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Vertragsautomatisierung

Die Vorteile des Einsatzes digitaler Signaturen in Ihrem Vertriebsprozess

Jun 14, 2022
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4
min Lesezeit

Die Verkaufsabteilung hat die wichtige Aufgabe, das Produkt eines Unternehmens zu verkaufen und damit Einnahmen zu erzielen. Dennoch scheitern viele Verträge am Ende eines Verkaufszyklus. In den meisten Fällen liegt das an der Phase des Vertragsabschlusses.

Nach langen und anstrengenden Verkaufsgesprächen und Verhandlungen mit dem Kunden kommt der Vertrag zustande. Aber in vielen Fällen wird diser nicht sofort unterschrieben und das Geschäft scheitert. 

Es kann nämlich ewig dauern, die Dokumente an andere Teams in verschiedenen Abteilungen zu schicken. Dort gehen sie in den Datentürmen verloren, bis sie an die andere Partei zurückgeschickt werden. Im Extremfall kann es Monate dauern, bis alle notwendigen Unterschriften von beiden Vertragspartnern vorliegen. So können in manchen Fällen mehrere Monate vergehen, nur weil eine Unterschrift fehlt.

Die Lösung ist als etwas bekannt, von dem jeder gehört zu haben scheint. Dennoch entscheiden sich nicht viele Berufstätige dafür, sie zu nutzen: elektronische Signaturen.

Aus verschiedenen Gründen kann ein eSignatur-Tool den endgültigen Unterzeichnungsprozess eines Vertrags beschleunigen, aber auch schon vor dieser letzten Phase sollten Vertriebsteams eSignaturen während ihres gesamten Vertriebsprozesses nutzen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile des Einsatzes von eSignaturen im Vertriebsprozess vor. 

Die 8 Vorteile von elektronischen Signaturen

1. Verringerung der Papierarbeit

Nach der Einführung einer eSignatur in Ihrem Unternehemn muss nicht mehr jedes Dokument oder jeder Vertrag, der von einer autorisierten Person unterzeichnet werden muss, ausgedruckt werden. Das Dokument kann einfach online unterzeichnet und per E-Mail an die Gegenpartei gesendet werden, damit diese dasselbe tut. Dadurch verringern Sie allein durch den fehlenden Bedarf an schriftlichen Signaturen jegliche Mühe und Arbeit an Druckerei und Papierarbeit, die davor unverzichtbar war.

2. Reduzierung von verschwenderischen Papierausgaben

Dies mag ein offensichtlicher Vorteil sein, der jedoch nicht unterschätzt werden sollte. Ein großes Unternehmen wickelt jeden Tag Hunderte von Verträgen ab. Es mag schwer vorstellbar sein, dass all diese Dokumente auf Papier gedruckt werden müssen, um sie zu unterzeichnen und an den Vertragspartner zu senden. 

Auch wenn die Ausgaben für Papier im Vergleich zu anderen Kosten innerhalb des Unternehmens verhältnismäßig gering erscheinen mögen, so ist das eingesparte Geld doch ein eingespartes Geld und damit ein höherer Ertrag.

3. Beschleunigung des Verkaufsprozesses

Nicht zu vergessen ist auch die Tatsache, dass während des gesamten Verkaufszyklus viele Unterschriften erforderlich sind und geleistet werden. In Wirklichkeit wird ein Dokument nicht erst im letzten Schritt unterzeichnet, sondern es sind viele Unterschriften erforderlich, bis der eigentliche Vertrag unterzeichnet wird. 

Es ist eine unnötige Zeitverschwendung, jede Unterschrift von den zuständigen Personen einzuholen. Dies ist ein Aufwand, der vermieden werden könnte. Zeit und Nerven könnten somit besser genutzt werden. Die Angebote und Vorschläge müssen autorisiert und hin- und hergeschickt werden, und daher kann die Integration einer eSignatur in diesen Prozess die Gesamtzahl der abgeschlossenen Verkäufe erhöhen, da jeder Verkauf schneller abgeschlossen wird, wodurch zusätzliche Zeit für den nächsten Kunden zur Verfügung steht.

