Vertragsautomatisierung

Warum Vertrags- und Angebotssoftware zusammengehören?

Aug 25, 2021
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Viele Unternehmen setzen für die Verwaltung von Kundendaten auf CRM (Customer Relationship Management) Systeme. CPQ und Vertragssoftware (CLM) können auf die Daten in der Regel zurückgreifen und auch die fertigen Verträge und Dokumente in das CRM zurückspielen.

Unternehmen haben in der Regel unterschiedliche Verkaufszyklen, die je nach den Rahmenbedingungen und dem eingeschlagenen Geschäftsmodell, stark variieren können. Verkaufszyklen können dabei schnell mehrere Monaten lang dauern. Verkürzt man eben jene Verkaufszyklen, so lassen sich Profitabilität und Umsatzzahlen rasch anheben. Angebotssoftware oder auch CPQ-Software (Configure-Price-Quotation) kann dazu beitragen, die Dauer dieser Verkaufszyklen zu reduzieren, indem sie den Verkäufern hilft, mit wenigen Klicks standardisierte und optimierte Angebotsdokumente zu erstellen.  

In Verbindung mit einer Vertragssoftware oder auch CLM-Software (Contract-Lifecycle-Management) können CPQ-Systeme Ihr Unternehmen zu größerer Rentabilität und noch kürzeren Verkaufszyklen führen. Hier sind ein paar Gründe dafür:  

Software lässt Ihre Angebote und Verträge professionell aussehen - immer

Die Erstellung und Verwaltung von Verträgen ist ein Prozess, der Zeit und Sorgfalt erfordert. Manchmal steht eine Flut von neuen Geschäften einem sorgfältigen Vertragsprozess im Weg. Die Aufgabe einer CLM-Software (Contract Lifecycle Management) besteht darin, den Prozess der Erstellung, Ausarbeitung und Verwaltung Ihrer Verträge auf der Grundlage professioneller Vorlagen und Richtlinien, die im Laufe der Zeit sorgfältig ausgearbeitet und verbessert wurden, zu optimieren. Selbst wenn das Telefon Ihre Vertriebsmitarbeiter von der sorgfältigen Erstellung und Verhandlung Ihrer Verträge ablenkt - wir halten Ihnen den Rücken frei. 

Mit top.legal erstellte Verträge sehen immer perfekt aus und passen zu Ihrer Corporate Identity. Ein Assistent zur Vertragserstellung stellt sicher, dass nur die Klauseln verwendet werden, die zu dem jeweiligen Szenario passen. 

CPQ- und CLM-Lösungen stellen sicher, dass der Vertrieb nur die Produkte verkauft, die Sie tatsächlich haben.

Herkömmliche Cash-to-Quote-Verfahren können häufig nicht und nur mit hohem Aufwand sicherstellen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter tatsächlich die Produkte verkaufen, die Ihr Unternehmen auch wirklich anbietet. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Vertriebsmitarbeiter die Produkte verkaufen, mit denen sie am besten vertraut sind, obwohl sie gar nicht mehr erhältlich sind. Bei einem komplexen Produkt- und Dienstleistungsangebot ist es außerdem häufig der Fall, dass einige Produkte und Nebenprodukte zusammen verkauft werden müssen oder eben nicht zusammen verkauft werden können. Bringt man die eine komplexe Preisstruktur mit ins Spiel, ist es für oftmals nur unter großen Mühen möglich, das richtige Produkt mit dem richtigen Preis zu verknüpfen.

Angesichts der zunehmenden Komplexität der zu verkaufenden Produkte und Services kann man es Verkäufer*innen auch nicht wirklich übelnehmen, dass man irgendwann den Überblick darüber verliert, welche Produkte man zu welchem Preis anbieten sollte. 

Vertrags- und Angebots-Systeme können dabei helfen, sich im  Dschungel der Komplexität zurecht zu finden. Durch das Anlegen von Produktlisten und korrespondierenden Dienstleistungen inklusive Stückpreisen direkt in der Software können individuelle Fehler auf ein Minimum reduziert werden. Der/die Verkäufer*in muss einfach nur das verkaufte Produkt auswählen und die dazu passenden Dienstleistungen und Serviceparameter werden automatisch im Vertrags- bzw. Angebotsdokument reflektiert. Auch Grenzen zur Rabattierung von Preisen werden natürlich eingehalten und müssen nicht nachträglich kontrolliert werden, bevor das Dokument an den Kunden geht.  

