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Vertragsautomatisierung

Vertragsautomatisierung: Wie Sie Ihre Verträge für schnellere Abschlüsse optimieren

May 23, 2022
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7
min Lesezeit

Die Verwaltung von Verträgen ist ein schwieriges Unterfangen, aber dank des technologischen Fortschritts lassen sich Verträge heutzutage ganz einfach automatisieren. Die Vertragsautomatisierung ist eine Methode zur Nutzung von Software, die es juristischen und nicht-juristischen Teams ermöglicht, das Vertragsmanagement selbst zu erledigen, ohne Juristen einzubeziehen.

Warum ist Vertragsautomatisierung in der heutigen Unternehmenswelt so wichtig?  

Vertragsmanagement ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es sich um die Überwachung von Verträgen durch ein gut dokumentiertes System und Verfahren handelt, das die Überwachung von Vereinbarungen, einschließlich ihrer Bedingungen, Transaktionskomponenten und Wiederherstellungen, ermöglicht. Die Bedeutung des Vertragsmanagements in jedem Unternehmen besteht darin, sicherzustellen, dass die wichtigen Personen im Unternehmen ihre Verantwortlichkeiten und Versprechen gegenüber Kunden und Lieferanten verstehen und dass sie eingehalten werden.

Schmerzpunkte bei fehlender Vertragsautomatisierung

Sie haben das oben beschriebene Vertragsmanagementverfahren gesehen, und es wurde unterstrichen, dass eine Vertragssoftware Ihnen helfen wird, Engpässe und Reibungsverluste zu vermeiden, wenn Sie mit vielen Verträgen zu tun haben. Hier sind einige der täglichen Probleme, die Sie haben, wenn Sie keine Vertragsautomatisierung verwenden oder implementieren:

1. Verdoppelung der Arbeit 

Die Erstellung eines Vertrags beginnt mit einem Word-Dokument, das dann der anderen Seite zur Bewertung vorgelegt wird, bevor es in weiteren Programmen von Drittanbietern vervollständigt wird. Stellen Sie sich vor, wie es wäre, diese Arbeit täglich zu erledigen. Die folgende Infografik zeigt, wie ein ineffizienter Vertragsworkflow aussieht:

2. Erhöhter Zeitaufwand

Ihr Zeitaufwand erhöht sich vor allem, wenn Sie nach alten Dokumenten suchen. Sie müssen tief in den Schlüsselwörtern stöbern, um es zu finden, entweder weil das Papier irgendwo im Büro liegt oder weil es aus einer früheren E-Mail stammt. Dies ist eine Aufgabe, die Sie mehrfach erledigen müssen und die viel Zeit in Anspruch nimmt. 

Die Zeit für die Erstellung von Verträgen im Verkaufsprozess kann mit top.legal Software deutlich um 50-70% reduziert werden.

3. Manuelle Arbeit 

Das Drucken, Scannen, Prüfen und Buchen von manuellen Dokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch. Das bedeutet, dass Sie Ihre Zeit nicht für Dinge verwenden können, die der Rechtsabteilung helfen, mehr Einnahmen zu erzielen, weil sie nicht in der meisten Zeit mit manueller Arbeit beschäftigt sind.

Nach Schätzungen von top.legal spart die Vertragsverwaltungssoftware 85 % der Zeit für administrative Aufgaben des Vertriebsteams.

4. Unbefriedigende Erfahrungen mit Gegenparteien

Wir leben bereits in einer technologisch fortgeschrittenen Welt, aber wenn Ihr Vertragsabschlussverfahren immer noch manuell und veraltet ist, wie es in den 1970er Jahren der Fall war, werden Sie nicht auffallen und die Unternehmen werden zögern, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Und die meisten Unternehmen setzen die Qualität dieser Geschäftsbeziehungen in ein Schwarz-Weiß-Unterschriftsverfahren wie dieses:

5. Chaos bei der Versionskontrolle

Da alle Vertragsänderungen in der Regel per E-Mail an die Gegenpartei geschickt werden, müssen Sie bei jeder Vertragsänderung mit Unruhen rechnen. Um den endgültigen Entwurf fertig zu stellen, müssen Sie frühere E-Mails durchsehen, um festzustellen, ob Sie irgendwelche Anmerkungen übersehen haben. Das ist eine schwierige und zeitraubende Aufgabe.

