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Vertragsautomatisierung

Klausel-Bibliotheken: Alles, was Sie wissen müssen

  • Die Vorteile von Vertragsklauselbibliotheken sind zahlreich und im Zeitalter des digitalen Wandels wichtiger als je zuvor.

In der schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist Zeit ein wertvolles Gut. Wenn es um die Erstellung von Verträgen geht, kann die Suche nach bestimmten Klauseln ein mühsamer und zeitraubender Prozess sein, der sowohl die Produktivität als auch die Genauigkeit beeinträchtigt. Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die den Prozess rationalisieren und Fehler minimieren kann: eine Vertragsklauselbibliothek. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Vertragsklauselbibliotheken wissen müssen.

Was ist eine Vertragsklauselbibliothek?

Bei einer Vertragsklauselbibliothek handelt es sich um ein zentrales Repository, in dem eine Sammlung von vorab genehmigten Standardklauseln gespeichert ist, auf die schnell zugegriffen werden kann und die während des Entwurfsprozesses in Verträge eingefügt werden können. Diese Bibliothek hilft sowohl juristischen als auch geschäftlichen Fachleuten, konsistentere, genauere und effizientere Verträge zu erstellen, was letztlich Zeit spart und das Fehlerrisiko verringert.

Vorteile der Vertragsklauselbibliothek 

  • Gesteigerte Effizienz: Eine Vertragsklauselbibliothek ist ein wertvolles Instrument, um den Zeitaufwand für die Erstellung von Verträgen zu verringern. Durch die Verwendung vorab genehmigter Klauseln können Unternehmen schnell einen Vertrag zusammenstellen, der ihren Anforderungen entspricht, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen. 
  • Konsistenz über alle Verträge hinweg: Die Verwendung einer Vertragsklauselbibliothek garantiert, dass alle Verträge dieselben Standardklauseln enthalten, was wiederum die Konsistenz zwischen allen Verträgen gewährleistet. Dadurch wird das Risiko von Unstimmigkeiten, Widersprüchen oder Fehlern in Verträgen erheblich verringert, was letztlich Streitigkeiten oder potenzielle rechtliche Anfechtungen verhindert.
  • Risikomanagement: Vorab genehmigte Klauseln können dazu beitragen, rechtliche Risiken zu mindern und sicherzustellen, dass die Verträge so abgefasst sind, dass die Interessen der Organisation gewahrt bleiben. 
  • Einhaltung der Vorschriften: Die Verwendung von vorab genehmigten Klauseln garantiert, dass alle Verträge sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Branchenstandards entsprechen. Dadurch wird der Entwurfsprozess gestrafft, das Risiko einer nicht konformen Formulierung verringert und die Aktualisierung erleichtert, um mit den sich ändernden rechtlichen Anforderungen Schritt zu halten.

Wie man eine Vertragsklauselbibliothek erstellt

Um eine umfassende Vertragsklauselbibliothek zu erstellen, die den Bedürfnissen eines Unternehmens entspricht, ist ein strukturiertes Vorgehen unerlässlich. In der Regel sind die folgenden Schritte erforderlich:

1. Identifizierung der häufigsten Vertragsklauseln

Der erste Schritt bei der Erstellung einer Vertragsklauselbibliothek besteht darin, die am häufigsten verwendeten Klauseln in den Verträgen eines Unternehmens zu ermitteln. Dazu können Zahlungsbedingungen, Vertraulichkeitsbestimmungen, Entschädigungsklauseln und Kündigungsbedingungen gehören. Prüfen Sie zunächst bestehende Verträge und notieren Sie sich alle wiederkehrenden Klauseln.

Auf diese Weise kann ein Unternehmen einen nützlichen Ausgangspunkt für seine Klauselbibliothek schaffen, der die Arten von Verträgen, die es häufig verwendet, und die Klauseln, die es üblicherweise einsetzt, genau widerspiegelt.

2. Ordnen Sie die Klauseln in Kategorien

Erstellen Sie zu diesem Zweck eine Gesamtliste der Klauseln und ordnen Sie sie nach Art und Funktion. So können Sie beispielsweise Klauseln, die sich auf Rechte an geistigem Eigentum beziehen, mit solchen, die sich auf Zahlung und Kündigung beziehen, gruppieren. Überlegen Sie außerdem, ob Sie für jeden Begriff Unterkategorien oder Schlagwörter wie "Softwarelizenzierung" oder "Vertraulichkeitsvereinbarungen" festlegen.

