Vertrags-Controlling: Effizientes Vertragsmanagement für Unternehmen

Haben Sie schon einmal einen Vertrag unterschrieben, ihn abgeheftet und dann völlig vergessen, bis etwas schief ging?

Vielleicht ist ein Verlängerungsdatum verstrichen, und jetzt sitzen Sie auf einem weiteren Jahr überteuerter Dienstleistungen fest. Oder schlimmer noch, ein Kunde behauptet, Sie hätten etwas nicht geliefert, aber niemand kann den ursprünglichen Vertrag finden, um das Gegenteil zu beweisen.

Diese kleinen Vertragsmomente erscheinen erst dann dringend, wenn sie Sie Zeit, Geld oder Ihren Seelenfrieden kosten.

Hier kommt ein intelligenter Ansatz für die Verwaltung von Verträgen ins Spiel. Es geht nicht nur darum, sie zu organisieren, sondern auch darum, den Überblick über das zu behalten, was in ihnen steckt: Fristen, Risiken, Verpflichtungen und Chancen.

Wenn Ihr Unternehmen immer noch mit Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten oder verstaubten Ordnern auf SharePoint arbeitet, ist es vielleicht an der Zeit, Ihren Vertragsprozess zu überdenken.

Wir wollen herausfinden, wie Unternehmen nicht durch mehr Arbeit vorankommen, sondern indem sie von Anfang an die Kontrolle über ihre Verträge übernehmen.

Grundlagen des Vertragscontrollings

Vertragscontrolling ist die laufende Überwachung und Verwaltung von Verträgen nach deren Unterzeichnung als Teil einer umfassenderen Vertragsmanagementstrategie. Es konzentriert sich auf das Sammeln und Analysieren von Vertragsdaten, damit das Management das Geschäft effektiv planen und steuern kann. In der Praxis bietet das Vertragscontrolling einen strukturierten Weg zur Beantwortung von Fragen wie "Liefern wir alle Verträge rechtzeitig? Erfüllen wir unsere vertraglichen Verpflichtungen? Welche Verträge bergen das größte Risiko oder die höchsten Kosten?"

Konkret zielt das Vertragscontrolling darauf ab:

• Sorgen Sie für Transparenz und Compliance: Verfolgen Sie Vertragsbedingungen, Meilensteine und Leistungen, damit nichts durch die Maschen fällt.
  Risiken bewältigen: Erkennen Sie Vertragsrisiken frühzeitig (zweideutige Klauseln, hohe Vertragsstrafen, finanzielle Risiken) und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen, bevor Probleme auftreten.
• Verbessern Sie die Leistung: Messen Sie die Vertragsleistung anhand von KPIs und optimieren Sie die Ergebnisse.
• Optimieren Sie die Kosten: Finden Sie Möglichkeiten, Ausgaben zu konsolidieren, bessere Konditionen auszuhandeln oder Verschwendung zu vermeiden.
• Strategie informieren: Stellen Sie Daten für strategische Entscheidungen zur Verfügung, z. B. ob ein Vertrag verlängert oder neu verhandelt werden soll oder welche Lieferanten und Kunden den Wert steigern.

Vertragsarten und ihre Bedeutung für das Controlling

Unternehmen haben mit vielen Arten von Verträgen zu tun, die jeweils ihre eigenen Bedingungen und Risiken haben. Gängige Beispiele sind Lieferantenverträge, Dienstleistungsvereinbarungen, Leasingverträge, Wartungsverträge und Lizenz- oder Vertriebsverträge. Jede Vertragsart erfordert besondere Aufmerksamkeit bei der Vertragskontrolle. Zum Beispiel:

• Lieferantenverträge: Schwerpunkt auf Preiskonditionen, Lieferterminen und Qualität. Das Controlling legt den Schwerpunkt auf Erfüllung, Zahlungsbedingungen und Vertragsstrafen.
• Dienstleistungsvereinbarungen: Enthalten Service-Level-Ziele (Betriebszeit, Reaktionszeiten). Das Controlling stellt sicher, dass die Leistungskennzahlen eingehalten werden und wendet bei Bedarf Gutschriften oder Strafen an.
• Pachtverträge: Sie können Verlängerungsoptionen oder variable Preise enthalten. Das Controlling überwacht die Fristen und die Einhaltung der Bedingungen.
• Wartungsvereinbarungen: Enthalten Dienstleistungsverpflichtungen. Das Controlling stellt sicher, dass die Aufgaben pünktlich und innerhalb des Budgets ausgeführt werden.