Wie funktioniert ein typischer Automatisierungsprozess im Vertragsmanagement?

Nach Angaben von Aberdeen Research benötigt ein Unternehmen durchschnittlich 20-30 Tage, um einen Vertrag zu erstellen, auszuhandeln und abzuschließen.

Mit einer automatisierten Vertragsmanagementlösung kann Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus den Vereinbarungen ziehen, für die Sie so hart gearbeitet haben, und gleichzeitig Ihr Risiko verringern. Vertragsentwurf, -bewertung, -verhandlung, -ausführung und -aufzeichnung sind nur einige der Teile, die den gesamten Vertragsprozess ausmachen. Mit der richtigen Herangehensweise, einer revolutionären Software für das Vertragsmanagement und den richtigen Werkzeugen können diese Aktivitäten jedoch zur einfachsten Komponente des gesamten Vertragsprozesses werden.

Verwenden Sie für die Abfassung von Verträgen automatische Vorlagen

Vorlagen gewährleisten, dass die Dokumente konsistent und korrekt sind. Sie brauchen sich keine Gedanken über menschliche Fehler im Entwurf oder über die Verwendung älterer Dokumentversionen zu machen. Durch die Wahl einer Vorlage, die Ihren Anforderungen entspricht, wird Ihr Stresslevel minimiert.

Die Verwendung gängiger Vorlagen beschleunigt Ihre Transaktionen, da Sie ein Dokument nicht von Grund auf neu erstellen oder Ihre Dateien nach früheren Vorlagen durchsuchen müssen.

Nutzen Sie Selbstbedienungsverträge zu Ihrem Vorteil

Durch Self-Service-Verträge können Benutzer Verträge erstellen, ohne das Rechtsteam zu konsultieren. Self-Service-Verträge minimieren den Zeitaufwand für die Erstellung herkömmlicher Verträge wie NDAs erheblich, da nicht jedes Mal die Rechtsabteilung befragt werden muss.

Mit vorab genehmigten und leicht verfügbaren Selbstbedienungsvorlagen kann jedes Teammitglied sicher sein, dass es eine Vorlage mit allen konformen Feldern verwendet.

Erstellen Sie Workflows für die Genehmigung

Der gesamte Prozess des Vertragslebenszyklus wird durch einen automatischen Genehmigungsmechanismus vereinfacht und standardisiert. Mit dieser Methode kann das Unternehmen weniger Zeit mit der Suche nach Unterlagen und mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit verbringen.

Die Bearbeitungszeiten für Anträge, Spesenabrechnungen und Genehmigungen können bei effizienter Implementierung in den meisten Unternehmen von mehr als einer Woche auf wenige Stunden reduziert werden.

Automatisieren Sie den Unterschriftsprozess

Die Vertragsunterzeichnung ist in der Regel der letzte Schritt im Vertragsmanagementprozess. Wenn Sie den Prozess nicht automatisieren, kann das Sammeln von Unterschriften Wochen oder Monate dauern. Dies gilt insbesondere für Verträge, die mehrere Unterzeichner erfordern. Es ist sogar noch erschreckender, weil dadurch Verträge und sensible Informationen offengelegt werden.

Der Prozess kann durch den Einsatz der elektronischen Signatur beschleunigt werden. Die Verwendung einer eigenständigen Software ist unpraktisch, daher ist die Investition in ein automatisiertes Vertragsmanagement mit einer integrierten Funktion eine gute Wahl. Normalerweise sind die Geschäftsführer für die Unterzeichnung zuständig, aber auch Abteilungsleiter können gelegentlich zur Unterzeichnung ermächtigt werden.

