Vertrags- vs. Angebotssoftware: Was Sie wissen sollten

In unserem vorherigen Artikel haben wir ausgeführt, dass Contract Lifecycle Management (CLM) und Angebotssoftware (CPQ) wie füreinander geschaffen sind, weil beide Software-Kategorien das wirtschaftliche Arbeiten für den Vertrieb in den Vordergrund stellen. In diesem Artikel werden wir uns die Unterschiede zwischen den beiden Lösungen genauer ansehen und erläutern.

Was ist eine Vertragssoftware (CLM) Lösung?

Der Leistungsumfang einer Vertragssoftware kann je nach Anbieter stark variieren. In vielen Fällen beschäftigt sich Vertragssoftware jedoch damit, die Verwaltung der Verträge eines Unternehmens von der Erstellung über die Verhandlung und Unterschrift bis hin zur Erneuerung bestehender Verträge zu automatisierung und zu erleichtern. 

Häufig ist die Vertragssoftware auch in den Prozess der Freigabe und Verwaltung der Verträge eingebunden. 

Letztlich kann die Vertragssoftware über weitreichende Automatisierung und bessere Kommunikation zu erheblichen Effizienzsteigerungen und damit Kosteneinsparungen führen. Neben größere Effizienzen im Vertragsprozess hilft eine CLM-Software auch dabei, rechtliche Risiken besser zu verstehen und diese über den Einsatz zentraler Vorlagen auch besser zu kontrollieren. 

Welche Herausforderungen lassen sich über den Einsatz eine Vertragssoftware lösen? 

1. Beschleunigung von Vertragsprozessen im Vertrieb über den Einsatz von Vertragsvorlagen mit automatisierten Routinen zur Vertragserstellung
2. Mühsame Verhandlungen und lange Word-Ping-Pong-Email-Ketten über die direkte Verhandlung von Verträgen über die Software
3. Ablage und mühsame Unterschriftsroutinen über den Einsatz einer eingebetteten elektronischen Signatur
4. Einhaltung zentraler Vorgaben durch Compliance und Rechtsabteilungen durch Vorlagen für den Vertragsprozess
5. Zugriff und Verfügbarkeit von Verträgen über eine zentrale Ablage
6. Lange Auswertungszeiten von Verträgen über die Weiterleitung von vereinbarten Konditionen über Software-Schnittstellen
7. Langwierige Unterschriftsprozesse bedingt durch schwer zu durchdringende Verträge lassen sich über professionelles Layout und eingebettete Erklärungen schnell auflösen 

Was ist eine Configure, Price, Quote (CPQ)-Lösung auch bekannt als Angebotssoftware? 

Die primäre Aufgabe von CPQ (Configure, Price, Quote) besteht darin, schnell und präzise Angebote für Aufträge zu erstellen. CPQ-Systeme sind häufig Bestandteile von CRM-Software (Customer Relationship Software). Diese Upgrade kostet in der Regel aber häufig zusätzlich eine Stange Geld. 

Wenngleich ein hoher Prozentsatz von Vertriebler sich im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen versiert zeigen, so ist die manuelle Eingabe von Preis-Mengen-Gerüsten dennoch häufig eine Fehlerquelle, die Unternehmen zum Nachteil werden kann.

Für Unternehmen mit einem breiten Produktspektrum und einer komplizierten Preisstrategie lohnt sich der Einsatz einer CPQ-System daher besonders, da Preise und Produkt nicht mehr jedes Mal erneut abgestimmt werden müssen, sondern aus einem zentralen Register gezogen werden. Damit können Angebot mit jedem Mal fehlerfrei erstellt werden. 

Auch die Rabattierung von Produkten und Dienstleistungen lässt sich zentral vorgeben und es kann vermieden werden, dass Vertriebler Produkte in erster Linie über den Preis verkaufen.

Welche Herausforderungen lassen sich über den Einsatz einer Angebotssoftware lösen? 

