Wie Sie eine effektive und sichere Vertragsführung etablieren

Einen Vertrag zu entwerfen ist der einfache Teil. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, dass alle Verträge im Unternehmen denselben Regeln folgen, die richtigen Freigaben durchlaufen und auch lange nach der Unterschrift rechtskonform bleiben. Genau das leistet die Vertragsführung – im Englischen auch als Contract Governance bezeichnet.

Vertragsführung ist nicht dasselbe wie das operative Vertragsmanagement. Das Vertragsmanagement ist die tägliche Arbeit an einzelnen Verträgen – Entwurf, Verhandlung, Verwaltung. Die Vertragsführung ist die Ebene darüber: der Rahmen aus Richtlinien, Rollen, Standards und Kontrolle, der festlegt, wie diese Arbeit einheitlich erfolgt und wer dafür verantwortlich ist.

Was ist Vertragsführung?

Vertragsführung ist das System aus Regeln, Rollen und Kontrollen, mit dem ein Unternehmen sicherstellt, dass seine Verträge über alle Teams hinweg einheitlich erstellt, freigegeben und verwaltet werden. Sie legt die Standards fest, die das Vertragsmanagement anschließend umsetzt. Dazu gehören die Festlegung von Richtlinien, Verfahren und Werkzeugen, die die Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus unterstützen – von Entwurf, Verhandlung und Genehmigung bis zu Ausführung und Überwachung.

Eine wirksame Vertragsführung soll sicherstellen, dass alle an einem Vertrag beteiligten Parteien ihre Rechte und Pflichten kennen. Außerdem wird ein System von Regeln und Richtlinien eingeführt, das wesentlich zu einem effektiven Vertragsmanagement in einem Unternehmen beitragen kann. Dies wiederum hilft, potenzielle Streitigkeiten zu vermeiden, Risiken zu minimieren und den Gesamtwert von Verträgen zu optimieren.

Warum ist Vertragsführung wichtig?

Es gibt mehrere Gründe, die für die Bedeutung einer wirksamen Vertragsführung sprechen. Hier sind einige der wichtigsten.

1. Gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

Durch die Einführung von einer konkreten Vertragsführung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Verträge mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen, und so die Gefahr der Nichteinhaltung von Vorschriften minimieren.

2. Minimiert das Vertragsrisiko

Verträge können ein erhebliches Risiko darstellen, da sie Erwartungen und Verpflichtungen begründen, die zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Auswirkungen führen können. Um diese Risiken zu minimieren, bietet Contract Governance eine Struktur für die einheitliche Anwendung von Standardbedingungen. Auf diese Weise wird die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten und rechtlichen Schritten aufgrund von Nichtzahlung, Nichterfüllung oder anderen Verstößen gegen die Vereinbarung verringert.

3. Verbessert die Vertragsverwaltung

Um eine erfolgreiche Vertragsverwaltung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, dass alle beteiligten Parteien ihre jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten kennen. Contract Governance erleichtert dies, indem sie sicherstellt, dass die Verträge genau definiert, gründlich geschrieben und von allen Beteiligten vollständig verstanden werden. Darüber hinaus ermöglicht sie eine kontinuierliche Überwachung der Vertragserfüllung und zeigt Verbesserungsmöglichkeiten auf, mit denen die Qualität der im Rahmen des Vertrags gelieferten Waren oder Dienstleistungen gesteigert werden kann.

4. Bietet mehr Transparenz und Kontrolle

Eine wirksame Vertragsverwaltung ermöglicht eine größere Transparenz und Kontrolle während des gesamten Vertragslebenszyklus. Dazu gehört die Schaffung eines zentralen Repositorys für Verträge, die Straffung der Prozesse zur Vertragserstellung, -genehmigung und -ausführung sowie die Ermöglichung des Zugriffs auf Echtzeit-Vertragsdaten und -analysen. Auf diese Weise können Unternehmen bisher verborgene Möglichkeiten für Kosteneinsparungen erkennen, Risiken reduzieren und Verträge effektiver verwalten.

Die wichtigsten Komponenten einer guten Vertragsführung

Es gibt mehrere Schlüsselkomponenten einer guten Vertragsführung, die Organisationen bei der Entwicklung ihrer Verwaltungsprogramme berücksichtigen sollten. Dazu gehören:

• Klare Rollen und Zuständigkeiten: Ein gut durchdachtes Programm zur Vertragsverwaltung sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten aller am Vertragslebenszyklus beteiligten Akteure klar definieren. Dazu gehören die Vertragseigentümer, die Rechtsabteilung, das Beschaffungswesen, die Finanzabteilung und andere relevante Teams.

