Vertragsmanagement: Alles Was Sie Wissen Müssen

Verträge und Vertragsmanagement 

Um das Thema des Vertragsmanagements richtig greifen zu können, möchten wir hier zunächst die grundlegenden Themen “Was sind Verträge”, “Warum sind Verträge komplex” und “Was sind die Aufgaben von Verträge” näher beleuchten. 

Was ist ein Vertrag?

Verträge sind fester Bestandteil unseres wirtschaftlichen Zusammenlebens. Sie sind überall, wo auch immer man hinsieht. Von alltäglichen Arbeitsverträgen, die das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber regeln bis hin zu weniger häufigen Aktienübernahmeverträgen, die die Übernahme von Anteilen in einer Akquisition regeln.  

Der Definition auf Wikipedia nach ist ein Vertrag, die von zwei oder mehr Vertragsparteien erklärte Einigung über die Begründung oder inhaltliche Änderung eines Schuldverhältnisses (Siehe auch § 311 BGB). Er basiert auf mindestens zwei übereinstimmenden Willenserklärungen. 

Ein Vertrag wird daher nur dann wirksam, wenn mindestens zwei korrespondierende Willenserklärungen, namentlich Angebot und Annahme, hinsichtlich des wesentlichen Vertragsinhalts vorliegen.

Alleine die Definition ist schon komplex und eine Reihe von Bedingungen müssen eingetreten sein, sodass ein Vertrag in seiner einfachsten Ausgestaltung gültig ist. Fügt man noch einige Bedingungen und Qualifizierungen hinzu, so erhält man schnell ein sehr komplexes Werk, das oftmals nur von erfahren Personen vollständig durchdrungen werden kann. 

Verträge kommen in jeder Abteilung und Branche zum Einsatz – von Unternehmen jeder Größe. Hier sind einige Vertragsarten, die in Unternehmen zum Einsatz kommen: 

• Lizenzvereinbarungen
• Leistungsscheine
• Service Level Agreements
• Auftragsdatenvereinbarung
• Geheimhaltungsvereinbarung
• Arbeitsverträge
• Mietverträge

Warum sind Verträge komplex?

Verträge im Vertrieb und vielen anderen Bereichen müssen oftmals mehrere Angelegenheiten gleichzeitig regeln. Einerseits müssen beispielsweise die Angebotsseite aufgefasst werden - also was verkauft man zu welchem Zeitpunkt und wieviel davon. Dazu gehört eine umfassende Beschreibung der angebotenen Dienstleistungen und Produkte.

In der Beschreibung des Angebots beginnt auch schon der weitere wesentliche Aufgabe eines Vertrags: Die Abgrenzung des Risikos für Anbieter und Käufer. Beide Parteien sollten im Details auslegen was Gegenstand des Vertrages ist und was nicht. Damit lassen sich im Nachgang MIssverständnisse mit einem Blick in den Vertrag regeln. Da aber Produkte zunehmender komplexer und für spezifischen Einsätze entwickelt werden, fällt die Beschreibung derer auch immer umfangreicher aus. 

Nach der Produktbeschreibung zur Abgrenzung des Angebots ist die Haftungsbegrenzung, Gewährleistung bzw. Haftungsausschluss ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Vertrags. Dieser Teil dient zur weiteren Begrenzung des Risikos im Schadensfall. 

Die oben angeführten Elemente, Regelung des Angebots sowie Haftungsbegrenzung müssen alle Vertragsparteien berücksichtigen.  Einseitige Verträge die ausschließlich zu Gunsten einer Partei geschrieben werden, finden im B2B-Umfeld selten Abnehmer.  Häufiger trifft man auf Verträge, die beide oder bei mehreren Vertragsparteien viele Positionen berücksichtigen müssen. Damit wächst der Vertrag in Umfang und Komplexität weiter an, da oftmals auch Ausnahmesituationen berücksichtigt werden müssen. 

Was sind die Aufgaben eines Vertrags?

Zusammenfassend lassen sich folgende primäre - aber nicht vollständige - Aufgaben eines Vertrags festhalten: 

• Grundsätzliches Festhalten und die Dokumentation eines Geschäfts bzw. einer Transaktion
• Beschreibung des Angebots / Beschreibung der Leistungen
• Abgrenzung des Angebots
• (Monetäre) Gegenleistung bei Annahme des Angebots durch die annehmende Partei (Preise und Zahlungsbedingungen)
• Lieferbedingungen / Leistungsbedingungen (wann, wie und wo muss das Angebot geliefert bzw. geleistet werden) 
• Haftungsbegrenzung für den Anbieter
• Haftungsbegrenzung für den Abnehmer (weiterfressender Schaden)

Wie kann ein Vertrag abgeschlossen werden?

Verträge können mündlich oder auch durch Handschlag geschlossen werden.. Auch elektronische Vertragsabschlüsse sind möglich, wobei ein Mausklick spätestens seit der EU-Verordnung von 2014 rechtsverbindlich sein kann. 

Wichtig ist in jedem Fall die Beweisbarkeit eines Vertragsabschlusses, weshalb mündliche Verträge in der Anwesenheit von Zeuge geschlossen bzw. aufgenommen werden sollten, wenn diese im Rahmen eines Telefongesprächs oder Videokonferenz  vereinbart werden. In manchen Fällen sieht das Gesetz allerdings die Schriftform explizit vor.  

