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Vertragsautomatisierung

Leitfaden: Wie Sie das ultimative Vertragserlebnis erschaffen

Jul 26, 2022
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8
min Lesezeit

Um Verträge neu zu erfinden und sie menschlicher zu gestalten, sind keine langwierigen, umwälzenden Anstrengungen erforderlich. Unternehmen können bestimmte Maßnahmen ergreifen, um die Nutzererfahrung, die sie den Vertragsnutzern bieten, erheblich zu verbessern.

Der Vertragsworkflow: Von passiv zu aktiv

Wer sagt, dass juristische Verträge langweilig und repetitiv sein müssen? Dass juristische Dokumente im Klartext, langatmig, detailliert und in schwarz-weiß vorgelegt werden müssen? Niemand. Man hat uns einfach beigebracht, die Dinge auf diese Art und Weise zu erledigen, und wir haben uns daran gewöhnt und sind basierend auf diesem Weg sozialisiert.

Haben Sie schon einmal beobachtet, dass Sie beim Verfassen von Vertragsklauseln seltsame Wörter wählen, die Sie sonst nie verwenden würden? Wörter, die wahrscheinlich schon damals nicht alltäglich waren, aber vielleicht vor Jahrzehnten verwendet wurden. Was rechtfertigt dann ihre Aufnahme in Verträge?

Effektive und ansprechende Kommunikationsmethoden, wie das Spiel mit Sprache, Grafiken und Bildern, werden überall um uns herum eingesetzt, doch die gleichen Prinzipien erreichen nicht den juristischen Bereich. Schwarze Schrift auf weißem Hintergrund, kleine Schriftgröße und enge Zeilenabstände - eine Fülle von Dokumenten, bei denen man gähnt und sich wünscht, das Thema wäre schon von der Tagesordnung gestrichen worden, damit man zur Sache kommen kann. Verträge funktionieren immer noch auf die selbe Art und Weise.

Aber das muss nicht so sein. Verträge können interessant gestaltet und als wesentlicher Bestandteil der Geschäfts- und Kundenbeziehung betrachtet werden. Verträge können das Vertrauen stärken, als zuverlässiger Kommunikationskanal dienen und den Parteien helfen, ihre Ziele zu erreichen. Dazu ist es jedoch erforderlich, die Art und Weise, wie Verträge erstellt werden, zu ändern. 

Was ist das Vertragserlebnis?

Eine Vertragserfahrung umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, den beide Vertragsparteien im Rahmen der Verhandlung wahrnehmen. Ein Vertragslebenszyklus besteht aus mehreren Phasen und kann eine Menge unnötiger Zeit und Mühe über mehrere Abteilungen hinweg in Anspruch nehmen, wenn die Erfahrung nicht richtig optimiert wird.

Um ansprechende Verträge zu erstellen, müssen wir zunächst die grundlegenden Merkmale durchgehen, die bei der Erstellung von Verträgen immer berücksichtigt werden sollten. Im Folgenden werden die 10 Phasen kurz skizziert und es wird erläutert, wie man sicherstellt, dass jeder Schritt effektiv ausgeführt wird.

Die Etappen eines Vertrags

1. Stellen Sie fest, ob alle Parteien sich auf einen Vertrag einlassen können

Es ist sinnlos, einen Vertrag aufzusetzen, wenn er nicht für alle Parteien durchsetzbar ist. Diese Leitlinie soll Personen, denen es in einem bestimmten Szenario an Erfahrung und Verständnis mangelt, vor Ausbeutung schützen. Das heißt, wenn sie sich entscheiden, einen Vertrag zu unterzeichnen, ist dieser nicht rechtsverbindlich.

2. Legen Sie die Gegenleistung für den Vertrag fest

Die Formulierung "Gegenleistung" beschreibt, was als Ergebnis des Vertrags gehandelt wird. Jedes andere Zahlungsversprechen oder die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen könnte als Gegenleistung verwendet werden. Die Erstellung oder Gestaltung eines Werks, die Entwicklung von Software, die Übertragung des Eigentums an einem Auto oder einem Haus oder die bloße Zahlung von Geld sind einige Beispiele.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Überlegungen immer erläutern. Ohne sie ist eine Vereinbarung nicht durchsetzbar.

3. Definieren Sie die Bedingungen des Vertrags

Sobald die Vertragsparameter vereinbart sind, sollten alle Parteien in der Lage sein, das gewünschte Endergebnis zu erzielen, das ohne böse Absicht zustande kommen muss. Dies schließt jeden Versuch von Tricksereien aus.

