Besonders in Unternehmen in denen Vertragsprozesse nicht standardisiert sind, erscheinen die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung kompliziert. Die Arbeit muss einem juristisch hohem Niveau entsprechen und zeitgleich muss ein enormes Arbeitspensum in kurzer Zeit bewältigt werden. Um den Einstieg noch etwas zu erleichtern, möchten wir Ihnen hier einen Leitfaden mitgeben.
Ermitteln Sie als erstes die “Zeitfresserarbeiten”. Welches sind ständig wiederkehrende Verträge oder Dokumente, die am meisten Aufwand in der Erstellung bedeuten. Sind es NDA’s, Arbeitsverträge oder Datenschutzerklärungen? Sammeln Sie diese und weitere Vorlagen, von denen Sie eine standatisierte Version brauchen.
Haben Sie ein gut funktionierende Kommunikations zwischen einzelnen Abeitungen oder bestehen Informationsdefizite an einigen Stellen?
Sobald Sie den ersten Schritt erledigt haben, können Sie mit der Automatisierung beginnen. Laden Sie Ihre handschriftlichen oder Word/ PDF Vertragsvorlagen bei top.legal hoch. Das System erkennt bereits beim Hochladen die Struktur Ihres Dokuments und wird diese übernehmen. So ersparen Sie sich eine erneutes zeitaufwendiges Formatieren. Mithilfe von Input und bedingten Texten, die jeweils mit einer Frage an den Mandanten verknüpft ist sorgen Sie dafür dass eine Vertragsvorlage für viele Sachverhalte dient. Je nach Antwort des Mandanten baut sich der Vertrag am Ende automatisch auf.
Sie haben dann all Ihre eingefügten Vorlagen immer übersichtlich gespeichert. Kein ewiges Suchen und kein aufwendiges Anpassen ist dann mehr nötig.
Arbeiten Sie auch gemeinsam an Verträgen. Teilen Sie Ihre Verträge oder Vorlagen mit Kollegen intern oder extern und vergeben. Entscheiden Sie, welche Nutzungsrechte der jeweils andere an Ihrem Dokument erhalten soll, indem Sie reine Lese- oder Bearbeitungsrechte vergeben und behalten Sie somit die volle Datenkontrolle.
Erfahren Sie in einer Live-Demo, wie Sie mit top.legal Ihren Vertragsprozess digitalisieren können.
Viele Unternehmen fragen sich regelmäßig, wo sind unsere Verträge und wie werden diese gespeichert? Unabhängig von der Größe und Industrie der Unternehmen scheint das ein ubiquitäres Problem zu sein. Ein Problem mit oftmals weitreichenden Folgen.
Ein funktionierender Vertragsprozess steht für viele Unternehmen für mehr Vertragsabschlüsse und damit für Umsatz- und Ertragswachstum. Vielen Unternehmen straucheln jedoch regelmäßig beim Versuch einen funktionierenden Vertragsprozess auf die Beine zu stellen. Damit gehen über Umsatzeinbußen und Reibungsverluste Millionen verloren.
Nichts ist wichtiger und geschieht häufiger als Verhandeln. Verhandeln fängt im privaten Umfeld mit Freunden und der Familie an und endet im geschäftlichen Umfeld bei Verkaufsverträgen. Wir alle verhandeln täglich mehrmals und trotzdem passieren uns immer wieder die gleichen Fehler.
Moderne Unternehmen managen Verträge mit top.legal
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