Entscheidend ist auch, dass die Klauseln prägnant und verständlich formuliert sind und eine einfache, leicht verständliche Sprache verwendet wird. Dies trägt dazu bei, dass die Klauseln auch für Personen, die keine Juristen sind, verständlich sind.

3. Beratung mit Rechtsexperten

Um sicherzustellen, dass die Klauseln in Ihrer Vertragsklauselsammlung rechtlich einwandfrei sind und den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften entsprechen, ist die Beratung durch Rechtsexperten, z. B. interne Rechtsberater oder externe Anwälte, unerlässlich. Sie können Ihnen auch dabei helfen, neue Klauseln zu entwerfen, um etwaige Lücken in Ihrer Bibliothek zu schließen.

4. Einsatz der Bibliothek bei der Vertragsgestaltung

Nachdem Sie Ihre Vertragsklauselbibliothek erstellt haben, müssen Sie sie unbedingt in Ihre Vertragsgestaltung einbeziehen, um eine einheitliche und genaue Vertragssprache zu gewährleisten. Die Bibliothek kann auch dabei helfen, relevante Klauseln bei der Abfassung neuer oder der Änderung bestehender Verträge zu identifizieren.

5. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Die Erstellung einer Vertragsklauselbibliothek ist keine einmalige Aufgabe. Es ist wichtig, die Bibliothek regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie relevant und aktuell bleibt. Dazu gehört die Überprüfung neuer Gesetze und Vorschriften, branchenspezifischer Änderungen und aller Änderungen Ihrer Geschäftsprozesse.

6. Ausbildung und Zugang ermöglichen

Schließlich ist es wichtig, die relevanten Akteure in Ihrem Unternehmen zu schulen und ihnen Zugang zur Vertragsklauselbibliothek zu gewähren. Dazu können juristische Mitarbeiter, Vertragsmanager und alle an der Vertragsgestaltung Beteiligten gehören. Durch die Gewährung des Zugangs zur Bibliothek können Sie sicherstellen, dass alle dieselbe Sprache verwenden und sich an dieselben rechtlichen Standards halten.

Überwachung und Erfolgsmessung Ihrer Klauselbibliothek

Durch die Überwachung und Messung des Erfolgs Ihrer Klauselbibliothek können Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und sicherstellen, dass sie ihre Ziele erreicht.

1. Definieren Sie Ihre Ziele

Um den Erfolg Ihrer Klauselbibliothek zu überwachen und zu messen, müssen Sie zunächst Ihre Ziele definieren. Diese müssen mit der Gesamtstrategie Ihres Unternehmens übereinstimmen und spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART)
sein. Hier sind einige Beispiele für Ziele:

  • Verringerung der Zeit für die Ausarbeitung von Verträgen um 50 % bis Ende des Jahres.
  • Steigerung der Wiederverwendung von Standardklauseln um 75 % innerhalb von sechs Monaten.
  • Verbesserung der Kohärenz und Qualität der Verträge durch Verringerung der Zahl der Fehler und Auslassungen um 80 % bis zum Jahresende.

2. Definieren Sie Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs)

Es ist von entscheidender Bedeutung, die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) zu ermitteln, die den Erfolg Ihrer Klauselbibliothek messen werden. KPIs sind Metriken, mit denen Sie Ihre Fortschritte bei der Verwirklichung Ihrer Ziele verfolgen können. Hier sind einige Beispiele für KPIs:

  • Zeitersparnis bei der Erstellung von Verträgen
  • Prozentsatz der wiederverwendeten Standardklauseln
  • Anzahl der Fehler und Auslassungen in Verträgen

3. Daten sammeln und Ergebnisse auswerten

Um die Wirksamkeit Ihrer Klauselbibliothek zu messen, ist es wichtig, Daten darüber zu sammeln und zu analysieren, wie gut sie ihre Ziele erreicht. Dies kann entweder manuell oder mit Hilfe von Software-Tools geschehen.

  • Manuelle Datenerfassung: Überprüfung von Verträgen, um die Anzahl der verwendeten Standardklauseln, den Zeitaufwand für die Ausarbeitung des Vertrags und etwaige Fehler oder Auslassungen zu ermitteln. Diese Daten können zur Analyse in eine Tabellenkalkulation oder Datenbank eingegeben werden.
  • Software-Tools: Sie können die Datenerfassung automatisieren, so dass sie schneller und genauer wird. Sie können auch Berichte und Dashboards erstellen, um die Daten zu visualisieren.

