Fünf Anzeichen, dass Ihr Vertragsprozess nicht funktioniert

Bei top.legal sprechen wir täglich mit internen Anwälten und anderen Geschäftsführern. Was wir dabei festgestellt haben, ist, dass interne Rechtsabteilungen im Austausch mit Sales und anderen Abteilungen sich regelmäßig mit den gleichen Problemen und immer wieder mit den gleichen Herausforderungen im Rahmen des Vertragsprozesses konfrontiert sehen.

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Ein regelmäßiger und oft verbreiteter Irrglaube vieler Rechtsabteilung, ist, dass der etablierte und vorliegende Prozess der Vertragserstellung und Anpassung die Organisation vor keine nennenswerten Probleme stellt. Ein Konfrontation mit Vertragssoftware für die Automatisierung von Verträgen wird in der Regel dann oft damit beantwortet, dass die Organisation aktuell nicht über das Vertragssvolumen verfügt, um eine technische Lösung für den bestehenden Vertragsprozess in Betracht zu ziehen. Beschäftigt man sich dann mit der Problematik etwas eingehender, so wird in Regel relativ schnell offensichtlich, dass die Probleme bei der Vertragserstellung nicht primär in der Rechtsabteilung, sondern in den einzelnen Abteilung der Organisation Auswirkungen zeigen.

Hier sind fünf Anzeichen dafür, dass der Vertragsprozess einer Organisation nicht richtig funktioniert:

1. Kein zentraler Speicherort / kein Vertragsreporting

Jeder im Unternehmen sollte eigentlich in der Lage sein, seinem Vorgesetzten Bericht erstatten zu können. Der Vertrieb spricht üblicherweise regelmäßig über den aktuellen Stand der Vertriebspipline und die Produktentwickler stehen Rede und Antwort über den Stand der Produktentwicklung. Ebenso sollten Juristen in der Lage sein, effizient über ihren Vertragsworkflow zu berichten, ohne dafür zwei Tage aufwenden zu müssen, um sämtliche Daten zusammen zu sammeln. 

Als ehemaliger Banker weiß man, dass im Rahmen von Geschäftsveräußerungen oder Finanzierungen die Verträge eines Unternehmens geprüft werden müssen. Ab einer gewissen Unternehmensgröße sind diese Transaktionen ein Teil der Tagesordnung, da in regelmäßigen Abständen Geschäftsbereiche verkauft und gekauft werden. Dabei fällt jedesmal trotzdem in der Regel eine Menge Arbeit an, denn die Verträge sind oftmals nicht zentral an einem Ort hinterlegt. Zwischen den Transaktionen entwickelt sich aber das Geschäft mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit weiter und somit auch das Vertragsvolumen. Das Zusammentragen sämtlicher Verträge in der Organisation fällt regelmäßig einer oder zwei Personen in der Rechtsabteilung zu und entpuppt sich oftmals als wahre Mammut- und/oder Sisyphus-Arbeit.

Üblicherweise hört man dann die gleichen Antworten, wenn sich das Zusammentragen der Vertragsinformationen schwieriger gestaltet als angenommen: “Wir konnten nicht alle Verträge im CRM finden.” Wir sind uns nicht sicher, ob die auf diesem Laufwerk gespeicherten Versionen aktuell sind.” “Wir können die final unterzeichneten Verträge nicht mehr finden, aber wir nehmen an, dass diese Version final ist.” Manchmal finden sich auch Verträge verteilt über mehrere Systeme des Unternehmens oder gelegentlich auch in abgelegenen Aktenschrank, der von besonders eifrigen Mitarbeiter genutzt wurde, um den Vertrag nach Unterfertigung vor neugierigen Augen zu schützen. Summa summarum dauert es dann Tage oder Wochen, um sämtliche Informationen zusammenzutragen. 

Kürzlich hatten wir ein interessantes Gespräch mit einem großen internationalen Hardware-Hersteller, der einen fehlenden Vertrag über Umwege und heimlich vom Kunden einholen musste, weil das Original nicht mehr auffindbar war. Wenn Sie also an mehr als einer Stelle Ihre Verträge suche müssen, und sich nicht mehr sicher sind, ob die abgespeicherte Version die finale ist, dann liegt es nahe, dass Sie über keinen effektiven Vertragsprozess verfügen.

