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Vertragsautomatisierung

Ihr Vertragsprozess ist mangelhaft, hier sind die Gründe dafür

Jul 4, 2022
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7
min Lesezeit

Jede Unternehmenstätigkeit erfordert Verträge, und die Abwicklung von Verträgen folgt einem bestimmten Protokoll. Jeder Vertrag, den ein Unternehmen abschließt, hat eine Lebensdauer und ein Ablaufdatum. Der Lebenszyklus eines Vertrages beginnt mit seiner ersten Ausarbeitung und endet mit dem Ablaufdatum.

Die Mehrheit der Unternehmen verwaltet Verträge jedoch immer noch manuell auf herkömmliche Weise. Sie sind mit der Idee des Vertragsmanagementprozesses und dessen Nutzen für ihr Unternehmen nicht vertraut. In diesem Artikel erfahren Sie nicht nur, wie Sie Ihren Vertragsverwaltungsprozess verbessern können, sondern auch, wie solche Verbesserungen den gesamten Vertragsprozess effizienter und rentabler machen können.

Was ist ein Vertragsprozess?

Ein Vertragsprozess besteht aus mehreren Schritten, Teilprozessen und Aktivitäten. Die einzelnen Phasen, die für einen reibungslosen Vertragsprozess erforderlich sind, variieren zwar je nach Unternehmen, das mit Verträgen zu tun hat, aber sie sind alle notwendig. Ihr Unternehmen und der Erfolg seiner Verträge profitieren davon, wenn Sie sich die Zeit nehmen, jede Phase zu verstehen.

Ein Vertragsprozess kann in 10 Phasen unterteilt werden: 

Stufe 1: Antrag

  • Dies ist die Grundlage für die Erstellung von Verträgen. Stellen Sie sicher, dass es keine Lücken gibt und dass alle wichtigen Details bekannt sind, einschließlich der Anforderungen des Partners, der Ziele, der Bedingungen und der Identifizierung wichtiger Dokumente und unterstützender Informationen.

Stufe 2: Vertragsgestaltung

  • Nachdem in der vorhergehenden Phase der Ton festgelegt wurde, ist es nun an der Zeit, den Vertrag zu erstellen. Die Vertragsbedingungen werden nun für brandneue Verträge geschrieben oder für Standardverträge überarbeitet.

Stufe 3: Verhandeln

  • In dieser Phase überarbeiten die Parteien das Dokument und verhandeln die Bedingungen, die in der Erstellungsphase festgelegt wurden. In dieser Phase herrscht mehr Klarheit, und die Parteien legen klare Erwartungen und ein gemeinsames Verständnis fest.

Stufe 4: Genehmigung

  • Der Vertrag wird zur internen oder externen Genehmigung übermittelt, sobald er auf der Grundlage der neuen Vereinbarungen und ausgehandelten Bedingungen geändert wurde.

Stufe 5: Ausführen

  • In dieser Phase wird das Geschäft besiegelt, und der Vertrag tritt in Kraft, nachdem beide Parteien ihn unterzeichnet haben.

Stufe 6: Lagerung

  • Verträge müssen auch irgendwo gespeichert und in einem Vertragsspeicher verwaltet werden, damit sie leicht gesucht, verfolgt und abgerufen werden können.

Stufe 7: Einhaltung der Vorschriften

  • Die Einhaltung der Vorschriften setzt voraus, dass die Parteien alle im Vertrag festgelegten Bedingungen sowie die von der Regierung, Branchenverbänden und anderen Behörden aufgestellten Normen und Richtlinien befolgen.

Stufe 8: Prüfung und Bericht

  • Die Berichte werden geprüft, um festzustellen, ob ein Vertrag überarbeitet werden muss, und um seine Fortschritte zu überwachen. Es ist von Vorteil, Änderungen und fundierte Entscheidungen vor dem Datum der Vertragsverlängerung zu treffen.

Stufe 9: Überprüfung und Änderungen

  • In dieser Phase werden Berichte geprüft, um zu beurteilen, wie ein Vertrag funktioniert und ob er geändert werden muss. Es ist von Vorteil, Änderungen und kluge Entscheidungen vor dem Datum der Vertragsverlängerung zu treffen.

Stufe 10: Erneuerung 

  • An diesem Punkt der Vertragslaufzeit wird entschieden, ob die aktuelle Vereinbarung beendet, verlängert oder eine neue begonnen werden soll.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Einer Studie zufolge hat ein durchschnittliches Fortune-1000-Unternehmen an einem bestimmten Tag durchschnittlich 40.000 aktive Verträge.