Verwenden Sie APIs zur Verknüpfung von Verträgen

APIs ermöglichen Teams im gesamten Unternehmen, Wissen zu teilen, Verantwortung zu übernehmen und autonom zu arbeiten. Ihre Software zur Vertragsautomatisierung ist so konzipiert, dass sie von allen Ihren Geschäftsteams genutzt werden kann. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie mit den verschiedenen SaaS-Tools, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, integriert werden und die Vertragsabschlüsse von dort aus starten kann.

Nutzen Sie das Vertragsreporting optimal

Unternehmen konzentrieren sich häufig auf andere Faktoren und vernachlässigen die Vertragsberichterstattung. Sie kann jedoch eine Menge Informationen über jedes Geschäft offenlegen. Eine hervorragende Methode, um dies zu erreichen, besteht darin, allen beteiligten Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich zu äußern. Aus den Berichten geht hervor, wie sich die Verträge entwickelt haben und wie sie sich auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken.

Wie können Verträge und Vereinbarungen automatisiert werden?

Rechtsteams können eine Plattform zur Vertragsautomatisierung nutzen, um einen automatisierten Arbeitsablauf zu erstellen, der es Geschäftspartnern ermöglicht, ihre eigenen Verträge zu verfassen, ohne dass die Rechtsabteilung jedes Mal eingeschaltet werden muss. Nach der Auswahl einer Plattform für die Vertragsautomatisierung würden die Benutzer dann die folgenden Schritte durchführen.

Wesentliche Merkmale von Contract Automation

Leistungsstarker Vertragseditor

Ein natives Textverarbeitungsprogramm mit vollem Funktionsumfang für die Online-Bearbeitung und -Änderung von Rechtsdokumenten, ohne dass die Erfahrung darunter leidet.

Vertragszusammenarbeit

Ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Benutzer, einschließlich der Gegenparteien. Mit einer automatischen Speicherfunktion werden alle Änderungen in einer einzigen Version gespeichert.

Prüfpfad

Mit Zeit- und Datumsstempeln kann ein einheitlicher Fluss aller Benutzer alle Änderungen am Dokument verfolgen. Die Software zur Vertragsautomatisierung sollte auch in der Lage sein, alle Vertragsversionen und -überarbeitungen Dritter zu verfolgen.

Vertragsdatenbanken und Erinnerungen sind automatisiert

Speichert alle Verträge in einer sicheren und chronologischen Reihenfolge. Mit Hilfe von Tags und Filtern lassen sich Verträge schnell sortieren und abrufen. Technologien zur Vertragsautomatisierung müssen auch in der Lage sein, automatisch das Ablaufdatum von Verträgen zu erkennen, Verlängerungsmitteilungen und Erinnerungen an die entsprechenden Teams zu senden und Opportunitätsverluste zu vermeiden.

Native e-Signatur

Ermöglicht es internen Akteuren und Vertragspartnern, Verträge schneller, einfacher und einheitlicher zu unterzeichnen und auszuführen.

Live-Demo einer Software zur Vertragsautomatisierung:

Sehen Sie sich diese reibungslose und interaktive Demo an, in der wir unser Produkt vorstellen:

https://en.top.legal/product-manage-demo

Automatisieren der Vertragsvorlagen mit top.legal Vertragsautomatisierungssoftware

1. Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Eine Geheimhaltungsvereinbarung ermöglicht es den Parteien, vertrauliche Informationen zu vereinbaren, die sie miteinander, aber nicht mit Dritten besprechen wollen. Wenn es um sensible oder geschützte Informationen geht, wie z. B. Geschäftsbedingungen, Produktdetails oder Geschäftsgeheimnisse, bieten NDAs Geheimhaltung und Datenschutz. NDAs gehören zu den gängigsten Verträgen in der Geschäftswelt und finden überall Anwendung, vom Verkauf über die Beschäftigung bis hin zum Verlagswesen.

