Fehlender Vertragsspeicher, Reibung zwischen Sales und Legal, überlastete Juristen und versäumte Fristen: Wir zeigen die 5 häufigsten Vertragsmanagement-Probleme – und wie Sie sie lösen.
Wir bei top.legal sprechen täglich mit Unternehmensjuristen und stellen immer wieder fest: Rechtsabteilungen kämpfen in der Zusammenarbeit mit dem Vertrieb mit denselben Vertragsmanagement-Problemen. Ein verbreiteter Irrglaube vieler Rechtsabteilungen ist dabei, dass der etablierte Prozess der Vertragserstellung die Organisation vor keine nennenswerten Probleme stellt. Kommt die Sprache auf Vertragssoftware zur Automatisierung von Verträgen, lautet die Antwort oft: Das Vertragsvolumen sei aktuell zu gering, um eine technische Lösung überhaupt in Betracht zu ziehen.
Beschäftigt man sich näher mit der Thematik, wird jedoch schnell klar, dass sich die Probleme bei der Vertragserstellung nicht primär in der Rechtsabteilung, sondern in den einzelnen Fachabteilungen bemerkbar machen.
Die fünf häufigsten Vertragsmanagement-Probleme, die die Effektivität Ihres Vertragslebenszyklus beeinträchtigen, sind:
- Kein zentraler Vertragsspeicher – Verträge liegen verstreut über Laufwerke, CRM und Aktenschränke.
- Reibungsverluste zwischen Sales und Legal – rechtliche Rückfragen bremsen den Vertrieb aus.
- Überlastete Rechtsabteilung – Routineaufgaben verdrängen strategisch wichtige Projekte.
- Lange und intransparente Vertragszyklen – bis zum Abschluss vergehen im Schnitt über 70 Tage.
- Versäumte Vertragsfristen – fehlende Übersicht führt zu automatischen Verlängerungen und verpassten Kündigungen.
Im Folgenden gehen wir auf jedes dieser fünf Probleme ein – und zeigen, wie Sie es mit einer strukturierten Vertragsmanagement-Software lösen.
1. Kein zentraler Speicherort / kein Vertragsreporting
Jeder im Unternehmen sollte seinem Vorgesetzten Bericht erstatten können. Der Vertrieb spricht regelmäßig über den aktuellen Stand der Vertriebspipeline, die Produktentwickler stehen Rede und Antwort zum Stand der Entwicklung. Ebenso sollten Juristen effizient über ihren Vertragsworkflow berichten können – ohne dafür zwei Tage aufzuwenden, um erst einmal sämtliche Daten zusammenzutragen.
Aus meiner Zeit im Investment Banking weiß ich: Im Rahmen von Geschäftsveräußerungen oder Finanzierungen müssen die Verträge eines Unternehmens geprüft werden. Ab einer gewissen Unternehmensgröße gehören solche Transaktionen zur Tagesordnung, da laufend Geschäftsbereiche verkauft und gekauft werden.
Trotzdem fällt jedes Mal eine Menge Arbeit an, denn die Verträge sind oft nicht zentral an einem Ort hinterlegt. Zwischen den Transaktionen entwickelt sich das Geschäft weiter – und mit ihm das Vertragsvolumen. Das Zusammentragen aller Verträge fällt dann meist ein oder zwei Personen in der Rechtsabteilung zu und entpuppt sich als wahre Mammut- und Sisyphus-Arbeit.
Üblicherweise hört man dabei immer die gleichen Sätze: „Wir konnten nicht alle Verträge im CRM finden.“ „Wir sind uns nicht sicher, ob die auf diesem Laufwerk gespeicherten Versionen aktuell sind.“ „Wir finden die final unterzeichneten Verträge nicht mehr, gehen aber davon aus, dass diese Version final ist.“
Manchmal liegen Verträge über mehrere Systeme verteilt oder in einem abgelegenen Aktenschrank, den ein besonders eifriger Mitarbeiter nutzte, um den Vertrag nach der Unterzeichnung vor neugierigen Augen zu schützen. Unterm Strich dauert es dann Tage oder Wochen, bis alle Informationen zusammengetragen sind.