• Standardisierte Vertragsvorlagen: Standardisierte Vertragsvorlagen können dazu beitragen, die Einheitlichkeit der Vertragsbedingungen zu gewährleisten, wodurch das Risiko von Streitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Nichterfüllung, Nichtzahlung oder anderen Vertragsverletzungen minimiert werden kann. Diese Vorlagen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen der Bedürfnisse der Organisation und der gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen.

• Zentraler Vertragsspeicher: Ein zentraler Vertragsspeicher kann sicherstellen, dass alle Verträge an einem sicheren und zugänglichen Ort gespeichert werden, was das Risiko von verlorenen oder verlegten Verträgen verringert. Es kann auch für mehr Transparenz und Kontrolle über den Vertragslebenszyklus sorgen, da es den Echtzeit-Zugriff auf Vertragsdaten und Analysen ermöglicht.

• Automatisierte Vertragserstellung und -abwicklung: Die Automatisierung der Verfahren zur Vertragserstellung und -ausführung kann dazu beitragen, Zeit zu sparen und das Risiko von Fehlern und Auslassungen zu verringern. Dazu kann der Einsatz von Vertragsverwaltungssoftware gehören, um die Prozesse der Vertragserstellung, -prüfung, -genehmigung und -unterzeichnung zu automatisieren.

• Überwachung der Vertragsleistung: Zu einer wirksamen Vertragsverwaltung gehört ein Mechanismus zur Überwachung der Vertragsleistung und zur Ermittlung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial. Dies kann die regelmäßige Überprüfung der Vertragsbedingungen, die Verfolgung von Vertragsmeilensteinen und -leistungen sowie die Nutzung von Analysen zur Ermittlung von Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Risikominderung beinhalten.

• Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist eine entscheidende Komponente einer effektiven Vertragsverwaltung. Unternehmen sollten über Prozesse verfügen, die sicherstellen, dass Verträge mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen und dass alle Änderungen der gesetzlichen Anforderungen in den Vertragsvorlagen berücksichtigt werden.

• Vertragsverlängerung und -beendigung: Eine gute Vertragsverwaltung sollte auch Prozesse für die Vertragsverlängerung und -beendigung umfassen. Dies kann die Einrichtung automatischer Warnmeldungen für die Vertragserneuerung, die Festlegung von Kriterien für die Vertragskündigung und die Bereitstellung eines klaren Prozesses für die Vertragskündigung beinhalten.

4 Tipps, wie Sie Vertragsführung einführen können

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den Wert seiner Verträge maximiert, die Risiken minimiert und die einschlägigen Gesetze und Vorschriften einhält, ist eine wirksame Vertragsverwaltung von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie Contract Governance in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sollten Sie die folgenden Tipps beachten.

1. Richten Sie ein Team für die Vertragsverwaltung ein

Der erste Schritt bei der Einführung eines Rahmens für die Vertragsverwaltung ist die Einrichtung eines Vertragsverwaltungsteams. Das Team sollte sich aus den wichtigsten am Vertragslebenszyklus beteiligten Akteuren zusammensetzen, einschließlich der Rechtsabteilung, der Beschaffungsabteilung, der Finanzabteilung und anderer relevanter Teams. Das Team sollte für die Entwicklung und Umsetzung des Contract-Governance-Programms, die Überwachung der Vertragsleistung und die Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche zuständig sein.

2. Entwickeln Sie Strategien und Verfahren

Richtlinien und Verfahren sind wesentliche Bestandteile eines jeden Vertragsmanagementprogramms. In diesen Dokumenten werden die Standardpraktiken der Organisation dargelegt, und sie müssen in einem klaren, präzisen und verständlichen Format verfasst sein. Außerdem müssen sie regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in der Struktur des Unternehmens, den Branchenvorschriften oder anderen relevanten Faktoren Rechnung zu tragen.

3. Führen Sie Vertragsmanagement-Software ein

Eine Vertragsverwaltungssoftware ist ein unverzichtbares Instrument für die Umsetzung eines Vertragsverwaltungsrahmens. Eine Vertragsverwaltungssoftware bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Verträgen, die Automatisierung der Vertragserstellung und -ausführung, die Überwachung der Vertragsleistung und die Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche. Eine Vertragsverwaltungssoftware kann Unternehmen auch dabei helfen, wichtige Vertragskennzahlen zu verfolgen, z. B. Vertragswert, Verlängerungs- und Kündigungstermine.

4. Führen Sie Schulungen für alle beteiligten Akteure durch

Schulungen für alle am Vertragsmanagementprozess beteiligten Akteure sind unerlässlich. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens, die Vertragsvorlagen und die bewährten Verfahren versteht. Die Schulungen sollten regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Beteiligten bei Änderungen der Unternehmensstruktur, der Branchenvorschriften oder anderer relevanter Faktoren auf dem Laufenden bleiben.