Für komplexe Verträge bietet sich die mündliche Vereinbarung nicht an, da der Vorteil einer schriftlichen oder elektronischen Einigung darin liegt, dass sämtliche Bestandteile der Einigung im Nachgang wieder zweifelsfrei und jederzeit aufgerufen werden können. Dies kann auftreten sobald man sich uneinig ist bzw. Details des Vertrags nicht mehr im Detail in Erinnerung sind. 

Im Rahmen der mündlichen Einigung sind Details oftmals nicht erschöpfend besprochen oder die Parteien können nur noch Bruchteile der Einigung wiedergeben. Im Schadensfall enden solche Vereinbarungen dann häufig in der Katastrophe. 

Warum sind die Details eines Vertrags wichtig?

Ein Vertrag ist die rechtliche Grundlage, wie vereinbarte Geschäfte abgewickelt werden. Die Details einer Transaktion sind dabei wesentlich zur Abwicklung der beiderseitigen Verpflichtungen. Dabei müssen vereinbarte Konditionen umgesetzt werden, es sei denn sie verstoßen gegen geltendes Recht. 

Da Änderungen von Vereinbarungen nach deren rechtsgültiger Unterschrift nur dann möglich sind, wenn sämtliche Vertragsparteien zustimmen, ist man gut beraten wenn Verträge eingehend geprüft werden um Fehler zu vermeiden. 

Der Weg zur einvernehmlichen Einigung ist zudem häufig verwehrt, sobald der Schadensfall eingetreten ist, oder sich die Parteien im Streit befinden. In beiden Fällen geht es dann in der Regel um große Beträge, die den Beginn einer Krise konstituieren können. Der Teufel steckt bekanntlich im Detail. 

An dieser Stelle kann ein Vertragsmanagement helfen, die Risiken durch falsche Daten deutlich zu reduzieren.  Dazu aber mehr unter dem Kapitel Vertragsmanagement.

Warum sollten Sie für Vertragsprozesse immer mit Experten arbeiten?

Verträge sind wie bereits oben ausgeführt, komplexe Konstrukte, deren Beschreibung und Abgrenzung sich oftmals in komplexer Sprache manifestiert. Der Einsatz erfahrener Verhandler hat den Vorteil, dass diese Konstrukte schnell erkannt werden und vergleichsweise schnell durch alternative Klauseln ersetzt werden können, falls die erste Version nicht zum Vorteil für Ihr Unternehmen ist. 

Erfahrung in der Verhandlung selber als auch in der Materie des abzuschließenden Vertrags ist für den erfolgreichen Abschluss von Vorteil, da erst dieses Wissens - wie man in Verhandlungssituation richtig agiert und auf welche Punkte man als Unternehmen in dieser Branche nicht verzichten kann - eine adäquate Vorgehensweise möglich macht. 

Experten können somit Ihre Verträge schneller zum Abschluss bringen und ggf. den Kuchen durch geschickte Verhandlungen für alle Parteien größer machen.  

Ein eingespielter und klar definierter Prozess durch ein effizientes Vertragsmanagement kann auch bei der Verhandlung von Verträgen helfen, auf tradierte Pfade zurückgreifen, um Mehrwert in den Verhandlungen zu generieren, ohne dabei die Risikoperspektive aus dem Blick zu verlieren. 

Was ist Vertragsmanagement?

“Vertragsmanagement ist der Prozess der administrativen Begleitung der Vertragserstellung, -verhandlung, -verwaltung und Unterzeichnung. Aufgabe des Vertragsmanagements ist es jeden dieser Prozessschritte so zu optimieren, sodass diese ohne Reibungsverluste ablaufen können. Dabei kommen eine Reihe administrativer Maßnahmen zum Einsatz.” 

Im einfachsten Fall ist der Prozess des Vertragsmanagement nur die Verwaltung und Ablage von Verträgen in einem Ordnungssystem mit dem Ziel den Zugriff auf die Unterlagen im Bedarfsfall zu beschleunigen. Im einfachsten Fall wäre das ein Hängeordner. Eine Analyse der in den Verträgen enthaltenen Daten bzw. eine Betreuung des Vertrags über den Abschluss hinaus findet hier üblicherweise nicht statt. 

Am anderes Ende des Spektrums des Vertragsmanagements steht das Contract Lifecycle Management oder kurz “CLM”. In diesem Fall werden Verträge über den gesamten Lebenszyklus administrative betreut. So steht am Anfang des Prozesses die Vertragserstellung, die im Rahmen eines vollumfänglichen CLM-Systems über abgestimmte Vorlagen betrieben wird. Anders als beim einfachen System der Vertragsverwaltung werden Verträge auch nach dem Abschluss weiter begleitet. 

Was sind die Aufgaben des Vertragsmanagements?

Wie oben bereits ausgeführt ist umfasst das Vertragsmanagement alle Aspekte der Verwaltung von Verträgen für Kunden, von den ersten Verhandlungen bis zur Abschlusszahlung. Dazu gehören die Prüfung von Verträgen, das Aushandeln von Bedingungen, das Aufsetzen von Verträgen und die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften.

Die im folgenden aufgeführten Aufgaben des Vertragsmanagements lassen sich auch ohne dem Einsatz von dedizierter Software erfüllen, wenngleich sich die Umsetzung dieser Funktionen unter Zuhilfenahme von spezialisierten Werkzeugen deutlich effizienter darstellen lässt. 