Kürzlich hatten wir ein aufschlussreiches Gespräch mit einem großen internationalen Hardware-Hersteller, der einen fehlenden Vertrag über Umwege und heimlich beim Kunden einholen musste, weil das Original nicht mehr auffindbar war. Wenn Sie Ihre Verträge also an mehreren Stellen suchen müssen und sich nicht sicher sind, ob die abgespeicherte Version die finale ist, verfügen Sie höchstwahrscheinlich über keinen effektiven Vertragsprozess.
Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre erste zentrale Vertragsdatenbank erstellen können.
2. Friktion zwischen Teams
Rechtsabteilungen werden in großen Unternehmen in der Regel nicht als Profitcenter geführt und haben es schwer, Budget für mehr juristisches Personal durchzusetzen. Als Konsequenz treffen wir häufig auf Rechtsabteilungen, die bereits vollständig ausgelastet sind und sich dennoch mit den kleinen rechtlichen Problemen des Vertriebs auseinandersetzen müssen.
Umgekehrt stehen Vertriebsmitarbeiter intern unter Druck, gesetzte Ziele einzuhalten. Die Friktion zwischen Sales und Legal ist damit vorprogrammiert: Im Verkaufsprozess landen regelmäßig rechtliche Rückfragen bei einer ohnehin ausgelasteten Rechtsabteilung, die den Prozess zwangsläufig aufhält und verzögert. In der Folge entstehen chronische Verstimmungen zwischen den Abteilungen, die dem Fortkommen nicht dienlich sind.
“Wenn es Prozesse gibt, die automatisiert werden könnten, um dies zu ändern, fällt es schwer, einen guten Grund zu finden, warum dies nicht geschehen sollte”
Für schnell wachsende Unternehmen und Enterprise-Kunden kann eine gute Software, wie sie top.legal anbietet, eine zentrale Rolle bei der Auflösung dieses Konflikts spielen. So kann etwa juristisches Personal mit der nötigen Fachkompetenz Vertragsvorlagen erstellen und diese zur Erstellung autorisierter Verträge an den Vertrieb weitergeben.
Die Vorlagenersteller können dabei über optionale Paragraphen und Formulierungen auf verschiedene Fälle und Kundenanforderungen eingehen. Erklärungen im Video- und Textformat beantworten den Großteil der Fragen bereits in der Software.
Der Vertrieb erhält so eine klare Struktur und einen definierten Ermessensspielraum, um Kundenwünsche zu erfüllen. Eine klare Rechtestruktur der Vorlagen verhindert, dass nicht autorisierte Mitarbeiter den Prozess ändern. Die Rechtsabteilung weiß im Gegenzug jederzeit, an welchem Punkt jeder Vertrag des Unternehmens steht und welche Konditionen den Kunden eingeräumt wurden.
Vertrieb und Rechtsabteilung haben damit ein gemeinsames Verständnis der Rollenverteilung und des Prozessablaufs – Friktionen werden vermieden.
3. Überfrachtete Rechtsabteilung
In vielen Unternehmen ist die Arbeit auch am Freitagabend nicht zu Ende – das gilt besonders für die Rechtsabteilung. Allzu oft wird die Aufgabenliste der internen Juristen durch kleinere Arbeiten wie das Erstellen und Prüfen einfacher Vertragsdokumente aufgebläht. Häufig beantworten sie dieselben simplen Fragen mehrmals am Tag. So bekommen die wirklich wichtigen Aufgaben nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdienen.
Die verschiedenen Fachabteilungen sind oft auf den Input der Rechtsabteilung angewiesen, selbst wenn der Wert eines Vertrags für die Gesamtorganisation gering ist. Wir beobachten, dass durch diese ständig wachsende Aufgabenliste wichtige Projekte liegen bleiben und die Organisation ausbremsen. Zwar sind sich viele Rechtsabteilungen dieses Problems bewusst – Bewegung in Richtung Prozessautomatisierung sehen wir dennoch selten.
