Wir schreiben das Jahr 2025. Und wenn Sie schon einige Zeit im Geschäft sind, dann wissen Sie, dass die Vertragsverwaltung immer noch ein großes Problem darstellt. Bei all der fortschrittlichen Technologie, die heute zur Verfügung steht, sollte man meinen, dass dieses Problem längst gelöst wäre. Doch die meisten Unternehmen kämpfen immer noch mit langen E-Mail-Threads, veralteten Tabellenkalkulationen und unauffindbaren Dateien. Wenn Verträge nicht korrekt verwaltet werden, geraten Geschäfte ins Stocken, Verlängerungen werden verpasst, und die rechtlichen Probleme häufen sich.

Positiv zu vermerken ist, dass die Software für das Vertragsmanagement ein enormes Wachstum erfahren hat. Die heutigen Tools sind keine digitalen Aktenschränke mehr, sondern automatisieren Arbeitsabläufe, beschleunigen Verhandlungen und sorgen dafür, dass alles ordentlich und übersichtlich an einem Ort aufbewahrt wird. Man muss nicht mehr in Stapeln nach der schwer zu findenden Unterschrift wühlen oder sich fragen, welche Version eines Dokuments die aktuellste ist.

Die Schwierigkeit besteht darin, das richtige Werkzeug aus der Fülle der Möglichkeiten auszuwählen. 

Genau dafür ist dieser Leitfaden gedacht: Er soll Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten und einige der besten Vertragsmanagementlösungen für Rechts-, Vertriebs- und Beschaffungsteams im Jahr 2025 kennenzulernen. Hoffentlich finden Sie eine, mit der Ihr Vertragschaos endlich der Vergangenheit angehört.

Was ist Vertragsmanagement-Software?

Software für das Vertragsmanagement - oft auch als CLM-Software (Contract Lifecycle Management) bezeichnet - wurde entwickelt, um die Handhabung von Verträgen zu vereinfachen. Statt mit E-Mails, Tabellenkalkulationen und verstreuten Dokumenten zu jonglieren, läuft alles über eine zentrale Plattform. Sie können Verträge erstellen, verhandeln, unterzeichnen, speichern und verfolgen, ohne das übliche Hin- und Her-Chaos.

Moderne CLM-Software bietet jedoch mehr als nur die Möglichkeit, Verträge zu organisieren. Sie hilft Teams, besser zusammenzuarbeiten, verringert rechtliche Risiken und bietet sogar Echtzeit-Einblicke in die Vertragsleistung. 

Bis 2025 wird erwartet, dass KI in 90 % der Unternehmenssoftware eingebettet sein wird und die Vertragsautomatisierung zu einem Standardmerkmal im Geschäftsbetrieb wird. Quelle: PwC

Was macht eine gute Vertragsmanagement-Software aus?

Ein gutes Vertragsmanagement-Tool sollte den Umgang mit Verträgen mühelos machen, indem es alles organisiert, sicher und zugänglich hält - egal, ob Sie einige wenige Verträge oder Tausende verwalten. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

✅ Zugriff jederzeit und überall - Verträge sollten nicht im Posteingang eines Mitarbeiters oder in einem Aktenschrank verstauben. Eine gute Lösung ermöglicht es Ihnen, von jedem Gerät aus auf Verträge zuzugreifen, sie zu prüfen und zu unterzeichnen, egal ob Sie am Schreibtisch sitzen oder unterwegs sind. Außerdem sorgt die integrierte Sicherheit dafür, dass sensible Informationen geschützt bleiben.

✅ Nahtlose Zusammenarbeit - Vertragsmanagement ist keine Aufgabe für sich allein. Vertriebs-, Rechts-, Finanz- und Beschaffungsteams müssen alle auf dem gleichen Stand sein. Die beste Software macht das Hin und Her von E-Mails überflüssig, indem sie einen zentralen Arbeitsbereich bietet, in dem alle in Echtzeit zusammenarbeiten, Änderungen verfolgen und Versionsverwirrungen vermeiden können.

✅ Intelligente Integrationen - Ihre Vertragsmanagement-Software sollte nicht isoliert existieren. Sie sollte sich mühelos mit Ihrer CRM-, ERP- und Buchhaltungssoftware verbinden lassen, damit Verträge automatisch Kundendetails, Finanzdaten und Genehmigungsworkflows einbeziehen und so Doppelarbeit und menschliche Fehler vermeiden.

