Legal Operations: In drei Schritten zur Prozessoptimierung

Gerade in Unternehmen, in denen Vertragsprozesse noch nicht standardisiert sind, wirken die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung kompliziert. Die Arbeit muss juristisch einwandfrei sein, und gleichzeitig ist ein hohes Pensum in kurzer Zeit zu bewältigen. Was Legal Operations grundsätzlich umfasst und warum die Disziplin an Bedeutung gewinnt, klärt unser Überblicksartikel. Dieser Beitrag setzt eine Stufe praktischer an: Er zeigt, wie Sie konkret anfangen – ohne Großprojekt und ohne die laufende Arbeit zu blockieren.

Der Einstieg gelingt in drei aufeinander aufbauenden Schritten: erst analysieren, dann automatisieren, schließlich die Zusammenarbeit klar regeln.

Schritt 1: Analysieren Sie die Potenziale in Ihrem Unternehmen

Ermitteln Sie zuerst die „Zeitfresser“. Welche Verträge oder Dokumente kehren ständig wieder und binden bei der Erstellung die meiste Arbeitszeit? Sind es Geheimhaltungsvereinbarungen, Arbeitsverträge oder Datenschutzerklärungen? Sammeln Sie genau diese Vorlagen, von denen Sie eine standardisierte Version benötigen – sie bieten den größten Hebel.

Prüfen Sie im zweiten Schritt die Zusammenarbeit: Funktioniert die Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen reibungslos, oder entstehen an bestimmten Übergaben Informationsdefizite? Wer ehrlich benennt, an welcher Stelle die meiste Arbeit hängenbleibt, hat die Hürde zur Digitalisierung bereits zur Hälfte genommen.

Schritt 2: Routinemäßige Workflows automatisieren

Sobald die Analyse steht, beginnt die Automatisierung. Überführen Sie Ihre bestehenden Word- oder PDF-Vorlagen in ein System zur Vertragserstellung, das die Struktur des Dokuments übernimmt – so entfällt das erneute, zeitaufwendige Formatieren.

Der entscheidende Hebel sind bedingte Textbausteine: Jeder Baustein ist mit einer Frage verknüpft, und je nach Antwort baut sich der Vertrag automatisch zusammen. Eine einzige Vorlage bedient auf diese Weise viele Sachverhalte. Alle Vorlagen liegen zentral und übersichtlich abgelegt – kein ewiges Suchen, kein manuelles Anpassen mehr. Wie weit sich dieser Ansatz treiben lässt, zeigt unser Beitrag zum Vertragsgenerator.

Schritt 3: Zusammenarbeit und Zugriffsrechte klar regeln

Legal Operations endet nicht bei der Erstellung. Arbeiten Sie gemeinsam an Verträgen: Teilen Sie Dokumente und Vorlagen mit Kolleginnen und Kollegen – intern wie extern – und legen Sie fest, welche Rechte die andere Seite erhält. Vergeben Sie gezielt reine Lese- oder Bearbeitungsrechte und behalten Sie so die volle Kontrolle über Ihre Daten.

Entscheidend ist, früh in die Umsetzung zu gehen, statt monatelang nach der perfekten Lösung zu suchen. Standardisierte Vorlagen, bedingte Textbausteine und klar geregelte Zugriffsrechte bilden das Fundament, auf dem sich jede weitere Optimierung leicht aufsetzen lässt.