Leitfaden: Wie Sie eine effektive Vertragsvorlage erstellen

Eine gute Vertragsvorlage spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einheitliche Standards in Ihrem Unternehmen. Doch worauf kommt es beim Erstellen einer Vorlage wirklich an? Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die Grundlagen, die wichtigsten Inhalte, bewährte Tipps zur Gestaltung und das passende Format – von Word über PDF bis zur CLM-Software.

Vertragsvorlagen: die Grundlagen

Ein Vertrag ist eine Einigung zwischen zwei Rechtssubjekten – also zwischen zwei rechtsfähigen natürlichen oder juristischen Personen –, die verbindliche Folgen haben soll.

Jeder Vertrag sollte mindestens diese vier Bestandteile enthalten:

1. Die Absicht: Warum treten die Parteien in eine Geschäftsbeziehung?
2. Die Vereinbarung: Was ist der Gegenstand der Geschäftsbeziehung?
3. Die Gegenleistung: Welche Vergütung gibt es für den Gegenstand?
4. Die Einigung: Die Erklärung, dass beide Seiten dem vereinbarten Inhalt zustimmen.

Sichern Sie sich grundsätzlich immer über einen Vertrag ab – unabhängig davon, mit wem Sie eine Geschäftsbeziehung eingehen und wie gut das Verhältnis bisher war. Behalten Sie dabei stets Ihre eigenen Geschäftsinteressen im Blick.

Wie Sie aus einer solchen Vorlage anschließend einen fertigen Vertrag erstellen – vom Entwurf über die Freigabe bis zur Unterschrift –, zeigt Schritt für Schritt unser Leitfaden zum Vertrag erstellen.

Welche Verträge eignen sich als Vorlage?

Grundsätzlich lohnt sich eine Vorlage überall dort, wo dieselbe Vereinbarung wiederholt und mit nur minimalen Anpassungen zum Einsatz kommt. Einige Vertragstypen sind dafür besonders geeignet:

Welche Aspekte sollte eine Vertragsvorlage enthalten?

Vertragsbedingungen

Mündliche Absprachen, die nicht in den schriftlichen Vertrag aufgenommen wurden, sind im Zweifel auch nicht Teil des Vertrages geworden. Überlegen Sie deshalb gut, welche Informationen Sie weglassen können. Im Zweifel gilt: Lieber regelt der Vertrag zu viel und deckt auch unwahrscheinliche Szenarien ab, als dass Sie sich darauf verlassen, einen Konflikt später einvernehmlich klären zu können.

Zahlungsangaben

Nennen Sie immer alle Informationen zur vereinbarten Bezahlung: wann, wie viel und in welcher Form (Bargeld, Überweisung, Scheck …) gezahlt werden muss. Auch hier gilt die Devise: so genau wie möglich.

Verschwiegenheitsverpflichtung (NDA)

Wenn Sie eine Geschäftsbeziehung eingehen, erhält die andere Vertragspartei sehr wahrscheinlich Einblick in Ihre Unternehmenspraktiken und unter Umständen in Geschäftsgeheimnisse.

Damit diese Informationen weder während noch nach der Vertragslaufzeit nach außen dringen, sollten Sie unbedingt eine Verschwiegenheitsverpflichtung als Klausel aufnehmen. Diese sollte auch für alle künftigen Änderungen und Anhänge gelten.

Kündigungsbedingungen

Regeln Sie immer die Kündigungsbedingungen – vor allem für den Fall einer Nicht- oder Schlechtleistung eines Vertragspartners.

• Nichtleistung bedeutet, dass eine Partei ihre Verpflichtung gar nicht erfüllt, etwa wenn bei einem Liefervertrag die vereinbarte Sache schlicht nicht geliefert wird.
• Schlechtleistung liegt vor, wenn dieselbe Sache beschädigt geliefert wird und der Partner sich weigert, Ersatz zu leisten. Auf der Gegenseite entspricht dem die Weigerung, den vollen Betrag zu zahlen.

Es ist wichtig, diese Fälle im Vertrag abzudecken, denn Sie können nicht vorhersehen, wie sich ein Vertragspartner oder die Beziehung zu ihm entwickelt. So lässt sich eine günstigere als die gesetzliche Möglichkeit einbauen, sich vom Vertrag zu lösen.

