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Vertragsautomatisierung

5 Vorteile der Automatisierung des Vertragsmanagement-Workflows

Mar 28, 2022
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7
min Lesezeit

Da immer mehr Unternehmen dazu übergehen, ihre gesamten Rechts- und Vertriebsprozesse zu digitalisieren, ist die Automatisierung entscheidend für den Erfolg. Alles wurde digitalisiert, von Marketingprozessen bis zur Produktion, und auch das Kontaktmanagement wurde nicht vergessen.

Die Automatisierung von Vertragsabläufen ist ein Muss für jede Vertragsmanagement-Software. Sie ermöglicht es den Teams, viele Schritte im Vertrags-Workflow zu automatisieren, was den gesamten Prozess effizienter macht und dem Rechtsteam und anderen Teammitgliedern mehr Zeit für wichtigere Angelegenheiten verschafft

Ein Vertrags-Workflow ist, einfach ausgedrückt, der durchgängige Prozess, bei dem ein rechtliches Dokument verschiedene Phasen durchläuft, wie z. B. die Anbahnung, Ausführung, Erneuerung und so weiter.

Die Vorteile der Automatisierung des Vertragsmanagement-Workflows 

1. Zuverlässigere Verträge durch Verwendung standardisierter, vorab genehmigter Vorlagen

Ihr Rechtsteam kann die Bibliotheken für Vertrags- und Klauselvorlagen auf dem neuesten Stand halten, um den sich ständig ändernden rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. So wird sichergestellt, dass Führungskräfte immer die effektivsten Vertragsvorlagen verwenden.

Automatisierte Arbeitsabläufe stellen auch sicher, dass die Vertragsverfasser bei den Verhandlungen die vom Unternehmen bevorzugten Positionen und Ausweichmöglichkeiten verwenden. Das bedeutet, dass Sie und das Unternehmen sich auf die juristische Arbeit verlassen können, unabhängig davon, wer die Vereinbarung erstellt. Geschäfte können schneller abgeschlossen werden, und die Anwälte müssen nicht mehr immer wieder dieselben grundlegenden Formulierungen überprüfen.

2. Verträge können automatisch weitergeleitet und gleichzeitig genehmigt werden

Mit automatisierten Vertragsworkflows wird keine Zeit mehr damit verschwendet, Posteingänge nach Vereinbarungen zu durchsuchen oder jemanden per E-Mail zu verfolgen. 

Die Zusammenarbeit muss nicht mehr fragmentiert sein, und der gesamte Weiterleitungsprozess kann standardisiert werden. Die Zusammenarbeit wird nahtlos, und durch die automatische Weiterleitung von Verträgen an die zuständigen Prüfer können schnell Maßnahmen ergriffen werden. 

top.legal ermöglicht es Ihnen, direkt mit Ihrem gesamten Team oder Partnern auf Augenhöhe zu arbeiten oder Verträge digital zu verwalten. Interne und externe Nutzer können sich schnell einigen und Verträge mithilfe von kollaborativem Authoring und automatisierten Workflows ausführen. 

Wenn bestimmte Beteiligte nicht in der Lage sind, ihren Teil des Prozesses abzuschließen, kann es zu Engpässen kommen. Anstatt die Zeit bis zum Vertragsabschluss zu verzögern, können automatisierte Workflows verwendet werden, um mehrere Genehmigungsgruppen innerhalb jeder internen Workflow-Phase zu erstellen.

3. Die Einhaltung von Corporate-Governance-Protokollen ist viel einfacher

Um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, können Unternehmen Geschäftsregeln und Richtlinien in automatisierte Workflows einbauen. Sie können beispielsweise einen Workflow für die Weiterleitung von Verträgen erstellen, der die endgültige Genehmigung erst dann zulässt, wenn alle Bearbeitungen und Probleme behandelt und alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt wurden. On-Demand-Audit-Trails und angepasste Dashboard-Ansichten helfen bei der Überwachung der Compliance in allen Phasen.

4. Erhöhte Transparenz durch Prüfprotokolle und Überwachungsanalysen, um Herausforderungen und Risiken zu erkennen

Prüfpfade sind ein wesentlicher Bestandteil der Vertragsverantwortung. Da das System jeden Schritt aufzeichnet, den jeder Benutzer während des gesamten Vertragslebenszyklus unternimmt, kann ein Administrator die Protokolle überprüfen, um zu sehen, wer was bei einem bestimmten Vertrag getan hat. Diese Informationen können nicht geändert oder bearbeitet werden. Dadurch wird das Risiko erheblich verringert, wenn etwas nicht wie geplant verläuft. Gleichzeitig kann das System Analysen bereitstellen, um Teams dabei zu unterstützen, über alle Aspekte eines Vertrags auf dem Laufenden zu bleiben. Die Daten können auch auf potenzielle Verbesserungsbereiche hinweisen.

5. Durch die Automatisierung von Vertragsabläufen können Rechtsteams Zeit, Mühe und Geld sparen

Die Automatisierung von Vertragsabläufen ermöglicht es den Rechtsteams, sich auf die wertschöpfende Arbeit zu konzentrieren, was Zeitersparnis bedeutet. Laut Aberdeen Research werden die mit Verträgen verbundenen Verwaltungskosten durch die Implementierung von Automatisierung um 25-30 % gesenkt. .

Das Ziel der Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ist es, die Effizienz von Prozessen zu verbessern. Durch die Automatisierung von Prozessen können die Benutzer mehr Zeit auf wichtige, hochwertige Aufgaben verwenden. Das Ersetzen manueller Entwurfsprozesse durch einen Generator für Standardvertragsklauseln beschleunigt zum Beispiel die Geschwindigkeit, mit der Ihr Unternehmen Datenübertragungen abschließen und Daten für den Geschäftsbetrieb verarbeiten kann. Die Automatisierung von Vertragsabläufen kann bei einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben helfen, die die Produktivität hemmen

Fazit

Wenn ein Unternehmen seinen Vertragsprozess beschleunigen möchte, ist die Einbindung einer Workflow-Lösung für Verträge eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen. Sie beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern verringert auch das Risiko und verbessert die Compliance.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihr Unternehmen von der Automatisierung von Vertragsabläufen profitieren kann, kontaktieren Sie uns, um eine KOSTENLOSE Demo zu vereinbaren.

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