Wie Vertriebsteams ihre Vertragsprozesse optimieren und Vertragsengpässe beseitigen

Ein "Ja" von einem Kunden fühlt sich wie ein Sieg an, aber das ist nur ein Teil der Geschichte. Erst die Umwandlung dieser Vereinbarung in einen unterzeichneten Vertrag besiegelt das Geschäft wirklich. Und wenn der Vertragsprozess langsam oder unorganisiert ist, können selbst die besten Gelegenheiten an Schwung verlieren.

Nach Untersuchungen von World Commerce & Contracting kann eine ineffiziente Auftragsvergabe bis zu 9 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens kosten - ein kostspieliges Risiko für etwas, das so wichtig für das Wachstum ist.

Bei einem gut geführten Vertragsprozess geht es nicht nur um Effizienz. Er ist ein Wettbewerbsvorteil, der den Vertriebsteams hilft, schneller voranzukommen, Vertrauen aufzubauen und Geschäfte auf Kurs zu halten, wenn jeder Moment zählt.

Verständnis von Vertragsengpässen

Der Vertragsprozess umfasst viele Phasen, vom ersten Antrag bis zur endgültigen Unterschrift, und jeder Schritt birgt das Risiko, ein Geschäft zu verzögern. Selbst wenn alles in Ordnung zu sein scheint, können sich kleine Schluckaufs im Prozess schnell zu großen Hindernissen auswachsen.

Hier kommt es am häufigsten zu Engpässen:

• Verlassen Sie sich bei jedem Schritt auf die Rechtsabteilung
  Wenn Vertriebsteams darauf angewiesen sind, dass die Rechtsabteilung jeden Vertrag entwirft, prüft und genehmigt, kann der Prozess ins Stocken geraten. Wenn die Rechtsabteilung überlastet ist, können kritische Geschäfte ins Stocken geraten oder ganz verloren gehen.‍
• Manuelle Bearbeitung von Dokumenten
  Trotz des technologischen Fortschritts werden viele Verträge immer noch per E-Mail weitergereicht, wobei die Versionen in Word nachverfolgt und die Unterschriften manuell nachgezogen werden. Diese veraltete Arbeitsweise führt leicht dazu, dass Verträge im Posteingang vergessen werden oder sich in der Versionskontrolle verheddern.‍
• Langsame interne Genehmigungen
  Die interne Freigabe von Verträgen dauert oft länger als erwartet. Wenn sich mehrere Abteilungen einmischen, können aus Tagen Wochen werden, so dass Geschäfte verzögert werden oder entgleisen können.‍
• Verzögerungen auf der Kundenseite
  Selbst wenn ein Vertrag beim Kunden ankommt, geht es nicht immer glatt. Das Warten auf die Unterschrift des Kunden ohne ein einfaches Unterzeichnungsverfahren kann dazu führen, dass Geschäfte über wichtige Fristen, wie z. B. Quartalsziele, hinausgehen.

Schlüsselstrategien zur Optimierung des Vertragsprozesses

Um Verzögerungen zu vermeiden und reibungslosere Vertragsprozesse zu gewährleisten, wenden die besten Vertriebsteams zwei wichtige Strategien an, um potenzielle Engpässe zu vermeiden, bevor sie entstehen. Das Ziel ist es, von Anfang an proaktiv und gut strukturiert vorzugehen.

Nutzen Sie vorgeprüfte Vorlagen: Erstellen Sie eine Bibliothek mit standardisierten, rechtlich geprüften Vorlagen für Ihre gängigsten Geschäftsarten. Anstatt bei Null anzufangen, füllen die Vertriebsmitarbeiter einfach die wichtigsten Felder aus und gehen direkt zur Ausführung über. Diese Vorabinvestition der Rechtsabteilung, die ausgewogene Vorlagen und Klauselbibliotheken erstellt, bedeutet, dass sich Routineverträge ohne wiederholte Überprüfungen von selbst erledigen können. Das Ergebnis? Schnellere Abschlüsse, weniger Hin- und Her-Bearbeitungen und mehr Zeit für die Rechtsabteilung, die sich um komplexe, wichtige Geschäfte kümmern kann.

Frühzeitige, aber selektive Einbindung der Rechtsabteilung: Anstatt die Rechtsabteilung als letzte Instanz zu betrachten, sollten Sie sie bereits beim ersten Scoping des Geschäfts einbeziehen. Bei großen oder untypischen Geschäften sollten Sie die Rechtsabteilung einbeziehen, um auf nicht standardisierte Bedingungen hinzuweisen, bevor Sie das Angebot erstellen. Erkundigen Sie sich bei potenziellen Kunden über deren Genehmigungsverfahren und spezifische rechtliche Anforderungen und rüsten Sie sich dann mit einer Reihe von vorab genehmigten Ausweichklauseln für häufig verhandelte Punkte (z. B. Entschädigungs- oder Zahlungsbedingungen) aus. Diese strategische Ausrichtung verhindert Überraschungen in letzter Minute und verwandelt die Rechtsabteilung in einen Befähiger und nicht in ein Hindernis.