Den definierten Gerichtsstand

Kommt es zum Rechtsstreit, wird zuerst im Vertrag nach dem vereinbarten Gerichtsstand gesucht – also der Einigung über das anzuwendende Recht. Das ist besonders relevant, wenn die Vertragspartner ihren Unternehmenssitz in unterschiedlichen Ländern haben.

Fehlt diese Klausel, beginnt der Streit über den Vertrag höchstwahrscheinlich mit einem Streit über das anzuwendende Recht. Um Kosten, Mühe und Zeit zu sparen, sollten Sie den Gerichtsstand daher vorab vereinbaren und zwingend im Vertrag festhalten.

Vertragsgestaltung: Worauf kommt es an?

Einfache Sprache

Ein Vertrag muss keine juristischen Fachbegriffe enthalten. Es hängt vom Umfeld ab, in dem Sie Geschäfte machen – und davon, ob Sie selbst Juristen im Team haben, die Ihre Vorlagen erstellen, oder ob Ihr Vertragspartner auf ein Juristenteam zurückgreift.

Nicht jede Geschäftsbeziehung muss einer juristischen Blackbox gleichen: Nur komplexe Verhandlungen verlangen in der Regel komplexere Formulierungen. Verfassen Sie Ihre Vertragsklauseln so, dass auch Nicht-Juristen sie verstehen – das beschleunigt das gemeinsame Verständnis und ermöglicht schnellere Vertragsabschlüsse.

Eine einfache, verständliche Sprache fördert das abteilungsübergreifende Verständnis des Vertrages und damit eine bessere Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass die Pflichten und Leistungen jeder Partei ausdrücklich genannt werden – ebenso wie die Konsequenzen, falls diese Pflichten verletzt werden.

Detailtreue

Formulieren Sie einen Vertrag immer so detailliert und präzise wie möglich. Kommt es später zur Gerichtsverhandlung, wird nämlich jedes Wort auseinandergenommen und ausgelegt. Überlegen Sie sich daher schon beim Erstellen jedes Wort genau und prüfen Sie, dass ein objektiver Dritter (im Zweifel der Richter) es exakt so versteht, wie es gemeint war.

Platzhalter und neutrale Formulierungen

Setzen Sie gezielt dort Platzhalter ein, wo später vertragspartnerspezifische Angaben stehen. Achten Sie darauf, die Vorlage weitgehend neutral zu formulieren, sodass sie für jeden Partner passt – und nur an den dafür vorgesehenen Stellen ausgefüllt oder angepasst werden muss, um den jeweiligen Vertragspartner eindeutig zu benennen.

Format: Mit welcher Software erstelle ich meine Vorlage?

Word

Die meisten erstellen ihre Vertragsvorlagen zunächst in Word – das erscheint auf den ersten Blick am einfachsten. Word eignet sich zwar gut zum Verfassen eines Textdokuments, doch die Ablage unzähliger Verträge in verschiedenen Ordnern wird schnell zum reinen Chaos.

Hinzu kommt: Jede:r Mitarbeitende hat dann nur die eigenen Vorlagen auf dem eigenen Rechner, und es gibt keine zentrale Datenbank, auf die alle zugreifen können. Das führt zwangsläufig dazu, dass ursprünglich einheitliche Vorlagen unbemerkt individuell verändert werden – ein durchgängiger Standard ist so nicht mehr gewährleistet.

PDF

Häufig werden Verträge nach der Erstellung in Word in ein PDF konvertiert und so an den Vertragspartner verschickt, damit keine unbemerkten Änderungen möglich sind. Das PDF-Format bringt für Verträge jedoch einige Nachteile mit sich, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich dafür entscheiden.

CLM-Software

Schließlich können Sie auch auf eine spezialisierte Software setzen. Viele Anbieter einer Contract-Lifecycle-Management-Software liefern bereits von Experten vorgefertigte Vorlagen mit, die Sie direkt übernehmen oder nach Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen können. So kombinieren Sie rechtssichere Standards mit einer zentralen, für alle zugänglichen Vorlagenbibliothek.