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Vertragsautomatisierung

Vertragsvorlagen definiert: Wie Sie 9,2 % Ihres Umsatzes pro Jahr einsparen

Jun 22, 2022
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7
min Lesezeit

Die Kenntnis der Einzelheiten der Vertragsgestaltung ist für einen Geschäftsmann von entscheidender Bedeutung. Nur somit lässt sich sicherstellen, dass Sie insgesamt bessere Verträge abschließen und keine Verträge unterzeichnen, die nicht zu Ihrem größten Vorteil sind.

Heutzutage verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf die manuelle Abfassung von Vertägen, was aus folgenden Gründen problematisch ist: 

  • Ein veraltetes Vertragsmanagement beruht darauf, dass man mehrere Personen in verschiedenen Abteilungen anrufen oder per E-Mail kontaktieren muss, um die neueste Version eines Vertrags zu erhalten. 
  • Manche Mitarbeiter verstehen den juristischen Fachjargon, der in jedem Vertrag vorkommt, nicht, was zu zusätzlichen Komplikationen, Missverständnissen und potentiellen Fehlern führen kann. 
  • Wenn Sie einen Vertrag manuell aufsetzen, erhöhen Sie mit ziemlicher Wahrscheinlichkeit das Risiko, falsche und ineffiziente Klauseln zu verwenden, was sich nach der Unterzeichnung des Vertrags als nachteilig erweisen kann. 

Zusätzlich wird der gesamte Prozess wird erheblich schwieriger, wenn Sie alle Vertragsbestandteile an den exakten Positionen einfügen müssen, die für die Erstellung eines vollstreckbaren Vertrags erforderlich sind. Um diesen mühsamen Prozess angenehmer zu gestalten, ist der Wechsel zu automatisierten Vertragsvorlagen die klügste Entscheidung für Sie und Ihr Unternehmen. 

Was ist eine Vertragsvorlage? 

Eine Vertragsvorlage ist ein Satz von Standardbestimmungen, die an einen bestimmten Anwendungsfall oder Vertragstyp angepasst sind. Vorgefertigte Vertragsvorlagen ermöglichen sowohl juristischen als auch geschäftlichen Nutzern…

  • ein einfaches Ausfüllen wichtiger Informationen 
  • bestimmte Klauseln an die jeweilige Gegenpartei oder den Auftrag anzupassen 
  • den Vertrag für eine rasche Ausführung auszurollen

Die meisten Leute betrachten Vertragsvorlagen als einfache, vorgefertigte Word-Dokumente, die Unternehmen ändern und an ihre persönlichen Umstände anpassen können. Das ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, wie Vertragsvorlagen genutzt werden können. Mit Hilfe spezieller CLM-Software können vordefinierte Vertragsklauseln nahtlos aus einer Vertragsklauselbibliothek abgerufen und bei der Vertragsgestaltung verwendet werden. 

Vorteile der Verwendung von Vertragsvorlagen 

Betrachten Sie dies als einen weiteren Grund, den Prozess der Vertragserstellung kürzer und effizienter zu gestalten. Nach Angaben von World Commerce and Contracting kostet ein einfacher Vertrag 6.900 $, wenn man alle Gehälter mit einbezieht. Kompliziertere Verträge können dagegen bis zu 49.000 Dollar kosten!  

Tipp: Berechnen Sie Ihren ROI, um festzustellen, wie vorteilhaft die Einführung einer Vertragsvorlage wäre.

Vertragsvorlagen tragen dazu bei, den Prozess zu verbessern und Vereinbarungen auf die nächste Stufe zu heben. Sehen wir uns also an, wie optimierte Vorlagen Ihnen helfen können:

1. Sparen Sie Zeit und Ressourcen (> 55 000 € Einsparungen pro Jahr) 

Wenn Sie Ihre Verträge mit Hilfe von Vorlagen zentralisieren, müssen Sie sie nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen. Stattdessen können Sie unter Verwendung eines Standardvertragsformulars geschäftliche Vereinbarungen mit zahlreichen Parteien treffen. Die Verwendung von Vertragsvorlagen verkürzt den Vertragsprozess und ermöglicht es Ihnen, Verträge innerhalb von Stunden statt Tagen oder Wochen zu erstellen.  

2. Sicherstellung der Konsistenz aller Verträge  

Ein Vertragsverfasser ist kein Romanautor. Stattdessen muss dieser bei der Verfassung konsequent sein. 

Vertragsvorlagen bieten Konsistenz, indem sie eine einheitliche Form und Struktur ermöglichen und es Ihrem Team erleichtern, wichtige Teile innerhalb einer Vorlage schnell zu finden. Standardvertragsbedingungen können einfach aktualisiert werden, um sie an veränderte Geschäfts- oder Kundenanforderungen anzupassen. 

Koordination spielt während des gesamten Vertragslebenszyklus eine entscheidende Rolle. Ohne standardisierte Klauseln besteht die Gefahr, dass Vertragsverfasser Verträge auf der Grundlage ihrer individuellen Vorstellungen von den Vorschriften und rechtlichen Anforderungen des Unternehmens erstellen. Dies führt zu unterschiedlichen rechtlichen Unstimmigkeiten in den Geschäftsbeziehungen, die letztlich dem Ruf des Unternehmens schaden können. 

3. Rationalisierung des Vertragsverhandlungsprozesses 

Auch wenn die spezifischen Vertragsbedingungen je nach Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Kunden unterschiedlich sind, können Sie den Zeitaufwand für Diskussionen verringern, indem Sie Vertragsvorlagen erstellen. Durch die Schaffung einer unternehmensspezifischen Terminologie, die Förderung gemeinsamer Klauseln und die Standardisierung des juristischen Fachjargons können Sie sich auf die Besonderheiten jeder Transaktion konzentrieren und gleichzeitig die Konsistenz Ihrer Vereinbarungen wahren.