• Kategorisierung der Verträge und Entwicklung eines Ablagesystems, um Verträge rasch wieder zu finden
• Ablage und Verwaltung von Verträgen 
• Ggfs. Digitalisierung von Verträgen in Papierform
• Extrahieren von Metadaten, Schlüsselparametern und Fristen abgeschlossener Verträge
• Ggfs. Integration und Bereitstellung der Schlüsseldaten von Verträgen in ausgewählten Software-Systemen
• Regelmäßige Risikobewertung des Vertragsportfolios (Auswertung des Vertragsportfolios nach Klumpenrisiken)
• Einräumung von Zugriffsrechten für berechtigte Personen
• Revisionssichere Ablage von Emails und Schriftverkehr, die zum Verhandlungsergebnis geführt haben
• Erinnerungen für verantwortliche Personen zu wichtigen Fristen
• Erstellung von Vorlagen für wichtige Vertragsprozesse
• Anlagen von Richtlinien und Leitfäden für die Erstellung von Vertragsunterlagen
• Erstellung und Umsetzung von Leitfäden für die Verhandlung von Verträgen 
• Festlegen von Genehmigungsprozessen für die Freigabe und Versand von Verträgen
• Festlegen eines Unterschriftsprozesses für ausgewählte Verträge

Was ist eine Vertragsmanagementsoftware?

Vertragsmanagement-Software (CMS) oder auch Contract Lifecylce Management Software (CLM) ist eine Art von Unternehmenssoftware, die Organisationen bei der Verwaltung und organisierten Erstellung ihrer Verträge unterstützt. Die Vertragsmanagementssoftware kann dabei für die Verwaltung, Erstellung, Verhandlung und Unterfertigung aller Arten von Verträgen verwendet werden, einschließlich Service Level Agreements (SLAs), Lieferantenvereinbarungen, Lieferkettenvereinbarungen und andere.

Über den Einsatz einer Software werden die oben definierten Aufgaben des Vertragsmanagement teilweise oder ganzheitlich durch eine spezialisierte Software übernommen. So verwaltet im Falle der Vertragsablage die Software sämtliche Verträge und die Zugriffsberechtigungen für autorisierte Personen. Somit können Prozessverantwortliche stets auf Verträge zugreifen, ohne vorher sich auf eine lange Suche zu begeben, und Vertragsdaten sowie Fristen und Leistungsumfang sind mühelos aufrufbar.  

Unternehmen ohne Vertragsmanagementsoftware greifen häufig auf bewährte Tools wie Microsoft Excel und Netzwerklaufwerke zurück, um die Details der unterschriebenen Verträge zu verwalten und die Verträge selbst abzulegen. 

Damit wird die Arbeit mit den in den Verträgen enthaltenen Informationen oft zu einem langwierigen Prozess, da Verträge und Daten in mindestens zwei voneinander unabhängigen Verwaltungssystemen verwahrt werden. Für beide Systeme müssen Berechtigungen vorliegen und die Daten müssen auch sorgfältig verarbeitet worden sein, um im Bedarfsfall auch vorrätig zu sein. 

Beides ist in der Praxis eher selten der Fall. Die Suche nach den Daten wird somit schnell zum Spießrutenlauf.  

Neben dem einfachen Zugang ist auch die revisionssichere Ablage von Verträgen eine Kernaufgabe einer Vertragsmanagementsoftware. Zugriffe auf elektronisch abgelegte Verträge werden in einer Logdatein revisionssicher gespeichert und sämtliche Dateien sind vor nachträglichen Änderungen technisch geschützt. So geschützt können Verträge gfs. auch über mobile Endgeräte gesichert abgerufen werden, wenn Mitarbeiter unterwegs bzw. aus dem Homeoffice Zugriff benötigen.

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Wie kann eine Vertragsmanagementsoftware bei der Erstellung von Verträgen helfen?

Neben der Verwaltung und Archivierung von Verträgen ist die automatische Erstellung auf Basis von vorhandener Vorlagen einer der Kernaufgaben einer Vertragsmanagementsoftware. Dabei können Daten in anderen Systemen, so wie CRM-Systemen, in den Kunden- und Produktdaten verwaltet, werden bei der Vertragserstellung berücksichtigt werden.

Daten müssen somit nicht mehrfach erneut erfasst werden, bei deren Eingabe sich oftmals Fehler einschleichen. Mitarbeiter können somit über den Einsatz der Vertragsmanagementsoftware bei der Vertragserstellung von immer wieder gleicher Dokumenten viel Arbeitszeit einsparen. Auch wird es für den Vertrieb oder andere Fachabteilungen möglich, ohne großes Vorwissen, Verträge mittels eines softwarebasierten Vertragsassistenten zu erstellen. 

Die Vertragsmangementsoftware kann auch verschiedene Szenarien bei der Vertragserstellung bzw. in der Verhandlung berücksichtigen. Zusätzliche Erklärungen und Hilfestellungen in Form von Videos unterstützen Mitarbeiter bei der Auswahl der richtigen Klauseln. Die Erzeugung der Dokumente kann dabei vollkommen dialog gesteuert werden. Die Eingabe steuert dabei das Vertragsergebnis.

Dabei können Zahlen, Summen, Daten und Fristen, die dialogbasiert abgefragt und genutzt werden, um Paragraphen ein- oder auszublenden. Somit lassen sich Verträge mit wenigen Eingaben passend für das jeweilige Szenario erstellen. Der Verfasser muss sich nicht mit komplexen Zusammenhängen oder rechtlichen Fragestellungen während der Vertragserstellung auseinandersetzen, da dies durch die Software automatisch und regelbasiert gesteuert wird.   

