Besonders in Unternehmen in denen Vertragsprozesse nicht standardisiert sind, erscheinen die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung kompliziert. Die Arbeit muss einem juristisch hohem Niveau entsprechen und zeitgleich muss ein enormes Arbeitspensum in kurzer Zeit bewältigt werden. Um den Einstieg noch etwas zu erleichtern, möchten wir Ihnen hier einen Leitfaden mitgeben.
Ermitteln Sie als erstes die “Zeitfresserarbeiten”. Welches sind ständig wiederkehrende Verträge oder Dokumente, die am meisten Aufwand in der Erstellung bedeuten. Sind es NDA’s, Arbeitsverträge oder Datenschutzerklärungen? Sammeln Sie diese und weitere Vorlagen, von denen Sie eine standatisierte Version brauchen.
Haben Sie ein gut funktionierende Kommunikations zwischen einzelnen Abeitungen oder bestehen Informationsdefizite an einigen Stellen?
Sobald Sie den ersten Schritt erledigt haben, können Sie mit der Automatisierung beginnen. Laden Sie Ihre handschriftlichen oder Word/ PDF Vertragsvorlagen bei top.legal hoch. Das System erkennt bereits beim Hochladen die Struktur Ihres Dokuments und wird diese übernehmen. So ersparen Sie sich eine erneutes zeitaufwendiges Formatieren. Mithilfe von Input und bedingten Texten, die jeweils mit einer Frage an den Mandanten verknüpft ist sorgen Sie dafür dass eine Vertragsvorlage für viele Sachverhalte dient. Je nach Antwort des Mandanten baut sich der Vertrag am Ende automatisch auf.
Sie haben dann all Ihre eingefügten Vorlagen immer übersichtlich gespeichert. Kein ewiges Suchen und kein aufwendiges Anpassen ist dann mehr nötig.
Arbeiten Sie auch gemeinsam an Verträgen. Teilen Sie Ihre Verträge oder Vorlagen mit Kollegen intern oder extern und vergeben. Entscheiden Sie, welche Nutzungsrechte der jeweils andere an Ihrem Dokument erhalten soll, indem Sie reine Lese- oder Bearbeitungsrechte vergeben und behalten Sie somit die volle Datenkontrolle.
Erfahren Sie in einer Live-Demo, wie Sie mit top.legal Ihren Vertragsprozess digitalisieren können.
Viele Unternehmen und Unternehmen fragen sich, auch in Zeiten der Krise, wie gehe ich mit einer Abmahnung um? Die Situation ist der Alptraum eines jeden Unternehmers. An einem, sonst eigentlich erfolgreichen, Arbeitstag erhalten Sie eine Email eines Verbands oder einer Anwaltskanzlei mit denen Sie zuvor noch nicht in Verbindung gestanden haben. Was mit der frohen Erwartung einer neuen Geschäftsanbahnung beginnt, endet dann mit großer Ernüchterung. Man wirft Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen ein Verstoß gegen Wettbewerbsregeln vor und fordert die Abgabe einer Unterlassungserklärung.
Wenn Verträge das Lebenselixier eines Unternehmens darstellen, dann muss es wohl auch wichtig sein, Verträge rasch und regelmäßig zirkulieren zu lassen. Eine höhere Zirkulation ist somit auch gleichbedeutend mit einer höheren Vitalität des Unternehmens. Ein Beweis den viele erfolgreiche Unternehmen nicht schuldig bleiben. Was kann mal also tun, um Verträge zu schaffen, die die Menschen gerne unterschreiben?
In den letzten Monaten und Jahren haben sich Dokumentenautomatisierung und Legal Tech als umgängliche Schlagworte etabliert. Bei top.legal haben wir bereits die tradierten Pfade der althergebrachten Dokumentenerstellung über Textverarbeitungsprogramme hinter uns gelassen. Wir sehen die Zukunft und das nächste Level der Vertragserstellung über visuelle Dokumentenautomatisierung ohne Code. Was bedeutet das für Kanzleien und Unternehmen in der Praxis?
Moderne Unternehmen managen Verträge mit top.legal
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