4. Effizienter Workflow über verschiedene Regionen verteilt

Heutzutage sind Organisationen über die ganze Welt verteilt. Die Unterstützung von elektronischen Signaturen kann die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation fördern und Abteilungen können auch Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern einbeziehen. 

Durch eSignatures wird die Bildung von Abteilungen mit verschiedenen Fachleuten unabhängig von deren Wohnsitzland unterstützt. Dies liegt an der Möglichkeit, Online-Dokumente in wenigen Sekunden zu versenden, sie ebenso schnell zu unterschreiben und zurückzuschicken. Damit entfällt das Ausdrucken, manuelle Unterschreiben, Scannen, Hochladen und anschließende Versenden per E-Mail.

5. Weniger Kopfschmerzen durch ineffiziente Genehmigungsphasen

Verkaufsunterlagen erfordern in der Regel die Zustimmung verschiedener Interessengruppen: Stakeholder, Manager und Mitarbeiter. 

Erst wenn diese Genehmigungen in der vorgesehenen Reihenfolge vorliegen, kann das Verkaufsdokument fertiggestellt werden. Es liegt auf der Hand, dass diese Zeitspanne wichtige Entscheidungen oder Investitionen verzögern kann und es länger dauert, organisatorische Entscheidungen umzusetzen und die geplanten Ziele zu erreichen.

Nach dem ständigen Hin und Her von E-Mails und Nachrichten gehen Entscheidungen in dem langen Papier- und Formalitätenweg verloren, was zu einem allgemeinen Rückgang der Motivation in den Teams führen kann.

6. Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit 

Durch die Integration digitaler Lösungen mit dem Ziel, Verkaufsprozesse zu vereinfachen, kann ein großer Teil der Frustration und des Ärgers über das Sammeln und Warten auf die richtigen Unterschriften beseitigt werden. Davon profitieren vor allem die Mitarbeiter, aber indirekt natürlich auch die Kunden. 

Je schneller und besser ihre Aufträge abgewickelt werden, desto eher werden sie eine positive Erfahrung und damit die Meinung des Vertriebsteams des Unternehmens behalten und eher bereit sein, die Geschäftsbeziehung zu vertiefen und die Zusammenarbeit anderen Geschäftspartnern weiter zu empfehlen.

7. Ermöglichung von besseren Management

Die Einführung der eSignatur-Verfügbarkeit führt auch zu einem allgemein besseren Vertragsmanagementsystem. Das Verfassen, Organisieren, Überprüfen und Ändern einer großen Anzahl verschiedener Vertragsdokumente kann als eine Disziplin für sich betrachtet werden. 

Mit Hilfe von eSignaturen wird die Gefahr mühsamer Aktualisierungen und doppelter Versionen desselben Dokuments aufgrund geringfügiger Unterschiede verringert. 

8. Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Durch den Einsatz der eSignatur in einem frühen Stadium des Verkaufszyklus und nicht nur für den letzten Schritt ist es möglich, die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern. 

Jede Abteilung kann nun sicher sein, dass das Dokument, an dem sie arbeitet, vorab genehmigt wurde und muss nicht warten, um eine unsignierte E-Mail zu überprüfen. Dies gilt nicht nur für die Abteilung, sondern für jeden Teilnehmer am Zyklus.

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Fazit

Es gibt eine Vielzahl von Vorteilen, die für den Einsatz von eSignaturen im Vertriebsprozess sprechen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen auf elektronische Signaturen als wichtigen Bestandteil der Digitalisierung umsteigen. 

Wir empfehlen, diese Vorteile der eSignatur schon früh im Verkaufszyklus zu nutzen und nicht erst in der Schlussphase. Unterschriften und Verträge sind nicht nur ein relevantes Thema für die Rechtsabteilung, sondern auch für das Vertriebsteam. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass elektronische Signaturen die entscheidende Verbesserung sein könnten, die Ihren Vertriebsprozess auf die nächste Stufe heben könnte.

Wenn Sie sich entschließen, auf eSignaturen umzusteigen, fällt es Ihnen vielleicht schwer, die beste Lösung zu finden, die Ihren individuellen Bedürfnissen am besten entspricht. Wir haben dazu einen ausführlichen Vergleich erstellt, in dem die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen unserer eSignatur-Lösung und anderen Lösungen näher erläutert werden. 

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