Entscheidend ist, dass das Vertragscontrolling an die Art des jeweiligen Vertrages angepasst wird. Unabhängig von der Art sollten alle Verträge zentral mit Schlüsseldatenfeldern für eine effektive Überwachung und Analyse dokumentiert werden.

Warum Vertragscontrolling wichtig ist

1. Risiken minimieren
   Verträge bergen oft Risiken - versäumte Fristen, unklare Verantwortlichkeiten oder ungünstige Bedingungen. Ohne Aufsicht können diese zu Streitigkeiten, Vertragsstrafen oder Leistungsunterbrechungen führen.
   
   Vertragscontrolling schafft Struktur, indem es die wichtigsten Verpflichtungen nachverfolgt und riskante Klauseln rechtzeitig kennzeichnet. So können Rechts- und Beschaffungsteams proaktiv und nicht reaktiv handeln.

2. Kosten und Ressourcen einsparen
   Viele Unternehmen verschwenden Geld durch sich überschneidende Dienste, vergessene Vertragsverlängerungen oder schlecht ausgehandelte Bedingungen. Mit dem Vertragscontrolling erhalten Sie einen Überblick über Ihre Verpflichtungen - und über Möglichkeiten zur Kostensenkung.
   
   Es ermöglicht Ihnen, Anbieter zu konsolidieren, Konditionen neu auszuhandeln und nicht mehr für Dinge zu bezahlen, die Sie nicht benötigen. Automatisierte Warnmeldungen und Genehmigungsworkflows verringern den manuellen Aufwand und beschleunigen die Entscheidungsfindung.

3. Kosten und Ressourcen einsparen
   Bei der Einhaltung von Vorschriften geht es nicht nur um das Ankreuzen von Kästchen, sondern darum, geschützt zu bleiben. Ob es sich um gesetzliche Vorschriften oder interne Standards handelt, Verträge sind mit Verpflichtungen verbunden, die eingehalten werden müssen.
   
   Das Vertragscontrolling stellt sicher, dass keine wichtigen Klauseln übersehen werden, und sorgt für eine Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen. Dies stärkt Ihre rechtliche Position und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen sowohl den gesetzlichen als auch den vertraglichen Erwartungen gerecht wird.

Prozess und Phasen des Vertragscontrollings

Das Vertragscontrolling ist ein kontinuierlicher Prozess, der bereits vor der Unterzeichnung eines Vertrags beginnt und sich über dessen gesamten Lebenszyklus erstreckt. Hier sind die wichtigsten Phasen:

‍

Werkzeuge und Technologien für ein effektives Vertragscontrolling

Vertragsmanagement-Software: Ihr Vertrags-Kontrollzentrum

Software für die Vertragsverwaltung ist heute fast unverzichtbar geworden. Diese Plattformen fassen alle Ihre Verträge an einem Ort zusammen und automatisieren viele der mühsamen Aufgaben, die mit der Vertragsverwaltung verbunden sind. Typische Funktionen sind:

• Zentralisierte Dokumentenablage (keine Suche nach Dateien mehr)
• Automatisierte Genehmigungsworkflows und elektronische Unterschriften
• Fristerinnerungen zur Vermeidung kostspieliger automatischer Verlängerungen oder verpasster Kündigungen
• Klauselbibliotheken für eine schnelle, konsistente Vertragsgestaltung
• Dashboards zur Überwachung der Vertragsleistung und der Risiken

Beliebte Tools, von denen Sie vielleicht schon gehört haben, sind top.legal, Icertis, SAP Ariba, Agiloft und DocuSign CLM - alle wurden entwickelt, um die Erstellung, Speicherung und Verfolgung von Verträgen zu optimieren.