1. Fehler bei der Berechnung über den Einsatz eines zentralen Produkt- und Preisregisters
2. Abbildung einer komplexen Preismengenkalkulation über den Einsatz übersichtlicher Tabellen
3. Fehlender Zugriff und Einsicht gestellter Angebot über zentralen Ablagefunktion 
4. Angebotsgestaltung benötigt in der Regel Zeit, die man sich mit dem Einsatz von Software sparen kann und das Angebot sieht immer professionell aus.

Wie lassen sich die Angebots- und Vertragssoftware im Vertriebsprozess einsetzen?

CLM und CPQ haben zwar eine Reihe eigener Funktionen, dennoch gibt es ein paar Funktionen, die beide Lösungen aufgreifen. Setzt man beide Lösungen kombiniert ein, ergeben sich für Unternehmen und Kunden eine Reihe von zusätzlichen Vorteilen.

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Schritt 1: Angebotsstellung

Sobald man den Schritt im Prozess erreicht hat, wo man dem interessierten Unternehmen ein Angebot machen sollte, ist ein CPQ-System zur Angebotserstellung dienlich. Vorteile sind dabei wie erwähnt die konsistente Umsetzung der internen Preispolitik sowie eine attraktive Gestaltung nach Maßgabe des Corporate Designs. 

Schritt 2: Annahme und Verhandlung des Angebots

Nach der Übersendung des Angebots erfolgt in der Regel die Annahme des Angebots bzw., wenn das Angebot nicht den Anforderungen entspricht die Verhandlung des Angebots. Dies geschieht oft aktuell per E-Mail. CPQ-System sind aktuell noch nicht für die Verhandlung von Angeboten ausgelegt. 

Schritt 3: Vertragserstellung

Hat man sich auf die Konditionen verständigt, so werden diese häufig in einem Vertrag festgehalten. Neben den Angebotskonditionen kommen somit häufig, datenschutzrechtliche Regelungen sowie Nutzungsvereinbarungen, sowie Haftungsbeschränkungen aufgenommen.

Schritt 4: Genehmigung

Sollte der Vertrag von der vorher genehmigten Norm abweichen, so ist eine weitere Compliance-Schleife notwendig. Dies kann bei einem CLM-System direkt über die Software erfolgen. top.legal bietet die Möglichkeit, Verantwortliche zur Freigabe von Abweichungen direkt auf der jeweiligen Vorlagen selber vorzunehmen.  

Schritt 5: Vertragsverhandlung

Sobald der Vertragsentwurf genehmigt ist, kann er an die betroffene Partei oder den Kunden zur Vertragsverhandlung weitergeleitet werden. Mit Hilfe des CLM können die beteiligten Parteien in beliebiger Reihenfolge zur Prüfung und kritischen Durchsichts des Vertrags eingeladen werden. Änderungen im Vertrag werden direkt im Vertrag als Änderungen kenntlich gemacht. Ein weiterer Austausch von Verträge über eine Reihen von E-Mails ist nicht mehr notwendig. 

Schritt 6: Unterschrift

Sobald der Vertrag zu Ende verhandelt wurde können, die Dokumente in der Regel auch über das CLM-Tool unterschrieben werden. Auch CPQ-Systeme bieten diese Möglichkeit an. Somit können Käufer als Zeichen der Einwilligung direkt auf dem Dokument elektronisch unterschreiben. Die Unterschrift ist dabei häufig eine fortgeschrittene elektronische Signatur und ist für 90% der Verträge im B2B-Vertrieb rechtsgültig. CLM-Systeme speichern zudem die Verhandlungshistorie, was zusätzliche Sicherheit vor Gericht bietet. 

Schritt 7: Vertragsablage und Post-Sales

Nach jedem abgeschlossenen Prozess werden die erstellten und unterschriebenen Dokumente in der jeweiligen Software gespeichert und verwaltet. Mittlerweile ist es gängige Praxis, Verträge jeweils mehrfach redundant in voneinander unabhängigen Rechenzentren zu speichern. So auch bei top.legal. Gute CLM-Systeme bieten neben der Verwaltung noch die Möglichkeit, die in den Verträgen enthaltenen Daten zu extrahieren und zu analysieren. Erinnerungen an Fristen können häufig in beiden Software-Gattungen gesetzt werden, sodass wichtige Termine nicht aus dem Blick geraten.