So erstellen Sie eine Playbook-Vorlage für Verträge

In der Tat sind die Geschichte eines Unternehmens und ein vollständiger Überblick über seine Geschäftsstandards in der Vertragsdatenbank des Unternehmens verankert und warten darauf, entschlüsselt zu werden.

Wie können Sie den Wissensschatz ausschöpfen, der sich in diesen Aktenbergen verbirgt? Gibt es eine Methode, um die Daten in einen brauchbaren Plan einzubinden, damit die Mitarbeiter in allen Abteilungen ihre Aufgaben besser und effizienter erledigen können? Ja, das gibt es! Diese Vorgehensweise wird als Contract Playbook bezeichnet.

Was ist ein Vertrags Playbook?

Contract Playbooks sind im Wesentlichen interne Richtlinien und vorgegebene Einhaltungskriterien, die von internen Rechtsteams verwendet werden, um Ideen herauszukristallisieren, die sich über viele Jahre von Verhandlungen angesammelt haben. Playbooks befassen sich häufig mit Bestimmungen, die zwar nicht erforderlich sind, aber dennoch wünschenswert wären ("nice to haves"), mit Klauseln, die mit entsprechenden Änderungen akzeptabel sind ("may-haves"), und mit Klauseln, deren Fehlen/Vorhandensein einen Vertragsbruch darstellt und inakzeptabel ist ("must-haves").

Ein gut ausgearbeitetes Playbook hilft dem Vertrieb, der Rechtsabteilung und anderen Abteilungen, während der Vertragsverhandlungen auf derselben Seite zu stehen. Außerdem ermöglicht es eine schnellere Transaktion, da sich alle Beteiligten auf das Playbook verlassen können, anstatt auf eine Antwort von jemand anderem zu warten. Darüber hinaus sind Playbooks auch eine hervorragende Ressource für die Einarbeitung neuer Teammitglieder. 

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Warum sollten Sie ein Vertrags Playbook erstellen?

Ein Vertrags-Playbook hat zahlreiche Vorteile, dazu gehören unter anderem folgende Punkte:

Playbooks fördern die Verwendung einer einheitlichen, idealen Sprache

Wenn das Playbook-Team seine Arbeit richtig gemacht hat, stellen die Bedingungen im Playbook die beste Position für die Organisation dar. Wenn das Regelwerk befolgt wird, wird diese Position in der gesamten Organisation einheitlich. Die Risiken einer abweichenden Terminologie oder unterschiedlicher Bestimmungen werden weitgehend vermieden. Die Organisation kann sich darauf verlassen, dass ihre Verträge sowohl in wirtschaftlicher als auch in rechtlicher Hinsicht zu ihren Gunsten funktionieren.

Ein gutes Playbook spart Ihnen Zeit und Ressourcen

Da die Zuständigkeiten für Verträge dank Ihres Vertragsspielbuchs gleichmäßiger auf die einzelnen Abteilungen verteilt sind, kann sich das Rechtsteam verstärkt um kritischere Angelegenheiten kümmern. Weniger Zeit, die mit kleinen Aktivitäten verbracht wird, hilft den Mitarbeitern, ihre Bemühungen zu konzentrieren und auf übergeordnete Ziele hinzuarbeiten, wie z. B. die weitere Verbesserung des Vertragsmanagementprozesses zur Steigerung der Effizienz. Ganz zu schweigen von der Verringerung der Ressourcen, die für die Einstellung externer Anwälte und die Schulung neuer Mitarbeiter aufgewendet werden. Ihr internes Team sollte in der Lage sein, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, die normalerweise von externen Anwälten erledigt werden, und neue Mitarbeiter können sich auf das Vertragsplanungsbuch stützen, wenn sie lernen, den wichtigsten Vertragszyklus Ihres Unternehmens zu verhandeln.