In den Vertragsbedingungen werden auch die Fristen für die Überlegungen festgelegt. Hier ist ein Beispiel für eine Vertragsklausel: Sofern (Name einfügen) nicht ausdrücklich schriftlich einen kürzeren Zeitraum zulässt, bewahrt der Auftragnehmer diese Bücher und Unterlagen für (Name einfügen) mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Vertrags auf.

4. Verwenden Sie erforderlichenfalls eine Vertraulichkeitsklausel

Bei der Vertragsgestaltung geht es häufig um geistiges Eigentum wie Geschäftsgeheimnisse oder andere sensible Informationen, weshalb eine Vertraulichkeitsklausel zu empfehlen ist.

Eine Vertraulichkeitsklausel bestätigt die Weitergabe sensibler Informationen und stellt sicher, dass beide Parteien Vorkehrungen zum Schutz der vertraulichen Informationen treffen. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen in die Vertragsdurchführung zu erhalten.

5. Aufnahme einer Klausel zur Vertragskündigung

Jeder Vertrag muss einen Mechanismus für seine Beendigung enthalten. Bei einmaligen Transaktionen endet der Vertrag, wenn die Anforderungen beider Parteien erfüllt sind. Handelt es sich um einen Dauervertrag, ist ein Enddatum festzulegen oder zu beschreiben, wie eine der Parteien den Vertrag beenden kann.

Hier finden Sie auch Informationen für den Fall, dass jemand gegen den Vertrag verstößt, d. h. dass er sich nach der Unterzeichnung nicht an die Vertragsbedingungen hält. Außerdem müssen Sie für den Fall eines Vertragsbruchs Bestimmungen zur Streitbeilegung vorsehen.

6. Prüfen Sie, ob der Vertrag mit dem Gesetz übereinstimmt

Was auch immer Ihr Vertrag beinhaltet, Sie sollten sicher sein, dass er im Einklang mit den einschlägigen Gesetzen erstellt wurde. Ist dies nicht der Fall, ist entweder ein Teil oder der gesamte Vertrag nicht durchsetzbar. Es ist möglich, in einem Vertrag festzulegen, nach welchem Recht er ausgelegt werden soll.

7. Verwenden Sie die letzte Seite, um Unterschriften und Daten einzutragen

Ein Vertrag gilt nur dann als geschlossen, wenn er schriftlich vorliegt und von beiden Parteien unterzeichnet ist. Bevor der Vertrag unterzeichnet wird, sollten sich beide Parteien über alle Vertragsbedingungen im Klaren sein; ist sich eine der Parteien über eine Bedingung unsicher, sollte sie sich rechtlich beraten lassen.

8. Stelles Sie das Angebot des Vertrags zur Genehmigung

Das weitere Vorgehen ist denkbar einfach. Die Gegenpartei kann den Vertrag annehmen oder ablehnen, sobald er aufgesetzt und ihr angeboten wurde. Wenn sie zustimmt, können Sie mit der Unterzeichnung fortfahren. Andernfalls steht es Ihnen frei, ein Gegenangebot zu machen.

Wenn die Gegenpartei ein Gegenangebot zu Ihrem ersten Vertragsentwurf unterbreitet, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können das Gegenangebot annehmen oder ein eigenes Gegenangebot unterbreiten.

9. Handeln Sie Vertragsbedingungen aus

Sie haben die Möglichkeit, ein Gegenangebot anzunehmen oder ein eigenes zu unterbreiten, falls ein solches gemacht wird. Bis ein endgültiges Angebot, auf das sich beide Parteien einigen können, erörtert wurde, kommt es häufig zu einem solchen Austausch von Vorschlägen. Bei jedem Gegenangebot sollte der gesamte Vertrag überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Änderungen verstanden wurden.

10. Unterzeichnung Sie den Vertrag

Ohne die Unterschrift jeder Partei ist ein Vertrag weder bindend noch durchsetzbar. Sie sollten von allen Beteiligten verlangen, dass sie die Verträge unterschreiben und datieren, sobald ein endgültiges Angebot von allen Parteien akzeptiert worden ist. Damit ist der Prozess der Vertragserstellung abgeschlossen.

Wer zuerst oder zuletzt unterschreibt, spielt eigentlich keine Rolle, da die Reihenfolge der Unterzeichnung für keine der beiden Parteien von Vorteil ist. Nach der Unterzeichnung des Vertrags sollte jede Partei - oder beide - eine Kopie erhalten.

Warum sollten Sie sich um eine gute Vertragserfahrung kümmern?

