Auswertung von bestehenden Dokumenten

5 Wege, wie künstliche Intelligenz Ihr Vertragsmanagement verbessert

Die Verwaltung von Verträgen ist eine weit verbreitete Tätigkeit, die jedoch nur von wenigen Unternehmen gut beherrscht wird. Tatsächlich kosten ineffiziente Vertragsabschlüsse Unternehmen je nach den Umständen zwischen 5 % und 40 % des Auftragswerts. Neue technologische Durchbrüche wie künstliche Intelligenz (KI) helfen Unternehmen jedoch bereits, zahlreiche Herausforderungen bei der Auftragsvergabe zu meistern.

Die größte Herausforderung für Unternehmen bei der Verwaltung von Verträgen ist die hohe Anzahl von Verträgen, die im Auge behalten werden müssen; diese Verträge sind häufig uneinheitlich und schwer zu organisieren, zu pflegen und zu aktualisieren. 

Es gibt keine einfache Methode, um komplexe Outsourcing-Vereinbarungen zu prüfen oder zu vergleichen, wie eine Bedingung abteilungsübergreifend ausgedrückt wird, da die meisten Unternehmen keine Datenbank mit allen Informationen in ihren Verträgen führen, geschweige denn eine effektive Methode, um sie zu extrahieren. Es erfordert nicht nur viel Arbeit, Verträge zu erstellen, auszuführen und zu verbessern, sondern auch, Vertragsprozesse und die Transaktionen, die diese Verträge regeln, zu schreiben, auszuführen und zu verbessern.

Wie wirkt sich KI auf die Vertragsverwaltung aus?

Künstliche Intelligenz hebt das Vertragsmanagement auf die nächste Stufe. Manuelle Eingaben und das Sortieren von langen E-Mail-Threads sind nicht mehr nötig. CLM-Technologie in Kombination mit KI kann die Verwaltung von Vertragsdokumenten in jedem Unternehmen verbessern, unabhängig davon, wie groß oder komplex ein Vertragsportfolio ist.

5 Wege, auf denen künstliche Intelligenz Ihr Vertragslebenszyklusmanagement verbessern wird 

1. Automatisierung von Verträgen

Die Vertragsgestaltung ist eine technische Angelegenheit, die qualifizierte und erfahrene Anwälte erfordert, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Regeln und Vorschriften einhält. Deshalb stellen die meisten Unternehmen Dutzende von neuen Vertragsanwälten ein, um diese Aufgaben laufend zu erledigen. 

Ein Mensch kann jedoch nur eine bestimmte Menge in einer einzigen Sitzung lesen und schreiben. Unsere körperlichen Einschränkungen setzen dem eine Grenze, wie viel wir schaffen können. Die meisten Verträge beginnen verständlicherweise mit einem Entwurf. Diese Entwürfe sind jedoch nicht für jede Situation die geeignete Grundlage.

Wenn man sich bei der Erstellung von Verträgen ausschließlich auf Juristen verlässt, ist die Qualität der Verträge begrenzt, und es entstehen erhebliche Kosten für die Stunden, die sie für Sie arbeiten. Der Vorteil von KI ist, dass sie die Entwicklung von Verträgen aus Vorlagen und Klauseln ermöglicht. Je nach Vertragstyp können Sie Tausende von Verträgen durchsuchen, um Muster zu erkennen, die für die Erstellung neuer Verträge genutzt werden können. 

2. Rationalisierte Arbeitsabläufe

Eine der schwierigsten Aufgaben für ein Unternehmen ist die effektive Verwaltung vertraglicher Verpflichtungen. Es kann schwierig sein, zu beurteilen, ob Ihr Unternehmen im Einklang mit den Geschäftsbedingungen arbeitet oder ob ein Vertragsbruch vorliegt. Viele Unternehmen erleiden aufgrund nicht verfügbarer und unklarer Verträge erhebliche Verluste. Trotzdem investiert die große Mehrheit der Unternehmen nicht angemessen in das Vertragsmanagement.

Laut einer McKinsey-Studie kann eine unzureichende Investition in Ihren Vertragsmanagement-Workflow zu einem Wertverlust bei der Beschaffung von bis zu 9 % Ihres Jahresumsatzes aufgrund unzureichender Vertragsbedingungen führen. Mit den automatischen Workflows, die durch KI ermöglicht werden, können Sie mit Ihrem CLM-System Ihre Compliance-Funktionen rationalisieren und gleichzeitig die Kosten für die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen senken.

3. Gemilderte Vertragsrisiken

Unternehmen versuchen ständig sicherzustellen, dass ihre Richtlinien und Unternehmensprozesse mit den geltenden Vorschriften übereinstimmen. 

