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Vertragsautomatisierung

Die 3 Best Practices für Vertragsmanagement-Software

May 13, 2022
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5
min Lesezeit

Bedenkt man, wie viel Zeit und Aufwand kritische Verträge erfordern - von der rechtzeitige Involvierung sämtlicher beteiligter Parteien (intern sowie extern) über die Festlegung des Vertragsumfangs, die im Vertrag enthaltenen Rechten und Pflichten, Fristen und vieles mehr - so kann über den Einsatz eines effektiven Vertragsmanagements, die Leistungsfähigkeiten von Organisationen dramatisch verbessert werde.

Verträge und dessen Verwaltung sind ein zentraler Bestandteil jedes Geschäfts und jedes Unternehmens. 

Bedenkt man, wie viel Zeit und Aufwand kritische Verträge erfordern - von der rechtzeitige Involvierung sämtlicher beteiligter Parteien (intern sowie extern) über die Festlegung des Vertragsumfangs, die im Vertrag enthaltenen Rechten und Pflichten, Fristen und vieles mehr - so kann über den Einsatz eines effektiven Vertragsmanagements, die Leistungsfähigkeiten von Organisationen dramatisch verbessert werden. Zusätzlich können auch neben der Beschleunigung und Verbesserung der Effizienz der Vertragsprozesse einer Organisation können auch operative und finanzielle Risiken eingedämmt werden. 

Eine leistungsfähige Vertragsmanagementsoftware besteht heutzutage nicht mehr ausschließlich aus der Ablage und Verwaltung von Dokumenten. Diese Art der Verwaltungssoftware hat sich in den letzten Jahren mit Hilfe der Technologie signifikant weiterentwickelt. 

Software-gestütztes Vertragsmanagement ist heute in der Lage, ein besseres Verständnis für die Konditionen eines Vertrages zu schaffen und aussagekräftige Daten der gesamten Organisation oder denjenigen zur Verfügung zu stellen, die die Berechtigung haben, den Vertrag zu prüfen und damit zu arbeiten. Somit können anstehende Entscheidungen auf der Grundlage von mehr und besseren Informationen getroffen werden. Folglich kann eine Umsetzung von gesetzten Zielen kann in kürzerster Zeit erreicht werden.

Warum Sie eine Vertragsmanagement-Software einsetzen sollten

Hier sind einige der wesentlichen Vorteile eines effektiven Vertragsmanagements:

1. Verstärkung von operativen Funktionen 

Ein effizientes Vertragsmanagement trägt dazu bei, viele operative Funktionen einer Organisation zu vereinfachen und zu verbessern. Der operative Planungsprozess lässt sich besser strukturieren, da Daten über die Geschäftsentwicklung einzelner Bereiche jederzeit verfügbar sind und in einer nachvollziehbaren Form vorliegen. 

Auch die Prozesse bzw. Werttreiber, für wesentliche Geschäftsbereiche sind einfacher erkenntlich. Historische Vertragsdaten  können zudem herangezogen werden, wie sich die Konditionen im Zeitverlauf entwickelt haben und ob Konditionen verbessert werden konnten. Und schließlich können Unternehmen mit einer Vertragsmanagement-Software analysieren, ob die gesetzten Unternehmensziele tatsächlich erreicht wurden. Ein einfacher und schnell verfügbarer Report kann dazu herangezogen werden. 

Die Erkenntnisse aus dem Vertragsmanagement können auch dabei helfen, einzelne Bereiche bzw. Abteilungen zur Umsatzoptimierung und Kostenminimierung zu identifizieren.

2. Steigerung der operativen Effizienz

Durch die Reduktion des manuellen Arbeitsaufwands können Unternehmen oft operative Effizienzen zusätzlich weiter optimieren und die Fehlerquote reduzieren. Die beteiligten Akteure können sich in Folge wieder mehr auf strategische Aspekte des Vertragsmanagements konzentrieren, wie z. B. die Bewertung der Vertragsleistung und die Identifizierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial.

3. Erhöhung der Ausgabentransparenz und Minimierung der Ausgaben

Neben der deutlichen Verbesserung der Zusammenarbeit eines Unternehmens mit seinen Stakeholdern, insbesondere mit seinen Lieferanten, vereinfacht die Vertragsmanagement-Software auch die Verfolgung von Transaktions- und Leistungsdaten. Sie erhöht die Ausgabentransparenz und damit, wo genau Ihr Geld hingeht und aus welchen Gründen. 

Die Verfolgung und Zuordnung von Ausgaben sowie die Klärung der deren Relevanz als Teil der operativen Wertschöpfungskette ist häufig ein kritisches Problem vieler Unternehmen. Eine höhere Ausgabentransparenz hilft dabei, nicht relevante Ausgaben zu identifizieren und wenn nötig zu reduzieren. Somit lässt sich mit einer Erhöhung der Kostentransparenz über eine Vertragssoftware auch Einsparpotenziale identifizieren und realisieren. 

4. Effektivere Verwaltung von Lieferantenbeziehungen

Lieferanten sind heute mehr denn je ein wichtiger Bestandteil der Wertschöpfungsketten vieler Unternehmen, da die Mehrheit der Organisationen bei der Bereitstellung von Waren/Dienstleistungen für ihre Produktionsprozesse stark auf ausgewählte Lieferanten angewiesen sind. 

