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Review und Freigabe

Die Vertragsabwicklung: Alles, was Sie wissen müssen

Leider kämpfen viele Unternehmen mit den Komplexitäten der Vertragsverarbeitung, insbesondere solche mit einem hohen Volumen an Verträgen. Das Nichtumsetzen bewährter Praktiken bei der Vertragsverarbeitung kann ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen, einschließlich rechtlicher Streitigkeiten und verpasster Gelegenheiten

Die Bearbeitung von Verträgen ist ein entscheidender Aspekt der Geschäftstätigkeit von Unternehmen in verschiedenen Branchen. Sie umfasst den Entwurf, die Überprüfung, die Verhandlung und die Verwaltung rechtsverbindlicher Vereinbarungen zwischen zwei oder mehreren Parteien. In der modernen Geschäftswelt ist eine effektive Vertragsabwicklung unerlässlich, um sicherzustellen, dass die rechtlichen Interessen eines Unternehmens geschützt, die Risiken gemindert und die strategischen Ziele erreicht werden.

Was ist die Vertragsabwicklung?

Unter der Vertragsabwicklung versteht man eine Reihe von Schritten, die mit der Erstellung, Prüfung, Verhandlung, Genehmigung, Ausführung und Verwaltung eines Vertrags zwischen zwei oder mehreren Parteien verbunden sind. Verträge sind rechtliche Vereinbarungen, die die Rechte, Zuständigkeiten und Pflichten der beteiligten Parteien festlegen und für den Aufbau und die Pflege erfolgreicher Geschäftsbeziehungen entscheidend sind.

Der typische Zyklus der Vertragsabwicklung

Entwerfen

Die Vertragsgestaltung ist die erste Phase des Vertragsverarbeitungszyklus, in der eine rechtsverbindliche Vereinbarung erstellt wird, die die Bedingungen für die Beziehung zwischen zwei oder mehreren Parteien festlegt. Sie spielt eine zentrale Rolle in der gesamten Vertragsabwicklung, da sie die Grundlage für die gesamte Vertragsbeziehung bildet.

Für moderne Unternehmen, die digitale Lösungen nutzen, hat sich der durchschnittliche Schritt der Vertragserstellung erheblich weiterentwickelt, wodurch der Prozess gestrafft und die Effizienz verbessert wurde.

Unternehmen verfügen oft über eine Bibliothek mit vorgefertigten Vertragsvorlagen für verschiedene Arten von Verträgen. Der Entwurfsprozess beginnt mit der Auswahl der am besten geeigneten Vorlage auf der Grundlage der spezifischen Transaktion oder Beziehung. Anhand der gewählten Vorlage passt der Verfasser den Vertrag dann an die individuellen Bedürfnisse der beteiligten Parteien an. Dies kann das Einfügen von parteispezifischen Informationen, die Anpassung von Klauseln oder das Hinzufügen zusätzlicher Bestimmungen beinhalten. Digitale Tools zur Vertragserstellung enthalten häufig Funktionen wie Klauselbibliotheken, intelligente Felder und geführte Fragebögen, um die Anpassung zu vereinfachen.

Überprüfung von 

Die Vertragsprüfung ist die nächste kritische Phase im Zyklus der Vertragsabwicklung, denn sie umfasst die sorgfältige Prüfung und Bewertung der Bedingungen eines Vertragsentwurfs, bevor dieser ausgeführt wird. Dieser Schritt spielt eine wichtige Rolle bei der gesamten Vertragsabwicklung, da er sicherstellt, dass der Vertrag den Interessen und Anforderungen aller beteiligten Parteien entspricht.

Für moderne Unternehmen, die digitale Lösungen einsetzen, ist der durchschnittliche Schritt der Vertragsprüfung immer effizienter und straffer geworden. Der Prozess beginnt in der Regel mit dem Import des Vertrags in eine digitale Vertragsmanagementplattform. Hochentwickelte KI-gesteuerte Tools analysieren dann das Dokument und identifizieren die wichtigsten Klauseln, Bedingungen und potenziellen Risikofaktoren. Diese Plattformen können auch Abweichungen von den Standardbestimmungen hervorheben und so die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften sicherstellen. 

Gleichzeitig ermöglichen Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, dass die Rechtsabteilung und andere interne Teams Beiträge liefern und Änderungen vorschlagen können, während die Versionskontrolle für Transparenz sorgt und Unklarheiten beseitigt. Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Unternehmen ihren Vertragsprüfungsprozess erheblich verbessern und auf effizientere Weise Genauigkeit, Compliance und Risikominderung sicherstellen.

Verhandeln

In der Phase der Vertragsverhandlungen erörtern, verfeinern und vereinbaren die an einer Vereinbarung beteiligten Parteien die im Vertrag festgelegten Bedingungen. Dieser kooperative Prozess zielt darauf ab, eine für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarung zu treffen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Interessen aller Parteien erfüllt und ausgeglichen werden.

