5 Gründe, warum Vertragsmanagement-Software wichtig ist

Die Notwendigkeit der Vertragsverwaltung

Für viele Unternehmen weltweit ist die Verwaltung von Verträgen eine knifflige und häufig entmutigende Aufgabe. Verteilte Ablagen, verpasste Fristen und veraltete Versionsstände machen die Organisation von Verträgen selten einfacher.

Eine einfache Anfrage zum Vertragsende oder das Auffinden des neuesten Vertrags kann bei der Bearbeitung eines solchen Vorgangs definitiv eine schlechte Erfahrung für Kunden und Mitarbeiter hinterlassen. Verträge können in der Regel nicht ohne erheblichen Zeitaufwand gefunden werden und Änderungen an Verträgen finden möglicherweise nicht den Weg zurück in das zentrale Informationssystem der Firma.

Heutzutage versuchen bereits viele Unternehmen diese Herausforderungen zu überwinden, indem sie von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) Gebrauch machen. Unternehmen, die in ihrem Entwicklungsprozess bereits weiter sind, ziehen jedoch eine Vertragsmanagement-Software auch CLM (Contract lifecycle management) genannt, einem DMS vor.

Für Unternehmen, die auf eine Vertragsmanagement-Software setzen, bieten sich unter anderem bessere Funktionalitäten in Bezug auf die Nachverfolgung und Verhandlung der Verträge gegenüber einer herkömmlichen DMS-Software. Eine fortschrittliche Vertragsmanagement-Software kann auch die Risiken auf der Seite der Lieferkette reduzieren und gleichzeitig die Compliance in allen Phasen der Lieferanten-Lieferanten-Beziehung sicherstellen. Eine gut implementierte Vertragsmanagement-Software bringt somit auch im Durchschnitt mehr Geschäftsmöglichkeiten pro Jahr, da optimierte Vertragsprozesse grundsätzlich eher und häufiger unterzeichnet werden.

Mit einem erweiterten Funktionsumfang kann eine effektive, fortschrittliche Vertragsmanagement-Software auch entscheidend für den Erfolg bei der Produkteinführung, der globalen Expansion, der Einstellung von Mitarbeitern und anderen zentralen Aktivitäten sein. Im Folgenden nennen wir fünf Gründe, warum Vertragsmanagement-Software heute von hoher Bedeutung für Unternehmen ist.

1. Benachrichtigung über bevorstehende Vertragsfristen

Stellen Sie sich vor, Sie müssten Hunderte bis Tausende von Verträgen, an die Ihr Unternehmen gebunden ist, manuell verwalten – wie wollen Sie da den Überblick behalten? Wenn Sie nicht rechtzeitig eine Nachricht erhalten, verlängern sich Verträge womöglich zu den alten Konditionen, einfach weil es keine einfache Möglichkeit gibt, festzustellen, ob ein bestehender Vertrag in wenigen Tagen oder erst in einigen Wochen ausläuft.

Das Vertragsende ist eigentlich immer ein guter Zeitpunkt, um die Beziehung zur Gegenpartei auf den Prüfstand zu stellen. Für beide Seiten ist es eine Gelegenheit, den Vertrag zu überdenken und gegebenenfalls Raum für ein besseres Angebot zu schaffen. Eine fortschrittliche Vertragsmanagement-Software informiert Sie rechtzeitig vor dem Auslaufen, sodass Sie den Vertrag im Voraus prüfen können.

2. Digitalisierung von Dokumenten

Viel Papier schadet unserer Umwelt – dennoch setzen viele Unternehmen weiterhin darauf. Stellen Sie sich eine papierlose Welt vor, in der Sie Abschlüsse und Verträge mithilfe eines Vertragsmanagementsystems verwalten und von überall darauf zugreifen können: über Ihr Smartphone oder Ihren PC, ohne sich durch meterweise Aktenordner zu wühlen.

3. Effektive Kollaboration bei der Vertragserstellung

Vertragsrevisionen werden auch im 21. Jahrhundert noch per E-Mail oder sogar manuell auf Papier durchgeführt. Das kostet in der Regel viel Zeit und Geld. Über die Co-Authoring-Funktion einer intelligenten Vertragssoftware sparen Sie sich den mühsamen Austausch über verschiedene Medien hinweg: Sie lesen Vertragsentwürfe direkt in der Software und tauschen Kommentare für Überarbeitungen aus – alles in einem System. Zudem trennt die Software interne Kommentare automatisch von externem Mark-up, ohne dass die Historie vor dem Versand gelöscht werden muss. So können Sie sich auf andere strategische Aufgaben konzentrieren.

4. Automatische Buchung und Verarbeitung von Auftragsdaten

Sobald die Vereinbarungen in Kraft sind, können Sie Aufträge beziehungsweise die Vertragsdaten sofort an anderer Stelle weiterverarbeiten. Einige fortschrittliche Lösungen können sogar den Prozess der Rechnungsstellung anstoßen.

Über diese Automatisierung extrahiert das System die Zahlungskonditionen aus dem Vertrag. Die Zahl der gebuchten Rechnungen lässt sich so leicht nachverfolgen und fehlerhafte Transaktionen werden rechtzeitig verhindert.

5. Evaluierung und Vertragsanalyse

Dies ist oft eine entscheidende Funktion: Mit ihr beurteilen Sie, ob bestehende Verträge zu den aktuellen Konditionen verlängert werden sollten oder ob Ihr Unternehmen mit ähnlichen Kunden bereits bessere Konditionen vereinbart hat. Fortschrittliches Vertragsmanagement gibt Ihnen Einblicke in die vereinbarten Leistungen über Ihr gesamtes Vertragsportfolio hinweg. Schon bei wenigen Verträgen ist diese Funktion eine wertvolle Hilfe. Bei mehreren Tausend Verträgen kann die Vertragsanalyse einen deutlichen Unterschied auf der Ertragsseite ausmachen.