4. Einfache Zusammenarbeit ermöglichen 

Vertragsvorlagen ermöglichen es Teams, von jedem beliebigen Standort aus an einem Vertrag zu arbeiten. Bei herkömmlichen Methoden müsste das Teammitglied, das das Dokument erstellt hat, den fertigen Entwurf per EMail an den Kollegen übermitteln, der widerum für die Überprüfung zuständig ist. Mit Hilfe einer Vertragsvorlage können autorisierte Personen jedoch schnell über ein zentrales System zu dem Dokument beitragen. 

5. Fehler minimieren 

Vertragsvorlagen machen Schluss mit Duplikaten in Ihrem System, vor allem, wenn mehrere Personen daran beteiligt sind. Dies geschieht indem der Textverarbeitungsalgorithmus die jeweilige Textstelle erfasst. Zusätzlich weist dieser auf grammatikalische Probleme hin, die selbst den erfahrensten Augen entgehen würden. 

Beispiele für häufig verwendete Vertragsvorlagen 

Es gibt viele verschiedene Arten von Verträgen, von denen hier nur einige Beispiele genannt werden sollen. 

MSAs Master Service Agreements (MSA) sind ein beliebter Vertragstyp, der die Regeln für die wirtschaftlichen Beziehungen und das künftige Vorgehen der Parteien festlegt. MSAs dienen als Blaupause für gegenwärtige und zukünftige kommerzielle Initiativen.
NDAs Eine Geheimhaltungsvereinbarung verpflichtet, wie der Name schon sagt, die beteiligten Parteien zur Vertraulichkeit. Geheimhaltungsvereinbarungen ändern sich von Kunde zu Kunde kaum und sind daher ein ideales Modell für Vertragsvorlagen.
Angebotsschreiben Dies ist ein Dokument, das qualifizierten Bewerbern, die sich auf eine Stelle beworben haben, zugesandt wird. Das Angebotsschreiben enthält Informationen wie Zahlungsdaten, Bedingungen, Termine und andere arbeitsrelevante Angaben. Die Automatisierung von Arbeitsverträgen erleichtert den Einstellungsprozess und spart auf lange Sicht Zeit.
Lieferantenvereinba rungen Darin werden die Bedingungen für die geschäftliche Zusammenarbeit zwischen Lieferant und Käufer festgelegt. Sie werden auch als Vereinbarungen auf der Einkaufsseite bezeichnet. Ziel von Lieferantenvereinbarungen ist es, dass sich beide Seiten verpflichten, für einen bestimmten Zeitraum einzukaufen und zu liefern. Die Bedingungen sind häufig einfach, so dass sich Einkaufsvereinbarungen ideal für Vertragsvorlagen eignen.
Software-Lizenzvereinbarung Softwarelizenzverträge sind Verträge, die einer Einzelperson oder einem Unternehmen das Recht einräumen, Software zu nutzen, die rechtmäßig einer anderen Person oder einem Unternehmen gehört. Diese Vereinbarungen stellen sicher, dass Unternehmen ihre Softwarenutzung regeln. Sie dienen dem Schutz des Rechtsbesitzes sowie der Entwicklung von Geschäftsbeziehungen zwischen Eigentümern und Nutzern. Die Vereinbarungen haben in der Regel ein einheitliches Format und lassen sich daher leicht automatisieren.

Teams, die von Vertragsvorlagen profitieren

Rechtliches Gewährleistung der Einheitlichkeit der Rechtssprache durch die Verwendung von vorab genehmigten Vorlagen.
Vertrieb Schnelle Erstellung von Verträgen unter Verwendung vorgeprüfter Klauseln und Versionen aus der Bibliothek
HR Verwenden Sie vorab genehmigte Vorlagen für die Weitergabe und Einholung von NDAs von Auftragnehmern und potenziellen Mitarbeitern.
Finanzen Sofortige Benachrichtigung über jeden generierten Geschäftsvorgang/Vertrag
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Fazit 

Die Verwendung von Vorlagen ist ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz und zur Verringerung der Risiken in Ihrem Vertragszyklus. Wenn diese Vorlagen mit einer automatisierten Lösung für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus kombiniert werden, ergeben sich für Ihr Unternehmen zahlreiche zusätzliche Vorteile. Ihr Unternehmen wird höchstwahrscheinlich nicht nur den Wert der Einführung von Vorlagen als kritischer Teil Ihrer Vertragsmanagementlösung realisieren, sondern auch eine Reihe anderer wichtiger Vorteile, wie z. B. 

eine bessere Einhaltung von Verträgen und Verbesserungen der Brand Awareness verzeichnen. 

Wenn Sie neu im Vertragsmanagement sind oder eine alte Software ersetzen wollen, empfehlen wir Ihnen die Lektüre von Vertragsmanagement: Definition, Zweck und Zielsetzungen. Falls Sie sich ein Bild von unserer Technologie machen möchten, vereinbaren Sie einen Termin mit uns für eine KOSTENLOSE Demo. 

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Welche Aufgaben Umfasst Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement umfasst den vollständigen Prozess der Erstellung, Überarbeitung, Implementierung und Verwaltung von Verträgen innerhalb eines Betriebes. Ein gut durchdachtes System zur Verwaltung des Vertrags-Lebenszyklusses spielt heutzutage eine essentielle Rolle in Operationen eines Betriebs.

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