Nach erfolgter Erstellung über die Vertragssoftware werden die erstellten Dokumente automatisch abgelegt und können gegebenenfalls per gesicherten Link an weitere Vertragsparteien zur Unterschrift und Verhandlung weitergereicht werden, oder falls dies nicht gewünscht ist, können individualisierte Word-Dokumente oder PDF im Layout erstellt und per Email versandt werden.  

Aus juristische Sicht bietet die automatisierte Erstellung von Verträgen über eine Vertragsmanagementsoftware  den Vorteil, dass sämtliche Verträge auf Basis juristisch geprüfter und genehmigter Textbausteine erstellt werden, die über einen zentralen Editor für alle Vorlagen, einfach auf dem aktuellen Stand gehalten werden können. Alternative Klauseln können und weitere Textbausteine können in der Regel bequem über den Editor ergänzt werden. 

Dadurch lassen sich auch komplexe Dokumente, von juristischen Laien einfach erstellen und die Einschaltung der Rechtsabteilung ist somit bei Standardverträgen nicht mehr notwendig.

Häufig lassen sich auch mehrere Vorlagen über den Einsatz intelligenter Steuerungselemente auf eine Vorlagen für verschiedene Szenarien zurückführen. Die Wartungszeit für Vorlagen kann damit ebenso reduziert werden. 

Im Zusammenspiel ergibt sich über die automatische Vertragerstellung weniger Tippfehler durch die Übernahme von Daten aus anderen Systemen, kürzere Reaktionszeiten bei der Erstellung von Verträgen und einfachere Wartung von Vorlagen. 

Versionsmanagement und Verhandlung von Verträgen

Im Nachgang einer Vertragsverhandlung kann es auch Jahre nach dem Vertragsabschluss wichtig sein, festzustellen wer an welche Stelle des Dokuments Anmerkungen hatte und was die jeweilige Intention der jeweiligen Vertragspartei zu diesem Zeitpunkt war. Dies ist insbesondere wichtig, um bei eventuellen Streitigkeiten feststellen zu können, wie es zu dieser Regelungen gekommen ist und was tatsächlich gemeint an dieser Stelle. 

Auch in der aktuellen Verhandlungsphase kann es wichtig sein, feststellen zu können was im Vertrag im Rahmen einer Verhandlung geändert wurde. Vertragsmanagementsoftware gehen aktuell bei der Verhandlung und der Versionskontrolle zwei unterschiedliche Wege. 

Eine Richtung ist der softwarebasierte Abgleich von Word-Dokumente, die bei der Verhandlung entstehen. Dabei werden die Abweichungen zwischen zwei Word-Dokumenten kenntlich gemacht und anschließend von einer berechtigten Person freigegeben. Voraussetzung dafür ist, dass jede Vertragsversion separat abgespeichert und die Vertragssoftware hochgeladen wurde. In der Praxis stellt dieser Anspruch Mitarbeiter vor große Herausforderungen, da in großen Verhandlungsrunden, Kommentare und Änderungen via Email eingehen und sich Änderungen regelmäßig überschneiden. 

Der andere Weg, der aktuell von Softwareanbietern der jüngeren Generation verfolgt wird, ist die direkte Verhandlung von Verträgen über die Software. Dazu müssen zunächst keine Word-Dokumente erstellt werden und Verträge können zunächst intern und danach extern mit weiteren Vertragsparteien verhandelt werden. 

Die Änderungen sind stets direkt in der Software kenntlich gemacht (Redline) und Abweichungen müssen nicht erst durch eine mühsamen Abgleich mehrerer Dokumente kenntlich gemacht werden. Zusätzlich bieten innovative Software-Anbieter auch eine Trennung zwischen internen und externen Verhandlungen, um sicherzustellen, dass interne Kommentare auch intern bleiben und nicht an den Kunden weitergereicht werden. In jedem Fall lassen sich auch nach Vertragsabschluss sämtliche Änderungen und Kommentare sämtliche Parteien zu jederzeit zurückverfolgen, ohne großen administrativen Aufwand. 

Natürlich bieten auch diese innovativen Softwarehersteller, die Möglichkeit des Downloads der Verträge als MS-Word Dokument zu jeder Zeit an, sollte der Kunde zurück in die alte Welt wollen (auch wenn wir das nicht verstehen würden). 

Integrationen in bestehende Applikationen und warum das Sinn macht

Software-Anwendungen existieren in der Regel nicht in der Isolation, sonder müssen mit anderen Software-Suiten kommunizieren. Die beginnt bei der Integration von Excel-Tabellen in Word-Dokumente und setzt sich auch beim Vertragsmanagement fort. 

Häufig werden bereits Kundendaten in CRM- oder SAP-Anwendungen gespeichert, die es im Rahmen der Vertragserstellung zu berücksichtigen gibt. Gibt es keine direkte Integrationen, dann müssen Adressdaten der Kontrahenten mühsam eingegeben werden. 