Ein Vertrag muss 40.000 Mal geschrieben, geprüft, diskutiert und genehmigt werden, und das ist erst der Anfang! 

Aus diesem Grund ist ein Vertragsmanagement für jedes Unternehmen unerlässlich. Vertragsmanagement kann als die Verwaltung der Vertragserstellung, -ausführung und -pflege definiert werden. Ziel ist es, die Unternehmensleistung zu verbessern und gleichzeitig das finanzielle Risiko zu senken. Das

Vertragsmanagement betrachtet den gesamten Lebenszyklus von Vertragsbeziehungen als Geschäftsprozess. Und als Geschäftsprozess kann er bewertet, analysiert und - was am wichtigsten ist - verbessert werden. Ein effektives Vertragsmanagement geht weit über die Absicherung eines

Unternehmens vor rechtlichen Risiken hinaus; es sorgt dafür, dass der

Vertragsprozess effizienter abläuft und ein Unternehmen profitabler arbeiten kann.

Die Schwachstellen der meisten Vertragsprozesse

Wenn Sie auf irgendeiner Ebene mit Verträgen arbeiten, wissen Sie, wie frustrierend Vertragsmanagementprobleme für alle Beteiligten sein können. Im Folgenden finden Sie einige häufige Probleme bei der Vertragsabwicklung, die Sie kennen sollten.

Die Notwendigkeit, schnell genaue Vertragsbedingungen zu erstellen

  • Die Rechtsabteilung muss sicherstellen, dass die Formulierungen vollständig und korrekt sind. Gleichzeitig müssen die Verträge schnell erstellt werden, damit sie die Entwicklung des Geschäfts nicht behindern. Das Spannungsverhältnis zwischen diesen beiden Zielen ist schwierig zu handhaben.

Rechtsteams werden als Engpässe angesehen

  • Fehlende Vorlagen, Genehmigungsverfahren oder Automatisierungen verlangsamen die Arbeit der Rechtsabteilung und führen häufig dazu, dass sie als Engpass für jeden Vertrag verantwortlich gemacht wird. Dies belastet ihre Ressourcen und führt zu Irritationen bei denjenigen, die ein Geschäft abschließen möchten. Dieser immer wiederkehrende Streitpunkt im Vertragszyklus und die damit verbundene Belastung für Ihr Rechtsteam könnte Ihr Unternehmen schließlich dazu zwingen, sich zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit zu entscheiden.

Vertragsrevisionen und -bearbeitungen gehen in vielen Versionen und Orten verloren

  • In jeder Phase des Prozesses sollte es nur eine Version des Vertrags geben, die akzeptiert wurde. Eine Version kann schnell in einem Meer von Verwirrung und Überprüfungen untergehen, wenn mehrere Kopien in dem irrtümlichen Bemühen, Zeit zu sparen, in verschiedenen E-Mails verteilt werden. 

Unerwünschte Verfallsdaten und versäumte Fristen

  • Bei so vielen laufenden Verträgen kann es schwierig sein, die Fristen im Auge zu behalten. Das Fehlen von Erinnerungen macht es unmöglich, kritische Ereignisse zu verfolgen, was zu schlechten Umsetzungen und verpassten Chancen führt. 

Ausführen von Verträgen per Post oder E-Mail 

  • Die Vertragsabwicklung kann in jedem Vertragsprozess eine große Quelle der Frustration sein. Es ist ineffizient, einen Vertrag auszudrucken und per Post zu versenden, damit die andere Partei ihn prüfen und mit Änderungen zurücksenden kann. Eine Möglichkeit besteht darin, Verträge per E-Mail an die andere Partei zu senden, damit diese sie ausdruckt, redigiert und dann entweder per Post verschickt oder einscannt und per E-Mail zurückschickt. Leider ist diese Methode nicht viel effizienter als der Postversand.

Wie Sie Ihre Vertragsprozesse optimieren können

Die Verbesserung der Vertragsverwaltungsprozesse kann die Abläufe auf allen Unternehmensebenen drastisch revolutionieren. Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die Sie unternehmen müssen, um dies zu erreichen. 