✅ Automatisierung, die Zeit spart - Sich wiederholende Aufgaben wie Vertragserstellung, Genehmigungen und Erinnerungen an Vertragsverlängerungen können Teams ausbremsen. Eine leistungsstarke CLM-Lösung automatisiert diese Prozesse und sorgt dafür, dass Verträge ohne unnötige Verzögerungen vorankommen. Weniger Verwaltungsarbeit, mehr strategische Konzentration.

✅ Klare Einblicke und Analysen - Sie sollten sich nicht durch Tabellenkalkulationen wühlen müssen, um die Vertragsleistung zu verstehen. Ein gutes CLM bietet Dashboards und Berichte in Echtzeit zu wichtigen Kennzahlen wie Vertragswert, Ablaufdatum und Risiken, damit Sie schneller bessere Entscheidungen treffen können.

✅ Benutzerfreundlichkeit - Eine Software ist nur dann nützlich, wenn sie tatsächlich genutzt wird. Ein gutes Vertragsmanagement-Tool ist so konzipiert, dass es intuitiv und einfach zu bedienen ist, so dass keine umfangreichen Schulungen erforderlich sind und eine nahtlose Übernahme durch alle Teams möglich ist.

Wie Sie die richtige Vertragsmanagement-Software auswählen

Bei der Vielzahl der verfügbaren Vertragsmanagementlösungen kann es schwierig sein, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Um den Prozess zu vereinfachen, sollten Sie sich auf diese Schlüsselfaktoren konzentrieren, wenn Sie ein Tool in die engere Auswahl nehmen, testen und auswählen:

1. Identifizieren Sie das Problem, das Sie lösen wollen
   Bevor Sie sich mit den Funktionen befassen, sollten Sie die spezifischen Herausforderungen klären, die Sie mit der Software lösen wollen. Haben Sie mit verstreuten Verträgen, langsamen Genehmigungen oder Compliance-Risiken zu kämpfen? Wenn Sie Ihre Bedürfnisse kennen, können Sie die wichtigsten Funktionen priorisieren.
   

2. Bestimmen Sie, wer es benutzen wird
   Überlegen Sie, wer in Ihrem Unternehmen Zugang benötigt. Sollen nur die Rechtsabteilung und die Vertriebsteams oder das gesamte Unternehmen darauf zugreifen? Dies wirkt sich auf die Kosten, die Lizenzierung und die Benutzerfreundlichkeit aus. Wenn mehrere Teams Zugriff benötigen, könnte die Benutzerfreundlichkeit eine Priorität sein. Wenn nur Power-User das System nutzen werden, sind Geschwindigkeit und erweiterte Funktionen möglicherweise wichtiger.

3. Bewertung des Integrationsbedarfs
   Schauen Sie sich die Tools an, auf die Ihr Unternehmen bereits angewiesen ist, wie CRM-, ERP- oder Buchhaltungssoftware. Muss sich Ihr Vertragsmanagementsystem nahtlos in diese integrieren lassen? Oder können Sie mehrere Tools durch eine All-in-One-Lösung ersetzen? Wenn Sie diese Anforderungen frühzeitig erkennen, können Sie spätere Störungen des Arbeitsablaufs vermeiden.

4. Definieren Sie Ihr gewünschtes Ergebnis
   Statt sich in Funktionsvergleichen zu verlieren, sollten Sie sich auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren. Wünschen Sie sich eine bessere Vertragstransparenz, schnellere Geschäftszyklen oder eine bessere Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften? Durch die Festlegung von Erfolgskriterien im Vorfeld stellen Sie sicher, dass Sie eine Software auswählen, die einen echten Mehrwert bietet und nicht nur Kästchen abhakt.
   
   
5. Anpassung an Ihren Workflow
   Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse. Ein Tool, das in einem Unternehmen gut funktioniert, passt möglicherweise nicht zu Ihrem Unternehmen. Überlegen Sie, wie sich die Software in Ihre bestehenden Vertragsabläufe, Genehmigungsprozesse und Anforderungen an die Zusammenarbeit einfügen wird. Wählen Sie eine Lösung, die die Produktivität steigert, anstatt Ihr Team zu zwingen, seine Arbeitsweise zu ändern.

Welche ist die beste Vertragsmanagement-Software?

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die einzelnen Tools, wobei hervorgehoben wird, wodurch sie sich von anderen Vertragsmanagementlösungen unterscheiden.

top.legal

top.legal ist eine CLM-Plattform (Contract Lifecycle Management), die den gesamten Vertragsprozess rationalisiert - von der Erstellung bis zur Ausführung und darüber hinaus. Sie beseitigt die Ineffizienzen der herkömmlichen Vertragsabwicklung, indem sie einen zentralen Bereich bereitstellt, in dem Teams Vereinbarungen ohne die üblichen Verzögerungen entwerfen, verhandeln, unterzeichnen und verwalten können.