Vertragsmanagement-Software hilft bei der Verwaltung dieser wichtigen Lieferantenbeziehungen, indem sie deren Leistung auf der Grundlage der in den Verträgen genannten Kriterien bewertet und das Lieferantenrisiko einschätzt. Darüber hinaus fungiert sie als Mechanismus für den Aufbau langfristiger Beziehungen mit Lieferanten, da die Schlüsselvariablen der Geschäftsbeziehung offen gelegt werden können. Mit dem Augenmerk auf die wirklich wichtigen Faktoren einer Geschäftsbeziehung lassen sich diese weiter optimieren, was zu wertvollen Effizienzeffekten führen kann.

5. Bessere Umsetzung von Compliance-Vorgaben

Ein Vertragsmanagementsystem, das die Bedingungen für jeden im Unternehmen abgeschlossenen Vertrag vorgibt, verbessert die Einhaltung der Vorschriften durch die relevanten, internen Stakeholder erheblich. Eine erhöhte Compliance und der Austausch von Best Practices trägt unweigerlich dazu bei, eine Vielzahl von Risiken innerhalb der Organisation zu minimieren.

Die besten Praktiken für Vertragsmanagement-Software

Um das Vertragsmanagement-System noch nützlicher zu machen, sollten Unternehmen die unten aufgeführten Best Practices berücksichtigten. Mit deren Implementieren ergibt sich zusätziches Wertpotential aus den Verträgen:

Zusammenarbeit auf Verträgen ermöglichen

Für die meisten Transaktionen größerer Unternehmen ist die Rechtsabteilung als zuständiges Abteilung eingeschaltet, um den Compliance- oder rechtlichen Teil eines Vertrags im Auge zu behalten Der Vertrieb oder der Einkauf werden hingegen häufig involviert, um die kommerziellen Bedingungen eines Vertrags auszuhandeln. Um diesen Prozess überhaupt zu ermöglichen, müssen  die zuständigen Projektmanager in der Lage sein, auf  Kommunikationskanäle zurückzugreifen, die den Austausch aller involvierter  Abteilungen erleichtern.

Nur durch eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen der Rechtsabteilung und den anderen Geschäftsbereichen kann ein Vertrag die gewünschten Konditionen bei gleichzeitg minimalen rechtlichen Risiken reflektieren. Effektive Kommunikationsmittel während des Vertragsprozesses verhindern auch, dass die Rechtsabteilung die gesamte Arbeitslast und Verantwortung für Teilabschnitte schultern muss, die nicht in ihrem Kompetenzbereich liegen.

Verwalten Sie Ihre Verträge zentral online

Eine Vertragsverwaltung, die sich nicht nur den unzähligen Schubladen diverser Aktenschränke bedient, sondern sich in einem organisierten Online-System befindet, stellt sicher, dass alle relevanten Stakeholder bei Bedarf auf die Informationen zugreifen können, ohne sich auf vorher eine oft erfolglose Schnitzeljagd begeben zu müssen. Ein vollständiges System hilft auch dabei, den Überblick über wichtige Vertragsinformationen wie Vertragsbedingungen, Fristen usw. zu behalten und die entsprechenden Teams rechtzeitig einzubinden.

Nutzen Sie Vertragsverwaltungssoftware, die es Ihnen erlaubt eine sichere und zentrale Vertragsdatenbank zu erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen eine größere Anzahl an Vertragsdokumenten und dessen relevanten Daten in einem dedizierten Archiv zu speichern und zu verwalten. Achten Sie bei Ihrer Wahl auf wichtige Sicherheitsfunktionen wie beispielsweise zuweisbare Zugriffsberechtigungen und die Verschlüsselung von wichtigen Vertragsinformationen. Ebenso spielt die Einfachheit der Nutzung Ihrer Vertragsdatenbank eine wichtige Rolle, vor allem wenn Sie Verträge intern unter mehreren verschiedenen Abteilungen verwalten müssen.

Ermöglichen Sie einen durchgehenden Compliance-Prozess

Die Gewährleistung eines effektiven Compliance-Managements während des gesamten Lebenszyklus von Verträgen ist nicht nur hilfreich sondern auch oft geschäftsentscheidend. Es hilft bei der Einhaltung regulatorischer/rechtlicher und unternehmerischer Anforderungen und stellt gleichzeitig sicher, dass finanzielle und betriebliche Verluste durch übersehene Fristen oder Serviceintervalle vermieden werden, die zu erheblichen Verbindlichkeiten führen können. 

Moderne Vertragsverwaltungssoftware ist heutzutage mithilfe von KI-gestützten Prozessen in der Lage, jegliche definierten Schlüsselparameter kontinuierlich zu bewachen und Ihnen hilfreiche Einsichten zu Ihren Vertragsinhalten zu beschaffen. Somit können Sie nicht nur Ihren Compliance-Prozess zum größten Teil automatisieren, sondern ihn auch einfacher kontinuerlich auswerten und verbessern.

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Fazit

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen sind, kann der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software Ihrem Unternehmen helfen, Vertragsprozesse im gesamten Unternehmen zu vereinfachen, zu skalieren und zu beschleunigen.

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