Das Vertragsmanagement ist ein wichtiger Prozess, der in erstaunlich vielen Unternehmen immer noch von Hand erledigt wird. 95 Prozent der Unternehmen weltweit verwalten Verträge auf Desktop-Computern oder, schlimmer noch, auf Papier. Diese Stolpersteine im Vertragsworkflow zwingen Unternehmen dazu, Verwaltungsaufgaben über strategisches Wachstum zu stellen, was ihre Fähigkeit zur Umsatzgenerierung einschränkt.

Was ist also die Lösung, um eine großartige Vertragserfahrung zu bieten? Die klare Antwort ist die Digitalisierung des Prozesses.

Lassen Sie uns einige Vorteile der Umstellung auf digitale Verträge untersuchen und wie dies Ihrem Unternehmen helfen könnte.

Herkömmliche Verträge brauchen Zeit, digitale Verträge dagegen nicht

  • Vertragsverhandlungen sind eine entscheidende Phase in der Geschäftswelt, die zahlreiche Überarbeitungen erforderlich macht. Es dauert lange, die Druck- und Scan-Routine zu bewältigen. Ein weiterer Nachteil ist, dass persönliche Treffen für beide Parteien viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Dies ist bei elektronischen Dokumenten nicht der Fall; die Digitalisierung erleichtert die Verhandlungen erheblich. Die Vertragsparteien können Verträge jederzeit und von jedem Ort aus empfangen, einsehen und unterzeichnen.

Digitale Verträge sind weniger fehleranfällig als herkömmliche Verträge

  • Die herkömmliche Abwicklung von Vertragsgeschäften kann für beide Seiten zu Unstimmigkeiten führen, da die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Manipulationen steigt. Dies führt zu gerichtlichen Auseinandersetzungen und anderen Umständen, in denen eine oder beide Seiten keine rechtliche Handhabe haben. Digitale Verträge hingegen sind vollständig automatisiert, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern geringer ist und etwaige Änderungen leicht nachvollzogen werden können.

Mit digitalen Verträgen können Sie unnötige Betriebskosten in einer Weise einsparen, wie es mit herkömmlichen Verträgen nicht möglich ist

  • Der Vertragsprozess erfordert Zeit und Mühe sowie Material wie Papier und Druck. Dadurch erhöhen sich die Transaktionskosten eines Vertrags. Wenn Sie zu digitalen Verträgen übergehen, entfallen diese zusätzlichen Kosten.

APIs ermöglichen Ihnen die Einbindung elektronischer Verträge aus Ihrem CRM

  •  Durch die Verwendung elektronischer Verträge können Sie die von Ihnen gewählte Plattform mit Salesforce, HubSpot, Microsoft CRM und anderen Systemen integrieren. Dadurch werden die Möglichkeiten und das Potenzial des vorhandenen CRM-Systems erweitert. Wenn Sie an traditionellen Verträgen festhalten, können Sie diese Vorteile nicht nutzen.

Digitale Verträge sind gültig und einklagbar

  • Manche Menschen wollen nicht auf elektronische Verträge umsteigen, und das ist in der Regel auch der Grund dafür. Die gute Nachricht ist jedoch, dass Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen. Nach dem allgemeinen Recht ist ein digitaler Vertrag eine schriftliche Vereinbarung zwischen zwei Vertragspartnern. Die Vertragsparteien können die Dokumente unterzeichnen, ohne ihre Privatsphäre zu verletzen.

Im Vergleich zu herkömmlichen Verträgen lassen sich mit digitalen Verträgen Daten leichter verfolgen und finden

  • Da alles in der Cloud gespeichert wird, besteht keine Gefahr eines Datenverlusts. Um die Nachverfolgung und das Auffinden von Daten zu erleichtern, verfügt die Vertragssoftware über eine intelligente Kategorisierung der Dokumente. Herkömmliche Verträge hingegen erfordern eine physische Speicherung, die weniger verlässlich ist als ihre digitale Alternative.

Was macht einen guten Vertrag aus?

Die folgenden Funktionen sind unserer Meinung nach "Must-haves", um effektivere und ansprechendere Verträge zu erstellen, die Ihre Kunden lieben werden.

1. Verabschiedung einer dynamischen Vertragsvorlage

Viele Unternehmen verwenden immer wieder die gleichen Vertragsarten. Mit einer Vertragsverwaltungssoftware, wie wir sie bei top.legal anbieten, können Sie vorab genehmigte Vorlagen entwickeln und pflegen, was den Prozess der Vertragserstellung rationalisiert und Unternehmen dabei hilft, ihre einheitliche Sprache selbst in den größten Organisationen durchzusetzen.