4. Bereiche für Verbesserungen identifizieren

Ermitteln Sie nach der Analyse der Daten Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind, z. B. die Aktualisierung oder Hinzufügung neuer Klauseln in der Bibliothek, die Verbesserung ihrer Organisation und Struktur oder die Durchführung zusätzlicher Schulungen für das Personal zur effektiven Nutzung der Bibliothek.

5. Feedback vom Personal einholen

Gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse darüber, wie die Klauselbibliothek verbessert werden kann, indem Sie die täglichen Nutzer dazu auffordern, Feedback zur Benutzerfreundlichkeit und Relevanz der Bibliothek zu geben, und nutzen Sie deren Vorschläge, um notwendige Verbesserungen vorzunehmen. Sie können dies durch Umfragen, Vorschlagsboxen oder regelmäßige Treffen erreichen. Offene Kommunikationskanäle und eine kontinuierliche Feedbackschleife helfen dabei, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Bibliothek aktuell und effektiv bleibt.

6. Messung des ROI (Return on Investment)

Die Messung des Return on Investment (ROI) Ihrer Klauselbibliothek kann dazu beitragen, die für ihre Erstellung und Pflege aufgewendeten Ressourcen und Zeit zu rechtfertigen. Dies kann durch die Berechnung von Kennzahlen wie Zeitersparnis bei der Vertragsgestaltung, Verringerung des rechtlichen Risikos oder bessere Einhaltung rechtlicher Anforderungen erreicht werden.

Wie Vertragsmanagement-Software bei der Erstellung einer Klauselbibliothek helfen kann

1. Zentralisierte Datenbank

Vertragsmanagement-Software bietet ein zentrales Repository für Verträge, so dass Unternehmen alle ihre Verträge an einem Ort speichern und verwalten können. Dies kann sich als besonders vorteilhaft für Unternehmen erweisen, die eine große Anzahl von Verträgen zu verwalten haben.

2. Leichtes Auffinden

Mit einer Vertragsverwaltungssoftware können Sie Klauseln ganz einfach aus der Bibliothek abrufen, indem Sie nach Stichwörtern suchen oder nach Kategorien durchsuchen. Das spart Zeit und verringert die Fehlerquote bei der Erstellung von Verträgen. Die meisten modernen Vertragsverwaltungslösungen bieten Funktionen wie erweiterte Suchfunktionen, Kategorisierung und Markierung, mit denen Benutzer anhand von Schlüsselwörtern oder Filtern auf der Grundlage von Klauseltypen, Themen oder anderen relevanten Kriterien nach bestimmten Klauseln suchen können.

3. Erstellung von Vorlagen

Vorlagen bieten einen Rahmen, der die erforderlichen Klauseln und Abschnitte für jede spezifische Vertragsart umreißt und gewährleistet, dass jeder Vertrag alle erforderlichen Informationen enthält und über verschiedene Verträge hinweg konsistent ist.

4. Zusammenarbeit im Team

Die Software für die Vertragsverwaltung ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, auf dieselben Klauseln zuzugreifen und diese zu bearbeiten, was die Zusammenarbeit bei der Erstellung und Verwaltung von Klauselbibliotheken erleichtert. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit entfernten oder verteilten Teams, da die Teammitglieder von jedem Ort mit einer Internetverbindung gemeinsam an derselben Klauselbibliothek arbeiten können.

5. Versionskontrolle

Ermöglicht es Unternehmen, Änderungen an Klauseln im Laufe der Zeit zu verfolgen. Diese Funktion stellt sicher, dass alle Versionen der Klausel gespeichert werden und bei Bedarf leicht abgerufen werden können. Darüber hinaus trägt die Versionskontrolle dazu bei, Fehler und Auslassungen zu vermeiden, die möglicherweise zu Rechtsstreitigkeiten führen könnten

Fazit

Eine gut gepflegte Bibliothek mit Vertragsklauseln kann die Vertragserstellung rationalisieren, Zeit sparen und Fehler reduzieren. Durch die Identifizierung gängiger Klauseln, die Konsultation von Rechtsexperten und die Organisation Ihrer Bibliothek können Sie eine wertvolle Ressource für Ihr Unternehmen schaffen. 

Vertragsverwaltungssoftware kann auch dabei helfen, Klauselbibliotheken zu verwalten, Vertragsverwaltungsprozesse zu rationalisieren, Risiken zu verringern, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Vertragssprache für die Anforderungen des Unternehmens zu optimieren. 

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