Ebenso verhält es sich mit bereits vereinbarten Schlüsselparameter. In einer arbeitsteiligen Organisation werden Konditionen zur Zusammenarbeit bereits für den Sales Leuten in den CRM-Systemen hinterlegt. Die Rechtsabteilung und Sales Support-Abteilungen müssen diese Parameter bei der Vertragserstellung wiederum in die Verträge einarbeiten, um den Kunden die gewünschten Produkte bzw. Dienstleistungen zu den vereinbarten Konditionen anbieten zu könne. Fehlende Integrationen bedeuten wiederum doppelte Eingabe in den Vertragseditor. 

Modern Vertragsmanagementsoftware kann über eine dezidierte API, Daten von anderen Systemen aufnehmen und diese bei der Vertragserstellung verarbeiten. So müssen Daten nicht mehrfach eingegeben werden, was die Fehlerhäufigkeit deutlich reduziert. 

Nach abgeschlossener Verhandlung müssen die vereinbarten Konditionen wiederum an ein Buchhaltungssystem oder ein Warenwirtschaftssysteme weitergereicht werden. Auch hier droht ohne Integrationen in vorhandene Softwarestrukturen eine mühsame und ineffiziente Doppelung der Eingaben. In jedem Fall muss das Vertragsmanagement mit und ohne Integrationen in andere Software-Applikationen aus Controlling- und Compliance-Gesichtspunkten in der Lage sein, sämtliche Vertragsdaten abrufen zu können.

Vertragsmanagement mit nicht digitalisierten Verträgen

Verträge in Papierform sind leider an vielen Orten dieser Welt ein weiterhin notwendiges Übel. Die Anzahl der Unternehmen die tatsächlich noch mit physischen Verträgen arbeitet, reduziert sich allerdings stetig, da eine Generation neuer Unternehmenslenker an das Ruder tritt und papierbasierte Verträge Unternehmen mit einer Vielzahl von Nachteilen belasten. Alleine die revisionssichere Aufbewahrung von Verträgen stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. 

So sollte daher an erster Stelle des Vertragsmanagement immer die Digitalisierung von Verträgen stehen. Mit der wachsenden Verbreitung von Kameras auf dienstlichen Smartphones sollte dafür auch die notwendige Infrastruktur griffbereit sein. Sobald die Verträge in einem digitalen Format vorliegen, sollten die originalen und unterschriebenen Dokumente nur noch als Backup für den Notfall verwahrt werden. Zugriff und Arbeit mit den Verträgen sollte dann stets über die digitale Version erfolgen. 

Über den Einsatz von OCR-Software (Optical Character Recognition) lassen sich Verträge sogar von herkömmlichen PDF-Dokumenten, die üblicherweise das Dokument nur als Foto anzeigen, auch in Textdokumente überführen, die sich problemlos in einem Texteditor bearbeiten lassen. 

Der Einsatz künstlicher Intelligenz ermöglicht auch die Suche und Auswertung der so verarbeiteten Dokumente nach ausgewählten Parametern bis hin zu ausgewählten Textstellen. 

Welche Rolle spielt die DSGVO für das Vertragsmanagement?

Mit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden die Rechte von betroffenen bei der Verarbeitung von Daten hinsichtlich der Transparenz der Datenverarbeitung gestärkt. So haben Betroffene ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten. Gleichzeitig wurden Rechte zur Berichtigung, Löschung und Einschränkung der verarbeiteten Daten geschaffen. 

Das Vertragsmanagement sollte daher jederzeit in der Lage sein, auf Anfragen Betroffener kurzfristig mit einer Auswertung sämtlicher im Rahmen von Verträgen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die die anfragende Person betreffen, zu antworten. Ein korrekte und laufende Aktualisierung der Daten durch das Vertragsmanagement ist daher schon aus Compliance-Gesichtspunkten von Nöten. 

Welche Rolle spielt die Buchhaltung für das Vertragsmanagement?

Die Buchhaltung ist einer der wichtigsten Kunden des Vertragsmanagement. Verträge müssen regelmäßig verbucht werden und für die Berichtserstellung ausgewertet und verarbeitet werden. Korrekturen von Vertragsdaten müssen stets ohne große Verzögerung auch durch die Buchhaltung reflektiert werden. Rechnungen müssen zu den Daten erstellt und versandt werden, die Rahmen der Vertragsverhandlung festgehalten vereinbart worden sind. (Automatische) Erinnerungen zu den Rechnungsdaten sind daher oft notwendig. Ggf. müssen auch Rückstellung eingestellt werden, sollten Abrechnungszeitraum und Leistungserbringung zeitlich nicht übereinstimmen. 

Ein Lückenhaftes Vertragsmanagement kann daher auch die Buchhaltung vor große Herausforderungen stellen.  

Vertragscontrolling - was ist das und warum ist das wichtig?

Controlling ist ein Sammelbegriff, der Planung, Koordination und Kontrolle des Unternehmens einschließt. Das Vertragscontrolling als Teilbereich des Konzern-Controlling liefert die notwendigen Daten, die aus den Vertragsprozessen hervorgehen, als Grundlage für die weitere Planung und Kontrolle des Unternehmens. Vertragscontrolling ist damit auch die laufende Überwachung und das Risikomanagement abgeschlossener Verträge. 

Aus einem abgeschlossenen Vertrag mit einem Kunden ergeben sich in der Regel eine Reihe Verpflichtungen, die das Unternehmen besser nachkommen sollte, um nicht Vertragsstrafen zahlen oder mit einer Rückabwicklung des Geschäfts rechnen zu  müssen. Ein Unternehmen muss daher zu jederzeit wissen, welche Produkte bzw. Dienstleistungen an welche Kunden zu welcher Frist geliefert werden müssen, und welche Rohwaren bzw. Mitarbeiter es dazu benötigt. 