Wenn sich in Ihrer Rechtsabteilung kleinere Verträge stapeln, Rückfragen nur zögerlich beantwortet werden und wichtige Projekte auf der Strecke bleiben, ist das ein deutliches Zeichen für einen nicht funktionierenden Vertragsprozess.
4. Lange und intransparente Vertragszyklen
Spricht man mit den Rechtsabteilungen vieler mittelständischer Unternehmen, muss man leider feststellen, dass die durchschnittliche Dauer bis zum Vertragsabschluss bei mehr als 70 Tagen liegt.
Die eigentliche Netto-Verhandlungszeit – also die Zeit, die tatsächlich für Verhandlungen mit der Gegenseite aufgewendet wird – liegt jedoch weit darunter. Häufig sind die wesentlichen Parameter aus Geschäftssicht in wenigen Stunden festgezurrt.
Sucht man nach dem wahren Grund für die langen Vertragszyklen, stößt man meist auf eine Reihe administrativer Tätigkeiten und ineffizienter Prozesse:
- endlose E-Mail-Ketten, etwa zur Vereinbarung eines Verhandlungstermins;
- Versand und Überarbeitung unübersichtlicher Anmerkungen im Änderungsmodus eines althergebrachten Word-Dokuments;
- fehlende Versionskontrolle und Versionen, die sich per E-Mail überschneiden;
- Anmerkungen auf veralteten Versionen und PDFs mit handschriftlichen Notizen, die sich kaum noch entziffern lassen.
Besonders die lange Dauer bis zum Vertragsabschluss ist ein gutes Indiz dafür, dass der implementierte Vertragsprozess nicht oder nur schlecht funktioniert.
Auf Unternehmensseite wird top.legal oft ins Spiel gebracht, um genau diese Probleme zu lösen – Probleme, die sich meist auf einen manuell ablaufenden Vertragsprozess zurückführen lassen. Dabei begegnen uns immer wieder die üblichen Verdächtigen: Microsoft Word, E-Mail, DocuSign und zahlreiche Reibungsverluste, die die Verkaufszyklen verlangsamen.
5. Fehlende Übersicht und versäumte Vertragsfristen
Wenn Sie jemals von versäumten Rücktritts- oder Kündigungsfristen betroffen waren, kennen Sie das Problem: Man zahlt für Software oder Produkte, die man ursprünglich nur ausprobieren wollte, die sich aber aus verschiedenen Gründen nicht in die eigenen Systeme und Prozesse eingliedern lassen – und für die man aufgrund einer Unachtsamkeit trotzdem zahlen muss.
Ähnlich verhält es sich mit den Fristen bereits abgeschlossener Verträge mit Ihren zahlenden Kunden. In der Regel erwarten diese zu einem festgelegten Termin die fristgerechte Lieferung der bezahlten Leistung. Bei wenigen Kunden lassen sich Liefertermine noch bequem per Outlook oder anderer Kalendersoftware festhalten. Ab einer gewissen Anzahl an Verträgen und beteiligten Mitarbeitern kann es jedoch kritisch werden.
"Entscheidungsträger müssen keinen Reset-Knopf drücken und von Grund auf neu anfangen, um die Verträge spürbar zu verbessern".
Wir haben Entscheidern großer Unternehmen genau zugehört, wenn sie über das Vertrags-Durcheinander in ihren Häusern sprachen. Mit diesem Wissen haben wir nach und nach ein übersichtliches Dashboard in die top.legal Software integriert. Es zeigt Abteilungsleitern und Verantwortlichen, wo ihre Verträge aktuell stehen, mit welchen Vertragspartnern Verträge abgeschlossen werden und welche Version zum Einsatz kam. Zudem lassen sich für sämtliche Verträge und Vorlagen bequem Erinnerungen setzen.
Wenn Sie eines oder mehrere dieser Probleme wiedererkennen, lohnt sich der erste Schritt: Bauen Sie eine zentrale Vertragsdatenbank auf, um Ordnung, Überblick und Fristensicherheit in Ihr Vertragsmanagement zu bringen.
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