Besonders in Unternehmen in denen Vertragsprozesse nicht standardisiert sind, erscheinen die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung kompliziert. Die Arbeit muss einem juristisch hohem Niveau entsprechen und zeitgleich muss ein enormes Arbeitspensum in kurzer Zeit bewältigt werden. Um den Einstieg noch etwas zu erleichtern, möchten wir Ihnen hier einen Leitfaden mitgeben.
Ermitteln Sie als erstes die “Zeitfresserarbeiten”. Welches sind ständig wiederkehrende Verträge oder Dokumente, die am meisten Aufwand in der Erstellung bedeuten. Sind es NDA’s, Arbeitsverträge oder Datenschutzerklärungen? Sammeln Sie diese und weitere Vorlagen, von denen Sie eine standatisierte Version brauchen.
Haben Sie ein gut funktionierende Kommunikations zwischen einzelnen Abeitungen oder bestehen Informationsdefizite an einigen Stellen?
Sobald Sie den ersten Schritt erledigt haben, können Sie mit der Automatisierung beginnen. Laden Sie Ihre handschriftlichen oder Word/ PDF Vertragsvorlagen bei top.legal hoch. Das System erkennt bereits beim Hochladen die Struktur Ihres Dokuments und wird diese übernehmen. So ersparen Sie sich eine erneutes zeitaufwendiges Formatieren. Mithilfe von Input und bedingten Texten, die jeweils mit einer Frage an den Mandanten verknüpft ist sorgen Sie dafür dass eine Vertragsvorlage für viele Sachverhalte dient. Je nach Antwort des Mandanten baut sich der Vertrag am Ende automatisch auf.
Sie haben dann all Ihre eingefügten Vorlagen immer übersichtlich gespeichert. Kein ewiges Suchen und kein aufwendiges Anpassen ist dann mehr nötig.
Arbeiten Sie auch gemeinsam an Verträgen. Teilen Sie Ihre Verträge oder Vorlagen mit Kollegen intern oder extern und vergeben. Entscheiden Sie, welche Nutzungsrechte der jeweils andere an Ihrem Dokument erhalten soll, indem Sie reine Lese- oder Bearbeitungsrechte vergeben und behalten Sie somit die volle Datenkontrolle.
Erfahren Sie in einer Live-Demo, wie Sie mit top.legal Ihren Vertragsprozess digitalisieren können.
In den letzten Monaten und Jahren haben sich Dokumentenautomatisierung und Legal Tech als umgängliche Schlagworte etabliert. Bei top.legal haben wir bereits die tradierten Pfade der althergebrachten Dokumentenerstellung über Textverarbeitungsprogramme hinter uns gelassen. Wir sehen die Zukunft und das nächste Level der Vertragserstellung über visuelle Dokumentenautomatisierung ohne Code. Was bedeutet das für Kanzleien und Unternehmen in der Praxis?
Bei top.legal sprechen wir täglich mit internen Anwälten und anderen Geschäftsführern. Was wir dabei festgestellt haben, ist, dass interne Rechtsabteilungen im Austausch mit Sales und anderen Abteilungen sich regelmäßig mit den gleichen Problemen und immer wieder mit den gleichen Herausforderungen im Rahmen des Vertragsprozesses konfrontiert sehen.
Folgendes Beispiel: Das eigene Unternehmen hat einen erfolgreichen Artikel im Angebot, der zwar nicht technisch innovativ oder gar eine Erfindung ist, aber aufgrund seines Designs einen guten Absatz findet. In unserem Beispiel ist diese Gestaltung nicht als Design im (deutschen oder europäischen) Register eingetragen worden. Sie finden plötzlich heraus, dass dieses Produkt von Konkurrenten kopiert wurde und auf diversen Plattformen deutlich günstiger zum Verkauf angeboten wird, weil es qualitativ minderwertiger gefertigt wurde.
Moderne Unternehmen managen Verträge mit top.legal