Aufgabe des Vertragsmanagement ist es, das Unternehmen mit den notwendigen Daten und Analyse zur Bewertung des Risikos einerseits und andererseits zur Planung der notwendigen Ressourcen zu unterstützen.

Üblicherweise werden hierzu in vielen Unternehmen traditionelle Excel-Tabellen genutzt, um die Stammdaten, Materialdaten und Fristen zu erfassen. Die Nachteile dieser sehr statischen Datenverarbeitung liegen auf der Hand. Sämtliche Änderungen, Nachverhandlungen und Follow-on Verkäufe müssen ordentlich in den Datenbank erfasst werden, um in der Planung Berücksichtigung zu erfahren. Fehler bei der Eingabe und Abweichungen können zu hohen Kosten und ungenügender Risikovorsorge führen. 

Innovative System können diese Daten automatisch auslesen und an die notwendigen Stellen im Unternehmen weiterleiten. Über die automatische Erfassung der Daten können Fehler bei der Eingabe vermieden werden. Auch bei der Nachverhandlung und Änderungen der Verträge liegen die Daten immer in der korrekten Form vor. Das Unternehmen kann somit strategische wichtig Entscheidung anhand korrekter Daten treffen. 

Unabhängig davon, ob das Vertragscontrolling nun Mithilfe einer Vertragsmanagementsoftware oder ohne deren Einsatz durchgeführt wird, die Transparenz aus dem Vertragscontrolling bietet Verantwortlichen und Abteilungsleitern wertvolle und notwendige Transparenz zur strategischen Planung.

Welche Rolle spielt das Vertragscontrolling bei der Identifizierung und Bewertung von Vertragsrisiken?

Spätestens mit dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) vom 5. März 1998 sind Unternehmen dazu verpflichtet, Risikofrüherkennungssystem einzuführen und zu betreiben. Explizit wird dazu § 91 Abs. 2 AktG wonach Vorstand verpflichtet wird „geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden.” Solche "bestandsgefährdenden Entwicklungen" ergeben sich meist aus der Aggregation und Kombination einzelner und alleine unbedenklicher Risikopositionen. Dieser Tatsache verpflichtet Unternehmen regelmäßig eine Risikoanalyse und eine Risikoaggregation durchzuführen. Dabei hilft das Vertragscontrolling frühzeitig große Risikoposition zu erkennen und Vorkehrungen über entsprechende Maßnahmen zu treffen. 

Das Vertragscontrolling kann das Risikomanagements bei Identifizierung, Bewertung, Steuerung und Überwachung von Risiken effizient unterstützen, sofern alle Vertragsprozesse in einer Datenbank bzw. Software zusammengeführt werden. 

Warum ein gutes Vertragsmanagement wichtig für die Recherche Auswertung von Verträge ist

Der einfachste Anwendungsfall für das Vertragsmanagement ist es, einen bestehenden Vertrag mit einem Kunden wieder zu finden. Dies lässt sich relativ unproblematisch darstellen, sofern die Kundenverträge alphabetisch nach Organisationsname abgelegt werden. Möchte man alle Verträge einer gewissen Vertragsgattung finden, bereitet dieses Ablagesystem großer Herausforderungen.  In diesem Fall müsste man durch alle Ordner durchgehen und die Dokumente einzeln prüfen. Dies gestaltet sich als sehr ineffizient und zeitintensiv. 

Ablagesysteme, die sich zur Risikoevaluierung eignen, bieten neben einer Auswertung nach Kontrahenten auch die Möglichkeit Verträge nach Schlüsselparameter und Grenzwerten zu filtern. Somit lässt sich beispielsweise ohne großen Aufwand ein sehr detailliertes Bild erzeugen über die abgeschlossenen Vertragsrisiken. Für Vertragsverlängerungen oder Änderungen wäre es mit dieser Funktion auch möglich sich sämtliche Kunden anzeigen zu lassen, deren Vertrag ein bestimmtes Produkt aufweist. 

Eine Recherche basierend auf papierbasierten Verträgen wäre für die einfache Suche als auch die Auswertung einzelner Parameter eindeutig das schlechteste Szenario. Für beide Fälle wäre eine chronologische Sichtung sämtlicher Verträge notwendig. 

Eine Vertragsmanagementsoftware bietet daher neben der schnellen Wiederauffindbarkeit der abgelegten Verträge auch über diverse Filter, die Anzahl der relevanten Verträge einzugrenzen und Auswertungen innerhalb weniger Sekunden anzuzeigen. 

Wie sieht ein vollständiger Vertragsmanagement-Prozess aus?

1. Erstellung und Verwaltung der Vertragsvorlagen

In einem ersten Schritt setzt die Rechtsabteilung gemeinsam mit der verantwortlichen Fachabteilung die Vorlagen für den Vertragsprozess auf und determiniert die verantwortlichen Personen zur Freigabe der erstellen Verträge und Revision der Vorlagen. 

In manchen Fälle muss an dieser Stelle auch eine Reihe von Vorlagen festgelegt werden, die nur gemeinsam an den Kunden ausgereicht werden können. Dies ist zum Beispiel bei Rahmenverträgen und einzelnen Leistungsscheinen der Fall.

