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Vertragsautomatisierung

Besserer Workflow, Prozessoptimierung, legal operations - aber wie fängt man an?

Jan 15, 2020
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3
min Lesezeit

Besonders in Unternehmen in denen Vertragsprozesse nicht standardisiert sind, erscheinen die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung kompliziert. Die Arbeit muss einem juristisch hohem Niveau entsprechen und zeitgleich muss ein enormes Arbeitspensum in kurzer Zeit bewältigt werden. Um den Einstieg noch etwas zu erleichtern, möchten wir Ihnen hier einen Leitfaden mitgeben.

Analysieren Sie die Potentiale in Ihrem Unternehmen

Ermitteln Sie als erstes die “Zeitfresserarbeiten”. Welches sind ständig wiederkehrende Verträge oder Dokumente, die am meisten Aufwand in der Erstellung bedeuten. Sind es NDA’s, Arbeitsverträge oder Datenschutzerklärungen? Sammeln Sie diese und weitere Vorlagen, von denen Sie eine standatisierte Version brauchen.

Haben Sie ein gut funktionierende Kommunikations zwischen einzelnen Abeitungen oder bestehen Informationsdefizite an einigen Stellen?

Routinemäßige Workflows automatisieren

Sobald Sie den ersten Schritt erledigt haben, können Sie mit der Automatisierung beginnen. Laden Sie Ihre handschriftlichen oder Word/ PDF Vertragsvorlagen bei top.legal hoch. Das System erkennt bereits beim Hochladen die Struktur Ihres Dokuments und wird diese übernehmen. So ersparen Sie sich eine erneutes zeitaufwendiges Formatieren. Mithilfe von Input und bedingten Texten, die jeweils mit einer Frage an den Mandanten verknüpft ist sorgen Sie dafür dass eine Vertragsvorlage für viele Sachverhalte dient. Je nach Antwort des Mandanten baut sich der Vertrag am Ende automatisch auf.

Sie haben dann all Ihre eingefügten Vorlagen immer übersichtlich gespeichert. Kein ewiges Suchen und kein aufwendiges Anpassen ist dann mehr nötig.

Legal Operations

Arbeiten Sie auch gemeinsam an Verträgen. Teilen Sie Ihre Verträge oder Vorlagen mit Kollegen intern oder extern und vergeben. Entscheiden Sie, welche Nutzungsrechte der jeweils andere an Ihrem Dokument erhalten soll, indem Sie reine Lese- oder Bearbeitungsrechte vergeben und behalten Sie somit die volle Datenkontrolle.

Erfahren Sie in einer Live-Demo, wie Sie mit top.legal Ihren Vertragsprozess digitalisieren können.

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Ihre Vorteile der KI basierten Vertragssoftware von top.legal

Das Schreiben und Formatieren von Vertragstexten, sodass diese auf den konkreten Sachverhalt angepasst sind, ist ein enormer Zeitaufwand. Der Text muss alle rechtlichen Aspekte abdecken, sprachlich qualifiziert sein und zugleich so verständlich für den Mandanten sein, dass dieser sich aufgehoben fühlt.

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3 Wege zur Erstellung eines funktionierenden Vertragsarchivs

Hand in Hand mit solchen lästigen Aufgaben beobachten wir häufig auch eine sinkende Arbeitsmoral und letztendlich auch damit wiederum einen weiter sinkenden Produktivitätsverlust für das Unternehmen. Deshalb lohnt es sich schon frühzeitig in ein Vertragsverwaltungssystem zu investieren.

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Wie viel kostet schlechtes Vertragsmanagement?

Die Kosten lassen sich leicht nachvollziehen: Wenn man bedenkt, dass auch bei einfachen Verträge oder einfachen Angeboten in Organisationen ein komplexer Prozess angestoßen wird, der sich überer mehrere Abteilungen erstreckt, können die entsprechenden Kosten schnell in die Höhe schießen.

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Vertragsmanagement-Software: Der ultimative Leitfaden [+10 Lösungen]

Vertragsmanagement ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da Verträge als rechtsverbindliche Dokumente die Beziehungen zwischen den Beteiligten, die Preisgestaltung, den Arbeitsumfang, die Rechte und Pflichten, die Projektzeitpläne, die Garantiebedingungen usw. regeln.

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