Einer der größten Vorteile? Diese Tools verringern kostspielige Fehler, die durch isolierte Informationen oder manuelle Prozesse verursacht werden. Experten schätzen, dass ein schlechtes Vertragsmanagement Unternehmen bis zu 2 Billionen Dollar pro Jahr kosten kann. Das ist ein hoher Preis, den es zu vermeiden gilt.

Natürlich ist die Einführung einer Vertragsverwaltungssoftware nicht unproblematisch. Es kann Zeit und Ressourcen kosten, alles einzurichten und Ihre Teams zu schulen. Und keine Software kann solide Prozesse und eine hochwertige Dateneingabe ersetzen. Aber wenn sie richtig eingesetzt werden, schaffen diese Plattformen Transparenz, minimieren Fehler und helfen Ihnen, Ihre Verträge - und Ihr Unternehmen - auf Kurs zu halten.

Künstliche Intelligenz: Die Zukunft des Vertragscontrollings

KI hebt das Vertragscontrolling auf die nächste Stufe. Während Vertragsmanagement-Software organisiert und automatisiert, gräbt KI tief in den Details und erkennt Risiken und Trends schneller als jeder Mensch es könnte. KI-gestützte Tools können beispielsweise Hunderte von Verträgen in Sekundenschnelle scannen, um knifflige Klauseln wie vage Bestimmungen, ungedeckte Verbindlichkeiten oder Compliance-Lücken zu finden, die später zu Problemen führen könnten. Das bedeutet, dass Ihre Rechts- und Beschaffungsteams weniger Zeit mit der manuellen Überprüfung und mehr Zeit mit strategischen Entscheidungen verbringen.

In Zukunft soll KI dabei helfen, Verträge zusammenzufassen, wichtige Punkte hervorzuheben, wichtige Daten wie Verlängerungsdaten automatisch zu markieren und sogar vorherzusagen, welche Verträge neu ausgehandelt werden sollten. Stellen Sie sich vor, Sie fragen Ihr System: "Zeige mir alle Verträge mit Cybersicherheitsklauseln" oder "Welche Verträge haben Verbindlichkeiten über X $?" und erhalte sofortige Antworten in einfachem Englisch.

Bis 2025 werden KI-gestützte Vertragsinformationen wahrscheinlich direkt in die Apps integriert, die Ihre Teams täglich nutzen, wie z. B. Ihr ERP oder CRM. So werden Vertriebsmitarbeiter beispielsweise direkt in ihrem Arbeitsablauf Pop-up-Warnungen über auslaufende Verträge erhalten, ohne das System wechseln zu müssen.

Wichtige Tipps für ein effektives Vertragscontrolling: Was man tun und was man vermeiden sollte

Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und häufige Fehler zu vermeiden.

Zentralisierung der Vertragsablage

Tun: Speichern Sie alle Verträge an einem sicheren, zugänglichen Ort - sei es SharePoint, Google Drive oder eine spezielle Vertragssoftware. Die Zentralisierung verhindert nicht nur, dass Dateien verloren gehen, sondern stellt auch sicher, dass Teams in verschiedenen Abteilungen bei Bedarf schnell Vertragsdetails finden und darauf verweisen können, was die Zusammenarbeit und die Reaktionszeiten verbessert.

Vermeiden: Das Verteilen von Verträgen auf mehrere persönliche Laufwerke, Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Postfächer, was zu Versionsverwirrung, fehlenden Aktualisierungen und Zeitverschwendung bei der Suche nach Dokumenten führt.

Verwendung von Standardvorlagen und Klauselbibliotheken

Tun: Entwickeln und verwenden Sie standardisierte Vertragsvorlagen und genehmigte Klauselbibliotheken, um die Konsistenz zu wahren, Fehler zu reduzieren und die Ausarbeitung zu beschleunigen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle Verträge den Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Anforderungen entsprechen, und entlastet die Rechtsabteilung von sich wiederholenden Aufgaben.

Vermeiden: Jedes Team oder jeder Einzelne kann Verträge ohne Anleitung von Grund auf neu entwerfen, was das Risiko von Fehlern, Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften und Verzögerungen bei den Verhandlungen erhöht.