Üblicherweise werden in diesem Schritt auch die Daten festgelegt, die im Rahmen der Vertragserstellung optional oder verpflichtend erfasst und verarbeitet werden müssen. 

2. Strukturierung des Vertragserstellungsprozesses

In diesem Schritt muss festgelegt werden, wer Verträge auf Basis der bereitgestellten Verträge erstellen darf und wer die fertiggestellten Verträge ggfs. mit den Kunden verhandelt. 

Für den Fall, dass eine festgelegte Folge von Verträgen mit dem Kunden verhandelt werden muss, so gilt es auch die Reihenfolge der abzuschließenden Verträge festzulegen und ggfs. auch die Reihenfolge der Unterschriften (intern und extern).

3. Physische oder elektronische Vertragsverwaltung

Es gilt in diesem Schritt festzulegen, wie die Daten verwaltet und kategorisiert werden, sodass sie zur Nachbearbeitung oder Durchsicht leicht auffindbar sind. In einem traditionellen Papierbasierten System steht die Frage des Orts der Verwahrung im Vordergrund. Bei der elektronischen Verwahrung über ein traditionelles Dateisystem ist man eher mit dem Umstand der Gliederung der elektronischen Ordner beschäftigt. Dieser Art der Vertragsverwaltung wird auch als elektronische Akte bezeichnet. 

Beide Systemen, physische und elektronische Verwaltung, sind für eine rasche Suche bzw. Auswertung eigentlich nicht geeignet. Grund dafür ist, dass man nur über die Kategorie bzw. den Index des Verwaltungssystems, in Regel ist das der Name des Kontrahenten, zum gewünschten Vertrag kommt. Eine Suche über Vertragsparameter führt aber auf keinem Fall zum Erfolg. 

Weiter Fragen die an dieser Stelle zu beantworten sind: Wo werden die fertig erstellten, verhandelten und unterschriebenen Verträgen durch das Vertragsmanagement abgelegt und in welcher Form erfolgt dies? Wer hat Zugriff auf die abgelegten Verträge und wer ist verantwortlich für die Erfassung der Schlüsseldaten, die für die weitere Arbeit in der Organisation benötigt werden und wo werden diese erfasst und verwaltet?

Eine zentrale Verwaltung der Verträge durch das Vertragsmanagement ist mit und ohne dem Einsatz ein spezialisierten Software lohenswert. Wichtig ist es mit der Vertragsverwaltung zu prüfen, ob die sämtlicher der vordefinierten und zusammenhängenden Vertragstypen vorliegen und ob sämtliche der verpflichtend zu erarbeitenden Daten erfasst bzw. verhandelt wurden.

Das Vertragsmanagement muss für den Fall, dass Daten bzw. Vertragswerke nicht vollständig vorliegen, auch Prozesse vorsehen, um die Angelegenheit zum Abschluss zu führen.  

4.Fristenmanagement, Vertragsverlängerungen und sonstige Änderungen

Nach erfolgter Erstellung, Verhandlung und Ablage müssen Fristen zur Vertragsverlängerung bzw. Erfüllung von geschuldeten Dienstleistungen oder Produktlieferung beachtet werden. Fristen und die daraus sich ableitenden Aufgaben müssen zudem den verantwortlichen Personen zugeteilt werden.  

Für die Umsetzung, Überwachung und Erfüllung von Aufgaben müssen klare Prozesse aufgestellt werden und deren Einhaltung muss laufend durch das Vertragsmanagement überprüft werden. 

Auch für den sehr wichtigen Fall der Vertragsverlängerung müssen Arbeitsschritte definiert und automatische Erinnerungen angelegt werden, um die involvierten Personen rechtzeitig in Kenntnis zu setzen. 

Da es bei vielen Organisationen regelmäßig zu Anpassungen des Produktportfolios kommen kann, sollte auch für diesen Fall das Vertragsmanagement rechtzeitig involviert werden. Für diesen Fall sollte das Vertragsmanagement Prozesse bereits ex ante definiert haben, um potentielle Änderungen der bestehenden Verträge rechtzeitig in die Weg zu leiten. Auch für den Fall der Änderung eines bestehenden Vertrags wollen Verantwortlichkeiten und Aufgaben gut definiert sein, um ein Chaos zu vermeiden. 

Über den Einsatz einer Vertragsmanagementsoftware können sämtliche Fristen über ein effizientes System verwaltet werden und Verlängerung und Änderungen des Vertrags können einfach zu gegebener Zeit direkt über die Software abgehandelt werden. Aufgaben zur Fristenüberwachung und Verlängerung werden einfach und in der Regel automatisch erstellt. 

5. Archivierung und Löschung von Verträgen

Zu gegebener Zeit kann es aus rechtlicher Sicht notwendig sein, Verträge nach Ende der Aufbewahrungsfrist zu löschen. Auch dieser Fall einen gut durchdachten und definierte Prozess, sodass zu gegebener Zeit alle verantwortlichen Personen Bescheid wissen, was der nächste Schritt ist und Arbeitsschritte effizient ablaufen können.

Auf welche Punkte sollte man bei der Auswahl einer Vertragsmangementsoftware aufpassen?

Aktuelle tummeln sich auf dem Markt für Vertragsmanagementsoftware einige althergebrachte Anbieter, die sich über das Thema Dokumentenverwaltung der Sache nähern, aber auch ein paar innovative Hersteller, so wie top.legal, haben sich mit Ihrer Software an diesen noch sehr jungen Markt herangewagt. 

