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Die Notwendigkeit der Vertragsverwaltung
Für sehr viele Unternehmen weltweit ist die Verwaltung von Verträgen eine sehr knifflige und häufig entmutigende Aufgabe, ganz zu schweigen von den Auswirkungen der Pandemie auf das Tagesgeschäft, die die Organisation von Verträgen nicht einfacher macht.
Eine einfache Anfrage zum Vertragsende oder das Auffinden des neuesten Vertrags kann bei der Bearbeitung eines solchen Vorgangs definitiv eine schlechte Erfahrung für Kunden und Mitarbeiter hinterlassen. Verträge können in der Regel nicht ohne erheblichen Zeitaufwand gefunden werden und Änderungen an Verträgen finden möglicherweise nicht den Weg zurück in das zentrale Informationssystem der Firma.
Heutzutage versuchen bereits viele Unternehmen diese Herausforderungen zu überwinden, indem sie von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) Gebrauch machen. Unternehmen, die in ihrem Entwicklungsprozess bereits weiter sind, ziehen jedoch eine Vertragsmanagement-Software auch CLM (Contract lifecycle management) genannt, einem DMS vor.
Für Unternehmen, die auf eine Vertragsmanagement-Software setzen, bieten sich unter anderem bessere Funktionalitäten in Bezug auf die Nachverfolgung und Verhandlung der Verträge gegenüber einer herkömmlichen DMS-Software. Eine fortschrittliche Vertragsmanagement-Software kann auch die Risiken auf der Seite der Lieferkette reduzieren und gleichzeitig die Compliance in allen Phasen der Lieferanten-Lieferanten-Beziehung sicherstellen. Eine gut implementierte Vertragsmanagement-Software bringt somit auch im Durchschnitt mehr Geschäftsmöglichkeiten pro Jahr, da optimierte Vertragsprozesse grundsätzlich eher und häufiger unterzeichnet werden.
Mit einem erweiterten Satz an Funktionen kann eine effektive, fortschrittliche Vertragsmanagement-Software auch entscheidend für den Erfolg bei der Produkteinführung, der globalen Expansion, der Einstellung von Mitarbeitern und anderen notwendigen Aktivitäten sein. Im Folgenden führen wir 5 Gründe auf, warum eine Vertragsmanagement-Software in der heutigen Zeit von sehr hoher Bedeutung für Unternehmen sein kann.
1. Notifikation über bevorstehende Vertragsfristen
Stellen Sie sich vor, dass Sie hunderte bis tausende von Verträgen, an die Ihr Unternehmen gebunden ist, manuell verwalten müssen - wie wollen Sie da mithalten? Wenn Sie nicht rechtzeitig eine Nachricht erhalten, werden die Verträge möglicherweise zu den alten Konditionen verlängert, einfach weil es keine vernünftige und einfache Möglichkeit gibt, festzustellen, ob die bestehenden Verträge in ein paar Tagen oder ein paar Wochen auslaufen.
Das Vertragsende wäre eigentlich immer ein perfekter Zeitpunkt, um die Beziehung mit der aktuellen Gegenpartei auf den Prüfstand zu stellen. Es ist für beide Parteien eine Möglichkeit, den Vertrag zu überdenken und gegebenenfalls Platz für ein besseres Angebot zu schaffen. Eine fortschrittliche Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, vor dem Auslaufen informiert zu werden, so dass Sie den Vertrag im Voraus überprüfen können.
2. Digitalisierung von Dokumenten
Viel Papier schaden unserer Umwelt. Dennoch setzen viele Unternehmen weiterhin noch auf den Zellstoff. Stellen Sie sich eine papierlose Welt vor, in der Sie Technologie in Ihre Entscheidungen einbeziehen, Abschlüsse und Verträge mit Hilfe eines Vertragsmanagementsystems verwalten und von überall darauf zugreifen können - über Ihr Smartphone oder Ihren PC/Mac, ohne dabei sich durch meterweise Aktenordner zu wühlen, um die Transaktion zu bewerten.
3. Effektive Kollaboration bei der Vertragserstellung
Revisionen von Verträgen werden auch im 21. Jahrhundert weiterhin per E-Mail oder manchmal auch noch manuell auf Papier durchgeführt. Das kostet in der Regel viel Zeit und Geld.e Über eine Co-Authoring-Funktion einer intelligenten Vertragssoftware können hingegen sparen Sie sich den mühseligen Austausch über Medien hinweg einsparen, indem Sie Vertragsentwürfe in der Software durchlesen und dann gleich Kommentare für die Überarbeitungen des Vertrags austauschen, alles in einem System. Zudem trennt die Software gleich interne Kommentare von externen Mark-up, ohne dass die Historie vor dem Versand gelöscht und bearbeitet werden muss. So können Sie sich auf andere strategische Angelegenheiten des Unternehmens konzentrieren.
4. Automatische Buchung und Verarbeitung von Auftragsdaten
Sobald die Vereinbarungen in Kraft sind, können Sie Aufträge bzw. Die Vertragsdaten auch sofort an anderer Stelle bearbeiten. Einige fortschrittliche Vertragsmanager verfügen auch über die Möglichkeit, den Prozess der Rechnungsstellung anzustoßen.
Über diese Automatisierung extrahiert das System die Zahlungskonditionen aus dem Vertrag und die Anzahl der gebuchten Rechnungen kann leicht verfolgen über das System verfolgt und gleichzeitig falsche Transaktionen rechtzeitig verhindern werden.
5. Evaluierung und Vertragsanalyse
Dies ist oftmals eine entscheidende Funktion, mit der Sie beurteilen können, ob bestehende Verträge zu den aktuellen Konditionen verlängert werden sollen, oder ob in Ihrem Unternehmen bereits bessere Konditionen mit ähnlichen Kunden vereinbaren konnte. Das fortschrittliche Vertragsmanagement gibt Ihnen Einblicke in die vereinbarten Leistungen über Ihr gesamtes Vertragsportfolio hinweg. Diese Funktion bietet Ihnen bereits bei einigen wenigen Verträgen eine wertvolle Hilfestellungen. Bei vielen tausenden Verträgen kann die Vertragsanalyse einen deutlichen Unterschied auf der Ertragsseite ausmachen.