Vertragsersteller Vertriebsteams oder die Partei, die die NDA-Anfrage ausgelöst hat
Vertragsgenehmiger Juristische Teams und Entscheidungsträger sind juristische Personas NDAs sind risikoarm, aber die Rechtsteams müssen die Bedingungen überwachen und die Kontrolle behalten. NDAs werden nur selten verhandelt.
Autorisierte Unterzeichner CEOs oder Unternehmensleiter
3rd Erforderliche Integration von Parteien CRM wie SalesForce
Vorteile der Automatisierung Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass beide Parteien vor der Genehmigung über die vorgenommenen Änderungen informiert werden

Schnellere Genehmigungszeiten durch die Beseitigung von Engpässen im Prozess

Hochwertige Arbeit wird stärker in den Mittelpunkt gerückt, da die Genehmigung für die NDAs schnell erfolgt

2. Rahmenvertrag für Dienstleistungen (MSA)

Ein Unternehmen und sein(e) Kunde(n) vereinbaren den Großteil der Parameter, die ihre künftige Beziehung regeln sollen, in einem Master Services Agreement (MSA). Es kann ein Zusatz zu einem Bestellformular sein und sich auf verschiedene DPAs, SOWs und andere Akronyme mit drei Buchstaben beziehen, aber es ist der rechtliche und kommerzielle Rahmen, der die Verbindung steuert. Diese Form von Verträgen ist bei schnellen Vertriebsteams weit verbreitet, insbesondere bei SaaS-Unternehmen, wie den wachstumsstarken Technologie- und Dienstleistungsunternehmen, mit denen wir häufig zusammenarbeiten.

Vertragsersteller Der Rechtsbeistand ist Eigentümer der Vorlagen. Diese werden in der Regel vom Software- oder Dienstleistungspartner zur Verfügung gestellt
Vertragsgenehmiger Rechtsbeistand und Verkaufsteam
Autorisierte Unterzeichner CEOs oder Unternehmensleiter
Autorisierte Unterzeichner Kunden- und Vertriebsteamleiter oder CEOs
3rd Erforderliche Integration von Parteien CRM wie SalesForce
Vorteile der Automatisierung Aufzeichnung des Vertragsverlaufs von der Verhandlung, Genehmigung, Unterzeichnung und Archivierung

Self-Service-Verfahren, das die Zeit bis zur Genehmigung der Papiere verkürzt

Weniger Reibungsverluste für die Rechtsabteilung, da der Vertrag nicht per E-Mail, sondern über die Contract Automation Platform geschlossen wird

One-Audit-Trail und einzige Quelle der Wahrheit

3. Briefe mit Beschäftigungsangebot

Das Bewerbungsschreiben ist ein wichtiger Kontaktpunkt zwischen dem Unternehmen und dem Bewerber während des Verhandlungsprozesses. Es ist das Dokument, das Ihrem besten Kandidaten das Stellenangebot unterbreitet, einschließlich grundlegender Informationen über die Stelle, Vergütungsdaten, Beschäftigungsbedingungen, Startdatum und mehr.

Vertragsersteller Juristisches Team
Vertragsgenehmiger Einstellungsmanager und Senior Leadership Team in Zusammenarbeit mit dem Talent Acquisition Team
Autorisierte Unterzeichner Einstellungsleiter, Geschäftsgruppenleiter oder General Manager (je nach Größe des Unternehmens)
3rd Erforderliche Integration von Parteien HR-Management-Plattform, je nachdem, was verfügbar ist, zur einfachen Verfolgung von Bewerbern, die den Einstellungsprozess durchlaufen
Vorteile der Automatisierung Weniger Verwaltungsarbeit, da eine Vorlage bereits vorhanden ist. Kein Kopieren und Einfügen aus einer Word-Vorlage erforderlich.

Schnellerer Einstellungsprozess

Einbeziehung des Employer Branding in alle Verträge, die verschickt werden

Fazit

Es ist möglich, Probleme zu lösen, indem man sie automatisiert. Wenn Sie unsere Ratschläge für die schnelle Automatisierung von Aufträgen befolgen, können Sie darauf wetten, dass sich der damit verbundene Nutzen innerhalb von Wochen statt Monaten einstellt. Wenn die Änderungen vorgenommen wurden und Sie sich mit Ihrem neuen automatisierten Arbeitsablauf vertraut gemacht haben, werden die Dinge mühelos vonstatten gehen und Sie werden in der Lage sein, mehr Aufträge als je zuvor zu erledigen.

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