2. Friktion zwischen Teams

Rechtsabteilungen werden in Regel in großen Unternehmen nicht als Profitcenter geführt und haben indes Schwierigkeiten Kosten für mehr juristisches Personal durchzusetzen. Als Konsequenz treffen wir häufig auf Rechtsabteilungen, die vollständig ausgelastet sind und sich dennoch mit den kleinen rechtlichen Problemen des Vertriebs auseinandersetzen müssen. Umgekehrt stehen Vertriebsmitarbeiter intern unter Druck gesetzte Ziele einzuhalten. Damit ist die Friktion zwischen Sales und Legal gegeben, wenn sich im Verkaufsprozess regelmäßig rechtliche Rückfragen an eine bereits vollständig ausgelastete Rechtsabteilung ergeben, die den Prozess gezwungener Maßen aufhaltet und verzögert. Das führt dann in Folge zu chronischen Verstimmungen zwischen den Abteilungen, die dem Fortkommen nicht dienlich sind. 

“Wenn es Prozesse gibt, die automatisiert werden könnten, um dies zu ändern, fällt es schwer, einen guten Grund zu finden, warum dies nicht geschehen sollte”

Für schnell wachsende Unternehmen und Enterprise-Kunden kann eine gute Software, so wie sie top.legal unter anderen anbietet, eine zentrale Rolle in der Auflösung dieses Konflikts sein. So können beispielsweise juristisches Personal mit Fachkompetenz Vertragsvorlagen erstellen, die Sie zur Erstellung von autorisierten Verträgen an den Vertrieb weitergibt. Die Vorlagenersteller können dabei auf verschiedene Fälle und unterschiedliche Kundenanforderungen über optionale Paragraphen und optionale Formulierungen eingehen. Erklärungen im Video- und Textformat können helfen, ein Gros der Fragen bereits über die Software zu beantworten. Der Vertrieb hat somit eine klare Struktur und einen definierten Ermessensspielraum für die Erfüllung von Kundenwünschen. Eine klare Rechtestruktur der Vorlagen verhindert, dass der Prozess durch nicht autorisierte Mitarbeiter geändert wird. Die Rechtsabteilung weiss im Gegenzug jederzeit an welchem Punkt jeder Vertrags des Unternehmens steht und welche Konditionen den Kunden eingeräumt wurden.    

Somit haben der Vertrieb als auch die Rechtsabteilung ein klares Verständnis der Rollenverteilungen und des Prozessablaufes, so dass Friktionen vermieden werden.

3. Überfrachtete Rechtsabteilung

Mittlerweile ist es zur Usance in vielen Unternehmen geworden, dass die Arbeit auch Freitag Abends nicht zu Ende ist. Dies gilt insbesonders für die Angestellten der Rechtsabteilung. Allzu oft wird die Aufgabenliste der internen Rechtsanwälte durch kleinere Arbeiten wie das Erstellen und Überprüfen einfacher Vertragsdokumente aufgebläht. Oftmals beschäftigt man sich auch mit denselben einfachen Fragen mehrmals täglich. Damit finden die wirklich wichtigen Aufgaben nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. 

Oftmals sind die verschiedenen Abteilungen einer Organisation auf den Input der Rechtsabteilung angewiesen, auch wenn der Wert des Vertrags für die Gesamtorganisation verhältnismäßig klein ist. Wir beobachten, dass mit dieser ständig wachsenden Aufgabenliste der Rechtsabteilung, wichtige Projekte auf der Strecke bleiben und damit die Organisation langsamer machen. Obwohl sich viele Rechtsabteilungen dieser Problematik bewusst sind, können wir dennoch wenig Bewegung auf dem Gebiet der Prozessautomatisierung erkennen.

Wenn sich in Ihrer Rechtsabteilung kleinere Verträge stapeln, Rückfragen nur zögerlich beantwortet werden können und wirklich wichtige Projekte auf der Strecke bleiben, ist das ein gutes Zeichen für einen nicht funktionierenden Vertragsprozess.

4. Lange und intransparente Vertragszyklen

Spricht man mit den Rechtsabteilungen vieler mittelständischer Unternehmen, so muss man leider feststellen, dass die durchschnittliche Dauer eines Vertragsabschlusses bei mehr als 70 Tagen liegt. Die eigentliche Netto-Verhandlungszeiten, also die Zeit, die man tatsächlich aufbringt, um Verträge im Angesicht der Gegenseite zu verhandeln, liegt allerdings weit unterhalb dieser Zahl. Oftmals beläuft sich die Zeit, um die wesentlichen Parameter aus Geschäftssicht festzuzurren, auf wenige Stunden. 

