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Was ist eigentlich eine Vertragsvorlage?
Eine Vertragsvorlage ist ein standardisiertes Muster für eine Vereinbarung, die mit Informationen der Vertragspartner gefüllt wird und als Vertrag benutzt wird. Vertragsvorlagen werden überwiegend in Geschäftsbereichen genutzt, in denen dieselbe Vereinbarung für verschiedene Situationen benutzt werden kann und lediglich minimal angepasst werden muss.
Man wird überrascht sein, wie die Automatisierung und Digitalisierung von scheinbar einem winzigen Teil eines zeitaufwendigen internen Prozesses (der Vertragserstellung), zu unerwartete hohen Einsparungen in nicht ungeahntem Umfang führen kann.
Mit der einen Ausnahme, dass alle Angebote in einer Organisation extrem spezifisch und individuell sind, kann jede Organisation Vertragsvorlagen benutzen. Die Gründe dafür sind, dass die Benutzung von Vertragsvorlagen unbestreitbar schneller und automatisierter verläuft und so zu weniger Fehlern führen kann.
Vorteil 1: Zugriff auf mehr Mitarbeitern
Mit der Hilfe von ausgearbeiteten Vertragsvorlagen kann eigentlich jeder Mitarbeiter eine Vertrag fertigstellen, also die fehlenden Vertragspartner spezifischen Details (Name, Anschrift, …) eintragen und einen Vertrag abschließen. Es besteht folglich kein Bedarf mehr ein hoch qualifiziertes Team nur mit der Vertragserstellung zu beauftragen.
So bleiben die Prozesse der Vertragsverhandlung und Erstellung im selben Team und es kommt nicht zu einem Bruch, durch welchen tendenziell auch immer wieder entweder Wichtige Sachen oder Details der Verhandlung untergehen, weil diese nicht ausreichend und deutlich genug mit dem Erstellungsteam abgesprochen und koordiniert wurden.
Vorteil 2: Verringerung der hohen Fehleranfälligkeit
Jede Aufgabe die manuell ausgeführt werden muss, hat bereits eine höhere Fehleranfälligkeit als eine automatisierte. Zusätzlich ist bei repetitiven und monotonen Aufgaben die Konzentration geschwächt und auch die Motivation zur mehrfachen Überprüfung auf Richtigkeit hält sich in Grenzen.
Bei Verträgen kann aber ein kleiner Tippfehler zu erheblichen Problemen führen und dem kann die Automatisierung durch Vertragsvorlagen entgegenwirken. Wenn die Rahmenangaben und der Text bereits erstellt ist und nur noch die wirklich entscheidenden Informationen angepasst oder eingetragen werden müssen, verringert dies das Risiko eines Fehlers immens.
Vorteil 3: Schnellere Vertragsabschlüsse
Vertragsvorlagen produzieren mehr Vertragsabschlüsse und generieren diese schneller. Zuerst muss man selbstverständlich den Vertrag nicht erst von neuem erstellen und es kann sich bei Verträgen um seitenlange Dokumente handeln, was ein erheblicher Zeitaufwand ist. Weiter könne durch die Benutzung von Vertragsvorlagen auf Dauer Sammeldaten angelegt werden, aus welchen eine Fehleranalyse implementiert werden kann.
Es kann identifiziert werden, welche Klauseln eventuell zu viel Diskussion bei den Vertragspartnern führt, oder an welchen ein Vertragsabschluss bereits gescheitert ist, welche unverständlich sind und neu formuliert werden sollten. Letztendlich können durch diese Praktik die Vertragsvorlagen laufend verbessert und aktualisiert werden, um noch mehr Zeit einzusparen, mehr Verträge abzuschließen und die Zufriedenheit der Vertragspartner zu steigern, was schließlich alles indirekt zu einem steigenden Gewinn für das eigene Unternehmen führt.
Vorteil 4: Effizientere Kollaboration
Oft ist Altes gut bewährt!
Es ist grundsätzlich effizienter einmal ein Team damit zu beauftragen durchdachte und ausgearbeitet Vorlagen zu erstellen, welche dann über die Zeit mit Hilfe der Fehleranalyse weiterentwickelt werden können.
Ohne die Nutzung von einheitlichen Vertragsvorlagen müsste man jeden Mitarbeiter vor Vertragsabschluss einen eigenen Vertrag erstellen lassen. Dadurch entsteht in den meisten Fällen aus Zeit- und Ressourcengründen ein schlampiges und hastiges Vertragsdokument, welches man von Anfang an vermeiden hätte können.
Die anschließende, durch einmaligen Automatisierungsaufwand, eingesparte Zeit, kann von den Mitarbeitern in andere wertvolle Aufgaben gesteckt werden und mithin sinnvoller genutzt werden.
Vorteil 5: Maximale Konsistenz
Mit vorgefertigt Vertragsentwürfen können zwingend die unternehmenstypischen Standards eingehalten werden. Die Gefahr, dass Mitarbeiter bei der manuellen Ausarbeitung eines Vertragsentwurfs ihre eigene Version der Unternehmensvorschriften einbauen, weil diese anders verstanden wurden oder ihnen nicht bekannt sind, wird damit ausgeschlossen. So kann am Markt eine Konsistenz von Verträgen mit guter Qualität aufgebaut werden. Diese Konsistenz führt wiederum zu einer guten Reputation des Unternehmens insgesamt.