Die durchschnittliche Vertragsverhandlung hat sich weiterentwickelt, um effizienter und kooperativer zu werden. In der Regel beginnt der Prozess mit der sicheren Freigabe des Vertragsentwurfs über digitale Vertragsmanagementplattformen, die es den Parteien ermöglichen, auf das Dokument zuzugreifen, es zu prüfen und direkt Änderungen vorzuschlagen.

Moderne Funktionen wie Echtzeit-Zusammenarbeit, Redlining und Kommentierung vereinfachen den Austausch von Feedback und Gegenangeboten und gewährleisten einen transparenten und organisierten Verhandlungsprozess. Versionskontrolle und Prüfpfade helfen bei der Verfolgung von Änderungen und der genauen Aufzeichnung des Verhandlungsverlaufs, während integrierte Kommunikationswerkzeuge nahtlose Diskussionen zwischen den Parteien ermöglichen. 

Die Vorteile von spezieller Software gelten auch für diese Phase: Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Unternehmen ihren Vertragsverhandlungsprozess rationalisieren und eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, um effizienter zu für beide Seiten vorteilhaften Vereinbarungen zu gelangen.

Genehmigen & Unterzeichnen

Sobald der Vertrag geprüft, ausgehandelt und fertiggestellt ist, durchläuft er einen internen Genehmigungsprozess. Digitale Vertragsmanagement-Plattformen enthalten oft automatisierte Genehmigungs-Workflows, die den Vertrag auf der Grundlage vordefinierter Regeln, wie z. B. dem Vertragswert oder der Abteilung, an die zuständigen Entscheidungsträger weiterleiten. Diese Plattformen erleichtern auch die Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass die Genehmiger den Vertrag mit nur wenigen Klicks prüfen, Änderungen vorschlagen oder ihn genehmigen können. E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen für rechtzeitige Prüfungen, während Prüfpfade und Berichtsfunktionen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit während des gesamten Genehmigungsprozesses sorgen. 

Der Unterzeichnungsprozess im Rahmen der Vertragsabwicklung ist der letzte Schritt, bevor ein Vertrag rechtsverbindlich wird. Dabei werden die Unterschriften aller beteiligten Parteien eingeholt, die damit ihr Einverständnis mit den im Vertrag festgelegten Bedingungen erklären. In den letzten Jahren hat sich der Unterschriftsprozess erheblich weiterentwickelt, da viele Unternehmen von traditionellen, manuellen Unterschriftsmethoden auf elektronische Unterschriftslösungen umgestiegen sind.

Verwaltung

Die Managementphase innerhalb der Vertragsabwicklung bezieht sich auf die laufende Überwachung, Kontrolle und Verwaltung eines Vertrags während seines gesamten Lebenszyklus, von der Ausführung bis zur Beendigung oder Erneuerung. Ohne eine ordnungsgemäße Verwaltungsphase laufen die Parteien Gefahr, ihre vertraglichen Verpflichtungen nicht ordnungsgemäß zu erfüllen und Möglichkeiten zur Leistungsoptimierung und Risikominderung zu erkennen.

Die Verwaltung von Verträgen ist heutzutage dank digitaler Lösungen effizient und datengesteuert geworden. Unternehmen nutzen Vertragsmanagement-Plattformen, um Verträge in einem zentralen Repository zu speichern und zu organisieren, was einen einfachen Zugriff, Abruf und die Nachverfolgung ermöglicht.

Automatische Warnmeldungen zu wichtigen Terminen wie Meilensteinen oder Verlängerungsfristen gewährleisten rechtzeitiges Handeln und verringern das Risiko der Nichteinhaltung.

Die besten Praktiken für die Vertragsabwicklung

Eine effiziente Vertragsabwicklung ist ein wesentlicher Aspekt jeder modernen Vertragsmanagementlösung, da sie die verschiedenen Phasen des Entwurfs, der Verhandlung, des Abschlusses und der Ausführung von Verträgen umfasst. Wenn Sie die Best Practices für die Vertragsabwicklung beachten und sich die Mühe machen, die einzelnen Praktiken zu implementieren, können Sie Ihren Vertragsprozess erheblich rationalisieren, Risiken minimieren und ein verbessertes CLM-System schaffen. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Vertragsabwicklung:

Standardisieren Sie Ihre Vertragsentwürfe: Entwickeln Sie standardisierte Vorlagen für häufig verwendete Verträge, da diese die Konsistenz verbessern, Zeit sparen und rechtliche Risiken verringern können.

Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache: Verwenden Sie einfaches Englisch und vermeiden Sie, wenn möglich, juristischen Fachjargon. Dies macht den Vertrag verständlicher und gewährleistet, dass alle Parteien die Bedingungen verstehen.

Einrichtung und Pflege eines Vertragsarchivs: Führen Sie ein zentrales, organisiertes und leicht zugängliches Repository für alle Verträge und zugehörigen Dokumente. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten bei Bedarf leicht Kontaktinformationen finden und nachschlagen können.

Legen Sie Wert auf eine effektive Zusammenarbeit: Fördern Sie die Teamarbeit und die Kommunikation zwischen den relevanten Interessengruppen, z. B. Rechtsabteilung, Beschaffungswesen und Geschäftsteams. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Parteien auf derselben Seite stehen.

Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung durch: Recherchieren Sie gründlich und prüfen Sie potenzielle Partner, Lieferanten und Auftragnehmer, bevor Sie einen Vertrag abschließen. Dadurch lässt sich das Risiko, einen ungünstigen Vertrag abzuschließen, minimieren.

Überwachen, Prüfen und Analysieren: Überprüfen und bewerten Sie regelmäßig die Leistung von Verträgen, um potenzielle Probleme, Engpässe oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.

Verfolgen Sie die Etappenziele: Legen Sie für jeden Vertrag wichtige Meilensteine und Fristen fest, und verfolgen Sie den Fortschritt, um eine rechtzeitige Fertigstellung zu gewährleisten.

Technologien und Tools für die Auftragsabwicklung

Indem wir die einzelnen Schritte im Zyklus der Vertragsabwicklung skizziert haben, haben wir hoffentlich deutlich gemacht, dass der Einsatz von Technologien und Tools für die Vertragsabwicklung für moderne Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, da sie die Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit verbessern. Vertragsverwaltungssoftware beispielsweise automatisiert sich wiederholende Aufgaben, rationalisiert Arbeitsabläufe und beschleunigt den gesamten Vertragslebenszyklus, was zu erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen führt. Diese Tools tragen auch dazu bei, menschliche Fehler zu minimieren, indem sie eine genauere Vertragserstellung, Versionskontrolle und Dateneingabe gewährleisten. 

Da Unternehmen wachsen und der Umfang und die Komplexität von Verträgen zunehmen, ermöglicht Vertragsmanagement-Software eine nahtlose Verwaltung und Nachverfolgung aller vertraglichen Aktivitäten. Dies hilft Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, Risiken zu minimieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern, was wiederum zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

Im Folgenden werden einige der wichtigsten Bereiche von Werkzeugen aufgeführt, die den Vertragsabwicklungszyklus eines Unternehmens erheblich verbessern können:

Vertragsmanagement-Software

Viele Unternehmen nutzen diese Softwarelösungen, um ihre Verträge in einem zentralen Repository zu verwalten, das einen einfachen Zugriff und Abruf ermöglicht und die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Parteien verbessert. Automatisierte Arbeitsabläufe, Vorlagenbibliotheken und Überwachungsfunktionen helfen Unternehmen, Zeit zu sparen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Branchenstandards und interner Richtlinien zu gewährleisten.

Wenn Sie sich für eine geeignete Vertragsverwaltungslösung für Ihr Unternehmen interessieren, lesen Sie bitte unseren Leitfaden für Vertragssoftware

Elektronische Unterschriften

Elektronische Signaturen haben in den letzten Jahren für Unternehmen an Bedeutung gewonnen, da die digitale Revolution die Arbeitsweise der Unternehmen verändert hat. Gesetze wie der Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act in den Vereinigten Staaten, der im Jahr 2000 erlassen wurde, und die eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union, die 2016 in Kraft trat, schufen den rechtlichen Rahmen für die Anerkennung elektronischer Signaturen als gültig und rechtsverbindlich.

Elektronische Signaturen bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und tragen zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und erhöhter Sicherheit bei. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

  • Zeitersparnis: Elektronische Unterschriften machen das Drucken, Unterschreiben, Scannen und Versenden physischer Dokumente überflüssig, was den Unterzeichnungsprozess erheblich beschleunigt und einen schnelleren Geschäftsabschluss ermöglicht.
  • Kostenreduzierung: Durch die Verringerung der Abhängigkeit von Papier, Druck und Postversand helfen elektronische Signaturen den Unternehmen, Material- und Versandkosten zu sparen, was zu einem nachhaltigeren und kostengünstigeren Ansatz bei der Vertragsabwicklung beiträgt.
  • Erhöhte Sicherheit: Elektronische Signaturlösungen bieten in der Regel robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Authentifizierung und digitale Prüfprotokolle, die den Schutz sensibler Daten und die rechtliche Durchsetzbarkeit unterzeichneter Vereinbarungen gewährleisten.

Fazit

Die Vertragsabwicklung umfasst die verschiedenen Phasen der Erstellung, Verhandlung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen zwischen Parteien. Ihr Zweck ist es, rechtsverbindliche Vereinbarungen zu treffen, die die Bedingungen für Geschäftsbeziehungen festlegen und sicherstellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen und gleichzeitig potenzielle Risiken minimiert werden.

Moderne Tools wie Vertragsverwaltungssoftware und Lösungen für die elektronische Unterschrift spielen eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung und Automatisierung von Vertragsverarbeitungsaufgaben. Durch den Einsatz dieser digitalen Lösungen können Unternehmen ihre Vertragsarchive zentralisieren, Arbeitsabläufe automatisieren, die Zusammenarbeit erleichtern und Vereinbarungen sicher abwickeln, was letztlich zum Gesamterfolg und Wettbewerbsvorteil des Unternehmens beiträgt.

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