Dank des technologischen Fortschritts haben sie nun Zugang zu zeitnahen Informationen und können so schnell wie möglich Maßnahmen ergreifen. Die Geschwindigkeit, mit der sich Vorschriften ändern, sowie die zunehmende Komplexität neuer Vorschriften machen die Einhaltung der Vorschriften jedoch zu einem schwierigen Unterfangen. 

Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, müssen die Compliance-Beauftragten das Internet nach Informationen aus einer Vielzahl von Quellen durchsuchen. Klauseln, die heute noch gültig sind, können morgen schon veraltet sein, so dass die Verträge nicht mehr den Vorschriften entsprechen und das Tor zu einem Rechtsstreit geöffnet wird.

Mit KI-Software für das Vertragsmanagement lassen sich solche Probleme vermeiden. Algorithmen zur maschinellen Sprachverarbeitung (MLP) verarbeiten eine große Menge an Dokumenten, identifizieren und klassifizieren Klauseln und heben Abweichungen zwischen Dokumentversionen hervor. Mithilfe von KI kann das Tool unvorhergesehene Gefahren bewältigen, Möglichkeiten aufdecken, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann, und Compliance-Pflichten festlegen. 

Mit diesen Kenntnissen können Sie sicher sein, dass neue Vorschriften, wie kompliziert sie auch sein mögen, Sie nicht überraschen werden. Der Prüfpfad erhöht außerdem die Transparenz und gewährleistet, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden.

4. Beschleunigte Verhandlungen

Bevor Verträge akzeptiert und umgesetzt werden, müssen Sie sich mit den Beteiligten beraten und eine Vereinbarung treffen, die für beide Seiten von Vorteil ist. Unternehmen wenden häufig viel Zeit und Geld für diese Gespräche auf und verursachen Kosten durch das Hin und Her und die wiederholte Überprüfung von Dokumenten. 

KI-gestützte Software für die Vertragsverwaltung kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für Verhandlungen erheblich reduzieren.

Doch wie kann künstliche Intelligenz bei Vertragsverhandlungen einen Mehrwert bieten?

  • Zunächst einmal bietet es Ihnen Zugang zu historischen Daten und vertraglichen Erkenntnissen, so dass Sie Bedingungen finden können, die Chancen bieten, und dadurch bessere Verträge aushandeln können.
  • Zweitens legt er Vertragsgrenzen fest, um zu gewährleisten, dass Sie sich an festgelegte Standards halten und bei Vertragsverhandlungen nicht übersehen werden.
  • Schließlich erfasst es durch intelligente Dokumentenverarbeitung Geschäftsbedingungen wie Produktpreise, Anreize und Rabatte und organisiert die Daten für die Unternehmensintegration und Durchsetzung der Bedingungen.

5. Effiziente Genehmigung und Abwicklung

Bevor ein Vertrag umgesetzt werden kann, muss er zunächst genehmigt werden. Dazu muss man sich mit interessierten Parteien treffen, um Unterschriften zu sammeln. Bei einem kleinen Unternehmen mit einigen wenigen Verträgen, die jeden Monat erfüllt werden müssen, scheint das nicht schwierig zu sein. Bei einem großen Unternehmen mit Hunderten, wenn nicht Tausenden von Kunden wird es jedoch problematischer.

Die manuelle Verwaltung von Vertriebs-, Rechts- und Finanzverträgen, von denen es zahlreiche Vertragsversionen gibt, die zusätzliche Genehmigungen erfordern, wird komplex und verwirrend sein. Wenn Sie immer noch mit der manuellen Unterschrift arbeiten, sollten Sie die Logistikkosten nicht vergessen. Mit KI-gestützter Vertragsmanagement-Software können Sie die Zeit für die Vertragsgenehmigung und -ausführung drastisch verkürzen.

Während die Digitalisierung die Unterzeichnung von Verträgen erleichtert, beschleunigt die KI-Vertragsverwaltungssoftware die Genehmigung, indem sie kontextbezogene Hinweise zur Identifizierung von Verträgen nutzt, die von mehreren Parteien genehmigt werden müssen. Sie können dem System auch Genehmigungsstufen hinzufügen und Vertragsparteien bei Verlängerungen automatisch aktualisieren. Wenn sich Vorschriften ändern, kann die Software Sie auf dem Laufenden halten. 

Fazit

Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist im digitalen Zeitalter eine unabdingbare Notwendigkeit, denn sie ermöglicht einen einfachen Zugang und eine einfache Handhabung von Verträgen. Verträge sind effizienter, wenn sie mit künstlicher Intelligenz erstellt und verwaltet werden. 

Neben der Beschaffung und Bearbeitung von Verträgen können Sie auch alle anderen Vorgänge des Vertragsmanagements beschleunigen. So können Sie mit einem Bruchteil der Kosten, der Zeit und des Aufwands ein hohes Maß an Produktivität erreichen.

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