Playbooks stellen sicher, dass alle auf derselben Seite stehen

Getrennte Vertragsprüfungen durch Handels-, Finanz- und Rechtsabteilungen können dazu führen, dass diese Abteilungen gegeneinander ausgespielt werden. Die Erstellung eines Vertrags-Playbooks bringt diese Gruppen zusammen, um eine Sprache zu entwickeln, die ihre Ziele erreicht und gleichzeitig ihren Risikowahrnehmungen Rechnung trägt. Die Bedingungen im Playbook spiegeln sowohl die Kompetenz des Rechtsteams als auch die Erfahrung des Geschäftsführers wider. Die Gründe für die endgültige Formulierung und die Gesamtbedeutung einer bestimmten Bestimmung werden im Playbook festgehalten und werden Teil der Schulung. Dadurch werden interne Neuverhandlungen und das Hinterfragen der Vertragssprache reduziert.

Playbooks erleichtern die Vertragsprüfung

Es ist zeitaufwändig, frühere Verträge auf Unstimmigkeiten oder fragwürdige Formulierungen zu überprüfen. Zwar lässt sich eine juristische Überprüfung der abgeschlossenen Verträge und Lizenzen nicht verhindern, doch je weniger Änderungen in früheren Verträgen vorgenommen werden, desto besser. Die Verwendung des Leitfadens im Laufe der Zeit führt zu Verträgen mit einheitlichem Wortlaut für alle Vertragstypen, was die juristische Überprüfung erleichtert und die Bedenken hinsichtlich einmalig erstellter Bedingungen verringert.

Erstellung eines Vertrags-Playbooks: Wo fängt man an?

Bewerten Sie Ihren derzeitigen Vertragsprozess: In den meisten Fällen besteht der allererste Schritt darin, Ihren derzeitigen Vertragsprozess zu verstehen. Dies umfasst zwei Hauptaufgaben: Die Skizzierung und Bewertung der Details Ihrer bestehenden Prozesse und die Identifizierung aktueller Probleme, die Sie durch die Erstellung und Implementierung eines Vertrags-Playbooks angehen können.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Prozesse analysieren sollen, können Sie damit beginnen, eine visuell strukturierte Darstellung zu erstellen, z. B. ein Flussdiagramm oder eine Prozesskarte, die jeden Schritt im Vertragsprozess beschreibt. Wichtig ist in jedem Fall, dass alle am Prozess beteiligten Akteure und die von ihnen ausgeführten Tätigkeiten aufgeführt werden.

Dies ist auch ein guter Ausgangspunkt für die Ermittlung der wichtigsten Probleme, die sich auf Ihre Effizienz, Qualität oder Compliance auswirken könnten. Zu den häufigsten Problemen gehören übermäßige manuelle Prozesse, mangelnde Standardisierung oder unzureichende Kommunikation zwischen den Beteiligten.

Nachdem Sie die Stakeholder identifiziert haben, können Sie das Feedback aller Beteiligten einholen, z. B. der Rechts-, Finanz-, Beschaffungs- und Geschäftsteams. Dies kann durch Interviews, Umfragen oder Fokusgruppen geschehen.

Sobald Sie die Daten aus der Prozesslandkarte und dem Stakeholder-Feedback gesammelt haben, können Sie mit der Analyse beginnen, um Trends und Muster zu erkennen, die Ihnen einen Hinweis auf die Ursachen Ihrer Probleme geben könnten.

Erstellen Sie standardisierte Vorlagen:

Erstens sollte es die üblichen Arten von Verträgen ermitteln, die es regelmäßig abschließt. Unternehmen schließen häufig Verträge über Dienstleistungen, Verkäufe, Partnerschaften und Arbeitsverträge ab. Auf der Grundlage der verschiedenen Arten von Verträgen, mit denen ein Unternehmen regelmäßig zu tun hat, kann es sein Playbook so anpassen, dass es die spezifischen Anforderungen und Risiken für jede Vertragsart berücksichtigt.

Sobald die Vertragstypen identifiziert sind, kann jeder Typ in eine standardisierte Vorlage umgewandelt werden. Die Vorlagen sollten alle Klauseln und Bestimmungen enthalten, die typischerweise in dieser Art von Verträgen enthalten sind. Durch die Erstellung und Verwendung von Vorlagen kann ein Unternehmen sicherstellen, dass seine Verträge einheitlich sind und dass seine Mitarbeiter mit den Bedingungen der einzelnen Verträge vertraut sind. Dies ist effizient, da die Unternehmen nicht jedes Mal, wenn diese Art von Vertrag benötigt wird, von vorne beginnen müssen.