2. Verwenden Sie Klauselbibliotheken, um die wichtigsten Parameter zu bestimmen

Rechtsteams können mithilfe von Klauselbibliotheken vorab genehmigte Klauseln erstellen, was den Verhandlungs- und Vertragserstellungsprozess rationalisiert. Die Erstellung von Vertragsvorlagen beispielsweise ist häufig so einfach wie die Auswahl von Klauseln aus der Klauselbibliothek und deren Anordnung in der richtigen Reihenfolge. Ein weiteres Beispiel: Wenn sich eine externe Partei weigert, den Bedingungen einer bestimmten Klausel zuzustimmen, kann die Klauselbibliothek eine alternative Ausweichsprache speichern, die für diese wiederkehrenden Umstände vorbereitet und sofort verfügbar ist.

3. Videoerläuterungen einbeziehen, um den Vertrag interaktiver zu gestalten

Komplexe Bestimmungen lassen sich in Vertragssoftware häufig durch Text oder Video in kleinere Erklärungen auf Metaebene herunterbrechen. Mit ein wenig Menschlichkeit lassen sich so auch komplexe Formeln schnell auflösen.

4. Zusammenarbeit bei Verträgen in Echtzeit

Die Kommunikation mit allen am Vertragslebenszyklus beteiligten Parteien ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in der Überprüfungs- und Änderungsphase. Wenn die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht wird, hat jede Partei Zugriff auf die aktuellste Version des Vertrags, was Fehler minimiert und sicherstellt, dass alle Beteiligten buchstäblich auf derselben Seite stehen. Einige CLM-Lösungen bieten eine Bearbeitungsfunktion, die sofortige und nahtlose Kommentare und Überarbeitungen von Verträgen ermöglicht und diese Änderungen leicht überprüfbar macht.

5. Vertragsänderungen visuell überwachen

Es ist von entscheidender Bedeutung, nachvollziehen zu können, wer was geändert hat und wann mehrere Mitarbeiter denselben Vertrag überarbeiten. top.legal Vertragsmanagement-Software bietet sowohl Transparenz als auch ein besseres Verständnis dafür, welche Änderungen von welchen Abteilungen stammen.

6. Die Möglichkeit haben, Verträge elektronisch zu unterzeichnen

Führungskräfte mit Unterschriftsberechtigung sind ständig mit wichtigen Aufgaben beschäftigt. Das Versenden von Verträgen zur Unterzeichnung auf herkömmliche Weise fördert Silos und verzögert die Vertragsabwicklung. Die eSignatur-Funktionalität hingegen bietet ein schnelleres rechtliches Mittel, um die Zustimmung der Beteiligten zu Verträgen und Dokumenten einzuholen, und bietet weitere Vorteile für das Unternehmen, wie z. B. Sicherheit, Überprüfung und Audit-Funktionen.

7. Benachrichtigungen zur Verwaltung von Fristen für Verpflichtungen, Bedingungen und wichtige Klauseln

Ein wichtiger Bestandteil des Vertragsmanagements ist es, sich über anstehende Vertragsverlängerungen, unerfüllte Pflichten und wichtige Vertragsklauseln im Klaren zu sein. top.legal unterstützt Sie in diesen Bereichen, indem es Sie rechtzeitig an künftige Vertragsverlängerungen erinnert und Sie auf Fälle von Nichteinhaltung und unerfüllten Verpflichtungen hinweist.

Fazit

Die Automatisierung des Vertragsprozesses kann Ihnen helfen, menschlichere Verträge zu entwickeln und gleichzeitig den gesamten Vertragsprozess zu vereinfachen. Durch den Entwurf einer definierten Vorlage können Sie die Selbstbedienung von einer einzigen Version aus ermöglichen und dynamische, ansprechende, designorientierte Dokumente erstellen, die das Unternehmen vorteilhaft widerspiegeln und gleichzeitig die rechtlichen Standards einhalten.

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Was ist die visuelle Automatisierung von Vertragsdokumenten?

In den letzten Monaten und Jahren haben sich Dokumentenautomatisierung und Legal Tech als umgängliche Schlagworte etabliert. Bei top.legal haben wir bereits die tradierten Pfade der althergebrachten Dokumentenerstellung über Textverarbeitungsprogramme hinter uns gelassen. Wir sehen die Zukunft und das nächste Level der Vertragserstellung über visuelle Dokumentenautomatisierung ohne Code. Was bedeutet das für Kanzleien und Unternehmen in der Praxis?

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