Erstellen Sie ein Verhandlungs-Playbook: Dokumentieren Sie häufige Kundeneinwände und stellen Sie jedem eine Reihe von vorab genehmigten Antworten gegenüber. Wenn ein potenzieller Kunde eine Klausel ablehnt, kann der Vertrieb sofort eine alternative Lösung wählen, ohne sich um die Zustimmung des Kunden bemühen zu müssen. Im Laufe der Zeit wird dieses Playbook durch echtes Kundenfeedback weiterentwickelt, wodurch die Verhandlungen kontinuierlich beschleunigt und rechtliche Engpässe reduziert werden.

Die Rolle der Automatisierung

Selbst mit großartigen Vorlagen und frühzeitiger Koordination kann die Verwaltung von Verträgen ein Geschäft verlangsamen. An dieser Stelle kommt die Automatisierung ins Spiel.
Moderne CLM-Software (Contract Lifecycle Management) und CRM-integrierte Tools machen mühsame manuelle Arbeit überflüssig und sorgen für schnellere und reibungslosere Vertragsprozesse. Da viele Verträge immer noch manuell abgewickelt werden, bietet die Einführung der Automatisierung eine enorme Chance, Geschäfte schneller abzuwickeln, Risiken zu reduzieren und den Betrieb zu skalieren, ohne zusätzliches Personal einzustellen.

Hier erfahren Sie, wie die Automatisierung den Vertragsprozess verändert:

• Self-Service-Vertragserstellung:
  Vertriebsmitarbeiter können durch Beantwortung einiger weniger geführter Fragen selbst regelkonforme Verträge erstellen. Anstatt für jeden Entwurf eine E-Mail an die Rechtsabteilung zu schicken, sucht das System die richtige Vorlage heraus und füllt die erforderlichen Informationen automatisch aus. So wird aus einer Aufgabe, die früher Stunden oder Tage dauerte, eine Sache von Minuten.‍
• Intelligente Genehmigungen und Weiterleitung:
  Verträge werden automatisch an die richtigen Beteiligten weitergeleitet, je nach Geschäftsgröße, Region oder Risikostufe. Die Genehmigenden erhalten sofortige Benachrichtigungen und Erinnerungen, sodass die Verträge nicht im Posteingang stecken bleiben. Wenn jemand nicht verfügbar ist, können vorkonfigurierte Regeln die Aufgabe ohne menschliches Eingreifen neu zuweisen.‍
• Verfolgung und Sichtbarkeit in Echtzeit:
  Alle Beteiligten können genau sehen, wo sich der Vertrag im Prozess befindet. Sie müssen nicht mehr raten, wer als nächstes prüfen oder unterschreiben muss. Das System liefert Live-Status-Updates und hilft den Teams, Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu beheben.‍
• Weniger Fehler, höhere Compliance:
  Durch den direkten Abruf von Geschäftsdaten aus Ihrem CRM und die Anwendung vordefinierter Regeln werden durch die Automatisierung Fehler bei der manuellen Dateneingabe reduziert. Der generierte Vertrag entspricht stets den Unternehmensstandards und vorab genehmigten Klauseln, wodurch rechtliche Risiken minimiert werden.‍
• Zentralisierte Speicherung und Prüfpfade:
  Jede Version, jeder Kommentar, jede Genehmigung und jede Unterschrift wird in einem sicheren, durchsuchbaren System erfasst. Dies hilft nicht nur bei Prüfungen, sondern vereinfacht auch künftige Verlängerungen und Änderungen.

Die Gesamtauswirkungen:

• Vorgänge, die früher 10 Tage dauerten, werden jetzt in 1 bis 2 Tagen abgeschlossen.
• Interne Teams verbringen weniger Zeit mit der Verwaltung von Dokumenten und mehr Zeit mit dem Abschluss von Geschäften.
• Das Risiko wird durch bessere Kontrollen, Transparenz und Konsistenz verringert.
• Das Unternehmen kann mehr Aufträge bearbeiten, ohne mehr Personal zu benötigen.

Beschleunigung von Verträgen mit E-Signaturen

Die Umstellung von der traditionellen Unterzeichnung mit Tinte und Papier auf elektronische Unterschriften ist eine der schnellsten Möglichkeiten, den Vertragsprozess zu beschleunigen. Für Vertriebsteams kann diese einfache Änderung viele der Verzögerungen beseitigen, die mit der manuellen Unterzeichnung verbunden sind.

