Besonders in Unternehmen in denen Vertragsprozesse nicht standardisiert sind, erscheinen die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung kompliziert. Die Arbeit muss einem juristisch hohem Niveau entsprechen und zeitgleich muss ein enormes Arbeitspensum in kurzer Zeit bewältigt werden. Um den Einstieg noch etwas zu erleichtern, möchten wir Ihnen hier einen Leitfaden mitgeben.
Ermitteln Sie als erstes die “Zeitfresserarbeiten”. Welches sind ständig wiederkehrende Verträge oder Dokumente, die am meisten Aufwand in der Erstellung bedeuten. Sind es NDA’s, Arbeitsverträge oder Datenschutzerklärungen? Sammeln Sie diese und weitere Vorlagen, von denen Sie eine standatisierte Version brauchen.
Haben Sie ein gut funktionierende Kommunikations zwischen einzelnen Abeitungen oder bestehen Informationsdefizite an einigen Stellen?
Sobald Sie den ersten Schritt erledigt haben, können Sie mit der Automatisierung beginnen. Laden Sie Ihre handschriftlichen oder Word/ PDF Vertragsvorlagen bei top.legal hoch. Das System erkennt bereits beim Hochladen die Struktur Ihres Dokuments und wird diese übernehmen. So ersparen Sie sich eine erneutes zeitaufwendiges Formatieren. Mithilfe von Input und bedingten Texten, die jeweils mit einer Frage an den Mandanten verknüpft ist sorgen Sie dafür dass eine Vertragsvorlage für viele Sachverhalte dient. Je nach Antwort des Mandanten baut sich der Vertrag am Ende automatisch auf.
Sie haben dann all Ihre eingefügten Vorlagen immer übersichtlich gespeichert. Kein ewiges Suchen und kein aufwendiges Anpassen ist dann mehr nötig.
Arbeiten Sie auch gemeinsam an Verträgen. Teilen Sie Ihre Verträge oder Vorlagen mit Kollegen intern oder extern und vergeben. Entscheiden Sie, welche Nutzungsrechte der jeweils andere an Ihrem Dokument erhalten soll, indem Sie reine Lese- oder Bearbeitungsrechte vergeben und behalten Sie somit die volle Datenkontrolle.
Erfahren Sie in einer Live-Demo, wie Sie mit top.legal Ihren Vertragsprozess digitalisieren können.
In jedem Unternehmen liegt in der Regel ein großer ungehobener Datenschatz in Form von Verträgen vor, der friedlich und von vielen ungeachtet hinter verschlossenen Schränken schlummert. Diese Verträge stehen repräsentativ für das wirtschaftlichen Handeln einer jeden Organisation - kodifiziert in juristischen Texten. Übersetzt man diesen Datenschatz in ein Format, das für die Maschine lesbar ist, lassen sich eine Reihe von unsagbaren wertvollen Analysen anstellen.
Die Verbreitung von Machine Learning und deren Einsatz in der täglichen Arbeit unter den Kanzleien ist aktuell noch sehr dünn. Viele Firmen und Kanzleien fragen sich tatsächlich noch, ob man auf Machine Learning oder doch auf AI setzen sollte. Wirklich! Die Anzahl derer, die sich ernsthaft mit dem Thema beschäftigt ist allerdings rasant wachsend. Wichtig ist auch die Erkenntnis, dass künstliche Intelligenz alleine keine Probleme löst, sondern nur eingebettet in ein gutes Software-Design funktionieren kann.
Die EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen stellt eine qualifizierte elektronische Signatur in der Rechtswirkung der handschriftliche Unterschrift gleich. Damit ist der Startschuss für die Vereinfachung viele Prozesse gefallen, und das schon im Jahr 2016. Vier Jahre später hadert die deutsche Wirtschaft noch mit der digitalen Transformation. Dieser Artikel möchte einige der vielen Vorteile der elektronischen Signatur im Vergleich zum herkömmlichen Papierversand für Unternehmen aufzeigen.
Moderne Unternehmen managen Verträge mit top.legal