Mit top.legal werden Verhandlungen transparenter und effizienter, da die Nutzer immer sehen können, wer an der Reihe ist, um Verwirrung und unnötiges Hin und Her zu vermeiden. Die KI-gestützten Funktionen der Plattform extrahieren automatisch die wichtigsten Bedingungen und Fristen und stellen so sicher, dass Unternehmen ihren Verpflichtungen nachkommen, ohne Gefahr zu laufen, wichtige Termine zu verpassen. Das Insights Dashboard bietet einen klaren Überblick über die Vertragsleistung, Risiken und Chancen und ermöglicht es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Outlaw

Outlaw ist eine moderne Vertragsmanagement-Plattform, die den gesamten Vertragslebenszyklus mit Funktionen wie der Erstellung von Dokumentenvorlagen, Echtzeit-Zusammenarbeit, cloudbasiertem Redlining und elektronischen Unterschriften vereinfacht. Sie verbessert die Transparenz, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und lässt sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren. 

Für Unternehmen, die eine fortgeschrittene Automatisierung, tiefe ERP-Integrationen oder hochgradig anpassbare Genehmigungsworkflows benötigen, ist es jedoch möglicherweise nicht ideal. Obwohl sie benutzerfreundlich ist, sind die Funktionen für das Berichtswesen und die KI-gesteuerte Vertragsanalyse begrenzter als bei anderen unternehmensorientierten Lösungen.

Ironclad

Ironclad ist eine CLM-Plattform (Contract Lifecycle Management), die den gesamten Vertragsprozess von der Erstellung und Verhandlung bis zur Unterzeichnung und Nachverfolgung rationalisiert. Sie bietet KI-gesteuerte Einblicke, Zusammenarbeit in Echtzeit und automatisierte Workflows, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern. 

Auch wenn die Software bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen und der rechtlichen Überwachung hervorragende Leistungen erbringt, sind die Anpassungsmöglichkeiten für hochspezialisierte Vertragsanforderungen für einige Benutzer möglicherweise begrenzt.

ContractWorks

ContractWorks ist eine Vertragsmanagementlösung, die für ihre sichere Dokumentenspeicherung und ihre Suchfunktionen bekannt ist. Sie bietet Funktionen wie benutzerdefinierte Berichte, automatische Benachrichtigungen und OCR-gestützte Suche.

Es fehlt jedoch ein integrierter Vertragseditor und ein spezieller Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit, so dass die Benutzer für Redlining und Vertragsverhandlungen auf externe Tools wie Microsoft Word angewiesen sind.

Concord 

Concord ist eine CLM-Plattform (Contract Lifecycle Management), die die Erstellung, Zusammenarbeit und Ausführung von Verträgen vereinfacht. Sie bietet Funktionen wie Echtzeit-Bearbeitung, Versionskontrolle, elektronische Unterschriften und automatisierte Workflows und erleichtert Teams die Verwaltung von Verträgen über eine zentrale Plattform. Concord lässt sich außerdem in gängige Unternehmenstools integrieren und verbessert so die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften. 

Es bietet zwar leistungsstarke Funktionen für die Zusammenarbeit, aber seine Anpassungs- und fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen sind im Vergleich zu einigen CLM-Lösungen auf Unternehmensebene eher begrenzt. Außerdem könnte es Anwendern, die tiefe KI-gestützte Einblicke oder komplexe Genehmigungsworkflows suchen, an Flexibilität mangeln.

Conga

Conga ist eine CLM-Plattform (Contract Lifecycle Management), die die Erstellung, Verhandlung und Ausführung von Verträgen automatisiert. Sie bietet Dokumentenerstellung, elektronische Unterschriften, Workflow-Automatisierung und Analysen und ist damit eine gute Wahl für Unternehmen, die Vertragsprozesse rationalisieren und in CRM-Systeme integrieren möchten.

Die Benutzeroberfläche von Conga kann jedoch komplex sein, so dass die Benutzer Zeit brauchen, um sich einzuarbeiten. Die umfangreichen Anpassungsoptionen erfordern möglicherweise auch technisches Fachwissen, was für Teams, die eine intuitivere, sofort einsatzbereite Lösung suchen, eine Herausforderung darstellen kann.