Wie sich herausstellt, verfolgen die meisten den selben Ansatz bereits seit Jahrzehnten. Auch heute noch ist MS Word das am häufigsten verwendete Werkzeug für die Abfassung und Aushandlung von Verträgen.

Microsoft Word ist das beliebteste Textverarbeitungsprogramm, das von Juristen und Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet wird, und wir verstehen, warum: Es gibt nichts Einfacheres, wenn es um die Erstellung eines Vertrags geht!

Hier sind einige Gründe, warum Microsoft Word nicht das beste Werkzeug für Verträge ist.

• Sie werden nicht wissen, ob Ihre Vertragsvorlagen noch aktuell und rechtsverbindlich sind.

• Während der Verhandlungen vervielfacht sich die Anzahl der Versionen dramatisch. Infolgedessen verstrickt sich die Kommunikation und Kollaboration in nicht enden wollenden E-Mail-Schleifen

• Word-Dokumente unterstützen keine Echtzeit-Zusammenarbeit, um die Teamarbeit zu erleichtern

• Alle Verhandlungsdaten gehen verloren, wenn ein Vertrag in Word erstellt und als PDF-Datei gespeichert wird.

• Der unterzeichnete Vertrag ist ein PDF-Dokument ohne jegliche Metadaten. Folglich ist eine Überwachung nach der Unterzeichnung nicht möglich.

‍Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren, warum die Erstellung von Verträgen in Word eine schlechte Idee ist.

Die besten Alternativen für MS Word für Verträge

MS Word ist eine zuverlässige Software. Aber wenn Sie sich mit alternativen Programmen beschäftigen, werden Sie zweifellos neue Möglichkeiten finden, Ihre Arbeit zu rationalisieren und den Kundenservice zu verbessern. 

1. top.legal

top.legal ist eine End-to-End-Plattform für die Zusammenarbeit und Verwaltung von Verträgen, die es Unternehmen ermöglicht, Verträge schneller abzuschließen und gleichzeitig tiefe Einblicke in Vertragsdaten zu erhalten. Das KI-gestützte System übernimmt die Vertragserstellung, verhandlung, -signatur und -analyse und spart Unternehmen bis zu 96 % ihrer Vertragszeit.

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‍Die wichtigsten Vorteile der Nutzung von top.legal:

• Alle Ihre Vertragsvorlagen sind in einer zentralisierten, gesicherten Datenbank auf dem neuesten Stand und nicht nur lokal auf Ihrem Computer gespeichert.

• Automatisieren Sie den idealen Arbeitsablauf und Warnmeldungen für Ihr Team, um interne und externe Genehmigungen schneller zu erhalten.

• Effektive Zusammenarbeit durch gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten für interne und externe Benutzern in Echtzeit.

• Sie verpassen keine vertraglichen Verpflichtungen, durch automatische Erinnerungen über Vertragsfristen. 

• Zugang zu unbegrenzten elektronischen Signaturen ohne zusätzliche Kosten

• Jederzeitiger und mobiler Zugriff auf alle laufenden Verträge um ihren gesamten Vertragslebenszyklus

2. Documate

Im Kern ist Documate ein Tool, welches die Automatisierung Dokumenten von Unternehmen untersützt. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Interviewfragen zur Sammlung von Informationen, das Ausfüllen von Kundendaten in Formularen, das Hochladen von Dokumenten, die mit Interviewfragen versehen werden sollen, und die gemeinsame Nutzung dieser Dokumente mit Mitarbeitern und Kunden.

Die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Documate:

• Documate ist eine mobilfreundliche Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihr Angebot online zu veröffentlichen, damit Kunden es ansehen und bewerten können.

• Vertrauliche Kundendaten werden dank mehrerer Verschlüsselungsebenen und Sicherheit auf Bankniveau sicher gespeichert.

• Anwälte können den von der Lösung bereitgestellten automatischen Bot nutzen, um das manuelle Ausfüllen ähnlicher Felder in zahlreichen Dokumenten zu vermeiden.

• Mit einem einzigen Mausklick können Juristen den vorgefertigten Verträgen einschlägige Klauseln hinzufügen und die Entwürfe mit ihren Kunden teilen.

3. Revv

Eine moderne eSignatur-Lösung, welche die Grenzen der Workflow- und Dokumentenautomatisierung ausweitet. Revv bietet Ihnen die Möglichkeit, externe WORD/PDF-Dokumente für elektronische Signaturen hochzuladen und zu versenden oder Dokumente aus der umfangreichen Vorlagenbibliothek zu erstellen. Um jedem denkbaren eSignatur-Szenario gerecht zu werden, bietet sie auch eine Vielzahl von Signaturtypen.

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Die wichtigsten Vorteile der Nutzung von Revv: 

• Aufbau einer Dokumentenkontrolle mit einem vollständigen Prüfpfad für jede Transaktion

• Erstellen Sie dynamische Felder als Formularfelder in der Vorlage, um die Erstellung Ihrer Dokumente zu beschleunigen.

• Verwenden Sie die Funktion Massenversand, um ein Dokument automatisch an mehrere Empfänger zu senden.

• Sie können Ihre PDF- oder DOCX-Dateien für elektronische Signaturen versenden, bearbeiten und hochladen. 

4. Zoho Docs

Zoho Docs ist ein einfaches und sicheres Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie Dokumente innerhalb Ihres Unternehmens oder mit externen Partnern, Klienten und Kunden erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten können.

‍Die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Zoho Docs: 

• Verwenden Sie die mitgelieferten Vorlagen, oder importieren Sie ein vorhandenes Dokument von Ihrem Desktop und beginnen Sie mit der Bearbeitung. 

• Erstellen und bearbeiten Sie Dokumente auf jedem Gerät mit den Desktop- und Mobil-Apps von Writer.

• Eine Reihe von Funktionen zur gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit

• Verwaltungskontrolle und -führung zur Erfüllung der Anforderungen großer Organisationen 

5. DocsCloud

DocsCloud ist eine webbasierte Softwareplattform, die die Erstellung von Webformularen, die Generierung von ausgefüllten Dokumenten aus Vorlagen, die Verwaltung und digitale Signatur von Dokumenten, das Hosting von Dokumenten und die Extraktion von Text aus Dokumenten und Bildern ermöglicht.

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Die wichtigsten Vorteile der Verwendung von DocsCloud:

• Mit dem DocTemplate-Modul können Benutzer die ausgefüllten Geschäftsdokumente generieren, indem sie sie entweder mit dem Form Builder abbilden oder die Integration von Drittanbietern nutzen.

• Verwenden Sie DocSignature zum Senden, Verfolgen und Verwalten (zusammen mit dem Prüfpfad) der Dokumente für Esignaturen.

• Mit Hilfe des automatisch generierten Formulars oder der PDF-Datei können Sie die ausgefüllte PDF-Datei direkt von Ihren Kunden abholen.