Zusätzlich zu den standardisierten Vorlagen sollte das Playbook Anleitungen und bewährte Verfahren enthalten. Wenn ein Unternehmen einen Vertrag aushandelt, ist es hilfreich, auf eine Liste von Bedingungen zurückgreifen zu können und die Bereiche zu kennen, über die häufig verhandelt wird. Wenn den Mitarbeitern diese Art von Leitfaden zur Verfügung gestellt wird, können sie sich auf die eigentliche Verhandlung des Vertrags konzentrieren.

Das Playbook sollte auch eine Klauselbibliothek enthalten. Die Klauselbibliothek kann vorab genehmigte Klauseln enthalten. Auf diese Weise können die Mitarbeiter die gewünschte Klausel einfach einfügen, ohne dass eine Überprüfung durch die Rechtsabteilung erforderlich ist. Unternehmen können viel Zeit und Energie sparen, wenn sie bereits genehmigte Klauseln in ihren Bibliotheken haben.

Zusätzlich gibt es bei der Erstellung des Playbooks einige grundlegende Schritte, die Sie beachten sollten:

• Führen Sie die Expertise und Meinung von Rechts-, Geschäfts- und Vertragsexperten die über das Wissen und die Fähigkeiten zur Standardisierung der Vertragssprache verfügen zusammen.

• Entwerfen Sie Vertragssprache und Ausweichklauseln und erläutern Sie klar, wie diese in den Verhandlungen verwendet werden. Bewertung der Vertragsleistung, um die am häufigsten ausgehandelten Bedingungen und ihre langfristigen Auswirkungen zu ermitteln.

• Versuchen Sie, die Verhandlungsführer in die Lage zu versetzen, die Mehrzahl der Verträge ohne zusätzliche Prüfung abzuschließen und ein Gleichgewicht zwischen Geschäftszielen, rechtlichem Schutz und Benutzerfreundlichkeit herzustellen. Es ist wichtig zu bedenken, dass Juristen zwar die beste Formulierung anbieten können, um die meisten gewünschten Ergebnisse zu erzielen, Führungskräfte aber auch entscheiden müssen, wie viel Geschäftsrisiko das Unternehmen in einem Vertrag tolerieren kann.

• Wenn sich die Gesetzgebung ändert, sich neue Geschäftsmöglichkeiten ergeben oder sich die finanzielle Situation der Organisation geändert hat, sollten Sie die Formulierung überprüfen und aktualisieren.

Tipps für ein wirksames Vertrags-Playbook

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tipps, die sicherstellen, dass Ihre Vertragsunterlagen die Effizienz am Arbeitsplatz und die Kommunikation verbessern. 

‍1. Konzentrieren Sie sich auf den Kunden und Ergebnisse

Bei der Aushandlung von Verträgen müssen Playbooks darauf abzielen, sowohl die Unternehmensergebnisse als auch die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Gute Playbooks sorgen dafür, indem sie die Ziele aller Beteiligten fair bewerten und ausbalancieren. Dazu gehören nicht nur die Funktionen wie Vertrieb, Beschaffung, Risiko, Compliance und Recht, sondern auch die beteiligten Personen.

2. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit und effizientes Design

Einfache Designstrategien können die Effektivität und die Wirkung beim Publikum verbessern. Erwägen Sie die Verwendung visueller Grafiken und phantasievoller Methoden, um rechtliche Ergebnisse zu vermitteln.‍

3. Konzentrieren Sie sich auf standardisierte Vertragsvorlagen

Erstellen Sie zuallererst Vorlagen für häufig verwendete Verträge, die Ihre Mitarbeiter effizient nutzen können, um nicnt nur Zeit zu sparen sondern auch um sicherzustellen, dass die relevanten und wichtigen Klauseln immer enthalten sind. Standardisierte Verträge tragen generell dazu bei, Risiken zu minimieren und stell sicher, dass alle Verträge von hoher Qualität sind und den geltenden Gesetzen und Bestimmungen entsprechen.

4. Nutzen Sie Vertragssoftware-Lösungen

Digitalisierte Playbooks sind einfach zu erstellen und dynamisch. Mit einer umfassenden Softwarelösung für das Vertragsmanagement können Unternehmen eine verlässliche Strategie für viele Arten von aktuellen und zukünftigen Verträgen entwickeln!