Zu den Vorteilen der elektronischen Unterschrift gehören:

• Schnellerer Abschluss: 80 % der elektronisch unterzeichneten Verträge werden in weniger als einem Tag abgeschlossen, 44 % sogar in weniger als 15 Minuten. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr auf physische Unterschriften warten müssen und Verzögerungen vermieden werden.‍
• Bequemlichkeit für Kunden: Kunden können Verträge sofort von ihrem Telefon oder Laptop aus unterzeichnen, ohne dass Termine vereinbart oder Dokumente verschickt werden müssen. Das hält die Verkaufsdynamik in Gang.‍
• Fehlervermeidung: E-Signatur-Plattformen helfen, Fehler wie fehlende Unterschriften oder unvollständige Felder zu vermeiden. Die Software leitet die Unterzeichner an, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt werden.‍
• Nahtlose Integration in Arbeitsabläufe: E-Signaturen können in Ihr CRM- oder CLM-System integriert werden. Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, kann das System das Geschäft automatisch als abgeschlossen markieren, den Vertrag speichern und die nächsten Schritte einleiten, z. B. das Versenden einer Begrüßungs-E-Mail oder den Beginn des Erfüllungsprozesses.‍
• Sofortige Erlöserfassung: Sie müssen nicht mehr darauf warten, dass physische Papiere gescannt werden. Die Einnahmen werden verbucht, sobald die digitale Unterschrift geleistet wurde, sodass die Teams ihre Ziele schneller erreichen können.‍
• Verbesserte Erfahrung für den Käufer: Elektronische Unterschriften machen den Unterschriftsprozess schnell, bequem und problemlos, was die Kundenerfahrung insgesamt verbessert.

Metriken und KPIs zur Erfolgskontrolle

Man kann nicht verbessern, was man nicht misst, und das gilt besonders für Vertragsprozesse. Führende Vertriebsteams verfolgen die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), um herauszufinden, wo es bei Verträgen hakt, und Maßnahmen zu ergreifen, um diese Problembereiche zu beheben.

Hier erfahren Sie, wie die Verfolgung von KPIs einen Unterschied machen kann:

1. Überwachung der Vertragslaufzeit
   Verfolgen Sie, wie lange es von der Vertragserstellung bis zur endgültigen Unterschrift dauert. Eine Aufschlüsselung nach Phasen (z. B. rechtliche Prüfung, Verhandlung, Unterzeichnung durch den Kunden) zeigt genau, wo Verzögerungen auftreten.‍
2. Setzen Sie Maßstäbe
   Legen Sie klare Ziele fest, z. B. "Standardgeschäfte sollten innerhalb von X Tagen abgeschlossen werden", und überwachen Sie, wie sich die Verträge im Vergleich zu diesen Zielen entwickeln.‍
3. Identifizieren Sie phasenspezifische Engpässe
   Wenn Verträge zu lange in der Rechtsabteilung geprüft werden oder auf die Unterschrift des Kunden warten, können Sie anhand der Daten erkennen, wo Sie Verbesserungen vornehmen müssen, z. B. durch die Rationalisierung von Genehmigungen oder den Einsatz elektronischer Unterschriften.‍
4. Verfolgen Sie andere kritische Metriken
   Nützliche KPIs umfassen:
   • Anzahl der Vertragsrevisionen
   • Prozentsatz der bis zum Quartalsende abgeschlossenen Geschäfte
   • Anteil der Verträge, die sich an Standardvorlagen halten
   • Fall-off-Raten (Geschäfte, die in der Vertragsphase scheitern)
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5. Verwenden Sie Tools, die die Nachverfolgung automatisieren
   Moderne CLM-Systeme können automatisch Kennzahlen wie den Zeitaufwand für die einzelnen Schritte und die Anzahl der Dokumentenversionen erfassen und so die manuelle Arbeit eliminieren.

Best Practices für kontinuierliche Verbesserung

Damit die Vertragsabläufe reibungslos funktionieren, ist eine regelmäßige Überprüfung wichtig. Die Vertriebsteams sollten die Vertragsprozesse regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass sie effektiv bleiben und sich an geschäftliche Veränderungen anpassen lassen.

• Einholen von Feedback: Sammeln Sie regelmäßig Beiträge von wichtigen Interessengruppen, einschließlich Vertriebsmitarbeitern, Rechtsabteilung und Betriebsteams. Dies hilft, Schmerzpunkte und Ineffizienzen im Prozess zu identifizieren.
• Zuhören, um Erfahrungen aus der Praxis zu sammeln: Das Verständnis der Herausforderungen, mit denen die Teammitglieder konfrontiert sind, stellt sicher, dass die Änderungen praktisch und wirkungsvoll sind.

Eine klare Zuständigkeit für den Vertragsprozess ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Konsistenz und Dynamik.

• Festgelegte Verantwortlichkeit: Bestimmen Sie ein Teammitglied oder eine Rolle, die für die Überwachung von Vertragsverbesserungen verantwortlich ist und sicherstellt, dass Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert und kommuniziert werden.
• Konsistente Überprüfung: Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen auf der Grundlage von Team-Feedback und Leistungsdaten tragen dazu bei, dass der Prozess effizient und auf die Unternehmensziele abgestimmt bleibt.

Durch die Anwendung dieser Best Practices können Vertriebsteams kontinuierliche Verbesserungen erzielen, die zu schnelleren Geschäftsabschlüssen und reibungsloseren Arbeitsabläufen führen.