Erstellung einer Vertragsdatenbank

  • Die sichere Speicherung von Verträgen und anderen wichtigen vertragsbezogenen Daten erfordert ein zentrales, cloudbasiertes Vertragshttps://www.top.legal/wissen/vertragsarchiv-erstellenRepository. Wenn Personen aus verschiedenen Abteilungen dasselbe digitale Repository nutzen, müssen Sie sich keine Sorgen mehr über den Verlust von Dokumenten machen, da alle Verträge Ihres Unternehmens an einem Ort aufbewahrt werden. Wenn sie klug eingesetzt werden, fungieren Vertrags-Repositorys als eine einzige Quelle der Wahrheit und helfen bei der Klassifizierung, Kennzeichnung und Metadatenstruktur von Dokumenten.

Automatische Erinnerungen einrichten

  • Es ist wichtig, dass Sie und Ihr Team über wichtige Vertragsaktualisierungen informiert sind. Sie müssen über kritische Bedingungen, Verpflichtungen und Verfallsdaten informiert sein. Ein wesentlicher Aspekt des Vertragsmanagements ist es, über bevorstehende Vertragsverlängerungen, anstehende Verpflichtungen und wichtige Vertragsbestimmungen informiert zu sein. 

    Eine gute Vertragsverwaltungssoftware unterstützt Sie in diesen Bereichen, indem sie Sie rechtzeitig an anstehende Vertragsverlängerungen erinnert und Sie vor Verstößen und ausstehenden Verpflichtungen warnt.

Verwendung von Vertragsvorlagen

  • Es versteht sich von selbst, dass die Erstellung eines Vertrags von Grund auf einen enormen Zeitaufwand und viel Liebe zum Detail erfordert. Ein Bereich, der mit vorgefertigten Vertragsvorlagen und -klauseln optimiert werden kann, ist die Vertragserstellung.  

    Die Erstellung von Bauverträgen ist jetzt ganz einfach: Wählen Sie einfach den Typ aus Ihrer Vorlagenbibliothek aus, fügen Sie die erforderlichen Bedingungen hinzu, und die Software füllt automatisch die relevanten Informationen und die Angaben zum Kunden aus. Durch die Verringerung von Benutzerfehlern und Tippfehlern und die Standardisierung der Rechtsterminologie trägt die Rationalisierung der Vertragserstellung unmittelbar zur Risikominderung bei.

Elektronische Signaturen integrieren

  • Manuelle Unterschriften verzögern den Unterzeichnungsprozess. Meistens nimmt die Unterzeichnung von Verträgen mehr Zeit in Anspruch als der eigentliche Geschäftsabschluss. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Sie und Ihr Team jedoch weniger Zeit mit der Verwaltung von Papieren verbringen. Elektronische Signaturen indizieren und archivieren Ihre Verträge häufig automatisch. Sie müssen nicht mehr scannen. 

    Außerdem können Sie die Kosten, die mit der manuellen Vorbereitung und Zustellung von Papierstapeln verbunden sind, reduzieren (oder vielleicht sogar ganz vermeiden). Und, was vielleicht am wichtigsten ist, elektronische Signaturen sind sicherer, da sie Fälschungen verhindern.

Wählen Sie eine geeignete Vertragsmanagementlösung

  • Sie möchten, dass Ihre Vertragsverwaltungssoftware für Sie effektiv und für Ihr Team einfach genug ist, um sie effektiv zu nutzen.

    Viele Vertragsmanagement-Tools sind teuer, lassen sich nur schwer einrichten und erfüllen nicht alle Ihre Anforderungen. Ihre Verwendung kann zu Frustration führen und Ihren Vertragslebenszyklus verzögern. Aus diesem Grund ist es wichtig, im Vorfeld zu recherchieren, um die beste Vertragsmanagementlösung für Ihr Unternehmen zu finden.  
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Fazit

Das fehlende Bewusstsein für die Bedeutung und die positiven Auswirkungen eines gut geplanten Vertragsmanagements führt dazu, dass viele Unternehmen hinter ihren Wettbewerbern zurückbleiben. Wenn Unternehmen nicht versuchen, ihren Vertragsprozess zu optimieren, verschwenden sie Zeit und Ressourcen, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten. In Anbetracht dessen profitiert jedes Unternehmen von einem straffen und gut organisierten Vertragsmanagement, denn es bietet die Möglichkeit zum Wachstum.

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Welche Aufgaben Umfasst Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement umfasst den vollständigen Prozess der Erstellung, Überarbeitung, Implementierung und Verwaltung von Verträgen innerhalb eines Betriebes. Ein gut durchdachtes System zur Verwaltung des Vertrags-Lebenszyklusses spielt heutzutage eine essentielle Rolle in Operationen eines Betriebs.

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