Mit Angebots- und Vertragssoftware lassen sich Angebote und Dokumente ohne Aufwand rechtssicher elektronisch unterzeichnen

Während die Erstellung von Verträgen auch ohne Software noch innerhalb weniger Stunden erfolgen kann, kann das Warten auf die Unterzeichnung Ihrer Verträge einige Tage, manchmal sogar Wochen dauern, je nach Anzahl der Unterzeichner und Compliance-Richtlinien in der Organisation. 

Wenn Sie hingegen eine Vertrags- bzw. Angebotssoftware einsetzen, werden regelmäßig alle betroffenen Parteien informiert, sobald ein neuer Vertragsentwurf vorliegt. Die in der Software und den Vertragsdokumenten eingebettete elektronische Signatur ermöglicht es sodann, dass alle Parteien rechtzeitig unterschreiben können, ohne dass Sie die Unterzeichner einzeln per E-Mail anschreiben müssen.

Verträge müssen regelmäßig neu ausgehandelt und umformuliert werden - eine Vertragssoftware kann dabei helfen.

Während des Vertragsprozesses kommt es häufig zu Änderungen des Vertrags, manchmal aufgrund von einfachen Umformulierungen oder aber substantieller Änderung einiger Klauseln. Üblicherweise müssten Sie jetzt wieder Ihr Word-Dokument aufmachen und die Änderungen eingeben und den Vertrag wieder per Email an den Kunden senden. Das übliche E-Mail-Ping-Pong fängt an. 

Mit einer Vertragssoftware können Sie den Prozess substantiell beschleunigen, da die Kommentierung und Änderung direkt über das selbe Dokumente passieren können. Wiederkehrende Änderungen können über alternative Klauseln gleich in der Vorlagen entgegen wirken und aber Erklärungen hinzufügen. Somit haben Sie stets eine einzige Quell der Wahrheit und müsse nicht Änderungen in E-Mails oder handschriftlichen Notizen suchen.

Eine Vertragssoftware kann Ihnen bei Ihren Verlängerungen helfen

Die Verwaltung von Vertragsverlängerungen kann eine entmutigende Aufgabe sein, da Sie Fristen aus den Verträgen zuerst heraussuchen müssen, Sie regelmäßig im Blick haben müssen, um dann entsprechend darauf zu reagieren. 

Mit einer Vertragssoftware können Sie sich direkt bei der Vertragserstellung oder bei der Verhandlung Erinnerungen setzen. Damit bleiben sämtliche Fristen im Blick. Ist die Frist gekommen, werden Sie bequem per Email erinnern und die Erstellung des für die Verlängerung notwendigen Dokuments ist auch nur einen Klick entfernt.

Wie arbeiten CLM-, CRM- und CPQ-Software zusammen?

Viele Unternehmen setzen für die Verwaltung von Kundendaten auf CRM (Customer Relationship Management) Systeme. CPQ und Vertragssoftware (CLM) können auf die Daten in der Regel zurückgreifen und auch die fertigen Verträge und Dokumente in das CRM zurückspielen. 

Wenn Unternehmen nicht auf die häufig bereits im CRM-System integrierte Angebotssoftware zurückgreifen wollen, übernimmt das CPQ-System die Angebotserstellung. Das CLM-System nimmt die in der Angebotssoftware angebotenen Parameter auf, und verbindet sich mit Haftungskonditionen, Laufzeit und weiteren Rechteregelungen. Dabei können die erstellten Angebote auch mittels Link im Vertrag eingebunden werden. 

Grundsätzlich ist es auch möglich, das Geschäft ohne die genannten Software-Systeme am laufen zu halten. Allerdings ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich mit steigender Nachfrage, Fehler in Angebots- und Vertragsdokumente einschleichen. Damit entstehen auf Kundenseite oft Frustration und auf der eigenen Seite können sich schleichend beträchtliche rechtliche Risiken aufbauen. Zudem lassen Sie mit einer besseren Vertriebssteuerung über den Dokumentenerstellungsprozess Umsatzpotential auf der Straße liegen.

Kontaktieren Sie gerne uns Experte für Vertragsprozesse und fragen Sie nach einer kostenloser DEMO. Wir zeigen Ihnen gerne wie Angebots- und Vertragsprozesse gewinnbringend optimiert werden können.

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