten Messers und den schwielen an Ihren Händen nicht wirklich einstellen. 

So oder so ähnlich verhält es sich auch beim Einsatz von Microsoft-Word. Ein schnelles Memo, einen kurzen Gedanken, eine Einladung zur Geburtstagsparty lassen sich prima damit bewerkstelligen. Aber wenn Sie daran denken auf der gleichen Software eine Doktorarbeit zu schreiben, bzw. Eine dreihundert Seiten Wertpapierprospekt zu verfassen, Rahmenverträge zu erstellen, dann werden Sie vermutlich die Schwielen an den Händen in Form von durchgearbeiteten Nächten zu Gesicht bekommen. 

Wenn Sie aber Playbooks, Vertragsunterzeichnungen, Datensicherheit und Datenhoheit wünschen, sowie eine Möglichkeit Verträge direkt zu unterschreiben, sollten Sie Ihr Schweizermesser vielleicht lieber zu Hause lassen und stattdessen eine Motorsäge mitbringen.

Werkzeuge, die Sie stattdessen verwenden können

Es gibt zwar durchaus Alternativen zu Microsoft Word wie Google Drive und Zoho Docs, sie leider aber alle mehr oder weniger unter den zuvor genannten Krankheiten. Im Kern sind sie auch nicht mehr als ein digitaler Schreibblock mit fortgeschrittenen Möglichkeiten zur Formatierung.

In der Regel bieten sich für verschiedene Anwendungsbereiche, wie auch beim Einsatz von Messern, um beim obigen Beispiel zu bleiben, unterschiedliche Software-Pakete an. So wie Sie mit einem Filetiermesser bessere Ergebnisse beim Auslösen von Fleisch haben werden, als wenn Sie an dieselbe Aufgabe mit dem Buttermesser herantreten, können passgenaue Software-Lösungen Ihnen viel Zeit und Geld sparen. 

Hier sind zwei Beispiele für Tools, die Sie anstatt Word verwenden können:

Interne Memos und Notizen

Notion präsentiert sich selbst gerne als ein One-Stop Office Applikation, die sich perfekt für interne Dokumente und die interne Zusammenarbeit eignet. Anstelle eines einfachen, statischen Dokuments können Sie Videos, Lesezeichen, Checklisten, speziellen Text (wie Code, Abschriften usw.) und vieles mehr einfach in das Dokument einbetten.

Sogar einfache Datenbanken können erstellen werden, die summiert, geteilt und geordnet werden können. Aufgaben können auch mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Alle Dokumente, einfache Tabellen, korrespondierende Aufgaben lebt an einem Ort. Die Notwendigkeit ständig Applikationen zu wechseln ist nicht mehr gegeben. 

Zudem fällt die Notwendigkeit Text zu formatieren vollkommen flach. Text wird automatisch formatiert. Überschriften und Textblöcke werden ähnlich dem Markdown-Format und Latex einfach semantische Formatierung zugewiesen. So wissen Sie das es eine Überschrift auch eine Überschrift ist, und nicht einfach ein Textabschnitt, den man zufällig als Überschrift formatiert hat. Alles sieht innerhalb von Sekunden perfekt aus. 

Vertragssoftware

top.legal ist eine End-to-End-Plattform für die Zusammenarbeit und Verwaltung von Verträgen, die Unternehmen dabei unterstützt, Verträge schneller zum Abschluss zu bringen und gleichzeitig tiefe Einblicke in Vertragsdaten zu gewähren. Das KI-fähige System bietet Vertragserstellung, -verhandlung, E-Signatur und -analyse und erspart Unternehmen bis zu 96 % der Zeit, die sie für Verträge aufwenden müssen.

Durch die neue designorientierte Art und Weise mit Verträgen zu arbeiten, eignet sich top.legal sehr gut für leistungsorienter Vertriebsumgebungen. Verträge können als Vertriebswerkzeug eingesetzt werden und Sie behalten jederzeit die Hoheit über die Daten bei höchster Sicherheit.


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Es ist Zeit für eine Veränderung

Wenn Sie für Geschäftsdokumente wie Verträge und Angebote weiterhin auf Microsoft Word setzen, werden Sie vermutlich zwar weiterhin annehmbare Ergebnisse erzielen können, aber nicht in den Genuß der Vereinfachung und der prozessorientierte Arbeitsweise neuer, spezialisierte Software kommen.


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