Automatische Warnungen für kritische Daten einstellen

Tun: Implementieren Sie automatische Erinnerungen für wichtige Vertragsmeilensteine wie Vertragsverlängerungen, Kündigungszeiträume, Preiserhöhungen und Kontrollpunkte für Service Level Agreements. Automatisierte Benachrichtigungen verringern das Risiko kostspieliger Terminüberschreitungen und stellen sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig handeln, ohne sich auf die manuelle Nachverfolgung verlassen zu müssen.

Vermeiden Sie das: Abhängig von der Erinnerung, manuellen Kalendereinträgen oder verstreuten E-Mail-Erinnerungen, die oft zu verpassten Fristen und finanziellen Strafen führen.

Klare KPIs definieren und verfolgen

Tun: Legen Sie messbare Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) fest, wie z. B. die Einhaltung von Lieferterminen, die Genauigkeit der Rechnungsstellung, die Anzahl der Streitfälle und die durchschnittliche Vertragsabschlusszeit. Die regelmäßige Überprüfung dieser Kennzahlen hilft bei der Ermittlung von Engpässen, Risiken oder verbesserungsbedürftigen Bereichen und macht das Vertragsmanagement zu einer proaktiven Geschäftsfunktion.

Vermeiden: Ohne definierte Messgrößen zu arbeiten oder die Datenüberprüfung zu vernachlässigen, verhindert die frühzeitige Erkennung von Problemen und schränkt Ihre Möglichkeiten zur Optimierung der Vertragsergebnisse ein.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit definierten Rollen

Tun: Beziehen Sie alle relevanten Teams ein - Rechtsabteilung, Beschaffung, Finanzen, Betrieb - und klären Sie, wer für die Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Verwaltung von Verträgen zuständig ist. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördert die Transparenz, reduziert Silos und verbessert die Abstimmung von Vertragsverpflichtungen und Risiken.

Vermeiden: Die Abteilungen isoliert agieren zu lassen oder passiv von einem gemeinsamen Verständnis auszugehen, was oft zu Fehlkommunikation, doppelten Anstrengungen oder verpassten Verpflichtungen führt.

Regelmäßige Überprüfung von Verträgen

Tun: Planen Sie regelmäßige Vertragsprüfungen oder Leistungsüberprüfungen ein - vierteljährlich, halbjährlich oder bei Vertragsverlängerung -, um die tatsächlichen Ausgaben, Lieferungen und die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu vergleichen. Eine regelmäßige Überprüfung ermöglicht es Ihnen, Kostenüberschreitungen zu erkennen, ungünstige Klauseln neu zu verhandeln oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Vermeiden: Die Vertragsunterzeichnung als letzten Schritt zu betrachten und Vereinbarungen zu vergessen, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen Risiken ausgesetzt sein oder Wertsteigerungen verpassen könnte.

Nutzen Sie datengestützte Verhandlungen und E-Signaturen

Tun: Nutzen Sie die aus den Vertragsdaten gewonnenen Erkenntnisse, um bessere Bedingungen auszuhandeln, z. B. Leistungsboni, Verzicht auf Vertragsstrafen oder Mengenrabatte. Setzen Sie die Technologie der elektronischen Unterschrift ein, um die Unterzeichnung zu beschleunigen, die Transparenz darüber zu verbessern, wer unterschrieben hat, und administrative Verzögerungen zu reduzieren.

Vermeiden: Verhandeln ohne Datenunterstützung oder Verlassen auf papierbasierte oder manuelle Unterzeichnungsprozesse, die den Geschäftsabschluss verlangsamen und das Fehlerrisiko erhöhen.

Änderungen verwalten und Benutzer schulen

Tun: Beziehen Sie bei der Einführung neuer Vertragsmanagement-Tools oder -Prozesse die Nutzer frühzeitig ein, bieten Sie gründliche Schulungen an und kommunizieren Sie die Vorteile klar und deutlich. Dieser Ansatz fördert die Akzeptanz, minimiert Widerstände und hilft dabei, bewährte Verfahren in die täglichen Arbeitsabläufe einzubetten.

Vermeiden: Die Einführung neuer Systeme ohne Unterstützung oder das Ignorieren von Benutzerfeedback, was oft zu Frustration, geringer Nutzung und einer Rückkehr zu ineffizienten alten Gewohnheiten führt.