Sucht man nach dem wahren Grund für die lange Vertragszyklen, so stößt man in der Regel auf eine Reihe von administrativen Tätigkeiten und ineffiziente Prozesse. Dazu gehören endlose E-Mail-Ketten (u.a zur Vereinbarung eines Verhandlungstermin), Versand und anschließende Überarbeitungen von unübersichtlichen Anmerkungen im Markup-Modus in einem althergebrachten Word-Dokument, fehlende Versionskontrollen, Versionen, die sich per E-Mail überschneiden, Anmerkungen, die auf alten Versionen aufsetzen und Pdfs mit handschriftlichen Anmerkungen, die sich nicht selten nur noch schwer entziffern lassen.

Insbesondere die lange Dauer bis zum Abschluss eines Vertrags ist in der Regel ein gutes Indiz dafür, dass der für die Vereinbarung und den Abschluss von Verträgen implementierte Vertragsprozess nicht oder nur schlecht funktioniert.

top.legal wird auf Unternehmensseite oftmals ins Spiel gebracht, um genau diese Probleme zu lösen, die sich oftmals auf einen manuellen ablaufenden Vertragsprozess zurückführen lassen. Dabei sehen wir uns mit den genannten üblichen Verdächtigen Microsoft Word, E-Mail, DocuSign und vielen Reibungsverlusten konfrontiert, die die Verkaufszyklen verlangsamen. 

5. Fehlende Übersicht und versäumte Vertragsfristen

Wenn Sie jemals von versäumten Rücktritts- oder Kündigungsfristen betroffen waren, kennen Sie das Problem. Man zahlt für Software oder Produkte, die man zunächst nur ausprobieren wollte, die sich aus aber verschiedene Gründen nicht in Ihre Software Systeme und Produktionsstraßen eingliedern lassen, und für die man schlussendlich auf Grund einer Unachtsamkeit trotzdem zahlen muss.

Ähnlich verhält es sich auch mit den Fristen bereits abgeschlossener Verträge mit Ihren zahlenden Kunden. In der Regel erwarten Ihre Kunden zu einem festgelegten Termin eine fristgerechte Lieferung der bezahlten Leistung. Bei einigen wenigen Kunden lassen sich Liefertermine noch bequem per Outlook oder sonstiger Kalendersoftware festhalten. Ab einer gewissen Anzahl von Verträge und Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, die sich mit der Erfüllung der Leistung beschäftigen müssen, kann es kritisch werden. 

"Entscheidungsträger müssen keinen Reset-Knopf drücken und von Grund auf neu anfangen, um die Verträge spürbar zu verbessern".

Wir haben Entscheidern von großen Unternehmen genau zugehört, wenn Sie über das Vertrags-Durcheinander in ihren Unternehmen gesprochen haben. Mit diesem Wissen haben wir nach und nach ein übersichtiches Dashboard in die top.legal Software integriert, um Abteilungsleitern und Verantwortlichen aufzuzeigen, wo ihre Verträge aktuell stehen, mit welchen Counterpartys Verträge abgeschlossen werden und welche Version des Vertrags eingesetzt wurde. Zudem lassen sich bequem für sämtliche Verträge und Vorlagen Erinnerungen setzen.

Möglichkeiten zur Optimierung des Vertragsprozesses können sehr einfach sein

Wenn man die oben genannten Probleme sieht, möchte man meinen, nur eine Radikalkur kann die Lösung des Problems herbeibringen. Die Erfahrung in diesem Bereich zeigt allerdings, dass es besser sein kann, Ineffizienzen erst nach und nach zu lösen. Damit lassen sich negative Einflüsse auf das Geschäft vermeiden, und die Mitarbeiter können schrittweise und Umsatzneutral auf die neuen Prozesse angelernt werden. 

Nach dem Motto “Etwas ist besser als nichts” können bereits kleine Schritte in der Verbesserung der Vertragsprozesses wesentliche Veränderungen herbeiführen. Nach der Erkenntnis von Engpässen und ineffizienten Arbeitsschritten, ist es in der Regel für viele Unternehmen lohnend frühzeitig erste, kleinere Maßnahmen einzuleiten, auch wenn dabei mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden müssen.


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