Da die verschiedenen Anbieter unterschiedliche Schwerpunkte setzen, lohnt es sich eine Software zu finden, die sich mit den internen Anforderungen deckt. Folgende Fragestellung dienen häufig als Wegweiser durch den Softwaredschungel:

• Welche Schritte des Vertragsmanagement sollen durch die Software abgedeckt werden? 
• Gibt es Abstimmungsschwierigkeiten zwischen der Rechtsabteilung und Vertrieb?
• Möchten Sie Schaubilder und Tabellen in Verträgen abbilden?
• Verzögern sich Ihre Abschlüsse, weil Ihre Verträge auf der Gegenseite erst eingehend durch die Rechtsabteilung geprüft werden müssen?
• Wo im Prozess sehen Sie Engpässe bei der Vertragserstellung?
• Wie verwalten Sie Ihre Verträge und wie greifen Abteilung auf die Vertragsparameter zu?
• Sollen Angestellte im Haus Verträge selbstständig erstellen können?
• Soll die Software die Vorlagen verwalten?
• Benötigen Sie ein granulares Rechtesystem für die Bearbeitung von Vorlagen und Verträgen?
• Erstellen Sie im Vertrieb die Verträge oder ist Ihre Organisation auf die Verträge des Kunden angewiesen?
• Welche Vertragsprozesse sollen automatisiert werden?
• Setzen Sie bereits auf eine digitale Signatur oder möchten Sie diese für Vertragsprozesse einführen?
• Welche System sollen durch die Vertragsmanagementssoftware angesprochen werden können?
• Welche Sprachen müssen über die Software dargestellt werden können?

So erkennen Sie, ob Sie ein Vertragsmanagement bzw. eine Vertragsmanagementsoftware benötigen

Wie wir in diesem Artikel dargestellt haben, ist die Erfordernis ein Vertragsmanagement aufzusetzen schon bereits bei einer geringen Anzahl von Verträgen gegeben. Insbesondere die Frage nach Kontrahentenrisiken alleine sollte für Unternehmen aus dem MIttelstand und natürliche größere Unternehmen ausschlaggebend sein, sich ein umfangreiches Vertragsmanagement einzusetzen.   Fraglich ist eigentlich nur noch, ob und wo sich der Einsatz einer Vertragsmanagementsoftware lohnt. 

Um das festzustellen, lohnt es sich festzustellen, wo in Ihrem Unternehmen die meistens Verträge anfallen, und wieviel Zeit mit der Erstellung und Verwaltung von Verträge in dieser Abteilung verbracht wird. 

Im folgenden gehen wir auf Abteilungen bzw. Unternehmensfunktionen ein, deren Prozesse häufig vom Einsatz einer Vertragsmanagementsoftware profitieren. 

• Vertrieb: Verträge sind das tägliche Brot des Vertriebs. Verträge bringen Geschäfte zum Abschluss und regeln das geschäftliche Miteinander. Verbunden mit dem Abschluss ist regelmäßig auch der Geldeingang der das Unternehmen am Leben erhält. Nicht effiziente Vertragsprozesse können bis zu 9.2% des Jahresumsatzes. Professionelle und agile Vertragsprozesse minimieren nicht nur Kosten und Risiko, sondern steigern auch den Umsatz und das Kundenerlebnis.
• Rechtsabteilung: Rechtsabteilung werden regelmäßig mit trivialen Fragen zu standardisierten Verträgen vom eigentlichen Geschäft und komplexeren Fragen abgehalten. Zudem beklagen sich Rechtsabteilungen regelmäßig über fehlende oder unzureichende Compliance durch den Vertrieb. Eine moderne Vertragsmanagementsoftware kann an dieser Stelle helfen, wiederkehrende Fragen direkt über die Software zu beantworten und automatisierte Vertragsprozesse anzulegen, um alternative Klauseln und optionale Ausgestaltungen für die Organisation bereitzustellen. Über ein Analysemodul der Vertragsmanagementsoftware kann die Rechtsabteilung zudem jederzeit einfach feststellen, welche rechtliche Risiken sich in der Organisation befinden. 
• Einkauf:  Der Einkauf hat den Auftrag Kosten beim Einkauf zu sparen und gleichzeitig den Leistungsumfang zu erhöhen. Gleichzeitig muss der Einkauf feststellen können, ob Software bereits in anderen Teilen der Organisation eingesetzt wird und ob es zu einer Überdeckung kommt. Hierzu ist ein gutes Vertragsmanagement notwendig, um jederzeit feststellen zu können, welche Dienstleistungen bereits im Unternehmen eingekauft wurden. Zudem lassen sich die Risiken beim Ausfall von Dienstleister genau aufschlüsseln und ggfs Vorkehrungen treffen.
• Personal: Die Personalabteilung ist mituntern täglich mit der Erstellung von Personalverträgen betraut. In vielen Fällen müsse hierzu interne oder externe Rechtsanwälte eingeschaltet werden. Zusätzlich müssen Gehälter und Vertragslaufzeiten regelmäßig ausgewertet werden. Eine Vertragsmanagementsoftware kann helfen, Personalverträge geführt zu erstellen, ohne dabei auf die Ressourcen der Rechtsabteilung zurückgreifen zu müssen. Bei der Verhandlung der Verträgen mit Mitarbeiter kann die Vertragsmanagementsoftware zudem unterstützend wirken.